Wie bereitet man den Wechsel zu einer neuen Software vor?

Manuel Hora

doi:10.1515/abitech-2023-0055

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Wie bereitet man den Wechsel zu einer neuen Software vor?

Manuel Hora
Dr. Manuel Hora

Published/Copyright: November 8, 2023

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From the journal ABI Technik Volume 43 Issue 4

Manuel Hora ist stellvertretender Leiter der Abteilung Bibliothekstechnik an der Universitätsbibliothek der Technischen Universität München (TUM). Er beantwortet die aktuelle ABI Technik-Frage: Wie bereitet man den Wechsel zu einer neuen Software vor?

2019 beantwortete Alexander Berg-Weiß in dieser Rubrik die Frage: „Warum ändert sich in der IT ständig alles?“^[1] Neben vielen kleinen Updates kommt es gelegentlich zu aufwendigeren Upgrade- oder Migrationsprojekten. Aktuell ein großes Thema in vielen Bibliotheken: der Umstieg auf ein neues Bibliothekssystem. Als eine der bayerischen FOLIO-Pilotbibliotheken bereitet die Universitätsbibliothek der TUM sich gerade darauf vor. Im Folgenden wird beschrieben, welche Vorbereitungen unabhängig von der konkreten Software im Bereich der Abläufe und Daten zu treffen und auch auf andere IT-Projekte anwendbar sind.

Ganz wesentlich für Migrationsprojekte ist es, zunächst Arbeitsprozesse oder Datenflüsse zu vereinfachen, wo immer dies ohne größere Einschränkungen möglich ist. Systeme, die länger im Einsatz sind, werden im Laufe der Zeit komplexer, weil neue Funktionen oder Datentypen hinzukommen. Bestehende Funktionen werden aus technischen Gründen obsolet oder nicht mehr nachgefragt, bleiben aber in der Software enthalten. Manche Prozesse sind historisch gewachsen oder Behelfslösungen haben sich verstetigt. Mitunter sind Abläufe auch kompliziert, nicht weil sie es genuin sein müssen, sondern weil sie mit der bisherigen Software nicht anders zu bewerkstelligen sind. Alle derartigen Fälle gilt es, in der Vorbereitung einer Migration zu identifizieren und infrage zu stellen.

Neben der intensiven Beschäftigung mit der neuen Software hilft es, den Austausch mit anderen Anwenderinnen und Anwendern ähnlicher Software zu suchen. „Ähnlich“ darf hier weit gefasst sein: Gerade ein Blick heraus aus dem Bibliothekswesen kann die Augen öffnen. Eine Perspektive mit etwas Abstand kann inspirieren und aufzeigen, was einfacher oder eleganter gelöst werden kann oder womöglich ganz verzichtbar geworden ist.

Wird eine alte Software durch eine neue abgelöst, ändern sich nicht nur Funktionen oder Arbeitsabläufe, sondern es müssen auch Daten migriert werden. Dafür braucht es Mechanismen für den Export aus dem Altsystem, eventuell für eine Konvertierung und anschließend für den Import in das neue System. Dieser Prozess wird einfacher, wenn die Daten gut gepflegt sind und es wenig Sonderfälle gibt. Entsprechend empfiehlt sich eine weitgehende Datenbereinigung im Altsystem – zumindest für solche Daten, die migriert werden müssen. Denn wiederum gilt: Manche Daten haben ihren Zweck erfüllt und werden im neuen System nicht mehr benötigt.

Die hier dargelegten Migrationsvorbereitungen sind im Wesentlichen ein Vereinfachen, Bereinigen, Weglassen. Dies mag negativ klingen, erleichtert Software-Wechsel aber ungemein – und wichtiger noch: Der Prozess schafft Raum für neue organische Lösungen und moderne Funktionen. Komplexität kommt ins neue System mit der Zeit (fast) von ganz allein. Zum Umstieg ist es aber wichtig, das alte System loszulassen, damit das neue System – mit seinen eigenen Konzepten – gut werden kann.

Über den Autor / die Autorin

Dr. Manuel Hora

Online erschienen: 2023-11-08

Erschienen im Druck: 2023-11-27

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