Die Hochschulbibliotheken in NRW auf dem Weg in die Alma-Cloud

Christiane Plaum

doi:10.1515/abitech-2022-0046

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Die Hochschulbibliotheken in NRW auf dem Weg in die Alma-Cloud

Christiane Plaum
Project Manager GO:AL

Published/Copyright: November 9, 2022

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From the journal ABI Technik Volume 42 Issue 4

Zusammenfassung

Das Implementierungsprojekt der NRW-Hochschulbibliotheken und einiger hbz-Verbundteilnehmer aus Rheinland-Pfalz ist im Sommer 2022 noch im vollen Gange. In der Vergangenheit haben hier bereits andere Verbünde und Hochschulbibliotheken von ihrem erfolgreichen Umstieg auf die Alma-Plattform von Ex Libris berichtet. Deswegen legen wir den Schwerpunkt auf die besonderen Herausforderungen in unserem Projekt und berichten sowohl von dem Erreichten, wie zum Beispiel die Meilensteine Go-Live der ersten und zweiten Wave, als auch von den Unwägbarkeiten, die bis zum Projektende im Jahr 2023 noch vor uns liegen. Grundsätzlich sind wir zuversichtlich, mit dem Umstieg auf eine einheitliche bibliothekarische Infrastruktur eine sehr gute Balance von Zentralisierung und Dezentralisierung gefunden haben. Die zentralen Dienste des hbz, wie z. B. die Verwaltung der E-Ressourcen, Fernleihe etc., schaffen Arbeitserleichterungen für alle Beteiligten und nicht zuletzt bietet das hbz den Alma-First-Level-Support nach Go-Live. Die Bibliotheken können trotzdem individuell entscheiden, wie sie ihre lokale Ebene gestalten und welche Systeme sie in Eigenregie anbinden. Aufgrund des straffen Zeitplans und der Dichte der Aufgaben, sowohl für das hbz als auch für die lokalen Projektteams, gelingen all diese Arbeiten nur, wenn die Fachexperten aus den verschiedenen Bereichen konstruktiv und über ihre eigene Institution hinaus in Arbeitsgruppen zusammenwirken. Das zahlt sich bis dato aus.

Abstract

In summer 2022, the implementation project for the scientific libraries in NRW and some hbz-network libraries from RP is under way. In the past, other university libraries or library networks have already presented their prolific Alma-implementation at the same place. Therefore, we will focus on the specific challenges in our project and report on the achieved milestones like wave 1 and 2 going live, as well as on the imponderables that lie ahead of us. In essence, we are confident that we found the right balance of centralisation and decentralisation: on the one hand side we offer central services as a work relief like administering electronic resources, interlibrary loans, Alma first level support after going live etc.; and on the other hand, libraries decide individually on the set up of their local institution and third-party integration. Considering the tight project planning in relation to the multitude of tasks, it only works out when all experts of the various functional areas – be it at hbz or at the libraries – collaborate in teams effectively and beyond their organisation. So far it has paid off.

Schlüsselwörter: Bibliotheksverbund; Konsortium; Systemumstieg

Keywords: Library network; Consortia; System Change

1 Einführung

Die Ablösung der bisherigen Hochschul-Bibliothekssysteme durch eine zukunftsfähige einheitliche Infrastruktur war bereits ein wichtiges Thema für das Hochschulbibliothekszentrum des Landes NRW (hbz), als das Land im Rahmen der Initiative „Digitale Hochschule NRW“ im Jahr 2017 die Mittel für einen Umstieg auf ein cloudbasiertes Bibliotheksmanagementsystem zur Verfügung stellte. Für die Beschaffung der entsprechenden Software gründete das hbz als Geschäftsführer noch in demselben Jahr mit 42 Einrichtungen das Konsortium „Cloudbasiertes Lokal- und Verbundsystem NRW“. Es handelt sich um Bibliotheken von Universitäten, Fach-, Kunst- und Musikhochschulen sowie ZB MED – Informationszentrum Lebenswissenschaften. Eine Öffnungsklausel erlaubt es, weitere Verbundbibliotheken im Konsortium ‚mitzunehmen‘. Im September 2019 erhielt die Firma Ex Libris den Auftrag, die verschiedenen, derzeit in den Bibliotheken des Landes lokal eingesetzten Bibliotheksmanagementsysteme und die hbz-Verbunddatenbank durch die cloudbasierte Alma-Infrastruktur mit ihren drei Ebenen – die durch Ex Libris verwaltete Community Zone, die durch das hbz verwaltete Network Zone sowie die lokalen Institution Zones – abzulösen. Der Auftrag beinhaltete allerdings keine Discovery-Lösung.

