Handbuch IT in Bibliotheken. Unter einer CC-BY 3.0 DE-Lizenz im Internet unter https://it-in-bibliotheken.de (mit Datum der letzten Änderung: 17. Mai 2023).

Relevanz des Themas

Wie dem Einleitungskapitel zu entnehmen ist, besteht die Motivation für das Handbuch darin, dass mittlerweile in fast allen Bereichen bibliothekarischen Arbeitens IT-Aspekte zum Tragen kommen. Es wird angemerkt, dass zwar u. U. die Nutzung und Handhabung von IT in vielen Fällen einfacher wird, „die zugrundeliegenden Systeme werden jedoch immer komplexer und erfordern entsprechend mehr Wissen zu ihrem Aufbau und Betrieb“. Ein weiterer entscheidender Punkt, auf den hingewiesen wird, ist, dass es hierbei zahlreiche bibliotheksspezifische IT-Aspekte gibt, „die nicht oder nicht speziell genug an anderer Stelle behandelt werden“.

Zielgruppen

Zur Darstellung und Erläuterung der anvisierten Zielgruppen haben die ursprünglichen Ersteller und Erstellerinnen des Handbuchs auf die Methodik der Definition sogenannter „Personas“ zurückgegriffen. Die verschiedenen Personas, die stellvertretend für bestimmte Zielgruppen stehen, sind im Anhang des Handbuchs „Hinweise zur Mitarbeit“ aufgelistet. Davon ausgehend sind die verschiedenen Zielgruppen in der Hauptsache leitende Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen von Öffentlichen und wissenschaftlichen Bibliotheken, von IT-Abteilungen in Bibliotheken, Forschungs- und Informationseinrichtungen, Studierende und Lehrbeauftragte einschlägiger Studiengänge sowie Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die mit dem Management von (Forschungs-)Daten zu tun haben.

Besondere (digitale) Form des Informationsangebots

Bei dem hier rezensierten „Handbuch IT in Bibliotheken“ handelt es sich um ein kostenfreies, digitales Informationsangebot in Form des Web-Auftritts https://it-in-bibliotheken.de, das auf jeweils einer eigenen Seite ein bestimmtes Hauptthema aus dem Themenkomplex „IT in Bibliotheken“ behandelt. Genutzt wird die Open-Source-Software Quarto. Ein Open-Source-System für wissenschaftliche Publikationen in Form von Webseiten, Blogs, Artikel, Präsentationen oder wie in diesem Fall Bücher. Gehostet wird das ganze durch die Verbundzentrale des GBV (VZG). Das digitale „Handbuch IT in Bibliotheken“ (im Weiteren einfach als „Handbuch“ bezeichnet) ist ein kollaborativ erstelltes und dynamisch fortgeführtes Angebot zahlreicher Mitwirkender unterschiedlichsten Backgrounds. Über GitHub können Editierungsvorschläge gemacht und per Google Docs kann kommentiert werden. Die jeweiligen Kapitel werden zudem als Download im DOCX-Format angeboten. Auf der Internetseite wird zur Mitarbeit im Rahmen sogenannter „Booksprints“ eingeladen. Die erste Version des Handbuchs ist das Ergebnis eines ersten Booksprints im April 2022 an der TU Wildau. Praktische Funktionalitäten, die sich aus der digitalen Form des Informationsangebots ergeben, sind die Suchmöglichkeit, die Möglichkeit zur Verlinkung auf Quellen und Beispiele sowie die Mouse-over-Informationen (die durchaus häufiger hätte genutzt werden können). Bei letzterem werden beim Überfahren entsprechend umgesetzter Begriffe und Abkürzungen zusätzliche Informationen eingeblendet.

Aufbau des digitalen Handbuchs

Auf jeder der scrollbaren Seiten des Web-Auftritts (digitales Handbuch) enthält der Frame/Bereich auf der linken Seite die Themenliste, in der die verschiedenen Themenblöcke, sprich Kapitel, verlinkt sind. Im mittleren Bereich werden die eigentlichen Informationen zum aufgerufenen Kapitel dargestellt. Auf der rechten Seite gibt es immer ein verlinktes Inhaltsverzeichnis für das jeweils aktuell angezeigte Kapitel.

