2nd EPICo Conference „Importance of Print in a Digital World“ (Barcelona, 2024): Nichts ist so beständig wie der Wandel (Heraklit von Ephesus)

1 Kuopio Conferences und EPICo

Die Kuopio Conference wurde im Rahmen des IFLA Programms „Universal Availability of Publications“^[1] entwickelt und fand erstmals 1999 in Kuopio, Finnland, statt.^[2] Die European Print Initiatives Collaboration (EPICo) wurde 2015 in Wien von ursprünglich sieben Organisationen (neun Personen) gegründet und hat das Ziel, den internationalen Austausch zu Archivierungsfragen zu fördern. Lag das Hauptaugenmerk ursprünglich vor allem auf Lösungen im Rahmen von kollaborativen Projekten, wurden durch neue Mitglieder aus dem Bereich der Nationalbibliotheken die diskutierten Themenkreise inzwischen erheblich erweitert. 2018 wurde bei einem EPICo Meeting in Basel im Rahmen der damaligen 6th Kuopio Conference^[3] entschieden, die Durchführung der weiteren Konferenzen zu übernehmen. 2022 fand die 7th Kuopio Conference in Wien statt,^[4] 2024 erstmals unter der Doppelbezeichnung 2nd EPICo (8th Kuopio) Conference in Barcelona und ab 2026 wird voraussichtlich nur mehr die Bezeichnung EPICo Conference offiziell geführt werden und auf die Herkunft als Kuopio Conference nur mehr bei erklärenden Texten hingewiesen werden, da bei wechselnden internationalen Veranstaltungsorten die ursprüngliche Bezeichnung zunehmend Erklärungsbedarf schafft. Auch hat sich die Ausrichtung der Konferenz seit der Übernahme durch EPICo immens erweitert.

Mit der Konferenz 2024 hat sich die Anzahl der Mitwirkenden von EPICo inzwischen auf 18 Institutionen und mehr als vierzig Personen erweitert. Zudem wurden neben den Konferenzvorbereitungen einige Arbeitskreise gegründet, was die Notwendigkeit einer Restrukturierung und auch Professionalisierung der Zusammenarbeit innerhalb von EPICo ergab.

Im August 2024 wurden Terms of Reference verfasst, die erstmals Regelungen für Moderation (Chair und Co-Chair), Mitgliedschaft (Core Membership) und erweiterte Strukturen beinhalten.^[5] So wurden Special Interest Groups (SIGs) für Spezialthemen, derzeit „Metadata“, „High Density Storage Facilities“, in Planung „Collaborations with Publishers and Digitisation Providers“ und andere, sowie Functional Groups für „Conference Planning“ und „Communication and Web Page Updates“ implementiert. Ziele sind einerseits, Foren für Expert*innen zu ermöglichen, ohne die Anzahl der EPICo-Mitglieder unkontrolliert anwachsen zu lassen, und andererseits, unabhängig von physischen oder virtuellen Mitgliedertreffen durchgehend und effizient arbeiten zu können.

2 2nd EPICo Conference „Importance of Print in a Digital World“

Die Konferenz wurde in drei Tagen (25.–27. September 2024) mit jeweils einer Keynote als Tagesstart, insgesamt sechs thematischen Sessions mit drei, vier oder sechs Präsentationen und einer Podiumsdiskussion zum Abschluss organisiert. Im Unterschied zur letzten Konferenz 2022 in Wien wurde diesmal für die drei Keynotes eine inhaltliche Spange gewählt: Ausblick auf außereuropäische Projekte beziehungsweise Voraussetzungen. Diese Herangehensweise wurde gewählt, um bei weiterhin europäischem Fokus von EPICo als Organisation gerade im Rahmen der Konferenz auch dem über Europa hinausgehenden Erfahrungsaustausch Raum zu bieten.

Keynote 1 am Mittwoch wurde von Stéphane Ipert (Director of Heritage and Documentary Projects at Caravane-Earth Foundation)^[6] gehalten und widmete sich vor allem seiner früheren Funktion als Director of Heritage Library der Qatar National Library (2017–2023): „In the Middle East Libraries, Practice Trumps the Choice Between Paper and Digital Formats“. Nach einem historischen Abriss wurde anhand von vier Study Cases auf die gegenwärtige Priorisierung von Bibliotheksgebäuden gegenüber der Versorgung mit wissenschaftlichem Content und die Unterschiede in den Lesepraktiken zu westlichen wissenschaftlichen Institutionen eingegangen. In Keynote 2 donnerstags präsentierte Jamie McCowan (CEO CAVAL)^[7] das nationale australische Projekt zur verteilten Archivierung „CAVAL, Australian Shared Print Collaboration“ inklusive beschlossener Neubauten, modifizierter Finanzierungsformen und der Ergänzung der bisherigen Shared Collection durch eine Collective Collection und die damit verbundene strategische Neuausrichtung.

