Wie geht bedarfsorientiertes Forschungsdatenmanagement?

3.1.1 Die drei Abschnitte des Protokoll-Templates

Insgesamt lässt sich das Protokoll-Template in drei Abschnitte aufteilen: (1) generelle Meta-Informationen zum Beratungsvorgang, (2) Beschreibung und Dokumentation des konkreten Beratungsgesprächs sowie (3) ausgesprochene Empfehlungen und definierte Aufgabenpakete (siehe Anhang 1).

4.1.1 Allgemeine FDM-Beratungen

In Vorgängen dieses Profils werden i. d. R. einzelne Aspekte des Forschungsdatenmanagements bedarfs- und projektorientiert an das Datenzentrum herangetragen, ohne dass weitere Phasen der Projektdurchführung davon berührt werden. Typische Beispiele hierfür sind

• Fragen zur organisatorischen oder technischen Umsetzung einer Projektwebsite,

• Unterstützung bei der praktischen Umsetzung des Datentransfers zwischen Forschenden, insbesondere über EU-Grenzen hinweg, oder

• die Evaluation von bestimmten Analyse- oder Projektmanagementtools sowie virtueller Arbeitsumgebungen.

In solchen Fällen berät das DCH zielgerichtet bezüglich des entsprechenden Bedarfs, spricht Empfehlungen aus oder konsultiert Expert*innen im eigenen Umfeld für eine gemeinsame Beratung.

4.1.2 Antragsberatungen/-beteiligungen („ab ovo“)

Häufig wird das Kölner Datenzentrum bereits während einer Antragsphase durch Forschende kontaktiert. Dies lässt sich unter anderem darauf zurückführen, dass immer mehr Drittmittelgeber im Rahmen einer Mittelbeantragung erwarten, dass Antragsstellende sich zum Umgang mit Forschungsdaten in ihrem geplanten Projekt positionieren.

Typischerweise werden bei Beratungsvorgängen in diesem Profil zentrale Aspekte des Forschungsdatenmanagements für ein Projekt besprochen und entsprechende Textabschnitte für den Förderantrag durch das Datenzentrum formuliert. Sofern die Forschenden selbst bereits einen Textabschnitt zum Forschungsdatenmanagement verfasst haben, findet eine Experteneinschätzung durch das DCH sowie ggf. eine Überarbeitung statt.

Immer wieder werden im Rahmen von Projektbeantragungen auch konkrete Services des DCH von der/dem anfragenden Forschenden benötigt, welche dann mit in den Antragstext bzw. den Datenmanagementplan aufgenommen werden können. Während regelmäßige Konsultationen des Datenzentrums einen Teil des grundlegenden Serviceportfolios darstellen, bedarf es für konkretere Tasks Teilfinanzierungen, welche im Rahmen der Beantragung mit eingepreist werden müssen, bspw. für aktive Kurationsaufgaben, Schulungs- und Lehrangebote für Projekte und Forschungsverbünde sowie umfangreiche Archivierungsaufgaben.

4.1.3 Begleitendes Forschungsdatenmanagement („in vita“)

Neben der allgemeinen FDM-Beratung (s. o.) bietet das DCH auch projektbegleitendes Forschungsdatenmanagement an. Vorgänge innerhalb dieses Profils beinhalten i. d. R. wiederkehrende Beratungsgespräche über die gesamte Projektlaufzeit hinweg und zu verschiedensten Aspekten des Forschungsdatenmanagements. Ein Beispiel für einen solchen Prozess stellt die Zusammenarbeit mit INF-Projekten in Sonderforschungsbereichen oder mit FDM-Projekten in Schwerpunktprogrammen dar.^[45] Solchen und vergleichbaren Projektorganisationsstrukturen steht das DCH aktiv zur Seite und berät und unterstützt die Kolleginnen und Kollegen über die gesamte Projektlaufzeit hinweg und in allen Phasen des Forschungsdatenlebenszyklus. Zentral sind in solchen Szenarien häufig die gemeinsame Entwicklung und Umsetzung einer passgenauen und umfassenden Datenstrategie für das gesamte Projekt bzw. den gesamten Projektverbund.

Insbesondere in Forschungsverbünden für Nachwuchswissenschaftlerinnen und -wissenschaftler wie bspw. in Graduiertenkollegs liegt der Fokus des begleitenden Forschungsdatenmanagements hingegen deutlich stärker auf der Aus- und Weiterbildung. Neben individuellen und projektspezifischen Beratungsgesprächen mit Nachwuchswissenschaftlerinnen und -wissenschaftlern werden in diesem Zusammenhang i. d. R. auch spezifische FDM-Workshops angeboten, welche an den verschiedenen Phasen sowie den einzelnen Desiderata der individuellen Projekte orientiert sind.^[46] Voraussetzung für ein solches begleitendes Forschungsdatenmanagement ist typischerweise eine entsprechende Kooperationsvereinbarung mit dem Kölner Datenzentrum sowie ggf. eine Einpreisung des Angebots im Rahmen der Antragsstellung.

