Das Pflichtexemplar in Baden-Württemberg

1 Das Baden-Württembergische Online-Archiv BOA

Seit 2003 archivieren die Landesbibliotheken gemeinsam Netzpublikationen aus dem Bundesland im Baden-Württembergischen Online-Archiv (BOA).^[10],[11] Dies betraf amtliche Schriften der Landesbehörden, im Open Access erschienene Publikationen sowie einige wenige Websites mit inhaltlichem Bezug zum Land. BOA wurde als Projekt von den beiden Landesbibliotheken und dem Bibliotheksservice-Zentrum Baden-Württemberg (BSZ) als technischem Dienstleister ab 2002 entwickelt, 2006 kam das Landesarchiv Baden-Württemberg als Partner hinzu.

Im Jahr 2016 musste die Weiterentwicklung der selbst programmierten Software SWBcontent, die als technische Basis für BOA diente, seitens des BSZ eingestellt werden. Seitdem werden die PDF-Dokumente mit den zugehörigen Metadaten auf einem OPUS-Server zur Verfügung gestellt. Die vorgesehene Bereitstellung von Webinhalten über das Internet Archive war u. a. auf Grund rechtlicher Bedenken der Projektpartner nicht möglich.

2 Regionalfenster E-Paper der Deutschen Nationalbibliothek (DNB)

Für elektronische Zeitungen (E-Paper) wurde auf Initiative der AG Regionalbibliotheken im dbv in Kooperation mit der DNB und dem Bundesverband Deutscher Zeitungsverleger (BDZV) ein System zur Bereitstellung der im Bereich der zuständigen Pflichtexemplarbibliothek liegenden Zeitungsausgaben aus dem Server der DNB realisiert (so genanntes „Regionalfenster“).^[12] Die DNB sammelt die E-Paper seit 2010 (teilweise auch erst seit 2014) auf Basis ihrer gesetzlichen Grundlage aus dem Jahr 2006. Das Regionalfenster wurde Ende des Jahres 2017 in den Testbetrieb genommen, im Jahr 2018 startete dann der Produktivbetrieb. Vorbereitend hatten die Landesbibliotheken seit 2017 Verträge mit den Zeitungsverlegern geschlossen, die Zeitungsausgaben in der ZDB um die benötigten Exemplardaten ergänzt, die Administrationsoberfläche eingerichtet und einen Einzelplatzrechner zum Ausdruck der E-Paper bereitgestellt. Die E-Paper Baden-Württembergischer Zeitungen können nun an allen stationären Rechnern der Landesbibliotheken gelesen und jeweils an einem speziellen Rechner auch einzelne Seiten ausgedruckt werden.

3 Einrichtung einer Infrastruktur zur Langzeitarchivierung der E-Pflicht im Projekt bwDataBib

Das Projekt bwDataBib (10/2017–09/2019) hatte das Ziel, technische und organisatorische Voraussetzungen für die digitale Langzeitarchivierung von Daten im Verantwortungsbereich der wissenschaftlichen Bibliotheken Baden-Württembergs zu erarbeiten. Nach DIN 31644 ist ein digitales Langzeitarchiv eine „Organisation (aus Personen und technischen Systemen), die die Verantwortung für den Langzeiterhalt und die Langzeitverfügbarkeit von Informationen in digitaler Form sowie die Bereitstellung für eine bestimmte Zielgruppe übernommen hat.“ Im Laufe des Projekts wurde breites Know-how aufgebaut sowie Entwicklungsarbeit geleistet. Die Evaluierung im Projekt bwDataBib hat ergeben, dass Rosetta für die Langzeitarchivierung der gesetzlich vorgesehenen Pflichtablieferung elektronischer Publikationen das am besten geeignete System darstellt. In Folge wurde ein Rosetta-System am Rechenzentrum der Universität Tübingen und ein zugehöriger Spiegel am Rechenzentrum der Universität Freiburg aufgesetzt. Das Teilarchiv für die E-Pflicht-Medien darin wird durch das BSZ administriert und erhielt die Kurzbezeichnung BSZ-SAFE.^[13]

4 Sammlung von E-Books im Projekt E-Pflicht BW 1

Das Projekt E-Pflicht Baden-Württemberg Teil 1 (05/2018–04/2020) der drei Projektpartner BLB, WLB und BSZ hatte zum Ziel, die E-Books baden-württembergischer Verlage und sonstiger Urheber einzusammeln, im Katalog nachzuweisen, sie in einem Langzeitarchiv zu archivieren und zur Nutzung unter Beachtung des Urheberrechts bereitzustellen. Vorbild waren die bereits etablierten Verfahren und Vorgaben der DNB.