Es werden aktuell die nachfolgenden Themen als jeweils eigene Seite innerhalb der Handbuchplattform behandelt: „Technische Infrastruktur“, „Daten & Metadaten“, „Bibliotheksmanagementsysteme“, „Discovery & Retrieval“, „IT-Entwicklung“ sowie „IT-Management“. Einige weitere Themen sind zwar in der Themenübersicht verlinkt, jedoch noch nicht mit Inhalten gefüllt.

Des Weiteren gibt es ein Literaturverzeichnis sowie einen Anhang, der aus einem (etwas zu knapp geratenem) Glossar und Hinweisen zur Mitarbeit (Arbeitsablauf, Styleguide inkl. anvisierter Zielgruppen, Technik, Lizenz) besteht. Die bis dato Mitwirkenden sind im Einleitungskapitel aufgelistet, wobei es keine Zuordnung von Autoren zu den jeweiligen Kapiteln gibt („Wir verzichten auf individuelle Autorenschaft an einzelnen Textteilen. Alle können an allen Teilen mitarbeiten.“). Ebenfalls im Einleitungskapitel sind auch die Rechte-/Verwertungsregelungen erläutert (Lizenz Creative Commons Namensnennung 3.0 Deutschland (CC-BY 3.0 DE)).

Kapitel

Das Kapitel „Technische Infrastruktur“ dient als thematischer Überblick für weitere Themen des Handbuchs. Es fasst die verschiedenen Anwendungen der Informationstechnologie in Bibliotheken zusammen und gliedert sie in drei Hauptbereiche: Allgemeine Themen, Dienstleistungen primär für Nutzerinnen und Nutzer und Dienstleistungen primär für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Ausgenommen sind forschungsnahe Dienste wie Repositorien und Open Data, Digitalisierungsinfrastrukturen sowie Anwendungen für Kommunikation und Wissensmanagement, die gesondert behandelt werden.

Die übergreifenden Themen umfassen eine Vielzahl von Aspekten, von Selbstbedienungsautomaten für Ausleihe, Rückgabe und Bezahlung bis hin zu Besucherzählung, Mediensicherung, Sortiersystemen, Navigation und Revision. Einen Schwerpunkt bildet das Thema RFID.

Die Strukturierung und Anordnung der Themen innerhalb des Kapitels könnte jedoch verbessert werden, da es einige Überschneidungen gibt. Beispiele und Links zu konkreten Produkten oder Bibliotheken, die bestimmte Technologien einsetzen, wären für den Leser hilfreich.

Einige Themen, wie z. B. RFID, werden sehr ausführlich behandelt, während andere, wie z. B. E-Mail, eher kurz abgehandelt werden. Die Einteilung in Dienste für Nutzerinnen und Nutzer auf der einen Seite und Dienste für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf der anderen hat zur Folge, dass einige Anwendungsszenarien übersehen werden könnten, da sie in beiden Kategorien vorkommen. Ein Beispiel hierfür ist die Nutzung von VPN in Hochschulbibliotheken für Nutzerinnen und Nutzer.

Insgesamt gibt das Kapitel einen guten Überblick über die technische Infrastruktur in Bibliotheken, könnte aber von mehr Beispielen und einer besseren Strukturierung profitieren.

Im Abschnitt „RFID->Sicherheit und Datenschutz“ wird auf eine sehr wichtige Tatsache hingewiesen: RFID-Tags können auf zwei verschiedene Arten manipuliert werden. Bei nicht schreibgeschützten Tags besteht die Gefahr, dass der Inhalt mit geeigneter Hardware verändert werden kann – und dazu braucht man nicht mehr als ein handelsübliches Smartphone. Interessanterweise verfügen viele der in Deutschland verwendeten HF-Systeme nicht über einen Passwortschutz, wodurch sie anfällig für diese einfachen Manipulationen sind.