4.1.4 Hilfestellung bei endenden bzw. abgeschlossenen Projekten („post mortem“)

Wenngleich viele Forschende bereits während einer Antragsphase das Kölner Datenzentrum für die Planung des Managements ihrer Forschungsdaten kontaktieren, gibt es auch immer wieder Projekte, die kurz vor Ende ihrer Förderphase oder sogar erst nach Auslaufen der eigenen Förderung Unterstützung beim Forschungsdatenmanagement anfragen. Häufige Bedarfe in diesem Profil sind neben der Archivierung und Publikation von Forschungsdaten und Ergebnissen auch der Umgang mit lebenden Systemen über die Projekt- und Förderlaufzeit hinaus. Während eine Archivierung von Forschungsdaten durch das DCH im Rahmen des eigenen institutionellen Auftrags und der personellen Ausstattung i. d. R. auch noch zu diesem späten Zeitpunkt rudimentär gewährleistet werden kann, geht der Umgang mit lebenden Systemen meist nicht über eine persistente Publikation eines finalen Zustands oder die Statisierung und basale Ablage von Websites und Anwendungen hinaus.

4.2.1 FDM-Bedarfskategorie „Antrag“

In insgesamt 27 von 90 Beratungsprotokollen wurde von Forschenden Unterstützung durch das DCH angefragt, während sie an einem Förderantrag für ein Drittmittelprojekt arbeiteten. Konkret gab es innerhalb dieser Beratungsvorgänge Bedarfe bei der Planung und Beschreibung des Forschungsdatenmanagements für das jeweils geplante Projekt innerhalb des Projektantrags. Die FDM-Bedarfskategorie „Antrag“ konnte im Rahmen der Analysen in zwei Sub-Bedarfskategorien unterteilt werden: (1) Entweder die Forschenden hatten bereits selbst einen Abschnitt zum Umgang mit Forschungsdaten verfasst und benötigten ein konkretes Feedback zum Text („Review eines Textabschnitts“), oder (2) das Datenzentrum formulierte auf der Basis eines umfassenden Beratungsgesprächs selbst einen passenden Textabschnitt für den Projektantrag („Verfassen eines Textabschnitts“).

Im Fall der Sub-Bedarfskategorie „Review eines Textabschnitts“ konnte festgestellt werden, dass die adressierten und diskutierten Aspekte im Rahmen eines Beratungsvorgangs sehr heterogen waren (siehe Abb. 1). Unterschiedliche Bereiche des Forschungsdatenmanagements wurden entweder von den Anfragenden in ihrem selbst verfassten Textabschnitt zum FDM bereits thematisiert oder während eines Beratungsgesprächs besprochen.

Wenn hingegen Vertreterinnen und Vertreter des Datenzentrums selbst einen Textabschnitt für einen Projektantrag auf der Basis der Informationen, die im Rahmen eines Beratungsgesprächs gesammelt wurden, formuliert haben, wurden deutlich weniger unterschiedliche Aspekte des Forschungsdatenmanagements tatsächlich besprochen (siehe Abb. 2).

Dies lässt sich darauf zurückführen, dass das Verfassen eines Textabschnitts durch das Datenzentrum selbst durch die Erfahrungen und Expertise der Mitarbeitenden deutlich zielorientierter umsetzbar ist. Anfragende Forschende verfügen hingegen häufig noch über weniger Erfahrungen im Bereich Forschungsdatenmanagement und adressieren in selbst verfassten Textabschnitten auch FDM-Aspekte, die ggf. in anderen Abschnitten eines Förderantrags beschrieben werden sollten, oder im Rahmen einer Antragsstellung zunächst irrelevant sind. Sie müssen in einem Beratungsvorgang entsprechend mehr angeleitet werden.

Abb. 1:

Aspekte des FDM, die beim Review eines Textabschnitts besprochen wurden

Abb. 2:

Aspekte des FDM, die für die Verfassung eines Textabschnitts durch das Datenzentrum besprochen wurden

Trotz der thematischen Unterschiede bezüglich der FDM-Themen und -Aspekte, die in beiden Sub-Bedarfskategorien besprochen werden, wird deutlich, dass in beiden Szenarien insbesondere die Archivierung von Forschungsdaten ein zentrales Thema ist (siehe Abb. 3 und Abb. 4). Aus der Verteilung sowie aus der Häufigkeit der Themen und Aspekte, die bei Beratungsvorgängen der FDM-Bedarfskategorie „Antrag“ eine Rolle spielen, lassen sich entsprechende Rückschlüsse ziehen, welche inhaltlichen Kompetenzen notwendig sind, um eine Antragsberatung und -unterstützung aus einer FDM-Perspektive durchzuführen, bspw. die Identifikation von geeigneten Repositorien-Lösungen, die Planung von Speicherroutinen während einer Projektlaufzeit sowie die Definition von passgenauen Kooperationen.

