Emerging Library Leaders’ Summer School for Asia-Pacific

Die Autorin des Beitrags nahm 2024 an der Summer School teil und möchte hiermit ihre Erfahrung teilen, um insbesondere auch andere Beschäftigte aus dem Bibliotheksfeld auf das Programm aufmerksam zu machen.

Die Anmeldung für das Programm erfolgte im Dezember 2023 über die Internetseite der Singapore Management University. Hierfür mussten in einem ersten Schritt allgemeine Daten eingegeben werden. Im Januar 2024 erfolgte eine erste Kontaktaufnahme durch den Veranstalter und im Februar erfolgte die Aufforderung, weitere Dokumente einzureichen: Vorstellung des Bewerbers, Motivationsschreiben und ein Empfehlungsschreiben des Arbeitgebers. Sehr auffällig war schon zu diesem Zeitpunkt, wie freundlich und wertschätzend der Anbieter, hier insbesondere der Programm-Manager Rajen Munoo, kommunizierte.

Im April 2024 wurden die Zusagen verschickt und man wurde gebeten, die Kursgebühren zu begleichen. Der Preis für die Summer School betrug zu diesem Zeitpunkt 1.000 SGD^[1] (umgerechnet circa 680 Euro, Stand: Juli 2024). Für das Jahr 2025 wurde der Preis leicht angehoben. Teilnehmer aus Deutschland sollten bedenken, dass für eine Auslandsüberweisung zudem hohe Gebühren anfallen können. Im Mai 2025 schickte der Anbieter eine E-Mail und stellte verschiedene Mitarbeiter vor, an welche man vor seinem Aufenthalt Fragen stellen konnte, so zum Beispiel auch über Transport und Unterbringung in Singapur. Im Juni 2024 wurde eine weitere E-Mail verschickt und man wurde gebeten, sich für eines der folgenden Deep Dive-Themen zu entscheiden, an denen man vor Ort intensiver arbeiten würde: 1) Information, Digital and AI Literacies, 2) Managing eResources, 3) Research Data, 4) Research publications, repository, and research impact und 5) UX (User Experience). Ende Juni bekam man noch einmal eine sehr wertschätzende E-Mail, in der man die Möglichkeit bekam, auf gesundheitliche Besonderheiten hinzuweisen, sofern man dies als notwendig erachtete.

Abb.:

Die Teilnehmer und Teilnehmerinnen der Summer School 2024.

Am Sonntag, den 7. Juli, fand dann ein Begrüßungsempfang in der Universitätsbibliothek der Singapore Management University statt. Der Veranstalter stellte sich als Institution sowie den Plan für die Woche vor und bot ein Buffet an. Die 28 Teilnehmer und Teilnehmerinnen aus Brunei, Deutschland, Indien, Indonesien, Kambodscha, Malaysia, Philippinen, Singapur und Thailand bekamen hier eine erste Möglichkeit, sich kennenzulernen. Weiterhin gab es eine Führung durch die verschiedenen Standorte der Universitätsbibliothek, wobei zum Beispiel auch die Ausleihe über die Selbstverbuchungsanlage erklärt wurde.

Am Montag, den 8. Juli, startete die Summer School dann mit dem vorgesehenen Programm. Es gab zunächst eine Rede des Rektors des Universität, Herrn Professor Timothy Clark, der über den Ansatz der Universität im Bereich Bildung und digitales Lernen berichtete. Anschließend sprach Shameem Nilofar, Bibliotheksleiterin der Universitätsbibliothek, über die Digitalisierung der Bibliothek und über das allseits vorhandene Thema KI. Sehr auffällig war bereits in diesem Vortrag die Digital First-Strategie der Universität, die bereits vor ungefähr 10 Jahren eingeleitet worden war. Die Teilnehmer wurden dann aufgefordert, in einer ersten Gruppenarbeit eine digitale Strategie für ein Bibliotheksprojekt zu erarbeiten.

Nach der Mittagspause gab es einen Vortrag von Gene Tan, Chief Librarian und Chief Innovation Officer im National Library Board, der in der Region und der Branche insbesondere durch seine intensive Arbeit an Bibliotheksprojekten mit der Regierung bekannt ist. Herr Tan sprach in seinem Vortrag über das Thema „Pitching to Stakeholders“ und überzeugte hier die Teilnehmer sofort mit seiner herzlichen und zugegebenermaßen unkonventionellen Art von sich. So bat er beispielsweise alle Anwesenden, sich von ihren Stühlen zu erheben und sich im Halbkreis ganz nah an ihn zu setzen und zu lauschen, sodass eine sehr vertraute und warme Atmosphäre aufgebaut wurde. Herr Tan erzählte sehr ausdrucksstark von seinen Bibliotheksprojekten in der Vergangenheit und wie er die Regierung von seinen Plänen überzeugen konnte.