Am Freitag wurde die dritte und letzte Keynote von Heather Weltin und Anna Striker (beide Co-Chairs der Shared Print Partnership – SPP)^[8] gehalten: „Importance of Metadata for Shared Print and Global Cooperation“. SPP entstand durch den Zusammenschluss der Partnership for Shared Book Collections^[9] mit Rosemont’s Shared Print Alliance^[10] mit dem besonderen Ziel, ein Metadatenkonzept zur Darstellung von und Datenaustausch zwischen Projekten zur lokalen und verteilten Archivierung zu entwickeln und als weltweiten Standard zu implementieren. Das – auch in Zusammenarbeit mit EPICo‘s SIG Metadata – erstellte Ergebnis „Shared Print Actions: Terminology (SPA)“^[11] wurde kurz präsentiert, Anwendungsszenarien wurden dargestellt und zur weiteren internationalen Zusammenarbeit in Umsetzung und Weiterentwicklung wurde eingeladen.

Die sechs Sessions standen in keinem unmittelbaren inhaltlichen Bezug zu den Keynotes des jeweiligen Tages. Vier hatten das erprobte Setting von drei Präsentationen, eine nahm das Format Publishers’ Session der Konferenz in Wien mit kürzeren Statements in vier Beiträgen auf und erstmals wurde in Ergänzung zu der durchgehend zugänglichen Poster-Ausstellung eine Session mit sechs auf eben diesen Postern basierenden „Lessons Learned“-Berichten gestaltet. Diesmal wurden diese durchgehend von EPICo-Mitgliedern eingebracht, für die nächste Konferenz ist geplant, dieses Format auch auf andere Einrichtungen auszurollen.

Session 1 am Mittwochvormittag hatte den Titel „Library Architecture: New Innovations“, wurde von Andy Appleyard (British Library) organisiert und präsentierte rezente Bibliotheks(um)bauprojekte in unterschiedlichen Entwicklungsphasen. Zunächst den gesamten Projektablauf von Planungsbeginn bis Baufertigstellung der neuen Depotbibliothek in Kuopio (Zitat: „size of a soccer field and a pricetag of 20 M€“) durch Johanna Vesterinen (National Repository Library of Finland)^[12]: „Building a Library as a Turnkey Project“. Dann, als Weiterführung einer Präsentation im Rahmen der Konferenz in Wien,^[13] den Entwicklungsstand des neuen Conservation Centre der Bibliothèque nationale de France (BnF)^[14] von Patrice Ract (BnF): „French National Library’s Project for Conservation Centre in Amiens: Where Do Things Stand?“. Zum Abschluss schließlich ein Bericht zur Umsetzung notwendig gewordener Strategieänderungen bei der schon länger geplanten Erweiterung der Kooperativen Speicherbibliothek in Büron von Mike Märki (Kooperative Speicherbibliothek)^[15]: „Facing Obstacles: Challenges in Construction Projects and Innovations“. In diesem Beitrag wurde auch der Einsatz neuester Technologien, wie Künstlicher Intelligenz, Robotik und Visualisierung mittels Laser vorgestellt.

Session 2 „Planning for Sustainability“ am Nachmittag setzte dann unter Leitung von Dani Tschirren (Zentral- und Hochschulbibliothek Luzern) fort und beschäftigte sich mit der Nachhaltigkeit von Kooperationsprojekten im jeweils spezifischen Kontext. Sandra Bracegirdle (University of Manchester) und Hannah Mateer (University of Edinburgh) präsentierten „Working Together to Develop a National Collection: the UK Print Book Collection“ – die von den Research Libraries UK (RLUK)^[16] angestrebte gemeinsame Sammlung gedruckter Bücher – im Besonderen im Hinblick auf gemeinsame Entscheidungsfindungen, Metadaten(austausch) und Verfügbarkeit. Birgit Vinther Hansen (Royal Danish Library, Vinge Project)^[17] ging in ihrem Beitrag „New Low Energy Storage in Vinge – Aspects of Sustainability“ besonders auf effizient genutzte Lagerräume durch Diversifizierung der Bestände, möglichst ökologische Energieversorgung und die Lebenszyklusanalyse von Gebäuden ein. Die Sichtweise auf technologische Lösungen wurde dann in einer voraufgezeichneten Präsentation von Johannes Neuer (Deutsche Nationalbibliothek – DNB – in Leipzig)^[18]: „Automation and Sustainability: Key Considerations for Building DNB’s Fifth Extension in Leipzig“ fortgeführt. Besonders wurde auf die Anforderungen an den neuen Bau und eine Vorstellung der Gewinner des Architekturwettbewerbs eingegangen.