Damit startete eines der komplexesten Projekte für das hbz, das im Herbst 2023 abgeschlossen sein wird. Der Name des Projektes GO:AL steht für den Appell „Go to Alma“ und spricht sich wie das englische Wort goal (Ziel) – und genau das wollen wir erreichen!

Abb. 1:

Logo des Projekts

2 Projektplanung

Zunächst war das hbz dem Vorschlag von Ex Libris gefolgt, die 42 teilnehmenden Bibliotheken auf fünf Gruppen, Wave oder Welle genannt, zu verteilen, und während der vierjährigen Gesamtprojektlaufzeit in fünf aufeinanderfolgenden Implementierungsprojekten zu migrieren. Dabei ergaben sich zwangsläufig Überschneidungen, die zum Teil mehrere Monate umfassten. Bereits vor dem Alma-Go-Live der ersten Wave und der Migration der hbz-Verbunddatenbank in die Netzwerkzone wurde offensichtlich, dass die Zeit um Cutover^[1] und Go-Live herum für alle Beteiligten viel zu intensiv war, um gleichzeitig die nächste Welle an Bord zu holen und einen geordneten Wissenstransfer zu organisieren. Zudem sah der Plan viel kürzere Laufzeiten für die folgenden Implementierungen vor. Deshalb änderten wir kurzerhand den Fahrplan und überzeugten Ex Libris und das Konsortium davon 1. die Implementierungen der verbleibenden vier Waves zeitlich zu entzerren und auf zwei große Waves zu reduzieren, damit 2. die Laufzeit für die beiden Gruppen verlängert werden konnte und die Vorgänger-Bibliotheken mehr Zeit bekamen, ihr Wissen für die folgenden Teams aufzubereiten. Das ist bei dem Übergang von Wave 1 auf Wave 2 gelungen und wog den Nachteil der Organisation von größeren Wellen auf. Das Go-Live der Wave 1 und der hbz-Netzwerkzone im April 2021 war erfolgreich und die Beteiligten profitierten bereits von der neuen Planung und konnten sich zunächst auf die Nacharbeiten konzentrieren. Das hbz hatte die Reorganisation der Wave 2 mit der neuen Aufstellung in der Zwischenzeit gemeinsam mit Ex Libris sorgfältig vorbereitet. So wurde die Anzahl der Wave Manager auf drei aufgestockt, die die große Gruppe der Bibliotheken unter sich aufteilten und intensiv in die Regelkommunikation mit den Projektleiterinnen eingebunden waren. Ex Libris stockte sein Team ebenfalls auf, um die Betreuung der Wave sicherzustellen. Auch das hbz konnte sich so auf eine Gruppe Bibliotheken konzentrieren, weil die Überschneidungen kürzer waren. Im Ergebnis hat sich auf lange Sicht der kurzfristige Zusatzaufwand gelohnt. Die vorgesehenen Migration Slots konnten insofern beibehalten werden, als dass die vorgesehenen Daten der Go-Lives für Gruppe 2 und 4 für die Testmigrationen genutzt werden konnten. An der Gesamtprojektlaufzeit änderte sich nichts. Der neue Plan (Abbildung 2) trat im Februar 2021 in Kraft.

2 Spezielle Herausforderungen für das NRW-Konsortium

Das Projektteam im hbz hatte sich schon lange vor Start des eigentlichen Projekts mit den zu erwartenden Herausforderungen auseinandergesetzt; im Folgenden stelle ich die Situation dar, wie wir gestartet sind.

2.1 Größe der Bibliotheken

Die erste große Herausforderung für das Konsortium bestand aus der Heterogenität der teilnehmenden Bibliotheken. Diese sind von der Größe her sehr unterschiedlich aufgestellt – zwischen 1,5 bis >100 VZÄ –, was beim Aufsetzen der Projektstrukturen Berücksichtigung finden musste. Denn die Bibliotheken mit kleinen Teams können sich wenig bis gar nicht an den übergeordneten Projekt-Arbeitsgruppen oder den Fachexpertengruppen (FEx) ihrer jeweiligen Welle beteiligen. Trotzdem müssen das dort erworbene Wissen oder Entscheidungen in alle Bibliotheken transportiert werden. Der Wissenstransfer hat bei der Anpassung des Projektplans zu Beginn des Jahres 2021 eine wichtige Rolle gespielt.