Das im Projektzeitraum aufgebaute System hat einen hohen Automatisierungsgrad – weit über 90 Prozent der Ablieferungen werden über das SFTP/Hotfolder-Verfahren entgegengenommen und von einer Pipeline zeitnah verarbeitet, bis zur Archivierung und Bereitstellung in BSZ-SAFE und dem Nachweis im Katalog. Daneben können Ablieferungen in kleineren Mengen via Webformular erfolgen oder von Universitätsverlagen per OAI-Schnittstelle abgeholt werden. Die technische Umsetzung und der Weg dorthin wurden bereits ausführlich beschrieben.^[14],[15] Seit Mai 2020 befindet sich das System erfolgreich im Regelbetrieb (bisher rund 120.000 abgelieferte und im Verbundkatalog K10plus nachgewiesene E-Books). Fast alle Verlage haben auch rückwirkend ihre Backlisttitel bereitgestellt, so dass die große Verzögerung in der Umsetzung der E-Pflicht (die Erweiterung des Gesetzes erfolgte bereits in 2007) sich nicht negativ ausgewirkt hat. Die Nutzung ist allerdings nur an ausgewählten Rechnern in der jeweiligen Landesbibliothek möglich, ein Ausdruck an einem lokalen Drucker im Rahmen des Rechts auf Privatkopie nach § 53 Abs. 1 UrhG eingeschlossen. Eine digitale Kopie für den Nutzer kann dagegen nicht erstellt werden.

5 Kennzeichnung der Pflichtexemplare im Projekt bwLastCopies

In ihren bundesweiten Handlungsempfehlungen von 2015 schlägt die Koordinierungsstelle für die Erhaltung des Schriftlichen Kulturguts (KEK) vor, für die Sicherung des gedruckten Schrifttums ab 1851 die Pflichtexemplarbibliotheken nach heutigen Zuständigkeiten in den Bundesländern in Anspruch zu nehmen.^[16] Sie sollen, unabhängig von historisch tatsächlich gegebenen Pflichtexemplarregelungen, für die in ihrem heutigen Verantwortungsbereich publizierten Drucke eine Erhaltungsverpflichtung eingehen. Damit ist das prioritär zu erhaltende Archivexemplar identifiziert und zwar in der Regel dasjenige, das aufgrund einer Rechtsverpflichtung ohnehin aufzubewahren ist. Das KEK-Projekt Einheitlicher Nachweis hat 2016–2018 ein Datenmodell für das PICA-Feld 4233 bzw. das MARC-Feld 583 erarbeitet, womit die einheitliche Dokumentation von Archivierungsabsprachen und die kooperative Bestandserhaltung ermöglicht wird.

Im Rahmen des Landesprojekts bwLastCopies (09/2019–12/2021)^[17] und in Folge wurden etwa 598.150 badische und etwa 925.800 württembergische Pflichttitel aus dem Zeitraum ab 1851 – davon etwa 82 Prozent im jeweils eigenen Bestand und 18 Prozent in den Beständen anderer Bibliotheken des Landes Baden-Württemberg (so genanntes „virtuelles Pflichtexemplar“) – im K10plus mit einer Erhaltungsgarantie markiert und damit für die Zukunft gesichert.^[18] Die Direktionen der baden-württembergischen Universitätsbibliotheken, der PH-, HAW- und DHBW-Bibliotheken erhielten im Januar 2021 eine „Beschlussvorlage zur kooperativen Erfassung einer Erhaltungsverpflichtung für das virtuelle bwPflichtexemplar 1851 ff. im K10plus“. Durch ihre Zustimmung willigten sie in den Algorithmus der automatisiert in PICA-Feld 4233 einzutragenden Erhaltungsverpflichtung für das baden-württembergische Pflichtexemplar ein und erklärten sich bereit, in dieser Weise gekennzeichnete virtuelle Pflichtexemplare, wenn sie bei ihnen makuliert werden sollten, der jeweils für das Pflichtexemplar angegebenen Landesbibliothek zur Übernahme anzubieten.