Am Ende des ersten Tages gab es noch einen Vortrag über die Kunstsammlung der Universitätsbibliothek inklusive Führung, wobei auch die interaktiven Instagram-Filter, die die Universität programmiert hat und die sich auf die Kunstwerke anwenden ließen, von den Teilnehmern ausprobiert werden konnten.

Der zweite Tag startete unter dem Thema „Lightning Talks“, wobei verschiedene Mitarbeiter der Universitätsbibliothek im Pecha Kucha-Stil (Vortragender zeigt 20 Folien, welche für je 20 Sekunden gezeigt werden) Trends, Herausforderungen und Chancen aus ihrem Arbeitsfeld vorstellen konnten. Anschließend gab es einen tiefergreifenden Vortrag über die Themen „Information, Digital and AI Literacies“, in dem ebenfalls auf die Themen GenAI, Deep Learning und Machine Learning eingegangen wurde. Sustainability und Ressourcen für die digitale Transformation wurden ebenfalls beleuchtet.

Danach wurden die Teilnehmer in Gruppen aufgeteilt, je nachdem für welches Deep Dive-Thema man sich im Vorfeld per E-Mail angemeldet hatte. Die Autorin hatte sich für das Thema „UX – User Experience“ entschieden. In dieser Arbeitsgruppe wurden verschiedene UX-Techniken vorgestellt, zudem wurden praktische Beispiele aus der Universitätsbibliothek erklärt, beispielsweise wie man die Bibliotheksbelegung anhand der Gerätenutzung des WLANs statistisch belegt. Es fand wieder eine Gruppenarbeit statt, in der die Teilnehmer Ziele, Fragen und Aktivitäten bezüglich eines UX-Themas erarbeiten sollten. Nach einer Mittagspause kamen alle Gruppen wieder zusammen und je ein Sprecher einer Deep Dive-Gruppe stellte das neu erworbene Wissen der Teilnehmerschaft vor. Anschließend gab es eine Online Panel-Diskussion, zu der verschiedene Bibliotheksleiter aus Singapur, Hong Kong, den Philippinen und Indonesien eingeladen worden waren.

Am dritten Tag gab es einen ganztägigen Ausflug, wofür der Veranstalter einen Bus gechartert hatte. Hier wurde zuerst die Nanyang Technological University (NTU) besucht, wo man zunächst einen Vortrag hörte und dann eine Führung erhielt. Besonderes Interesse fand der Bibliotheksroboter Temi, der Benutzer zum richtigen Regal führen kann und bei weitergehenden Fragen einen Videochat zu einem Bibliotheksmitarbeiter aufbauen kann. Der Programmierer des Roboters war vor Ort und konnte zu allen möglichen Themen befragt werden. Interessant waren auch die vorgestellten Digitalisierungsbemühungen aufgrund von Fachkräftemangel, ein Fahrradtisch, durch dessen Betätigung man sein Handy aufladen konnte und der eigens angebotene Ruheraum „Hygge“, in dem es den Studenten ausdrücklich gestattet ist, ein Nickerchen zu halten.

Anschließend fuhr man zu der Nationalbibliothek (National Library). Hier erhielten die Teilnehmer ebenfalls eine Führung und waren besonders angetan von dem liebevoll eingerichteten und farbenfrohen Kinderbereich. Weiterhin überzeugte die Bibliothek mit einer immersiven Ausstellung, in der man etwas über die Geschichte von Singapur erfahren konnte, ebenfalls mit der Ausleihe von Medien über eine App (keine Selbstverbuchungsanlage mehr nötig), liebevoll angelegten Grünflächen innerhalb der Bibliothek und einem digitalen Bibliotheksfriedhof, eine Art Gedenkstätte für den früheren Bau der Nationalbibliothek, der fast komplett für einen Neubau abgerissen wurde. Hierfür verblieb noch eine Originalwand mit einem QR-Code, über den man mit seinem Handy Videos aus der früheren Zeit anschauen konnte.