Abb. 2:

Geänderter Projektplan ab 2021

2.2 Quellsysteme

Des Weiteren gilt es, aus acht verschiedenen Bibliothekssystemen^[2] nach Alma zu migrieren. Das Unterfangen gestaltete sich deswegen anspruchsvoll, weil es u. a. auch häufig genutzte Systeme wie z. B. SISIS SunRise gibt, die Ex Libris bislang noch nicht als Quellsystem im Programm hatte. Folglich existierte zu Beginn der Pilot-Wave, in der sich drei SISIS SunRise-Bibliotheken befanden, noch keine Alma Migration Engine. Diese wurde im Laufe der Konzeptphase zu Beginn des Projektes und während des Implementierungsprojektes der Pilot-Bibliotheken von einer der Projekt-Arbeitsgruppen bis zum ersten Go-Live entwickelt. Die Daten mussten in einem vorgegebenen Format an Ex Libris geliefert werden, zusammen mit einer Field-Mapping-Datei, damit die exportierten Felder den Zielfeldern in Alma zugeordnet werden konnten. Die größte Herausforderung bestand darin, dass das zeitliche Korsett eng bemessen war und das Zielsystem Alma zum Zeitpunkt der Entwicklung der Skripte noch nicht gut bekannt war. Am Ende hat es funktioniert, vor allem dank der zweiten Testmigration in Wave 1 und der außerplanmäßigen zusätzlichen Teilmigration. Letztere war notwendig geworden, um Korrekturen und Änderungen einzupflegen, die die Fehler behoben, die bei Test Load 2 aufgefallen waren. Um sicherzugehen, dass die richtigen Maßnahmen für den Cutover identifiziert wurden, hatte Ex Libris zugestimmt, für eine der drei SISIS SunRise-Bibliotheken repräsentativ Erwerbungsdaten neu zu migrieren. Das war letztendlich erfolgreich.

2.3 Zweischichtige Bibliotheken

Hinzu kam, dass Ex Libris zum Start der Konzeptphase noch keine klare Vorstellung von der Komplexität der historisch gewachsenen Zweischichtigkeit in unseren wissenschaftlichen Bibliotheken hatte. Auch zu diesem Thema fand sich eine Projekt-Arbeitsgruppe aus den betroffenen Institutionen zusammen, um zu eruieren, wie sich diese Struktur in Alma abbilden lässt. Die fünf zweischichtigen Universitätsbibliotheken im Konsortium nutzten im Übrigen SISIS SunRise, das Ex Libris wie oben erwähnt noch nicht kannte. Deswegen stand früh fest, dass diese Bibliotheken nicht zur Pilot-Wave zählen konnten, dafür waren die Unwägbarkeiten zu groß. Die Erfahrungen aus der Testmigration der zweiten Welle widerlegten hingegen die Befürchtungen. Die organisatorischen Vorarbeiten für die Aufstellung der Topologie wurden dafür genutzt, die Anzahl der Zweigstellen und Abteilungen oder Sonderstandorte zu reduzieren. Trotzdem blieb noch viel Aufwand für die Konfiguration und vor allem die Einrichtung der Rollen bzw. Rollenprofile. Alle Auffälligkeiten bei der Testmigration ließen sich indes erklären und bereiten beim Cutover/Go-Live im Juli 2022 keine Probleme.

2.4 Hochschulautonomie

Ein weiterer Aspekt ist der hohe Grad an Hochschulautonomie in Nordrhein-Westfalen. Er gewährt, dass sich jede Hochschule bzw. deren Bibliothek frei entscheidet, welche Drittsysteme sie auch nach dem Umstieg auf Alma nutzen will. Diese Freiheit impliziert im Projekt, dass alle Systeme aus den Hochschulen rechtzeitig vor Go-Live in Alma eingebunden werden sollten. Auch die Wahl der bibliotheksinternen Topologie – also die Klärung, wie man sich mit den lokalen Libraries und Locations innerhalb der Alma Institution Zone aufstellt – bleibt ihnen überlassen. Nach einer Analyse der personellen und IT- und systemtechnischen Aufstellung der kleineren Bibliotheken im Konsortium durch Michael Voss als Berater des hbz wurde schnell klar, dass die individuellen Gegebenheiten zu unterschiedlich sind, um zentral eine Alma-Standardkonfiguration für diese Bibliotheken zu entwickeln. Insofern bedarf die dritte und letzte Welle, in der viele kleinere Bibliotheken vertreten sind, darunter die meisten Kunst- und Musikhochschulbibliotheken, besonders intensiver und früherer Vorbereitung.