Daneben wurden die laufenden Pflichtzeitschriften händisch mit dem Pflichtexemplarvermerk gekennzeichnet und die E-Pflicht-Stücke automatisiert bei Ablieferung bzw. rückwirkend. Somit haben die beiden Landesbibliotheken im überregionalen Gesamtsystem der Überlieferungssicherung ihre Verpflichtung bei den monographischen Titeln und den laufenden Periodika eingelöst. Die Kennzeichnungen ermöglichen nun auch eine jederzeit aktuelle Abfrage des Gesamtbestands der Baden-Württembergischen Pflichtexemplare (physisch, elektronisch, im eigenen Bestand oder im Bestand einer anderen Bibliothek des Südwestens) aus der Verbunddatenbank des K10plus.

6 Sammlung von E-Journals im Projekt E-Pflicht BW 2

Die rechtlichen, technischen und organisatorischen Grundsätze, die dem Projekt E-Pflicht Baden-Württemberg Teil 1 für E-Books zugrunde liegen, gelten für die Sammlung der E-Journals uneingeschränkt weiter. Die Medienart E-Journal machte allerdings die Anpassung und Weiterentwicklung der Werkzeuge und Geschäftsgänge nötig, die für E-Books erarbeitet wurden. Die Unterschiede liegen, da E-Journals in fortlaufenden Teilen und nicht wie E-Books in einer abgeschlossenen Einheit erscheinen, in der Darstellung des hierarchischen und vollständigen Erscheinungsverlaufs, der im Katalog sichtbar werden soll. Die Anpassungen am System erfolgten in dem Projekt E-Pflicht Baden-Württemberg Teil 2 (07/2021–12/2022).

E-Journals werden als Gesamtheit in der Zeitschriftendatenbank (ZDB) mit allgemeinen Angaben zum Erscheinungsverlauf erfasst; der Bestandsnachweis enthält nur einen summarischen Überblick über den tatsächlich vorliegenden Bestand. Die Verteilung in die Kataloge erfolgt über den Transfer der Daten an K10plus und von dort per Abzug an die besitzende Einrichtung.

Das System befindet sich seit Februar 2023 im Regelbetrieb: Es wurden bisher rund 217.000 untergeordnete Objekte zu E-Journals erfolgreich abgeliefert und in den Katalogen der Landesbibliotheken nachgewiesen. Mit mehreren größeren Verlagen befinden sich die Landesbibliotheken noch in Abstimmung, sowohl was das laufende Verfahren als auch die Nachlieferung von Backfiles betrifft. Daher kann derzeit noch keine Bilanz gezogen werden, ob eine Umsetzung des Pflichtauftrags im Bereich der E-Journals rückwirkend bis 2007 gelingt (ähnlich den E-Books).

7 Webarchivierung

Bis 2018 leistete das Landesarchiv BW den Hauptteil der Arbeiten mit dem regelmäßigen Einsammeln der Webseiten der Landeseinrichtungen und -betriebe. Die Landesbibliotheken sammelten in Auswahl weitere Webseiten periodisch bzw. anlassbezogen.^[19] Nachdem die gemeinsame Archivierung beim BSZ eingestellt wurde und das Landesarchiv seine Inhalte nur noch in den Räumen des Archivs zugänglich macht, müssen die Landesbibliotheken überlegen, wie sie mit ihren bisher gesammelten Inhalten umgehen und welche Services sie in Zukunft in diesem Bereich anbieten wollen.