Das Kapitel „Daten & Metadaten“ beginnt erfreulicherweise mit einer kompakten Abgrenzung der beiden Begriffe. Insgesamt gesehen versuchen die Autoren und Autorinnen des Kapitels möglichst alle Hauptaspekte des – sehr weitläufigen Themas – abzudecken und im Rahmen der allgemeinen Intension des Handbuchs als Überblicks- und Einführungsangebot gelingt dies durchaus. Auch wenn einzelne Abschnitte u. U. etwas zu knapp gehalten sind und daher für Laien oder Themenneueinsteiger wohl nicht gleich beim ersten Mal nachvollziehbar sind, ist das Ziel, einen Einstieg und Überblick zu ermöglichen, doch stets erreicht und es wird an relevanten Stellen auf weiterführende Informationsquellen verwiesen.

Eingegangen wird auf Grundlagen wie die Syntax und die Semantik von Daten, die Kodierung von Daten sowie Datenschema, -modelle und -formate. Dann werden die Themen Datenerfassung in Informationssysteme, Identifikatoren und Normdaten sowie Metadatenformate behandelt. Ein relativer großer Abschnitt (im Hinblick auf die Gesamtlänge des Kapitels) behandelt das Thema Datenverarbeitung, insbesondere ETL-Prozesse.

Die (zumindest) Nennung auch der nachfolgenden Aspekte und Begriffe in diesem Kapitel wäre angebracht und sinnvoll: Differenzierung/Begriffsbestimmung Klassifikation vs. Thesaurus vs. Ontologie, International Standard Name Identifier (ISNI), Research Organization Registry (ROR), Big Data/Data Mining.

Ein weiteres kleines Manko dieses Kapitels: Die Abkürzung RDF wird sehr oft in verschiedensten Abschnitten verwendet. Die Abkürzung wird zwar auch einmal aufgelöst, aber ansonsten wird nichts weiter zu diesem grundlegenden Konzept der Datenmodellierung/-beschreibung gesagt. Selbst in dem Abschnitt nicht, der RDF in der Überschrift enthält. Eine – im Rahmen des Handbuchs gerne auch sehr kompakte – Erläuterung dieses Konzepts wäre hilfreich. Dabei hätten dann auch die Begriffe Triple und Triplestore genannt werden können.

Das recht ausführliche Kapitel „Bibliotheksmanagementsysteme“ beginnt mit einem kurzen und optisch abgesetzten Info-Block, der den Begriff Bibliotheksmanagementsystem (im Folgenden mit BMS abgekürzt) kompakt erklärt, gefolgt von einer Aufzählung gebräuchlicher Synonyme. Unterteilt ist das Kapitel in die – teilweise recht ausführlichen – Abschnitte „Übersicht“, „Bibliotheksorganisation“, „Datenverwaltung in BMS“, „Marktanalyse und Beschaffung“, „Prozessabbildung“, „Technischer Betrieb“ und „Zusammenfassung und Ausblick“.

Im Rahmen der aufgezählten Abschnitte des Kapitels werden u. a. auf die Historie und Entwicklung von BMS eingegangen, deren üblichen bzw. möglichen Komponenten und Funktionalitäten erläutert und auch relevanter Systeme (bezogen auf Marktreife und -durchdringung) aufgelistet (Stand Mitte 2022). Es wird die Einbindung eines BMS in das lokale wie ggf. auch externe IT-Umfeld (Identitätsmanagement, Selbstbedienungsautomaten, Fernleihe, Verbundkatalogisierung) beleuchtet und auf die potentiellen Abhängigkeiten und gegenseitigen Beeinflussungen im Verhältnis Bibliotheksorganisation und BMS hingewiesen.

Des Weiteren geht es um das Datenmanagement innerhalb eines BMS (Metadatenstandards, digitale Inhalte, Verwaltungsdaten) und im Hinblick auf den Beschaffungsprozess werden die Aspekte Auswahlkriterien, Marktanalyse und Entscheidungsprozess betrachtet.