2.5 Discovery

Bei der Ausschreibung zur Beschaffung der neuen Bibliotheksplattform war zudem wichtig, dass die (in Alma obligatorische) Discovery-Lösung kein Bestandteil des Anbietervertrags mit dem Konsortium wird. Von Ex Libris gab es zwar attraktive Angebote für die Nutzung der firmeneigenen Lösung Primo VE, aber diese kann nur bilateral zwischen Ex Libris und der Hochschule erworben werden. Das hbz bot zum Umstieg auf die Alma-Infrastruktur bereits in der ersten Welle mit DigiBib IntrOX ebenfalls ein produktionsfähiges Discovery an. Nach der erfolgreichen Migration der Pilot-Bibliotheken in der ersten Alma-Welle wurde eine Reihe von Anpassungswünschen identifiziert, als die Bibliotheken erfahrener im Umgang mit dem neuen Cloudsystem wurden. Hierunter fielen z. B. die PINs für Selbstverbucher-Automaten. Für die zweite Alma-Welle, die im Juli/August 2022 umgestiegen ist, gab es weitere Schwerpunkte im Bereich der Shibboleth-Authentifizierung, der Alma-Indices, der Alma-Open URL-Resolving-Funktionalität in der Trefferanzeige sowie der Verfügbarkeitsrecherche der DigiBib und mehr. Andere Discovery-Lösungen müssen von den Einrichtungen selbst rechtzeitig vor dem Cutover angebunden werden.

2.6 Fernleihe

Im Rahmen der Pilot-Welle wurde die Anbindung des Zentralen Fernleih-Servers (ZFL) an Alma zum ersten Mal erfolgreich umgesetzt. Die Arbeiten im Nachgang kamen den 16 Bibliotheken der Wave 2 zugute. Zusammen mit der Expertengruppe Fernleihe wurde ein Datenmodell für die Übernahme von Fernleihpartnerdaten entwickelt und abgestimmt, welches für alle Alma-Bibliotheken zur Anwendung kommen wird.

2.7 Alma-Netzwerkzone

Neben der Gruppe der Pilot-Bibliotheken, die mit ihren Lokalsystemen auf die Alma-Institution Zones (IZ) umstiegen, wechselte die hbz-Verbunddatenbank zeitgleich mit dieser ersten Welle in die Alma-Netzwerkzone. Diese Vorgehensweise ist insofern bemerkenswert, als dass dies den Einstieg in eine neue Verbundstruktur bedeutete. Durch den Parallelbetrieb konnten die Pilot-Bibliotheken ab Tag 1 nach Go-Live bereits in der neuen Alma-Netzwerkzone (NZ) katalogisieren, während alle anderen Bibliotheken des hbz-Verbundes wie gewohnt die Aleph-Verbunddatenbank nutzten.

In der so genannten NZ-Phase I dient die Aleph-Verbunddatenbank noch als Master und die Alma-NZ wird damit synchronisiert. Da für den Parallelbetrieb eine Kreiskonvertierung zwischen den Formaten MAB2 und MARC 21 (M2M) erforderlich war, wurden im Projekt umfangreiche Arbeitsunterlagen zu MARC 21 und den Konkordanzen erstellt. Der Upload von Bestandsdaten aus den Institution Zones bedurfte ausgeklügelter individueller Normalisierungsroutinen, die von zwei Pilotbibliotheken maßgeblich für die Welle 1 entwickelt wurden.