Zusätzlich zur formalen Beschreibung der Sub-Bedarfskategorien „Review eines Textabschnitts“ und „Verfassen eines Textabschnitts“ konnten jeweils zwei individuelle, prototypische Workflows zur Bedienung des FDM-Bedarfs „Antrag“ ausgearbeitet werden. Beide Workflows beginnen mit einem initialen Beratungsgespräch zwischen Forschenden und Datenzentrum. Im Szenario, dass die/der Forschende bereits einen Textabschnitt zum Forschungsdatenmanagement verfasst hat, wird dieser schließlich dem Datenzentrum zugeschickt, welches dann eine Kommentierung vornimmt (siehe Anhang Abb. 1). Sofern das Datenzentrum selbst einen Textabschnitt zum Forschungsdatenmanagement für die Forschende oder den Forschenden verfasst, geschieht dies i. d. R. auf der Basis der gesammelten Informationen aus dem Beratungsgespräch sowie des bisher verfassten Antragstextes (siehe Anhang Abb. 2).

4.2.2 FDM-Bedarfskategorie „Archivierung“

In 25 von 90 Beratungsprotokollen wurde die FDM-Bedarfskategorie „Archivierung“ von Forschungsdaten identifiziert. Innerhalb dieser Beratungsvorgänge konnten viele verschiedene Informationen und Aspekte identifiziert werden, die einen Einfluss auf die Bedienung des Bedarfs „Archivierung“ haben, bzw. diesen beschreiben (siehe Abb. 5)

Neben grundsätzlichen Informationen wie bspw. Angaben zu den zu archivierenden Datentypen und -formaten, Einheitsangaben, also Informationen zur Speicher- und Mengengröße von Forschungsdaten sowie diskutierte Archivierungs- und Speicherorte, sind vor allem auch die Bedingungen, die bei einem Archivierungsprozess berücksichtigt werden sollen, von zentraler Bedeutung. Diese werden i. d. R. von den Forschenden selbst formuliert und umfassen neben rechtlichen Rahmenbedingungen bspw. auch Zugriffsregelungen und Nutzungsbedingungen.

Abb. 3:

Häufigkeit von FDM-Aspekten bei der Sub-Bedarfskategorie „Review eines Textabschnitts“

Abb. 4:

Häufigkeit von FDM-Aspekten bei der Sub-Bedarfskategorie „Verfassen eines Textabschnitts“

Abb. 5:

Aspekte, die einen Einfluss auf die Bedienung des FDM-Bedarfs „Archivierung“ haben

Abb. 6:

Beschreibungsmodell für die Bedarfskategorie „Archivierung“ in Bezug auf den Datentyp Audiodaten_Sprache

Darüber hinaus konnten verschiedene Maßnahmen identifiziert werden, die vorbereitend entweder durch die Forschenden selbst oder das Datenzentrum durchgeführt werden mussten, um einen Archivierungsprozess umzusetzen. Während Maßnahmen der Forschenden in diesem Zusammenhang insbesondere auch Aspekte der Datenvorbereitung umfassen, übernimmt das Datenzentrum, neben der aktiven Archivierung von Forschungsdaten, vor allem auch Einschätzungen vor und spricht Empfehlungen bezüglich einer Archivierungsstrategie aus.

In allen Beratungsvorgängen, in denen die Bedarfskategorie „Archivierung“ identifiziert wurde, konnte mindestens eine Angabe zu Datentypen, welche archiviert werden sollten, festgestellt werden. Entsprechend wurden die Beratungsprotokolle der Bedarfskategorie „Archivierung“ nach den verschiedenen Datentypen geordnet. Die relevanten Informationen und Aspekte, die die Bedarfskategorie beschreiben, wurden schließlich auf die jeweils genannten Datentypen gemappt. Auf diese Weise konnte für jeden zu archivierenden Datentyp ein individuelles Beschreibungsmodell entwickelt werden.

So konnte bspw. neben generellen Informationen bezüglich der zu archivierenden Datenformate sowie des Archivierungsortes und Maßnahmen des/der Forschenden und des Datenzentrums u. a. sichtbar gemacht werden, dass bei der Archivierung von Audiodaten, welche zum Zweck der Sprachdokumentation aufgenommen wurden (Audiodaten_Sprache), insbesondere auch restriktive Zugangskontrollen zu den Forschungsdaten eine zentrale Bedingung darstellen (siehe Abb. 6).

Neben der Entwicklung eines formalen Beschreibungsmodells für die Bedarfskategorie „Archivierung“ konnte auch hier ein erster prototypischer Workflow zur Bedienung des Bedarfs entwickelt werden (siehe Anhang Abb. 3): Nach einem ersten, initialen Beratungsgespräch evaluiert das Datenzentrum i. d. R., welches Repositorium für die Archivierung und Ablage der Forschungsdaten geeignet ist. Dabei wird zunächst nach einer fachspezifischen Lösung gesucht; sollte es allerdings kein entsprechendes Angebot in der Versorgungslandschaft geben, werden generische Lösungen gesucht. In diesem Zusammenhang wird im gegebenen Workflow unterschieden, ob die entsprechende Infrastruktur vom beratenden Datenzentrum selbst oder einer externen Institution betrieben wird. Im ersteren Fall übernimmt schlussendlich das Datenzentrum die Archivierung, im letzteren Fall werden die Forschungsdaten entweder an die externe Institution übergeben oder durch self-archiving durch die Forschenden selbst archiviert.