Die BLB hat sich in 2020 dafür entschieden, das Angebot der DNB zur kooperativen Webarchivierung^[20] anzunehmen. 2021 konnte das Webarchiv der DNB für die Nutzung an festen Lesesaalrechnern bereitgestellt werden. Außerdem wurde eine erste Tranche der an die DNB gemeldeten Webseiten verarbeitet – 213 wurden in die laufende Archivierung durch die DNB übernommen. Seitdem ruht das Projekt wegen der Umstellung des technischen Systems an der DNB.

Die WLB hat sich entschieden, für die Webarchivierung einen eigenen Dienst zu entwickeln und anzubieten. In der aktuellen Projektphase (seit 2023) wurden zunächst verschiedene technische Anbieter evaluiert. Auf Grundlage dieser Ergebnisse soll nun eine Plattform eingerichtet und parallel ein Sammlungsprofil entwickelt werden (Schwerpunkt Landeskunde und Sondersammlungen). Der Pilotbetrieb soll bis Anfang 2025 aufgenommen werden.

8 Aktueller Stand der Sammlung und Ausblick

Mit den Projekten der vergangenen Jahre konnte die Pflichtsammlung in Baden-Württemberg deutlich ausgeweitet werden, insbesondere auf Netzpublikationen – darunter E-Books, E-Journals, E-Paper und elektronische Amtsdruckschriften. Zugleich wurden Erhaltungsgarantien für bereits seit langer Zeit im Bestand befindliche Monographien und Zeitschriften aus dem heutigen Pflichtgebiet übernommen und fehlende Pflichtexemplare (monographische) in den Beständen anderer Baden-Württembergischer Bibliotheken identifiziert. Denn: Auch wenn in den letzten Jahren vor allem die Entwicklung der E-Pflicht im Mittelpunkt stand, darf nicht vergessen werden, dass die Sammlung und Bewahrung gedruckter Medien ein wesentlicher Teil der landesbibliothekarischen Aufgabe ist. In der folgenden Tabelle sind die Zahlen der Baden-Württembergischen Pflichtsammlung zusammengefasst. Nicht genau ermittelt wurden bisher die Bestände an Printzeitschriften (Hefte, Bände, Bindeeinheiten) und Sondermedien (Stückzahlen Noten, Karten, Tonträger) – einerseits wegen fehlender Bestandsangaben (bei Zeitschriften), andererseits wegen eines ungeklärten Erhaltungszustands (vor allem bei Tonträgern). Die jährlichen Zugangszahlen sind auf Basis der Zahlen der vergangenen Jahre geschätzt.

In der Tabelle zusätzlich angegeben (2. Zeile) sind die „virtuellen Pflichtexemplare“ – also Monographien aus Baden-Württemberg seit 1851, für die es keinen Bestand in der betreffenden Landesbibliothek gibt, dafür aber in einer anderen Bibliothek Baden-Württembergs.

In den kommenden Jahren gilt es noch, die Sammlung der E-Journals seit 2007 zu ergänzen, im Idealfall zu vervollständigen. Darüber hinaus sollte Umfang und technisches Vorgehen bei der Webarchivierung geklärt werden, mit oder ohne die DNB als Partner. Die Sammlung weiterer Netzpublikationen aus Baden-Württemberg, z. B. Audio- und Videofiles, muss mittelfristig ebenfalls geprüft werden. Der aktuelle Umfang der Sammeltätigkeiten stößt aber bereits an die Grenzen der personellen und finanziellen Machbarkeit. Dazu kommt noch, dass sowohl im physischen als auch im digitalen Teil der Sammlung regelmäßig Maßnahmen zur Bestandserhaltung durchzuführen sind, z. B. Massenentsäuerung, Verfilmung, Datenmigration, etc.

Der Ausbau und Erhalt der umfangreichen Pflichtsammlung Baden-Württembergs ist eine Kernaufgabe der beiden Landesbibliotheken – sie fordert einen stetig steigenden Personaleinsatz und einen fortschreitenden Ausbau der Kapazität der Magazine und digitalen Speichersysteme. Andernfalls ginge ein nicht unerheblicher Teil des Kulturerbes des Bundeslands verloren.