In der zweiten Phase der Migration der Verbunddatenbank auf die cloudbasierte Alma-Plattform, der NZ-Phase II, die zunächst für Herbst 2022 geplant war, wird Alma die primäre Datenbank für die Speicherung aller Daten (sowohl Titel- als auch Bestandsdaten) sein. Dann werden die kooperativen Services in der Alma NZ erfolgen, und die Aleph-Verbunddatenbank als Aleph-Bridge wird mit der Alma-NZ synchronisiert. Über diesen Aleph-Client werden die Nicht-Alma-Bibliotheken über die bisherigen Schnittstellen versorgt. Als Vorbereitung auf NZ-Phase II laufen die Konverter-Tests für die Nutzung der MARC 21- Formularfelder, der Aufbau einer Testumgebung sowie der Schnittstellen für die Synchronisierung zwischen Aleph und Alma, die Erstellung eines Konzepts für den ZDB-Import in Alma und Anpassungen für die Umstellung des E-Book-Services auf Alma. Nach der Migration stehen noch Bereinigungs- und Angleichungsaufgaben sowie das Publishing aus der Alma-NZ zur zentralen Lieferung der Titel- und Bestandsdaten an verschiedene Discovery-Dienste an.

2.8 Entwicklungen

Zu Beginn des Projektes gab es – wie in anderen Alma-Projekten auch – zunächst eine Konzeptphase, in der die Anforderungen des Konsortiums aus der Ausschreibung mit Ex Libris konkretisiert wurden. Dazu wurden die Konzepte – unter anderem zu neuen Rollen in Alma, zu Im- und Exporten, zentralem E-Book-Service, Publishing, Integration der ZDB etc. – gemeinsam mit den Bibliotheken und Ex Libris auf konkrete Entwicklungen heruntergebrochen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt in einem Alma-Release ausgeliefert wurden. Das Testen der Entwicklungen aus der Konzeptphase während der Implementierung erwies sich als zeitaufwändig, zumal nur bestimmte Personen im hbz und aus den Bibliotheken, die an der Erarbeitung der Lösungen mitgewirkt hatten, dafür in Frage kamen. Neben den vertraglich vereinbarten Entwicklungen ergab sich der Bedarf nach weiteren Anpassungen in Alma hinsichtlich der Signaturenberechnung. Die Umsetzung erwies sich als anspruchsvoller als gedacht, aber der Aufwand hat sich gelohnt.

2.9 Alma-First-Level-Support

Eine weitere Aufgabe, die während des Implementierungsprojektes anstand, war der Aufbau des Alma-First-Level-Supports im hbz. Da das GO:AL-Projektteam zeitgleich die Bibliotheken der ersten und zweiten Wave betreute, wurde für die organisatorische Umsetzung ein Koordinator eingestellt. Die ersten Aufgaben bestanden darin, ein Ticketsystem zu beschaffen, Prozesse und Workflows zu beschreiben und nicht zuletzt ein Konzept für die Zugänge des hbz zu den Institution Zones der Bibliotheken zu entwickeln, das IT-Sicherheits- und datenschutzrechtlichen Anforderungen gerecht wird. Denn um kompetenten Alma-Support zu leisten – aber auch um zentrale Dienste anzubieten – benötigt das hbz Accounts zu den lokalen Produktivumgebungen und den Sandboxen. Darüber hinaus beschäftigten sich die Teams im hbz intensiv mit Alma, um am Stichtag des Übergangs des Ex Libris-Supports zum hbz genügend Kompetenz aufgebaut zu haben. Zur Dokumentation des gesammelten Wissens rund um das Projekt und zu Alma wurde vom Team BMS (Bibliotheksmanagementsysteme) der Wissensbereich Alma (WAL) in Confluence aufgesetzt, der von allen Projektbeteiligten im hbz und in den Bibliotheken befüllt wird. Alle Waves, ob bereits umgestiegen oder nicht, haben darauf Zugriff. Seit Januar 2022 ist der Alma-Support für die Wave 1 aktiv und die Resonanz ist positiv. Im September 2022 stoßen die 16 Bibliotheken der Wave 2 dazu.

2.10 Öffnungsklausel

Die vertragliche Öffnungsklausel ebnete Bibliotheken aus Rheinland-Pfalz den Weg, über einen Kooperationsvertrag ebenfalls in das GO:AL-Projekt einzusteigen. Davon machten die Bibliotheken der künftigen Rheinland-Pfälzische Technische Universität (RPTU) bereits Gebrauch, indem sich anlässlich der Trennung des Campus Landau von der Universität in Koblenz und dem Zusammenschluss mit Kaiserslautern eine Umstrukturierung ergab. Nach eingehender Prüfung der Voraussetzungen konnten die beiden Bibliotheken aus Kaiserslautern und Landau mit Wave 2 zusammen in eine gemeinsame Alma Institution Zone ziehen. Diesem Beispiel folgen in Wave 3 die Bibliotheken der Universitäten Koblenz und Trier.