Es gibt einen sehr ausführlichen Abschnitt (immer relativ zum Handbuch als Ganzes und zum Umfang anderer Kapitel bzw. Abschnitte), der mit „Prozessabbildung“ überschrieben ist. In diesem Abschnitt wird auf die Bedeutung des Zusammenspiels von lokalen Prozessen bzw. bibliothekarischen Geschäftsgängen und der Konfiguration/Anpassung des BMS hingewiesen. Es werden die einzelnen Aufgaben (Erwerbung, Katalogisierung usw.) und Funktionalitäten (Unterstützung von Selbstverbuchung, Kassenautomaten usw.) aufgelistet, die durch ein BMS innerhalb der verschiedenen bibliothekarischen Geschäftsgänge abgedeckt bzw. unterstützt werden müssen. Auch wird explizit die Gruppe der „Nutzenden“ erwähnt, die im Rahmen der Prozessabbildung und Konfiguration eines BMS eine entscheidende Rolle spielen, allerdings lediglich unterteilt in Bibliotheksbeschäftigte und Bibliotheksnutzende. Nicht eingegangen wird auf den nicht unwichtigen Umstand, dass auch diese beiden Gruppen – basierend auf einem Rollen- und Berechtigungskonzept – wiederum in verschiedene Untergruppen unterteilt werden können bzw. müssen. Gut abgehandelt wird in diesem Abschnitt auch das Teilthema der potenziell notwendigen Kommunikations- und Austauschmöglichkeiten eines BMS über Schnittstellen (Abfrage Kontoinformationen, Anbindung an SAP, Fremddatenübernahme, lokales Identity Management System, Bezahlsysteme, Ausgabe von Statistik-Informationen u.v.m.).

Auf alle relevanten Aspekte des technischen Betriebs eines BMS wird in einem weiteren ausführlichen Abschnitt eingegangen, der u. a. die Teilthemen Hosting/Cloud-Betrieb, Installation/Updates, Monitoring/Backup/IT-Sicherheit sowie Datenschutz streift.

Insgesamt gesehen werden im Kapitel „Bibliotheksmanagementsysteme“ alle relevanten Aspekte behandelt, so dass das Kapitel als guter Einstiegspunkt und hilfreicher Überblick dienen kann. Zudem wird an zahlreichen Stellen auf weiterführende Informationsquellen verwiesen.

Das Kapitel „Discovery & Retrieval“ gibt einen umfassenden Überblick über Discovery-Systeme.

Vergleiche mit klassischen Katalogen werden gezogen, um die Entwicklung und den Nutzen von Discovery-Systemen besser zu verstehen. Die verschiedenen Komponenten von Discovery-Systemen, einschließlich der Suchoberfläche und des Suchindexes, werden ebenfalls betrachtet. Es wird gezeigt, wie diese Komponenten miteinander interagieren und welche Funktionen sie bieten, wie z. B. Recherche, Betrieb- und Anreicherungsdienste. Völlig korrekt ist der Hinweis, dass „das Fehlen geeigneter Metadaten bei bestimmten Titeln zum Verlust von Treffern durch Facettierung führen kann“. Dies kommt in der Praxis sicherlich häufig vor und unterstreicht die zentrale Rolle der Metadatenqualität in diesem Zusammenhang.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der Betrieb von Discovery-Systemen. Hier werden verschiedene Betriebsmodelle beleuchtet und die aktuelle Marktsituation dargestellt. Dabei wird sowohl auf kommerzielle Komplettsysteme als auch auf Open-Source-Systeme eingegangen. Auch die komplexen Auswahl- und Entscheidungsprozesse, die bei der Implementierung und dem Betrieb von Discovery-Systemen eine entscheidende Rolle spielen, werden beleuchtet. Die Diskussion von Grenzen, Alternativen und die Betrachtung thematischer Sucheinstiege vervollständigen das Thema.

Datenschutz bleibt ein durchgängiges Thema, sowohl bei der Personalisierung als auch der Cloud-Nutzung der Hersteller. Tabellen und Listen helfen bei der Übersicht und die Betonung der Wichtigkeit der Metadatenqualität ist praxisrelevant.

Es sollte erwähnt werden, dass bei den Schnittstellen, die von Discovery-Systemen genutzt werden, um Verfügbarkeitsrecherchen durchzuführen, möglicherweise Probleme auftreten können. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn das Bibliothekssystem und das Discovery-System von unterschiedlichen kommerziellen Herstellern stammen und keine kompatiblen Schnittstellen für die Datenübertragung anbieten. Das angrenzende Thema Linkresolver für digitale Medien könnte etwas ausführlicher behandelt werden, evtl. mit einem konkreten Beispiel.