Die dritte und letzte Session des Tages, moderiert von Frédéric Brodkom (Université catholique de Louvain)^[19] beschäftigte sich schließlich mit dem Thema „Safety Plans: How Do We Prepare Our Teams in the Event of Disasters?“. Tanja Vogel (Kooperative Speicherbibliothek) schilderte in „From Zero to Hero? Evolution of In-House Integrated Pest Management (IPM) Competences“ anschaulich ein anlässlich von Papierfischchen (Ctenolepisma longicaudatum) in der Speicherbibliothek entwickeltes Datenmodell und implementierte Workflows zu deren Beseitigung und künftigen Verhinderung. Hendrik Defoort (Ghent University) gab darauf folgend mit „Never Waste a Good Crisis or How a Calamity Evolved into a Gateway to New Services and Collection Mobility at Ghent University Library (2007–2024)“ einen sehr praxisorientierten Überblick zur bibliotheksweiten Zusammenarbeit bei Dislozierungs- und Konservierungsmaßnahmen und zur Standardisierung von oft basalen Entscheidungen, wie Verpackung, Dimensionierung, Lagerung, Kommunikation und vielem mehr. Anlass war die nötige Generalsanierung des Boekentoren (dt. Buchturms) der Genter Universitätsbibliothek des Architekten Henry van de Velde. Den Tagesabschluss bildete dann eine ebenfalls voraufgezeichnete Präsentation von Alessandro Sidoti (Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze)^[20] mit dem Titel „Developing Effective Safety Plans: Preparing Teams in Libraries and Cultural Heritage Institutions for Disaster Response and Recovery“, die einen strukturierten und umfassenden Überblick zu allen erdenklichen Aspekten der Disaster Prevention und zur Entwicklung von Sicherheitsplänen gab.

Nach der zweiten Keynote begann Donnerstagvormittag Session 4 „Access to Print in an Age of Mass Digitisation“, zusammengestellt von Eoin McCarney (National Library of Ireland)^[21], in der spezifisch auf das Motto der diesjährigen Konferenz eingegangen wurde. Helen Sakrihei und Jonny Edvardsen (beide National Library of Norway)^[22] beschrieben in ihrem Vortrag „The Importance of Print Copies in a Digital Library – Experiences from the National Library of Norway“, dass die norwegische Nationalbibliothek (NLN) ausnahmslos jeden Inhalt ihrer Sammlung (Printmaterialien, Fotos, Filme, Karten usw.) digitalisiert, Langzeitarchivierungsmaßnahmen trifft und entweder frei oder aufgrund von Lizenzbedingungen eingeschränkt beziehungsweise zeitverzögert online^[23] zur Verfügung stellt. Darauf folgten Karin Byström (Uppsala University Library und Swedish Collaboration for Shared Print)^[24] und Sandra Bracegirdle (s. o.) mit dem Beitrag „Research on Optimal Numbers of Copies and Consequences for Shared Print Programs and EPICo“, die anhand einer rezenten Publikation^[25] ein mathematisches Modell zur Berechnung von möglichst risikoreduzierenden Mengen von Archivexemplaren darstellten und die Folgen für eine zumindest europäische Kollaboration in den Raum stellten. Da Liz Hayden von der University of Ottawa Library ihren Beitrag „Communication and Change Management in Shared Print Programs: An Investigation into Integration Practices and Stakeholder Perception“ kurzfristig zurückgezogen hatte, konnte die verbleibende Zeit der Session für eine Plenumsdiskussion zu der von Byström und Bracegirdle präsentierten Fragestellung in Bezug auf unterschiedliche Projekte, Regionen oder auch der internationalen Zusammenarbeit genutzt werden.