3 Umsetzung des Projektes

Zu Beginn haben wir uns gefragt, wie wir mit der Situation umgehen, dass die veranschlagte Zeit für die Menge an Aufgaben knapp bemessen ist und die personelle Kapazität wegen der Doppelbelastung Projekt/laufende Arbeit nie ausreicht – sowohl im hbz als auch in den meisten Bibliotheken. Schon vor Projektstart wurden über beide Aspekte von anderen Verbünden und Hochschulen berichtet und deswegen war es besonders wichtig zu planen, wie wir das Projekt organisatorisch aufsetzen. Ex Libris empfiehlt aus der Erfahrung heraus eine bestimmte Struktur, der wir zum größten Teil gefolgt sind:

Das hbz engagierte eine Projektleiterin für das Gesamtprojekt GO:AL, die als Counterpart zu der Projektleiterin bei Ex Libris fungiert und die Organisation des Projekts seitens hbz sowie die Koordination der Aufgaben verantwortet. Das Projektkernteam im hbz setzt sich aus weiteren Teilprojektleitern der verschiedenen Gruppen zusammen; die Gruppe BMS (Bibliotheksmanagementsysteme) betreut die fachlichen Themen rund um die lokalen Systeme und setzt den Support und die Wissensvermittlung auf. Die Gruppe mit der Verantwortung für die hbz-Verbunddienstleistungen ist für das Aufsetzen und die Betreuung der Alma-Network Zone, den Parallelbetrieb der Verbunddatenbank und weiterer zentraler Dienste verantwortlich. Die Gruppe Portale unterstützt die Bibliotheken bei der Anbindung der Discovery-Dienste in Alma, bietet DigiBib IntrOx an und organisiert den Aufbau der Fernleihe in Alma.

Um mit Ex Libris die 16 veranschlagten Konzepte (Conceptual Design Tracks) und die daraus abzuleitenden Entwicklungen auf Augenhöhe zu besprechen, organisierten sich die Expertinnen und Experten aus den Bibliotheken und dem hbz in übergeordneten Projekt-Arbeitsgruppen zu den Themen Zweischichtigkeit, SISIS (inklusive Entwicklung einer Migration Engine), generelle Migrations- und Implementierungsthemen, Kreiskonvertierung, Konkordanz MAB2MARC und E-Ressourcen. Zusätzlich richteten wir Gruppen für die fachliche Abnahme des Systems und die Schulung der Bibliotheksteams ein.

Aus den Reihen der Konsorten wurden Wave Manager bestimmt, die eine wichtige Rolle als Bindeglied zwischen den Teams der Bibliotheken, dem hbz und Ex Libris spielen. Die lokalen Projektleiterinnen und -leiter organisieren die Implementierung in ihrer Bibliothek und entsenden Fachleute in vom hbz organisierte FEx-Gruppen, die pro Wave als Repräsentanten ihrer Einrichtung die wichtigsten Bibliotheksbereiche abdecken. In diesen Gruppen findet der Austausch zu fachlichen Themen innerhalb einer Welle und der Wissenstransfer zwischen den Wellen statt.

Neben den fachlichen Themen beriet die AG Datenschutz und Informationssicherheit das Konsortium u. a. bezüglich der vertraglichen Fragestellungen zur Auftragsdatenverarbeitung, gab wertvolle Hinweise zur DSGVO-konformen Einrichtung von Alma und steht auch weiterhin für Fragen im Projektverlauf zur Verfügung.

Des Weiteren hatte das Konsortium einen Lenkungskreis einberufen, der aus Vertreterinnen und Vertretern für die Universitätsbibliotheken, den Fachhochschulbibliotheken sowie Kunst- und Musik-Hochschulbibliotheken und dem hbz besteht und die jeweiligen Gremien in den regelmäßigen Sitzungen vertritt.