Als aufmerksamer Leser wünscht man sich an manchen Stellen zusätzliche Links zu konkreten Beispielen oder Dienstleistungen, wie dies bereits beim Thema „Thematische Sucheinstiege“ umgesetzt wurde. Eine konsequente Vorgehensweise würde die Lesbarkeit und den Mehrwert des Kapitels steigern.

Schließlich wird betont, dass der Nutzen von Discovery-Systemen in erster Linie für die Nutzerinnen und Nutzer und nicht nur für die Bibliotheksmitarbeiterinnen und -mitarbeiter sein sollte. Dies ist ein zentraler Aspekt bei Auswahl- und Entscheidungsprozessen sowie bei der Weiterentwicklung.

Das Kapitel „IT-Entwicklung“ gibt einen Einblick in die Umsetzung von Softwareprojekten und Weiterentwicklungen mit einem klaren Fokus auf die Bedürfnisse der Nutzerinnen und Nutzer. Diese Nutzerorientierung zieht sich durch das gesamte Kapitel und betont die Bedeutung von Usability und User Experience sowie die Einbindung der Nutzerinnen und Nutzer nicht nur bei der Definition der Anforderungen, sondern im gesamten Entwicklungsprozess. Das Kapitel beleuchtet auch das Thema der Anforderungsermittlung, sowohl durch klassische Methoden wie Befragungen, Beobachtungen und Fokusgruppen als auch durch den Einsatz von Personas und Use Cases. Obwohl das Kapitel den Titel „IT-Entwicklung“ trägt, konzentriert es sich hauptsächlich auf Usability und Methoden in diesem Zusammenhang. Entwicklungswerkzeuge wie Git, die für die IT-Entwicklung aus Entwicklersicht von Interesse sein könnten, werden nicht erwähnt. Im Verlauf des Kapitels werden Beispiele genannt, die später im Text näher erläutert werden. Hier könnte eine bessere Verlinkung zu den Erläuterungen hilfreich sein, um das Verständnis zu fördern und die Stärken eines digitalen Handbuchs besser zu nutzen. Der Abschnitt über Wireframes, Mock-ups und Prototypen bietet dem Leser sehr nützliche Informationen, indem konkrete Beispiele für Prototyping-Software kurz vorgestellt und zusätzlich externe Links zur Verfügung gestellt werden.

Das Kapitel „IT-Management“ konzentriert sich auf den Einsatz von IT-Systemen in Bibliotheken und sieht für die Zukunft die Aufnahme eines Abschnitts über die IT-Basisinfrastruktur vor. Es beginnt mit der Vorstellung eines Lebenszyklusansatzes für IT-Systeme und konzentriert sich dann spezifischer auf Softwaresysteme und die Durchführung von Softwareprojekten. Dabei wird auch auf die Verbindung zu Themen des Handbuchs hingewiesen, wobei die Links allerdings teilweise auf die Hauptseite des jeweiligen Kapitels, anstatt direkt auf die entsprechenden Abschnitte verweisen.

Besonders aufschlussreich ist die Darstellung des Lebenszyklus von Software am Beispiel der Staatsbibliothek zu Berlin. Dies gibt einen Einblick in die Vielfalt und Langlebigkeit von Softwareanwendungen in Bibliotheken. Ein weiterer interessanter Punkt ist die genaue Erläuterung des Begriffs „Vendor-Lock-in“. Ebenso wird die Bedeutung einer frühzeitigen Ablösungsplanung in der Wartungsphase betont, da unvorhersehbare Faktoren eine kurzfristige Ablösung erforderlich machen können. Das Kapitel wirft auch einen Blick auf die rechtlichen Rahmenbedingungen, insbesondere im Hinblick auf Software-Ergonomie und Barrierefreiheit. Die Bedeutung der Zugänglichkeit für alle Nutzerinnen und Nutzer, sowohl interne als auch externe, wird hervorgehoben.