Zu guter Letzt fuhr man noch zur Singapore University of Technology and Design (SUTD) und bekam hier eine beeindruckende Vorführung eines Roboters, der gerade darauf programmiert wurde, einen Laptop in einen kleinen Schrank zu legen und diesen zu verschließen. Man durfte bei der Produktion der vielen 3D-Drucker zuschauen und Fertigproduktionen bewundern, anschließend wurde das Telepresence Learning System der Universität vorgestellt. Für dieses wird Studenten eine VR-Brille und technisches Equipment mit nach Hause gegebene, womit sie sich im Falle einer Teilnahme an den Vorlesungen von zu Hause in einen kleinen Roboter im Vorlesungsraum einwählen können und diesen mit der VR-Brille auch steuern können. So bleibt es den digital anwesenden Studierenden vorbehalten, entweder die Roboterkamera auf den Lehrenden zu richten und ihm zuzuhören oder in einer Gruppenarbeit die Kamera auf die Mitstudierenden zu schwenken und mit ihnen zu sprechen.

Am vorletzten Tag gab es ein ganztägiges Seminar mit dem Digital Strategist and Business Transformation Advisor Lee Swee Siong. Dieser sprach über die digitale Transformation in Bibliotheken und brachte hier verschiedene Ideen auch aus dem nicht-bibliothekarischen Bereich ein. So sprach er beispielsweise über die Datensammelwut von Großfirmen wie Nike, die kostenlose Apps aus eben jenen Gründen anbieten oder über das chinesische Angebot Ping An Good Doctor, bei dem ein ärztlicher Rat in einer Art Fotobox mittels KI und Videosprechstunde eingeholt werden kann. Herr Siong stellte die Arbeit mit einem Business Model Canvas vor, welches anschließend ebenfalls in einer Gruppenarbeit erarbeitet und präsentiert wurde. Zudem ging er auf die Wichtigkeit der Unternehmenskultur und Investment in Mitarbeiter ein. Später bekam der Sponsor des Programms, Taylor & Francis Group, noch die Möglichkeit, sich kurz vorzustellen.

Der letzte Tag war gekennzeichnet von der großen Abschlussarbeit: einen Elevator Pitch innerhalb von drei Minuten vor Publikum abzuhalten. In diesem Pitch sollte vor den anderen Teilnehmern, den Mitarbeitern der Universitätsbibliothek, online dazu geschaltetem Publikum und einem Kameramann vor Ort ein aktuelles Problem in der eigenen Einrichtung kurz erläutert werden. Zudem durfte erörtert werden, ob man durch die Summer School einen neuen Anreiz zur Lösung des Problems gefunden hätte. Anschließend durfte das Publikum auch um Ideen und Anreize befragt werden.

Nachdem alle Teilnehmer ihren Elevator Pitch abgehalten hatten, gab es einen Abschlussvortrag von Vicki McDonald, derzeitige IFLA-Präsidentin, die über die Bibliothekslandschaft in Australien und ihre Arbeit beim IFLA berichtete.

Nach diesem Vortrag war das Programm offiziell beendet. Allerdings wurde am Abend noch zu einem feierlichen Dinner und der Urkundenübergabe eingeladen. Diese sogenannte „Closing Reception“ wurde sehr feierlich in einem Ballsaal in einem Hotel in der Nähe abgehalten. Es gab ein Bühnenprogramm mit Tänzen aus der Region und jeder Teilnehmer wurde einzeln auf die Bühne gerufen, um seine oder ihre Urkunde feierlich in Empfang zu nehmen.

Zusammenfassend kann man festhalten, dass die Teilnahme an dem Programm eine absolute Empfehlung ist – insbesondere wenn man einmal die Bibliotheksarbeit in einem anderen Land näher kennenlerne möchte und sich auch für technische Fortschritte und andere Kulturen interessiert. Man sollte über einen Grundwortschatz der englischen Sprache verfügen und ausreichend warme Kleidung mitbringen, da es in den Räumen der Universität aufgrund der Klimaanlagen recht kühl werden kann. Es soll zudem noch einmal erwähnt werden, dass der Organisator, die Singapore Management University, ein hervorragendes Programm konzipiert hat und dies mit absoluter Leidenschaft, Zugänglichkeit und Wertschätzung durchführt, sodass sich die Teilnehmer definitiv wohl fühlen und viel aus dieser Weiterbildung mitnehmen.