4 Aktueller Stand

Zum Zeitpunkt der Abgabe dieses Artikels haben wir gerade mit den 16 Bibliotheken der zweiten Wave das Go-Live in Alma erfolgreich hinter uns gebracht. Auch mit dem angepassten Plan ist der Aufwand hoch und verlangt allen Beteiligten viel ab. So ist das hbz aktuell mit Ex Libris wegen einer Verschiebung der NZ-Phase II auf das Jahr 2023 im Gespräch (ursprünglich geplant war Herbst 2022). Diese Verschiebung erscheint notwendig, weil das Team gleichzeitig die FEx-Gruppen, die Testmigration, den Cutover und Go-Live der Wave 2 im Juli/August in allen Themen mit Bezug zur Netzwerkzone betreut und die Anläufe plant. Darüber hinaus fällt das Onboarding der Wave 3 in den August/September. Wir sind zuversichtlich, dass wir gemeinsam mit Ex Libris einen gangbaren Weg finden. Für die Bibliotheken hat ein Verzug keine Auswirkung, denn nach wir vor stehen die Inhalte der Verbunddatenbank in beiden Systemen zur Verfügung.

Weiterhin bereiten wir aktuell die Testmigration der noch größeren Wave 3 vor. In dieser letzten Wave, die im Spätsommer 2022 startet, befinden sich u. a. Bibliotheken, die bisher nicht im hbz-Verbund waren oder zumindest nicht dort katalogisierten. Um mit allen Projektleiterinnen und -leitern sowie ihren Teams konkret über ihre aktuelle Situation und notwendige Vorarbeiten zu sprechen, wurden schon im Frühjahr Termine mit Michael Voss und dem hbz angeboten.

Ein weiteres Thema, das uns beschäftigt, sind neben den Bibliotheken aus dem Konsortium die weiteren Verbundteilnehmer, die nicht beabsichtigen auf Alma umzusteigen. Deswegen tauschen wir uns gerade mit Ex Libris darüber aus, wie man als Alternative ein Open Source System wie FOLIO an die Alma-Netzwerkzone anbinden kann. Neben den technischen Lösungen müssen wir natürlich die Wirtschaftlichkeit des Angebots im Auge behalten. Dazu können wir zurzeit noch keine Aussage treffen.

5 Fazit

Die neue Planung bewährt sich und wir werden das angepasste Setup weiter nutzen. Dabei haben wir das Feedback aus dem Konsortium im Blick, das uns vor allem für die Bedürfnisse der kleineren Bibliotheken sensibilisiert hat. Dem tragen wir durch die sehr früh beginnenden Vorbereitungen der letzten Wave Rechnung.

Das Engagement der Pilotbibliotheken bei der Unterstützung der Wave 2 im Onboarding ist von allen Seiten sehr begrüßt worden und wir setzen auf eine Fortsetzung der guten Zusammenarbeit. Die Expertinnen und Experten aus den Bibliotheken sind durch den Austausch in den Gruppen – auch mit dem hbz – enger zusammengerückt und wir sind überzeugt, dass so ein Projekt, auch wenn es viel Arbeit bedeutet, auch langfristig einen positiven Effekt auf die weitere Zusammenarbeit hat, die sich unter anderem im Alma-Support fortsetzt. Darüber hinaus sollen auch über das Projekt hinaus die Fachleute weiterhin tagen.

Die DACHELA-Community ist ein weiteres Feld, wo sich Zusammenarbeit auszahlt. Deswegen arbeiten Vertreterinnen des hbz-Verbundes schon aktiv in Arbeitsgruppen mit, um zum Beispiel Weiterentwicklungswünsche zu definieren. Perspektivisch erscheint eine Zusammenarbeit mit der IGeLU Content Working Group und dem Ex Libris Content Team sinnvoll zur Förderung der Aufnahme von speziell für den deutschen Sprachraum relevantem Content in die genannten Knowledge Bases. Die AG, die sich Ende Juni 2021 konstituierte, trifft sich nun in der Regel monatlich in Webkonferenzen. Der hbz-Verbund ist dort mit fünf aktiven Mitgliedern aus den Verbundbibliotheken und aus dem hbz vertreten. Wir sind gespannt, wie sich die hier vorgestellten Themen im nächsten Jahr weiter entwickeln, und werden nach Abschluss des Projektes darüber berichten.

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Christiane Plaum

Project Manager GO:AL

Published Online: 2022-11-09

Published in Print: 2022-11-08

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https://doi.org/10.1515/abitech-2022-0046

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