Im weiteren Verlauf des Kapitels wird verstärkt auf die notwendigen Kompetenzen für IT-Fachkräfte in Bibliotheken eingegangen. Es wird betont, dass sowohl IT-Kenntnisse als auch ein Verständnis der bibliothekarischen Prozesse und Anwendungsfälle von entscheidender Bedeutung sind. Es wird empfohlen, Implementierungsteams zu bilden, um diese unterschiedlichen Kompetenzen effektiv zu vereinen. Im Abschnitt „Organisation“ werden die verschiedenen Aufgaben detailliert aufgeführt und zwischen dem hier als „informatisch ausgebildetem Personal“ bezeichneten Personal und den sogenannten Systembibliothekaren aufgeteilt. Obwohl nicht explizit erwähnt, könnte sich das Aufgabenspektrum der Systembibliothekare angesichts des weiter unten angesprochenen Problems des IT-Fachkräftemangels möglicherweise erweitern und weiterentwickeln. Es ist wichtig, darauf hinzuweisen, dass der vorgeschlagene Einsatz von Open-Source-Software sowie die verstärkte Einbindung externer Dienstleister und die Nutzung von Software as a Service ohne eigenes Personal nicht in allen Fällen für Bibliotheken geeignet sind. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Anforderungen sehr institutionsspezifisch sind. Die Bedeutung von Weiterbildungsmöglichkeiten und die Bereitstellung von Ressourcen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Bereich der Bibliotheks-IT sind in diesem Zusammenhang relevant und werden angesprochen. Dies unterstreicht die Notwendigkeit, motivierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu fördern und Innovation zu unterstützen.

Die zentrale Rolle von Ressourcenplanung, Aus- und Weiterbildung bei der Bewältigung aktueller und zukünftiger Herausforderungen wird besonders herausgestellt. Die Betonung von kontinuierlicher Entwicklung und Innovation unterstreicht die Notwendigkeit, immer auf dem neuesten Stand zu sein. Abschließend wird auf die Personalrekrutierung und die Gehaltsstruktur im öffentlichen Dienst eingegangen und auf die Schwierigkeiten bei der Besetzung von IT-Stellen hingewiesen. Insgesamt bietet das Kapitel IT-Management einen umfassenden Einblick in die Herausforderungen bei der Verwaltung von IT-Systemen in Bibliotheken. Es endet mit einer kurzen Zusammenfassung der behandelten Themen und hilft, wichtige Aspekte im Bereich der Bibliotheks-IT zu verstehen und anzugehen.

Fazit

Das Handbuch IT in Bibliotheken hinterlässt insgesamt einen positiven Eindruck. Die digitale Form des Buches bietet viele Vorteile und ermöglicht es vielen Autoren aus unterschiedlichen Bereichen, ihr Fachwissen einzubringen. Das Buch wird als „lebendiges Buch“ bezeichnet, was aufgrund der digitalen Form die Chance auf Aktualität und die Ergänzung noch fehlender Themen bietet. Ein weiterer Booksprint ist für Anfang Oktober 2023 geplant, was auf eine Fortführung und Weiterentwicklung des Projekts hindeutet. Hier stellt sich die Frage, ob nur neue Themen aufgegriffen werden und ob es Änderungen bei den Autoren gibt.

Interessante Aspekte und Fragestellungen, gerade in Bezug auf das digitale Format, sind hierbei, wie groß das Feedback der Leserinnen und Leser ist und wie stark die Funktion „Kapitel kommentieren“ genutzt wird. Bleiben Kommentare und Verbesserungsvorschläge unberücksichtigt oder werden sie in zukünftigen Booksprints geprüft und ggf. eingearbeitet? Auch die Organisation der Zusammenarbeit, der Verantwortlichkeiten und der Pflege bereits erstellter Kapitel im Hintergrund des Projekts sind von Interesse.

Ein Punkt, der noch Aufmerksamkeit erfordert, ist das Fehlen von Links zu Kapiteln und Abschnitten, was darauf hinweist, dass das Handbuch noch in Arbeit ist. Ebenso gibt es noch Platzhalter für Grafiken und einige Tippfehler. Die Gewichtung der Aspekte und Themen im Buch ist ungleichmäßig, einige werden sehr knapp, andere sehr ausführlich behandelt.

Trotz dieser kleinen Mängel ist das Buch insgesamt eine wertvolle Ressource. Es bietet freien Zugang zu umfangreichen Informationen über IT in Bibliotheken und profitiert von vielen Experten, die als Autoren im Hintergrund wirken. Die Intention der Autoren, einen Überblick und einen Einstiegspunkt zu bieten, wird grundsätzlich erfüllt und trägt zur Bereicherung des Wissens in diesem Bereich bei.