Der Nachmittag begann mit Session 5 „Future of Print from a Publisher’s Perspective“, vorbereitet und moderiert von Brigitte Kromp (Universitätsbibliothek Wien und Shared Archiving Austria),^[26] einer Fortsetzung des in Wien erstmals getesteten und für sinnvoll befundenen Formats, Verlage zur Darstellung ihrer Sicht auf die in der Konferenz diskutierten Problematiken darzulegen. Voraussetzung war abermals, dass es sich um keine Produktpräsentationen handeln durfte. Maurits van den Boogert (De Gruyter Brill) meinte in seinem Beitrag „The End of Print as a False Prophesy: An Historical Perspective“, dass für Brill und aus seiner Sicht als Experte für Orientalistik und Geschichte des Nahen Ostens die zunehmende Fokussierung auf elektronische Publikationen noch länger keine disruptiven Effekte zeitigen würde. Im Vortrag von Niels Peter Thomas (Springer Nature) „The Past and the Future of Print Books: Between Readers’ Preference and AI“ wurde im Gegensatz dazu zwar der prozentuale und absolute Rückgang der Printumsätze eher mit Auswirkungen der COVID-19-Pandemie als mit Digitalisierung begründet, für die Zukunft wurde aber im Besonderen aufgrund des zunehmenden Einsatzes von Künstlicher Intelligenz ein Paradigmenwechsel in den Raum gestellt, der die Buchnutzung hauptsächlich in digitaler Form und das gedruckte Format vor allem für Archivierungsvorhaben sieht. Danach gingen sowohl Marten Stavenga (John Benjamins Publishing) mit „Will Print Survive: Experiences of a Specialized Smaller Publishing Company“ als auch László Simon-Nanko (Mohr Siebeck) mit „I Love the Smell of Book Ink in the Morning“ (Umberto Eco): „On the Materiality of the Academic and the Niches of Small Publishers“ auf die ökonomische Herausforderung, aber auch die Erwartungshaltung der Kunden an mittelgroße, vor allem geistes- und sozialwissenschaftlich orientierte Verlagshäuser ein.

Den Abschluss des Ablaufs der Sessions bildete Session 6 „Collaborations: Lessons Learned“, moderiert von Amparo Llorente (GRANADO; Spanish National Research Council – CSIC).^[27] Es begann Andy Appleyard (s. o) mit „The British Library: Update on our New Sustainable, High Density, Automated Storage Building“ mit besonderem Augenmerk auf den seit der initialen Planung aufgrund politisch-ökonomischer Bedingungen nötigen Modifizierungen. Danach folgte zuerst Guillaume Niziers (Centre technique du livre de l’enseignement supérieur)^[28] mit „Planning a New Research Library in France: l’Humathèque“ zum unter diesem Synkretismus entworfenen Projekt und Gebäude für Geisteswissenschaften. Darauf Zoitsa Gkinni (National Library of Greece)^[29] mit „Aligning Initiatives with SDGs at the National Library of Greece“ zur Anpassung der Projekte ihrer Bibliothek an Sustainable Development Goals. Dann Frédéric Brodkom (s. o.) mit „The Collaborative Printed Journals Preservation Project of French-speaking Universities of Belgium: A 20-year Retrospective“, einer Zwischenevaluierung des Projekts der wallonischen Universitäten, Olaf Eigenbrodt (Staats- und Universitätsbibliothek Hamburg Carl von Ossietzky und Speicherverbund Nord)^[30] mit „Update from Speicherverbund Nord – From Shared Archiving to Cooperative Storage? A Needs Assessment Project of the Northern German Shared Archiving Cooperation“, einer Reflexion zur möglichen Auswirkung zentraler Förderungen (= Geldmittel) auf eine gemeinsame Archivierungsstrategie, und zuletzt Wolfgang Undorf (National Library of Sweden und Swedish Collaboration for Shared Print), der in „How to Do What We Know We Should Do: Ways Towards a Swedish Shared Print Initiative“ einerseits die Frage der „möglichst verlässlichen“ Anzahl von Archivexemplaren des Vortags mit Blick auf Schweden aufnahm und andererseits die Problematik von „bibliographical dark matter“, also nirgendwo verzeichnetem Bibliotheksbestand, ansprach.

Den letzten inhaltlichen Teil der Konferenz bildete eine Panel Discussion, vorbereitet und geleitet von Wolfgang Mayer (Universitätsbibliothek Wien und Shared Archiving Austria), die das Hauptthema der diesjährigen Konferenz aufnehmen und die Sicht unterschiedlicher wissenschaftlicher Fachbereiche (eingeladen waren Forscher*innen aus der Veranstaltungsregion Katalonien) wie auch der Verlagshäuser und der bestandsaufbauenden Bibliotheken darstellen sollten. Diskutant*innen waren Lluís M. Anglada i de Ferrer (Consortium of Services for the Universities of Catalonia – CSUC),^[31] Lucia Campanella (Universitat Oberta de Catalunya – UOC),^[32] Jaume Subirana (Universitat Pompeu Fabra – UPF)^[33] und Marten Stavenga (s. o., für Verlage).

Es gab drei vorbereitete Fragenrunden:

1. Please tell us your thoughts and impressions about the overall subject of the conference.

2. The Past and the Present: Describe the role and/or importance of printed (academic) literature for you, your field and your activities, und

3. The Future: With regard to the contributions during the last three days: How do you see the future of printed literature in 10 to 20 years? Do you have a wish list and/or proposals for the other players within the ecosystem?

Die Standpunkte dazu ergaben insbesondere die Bedeutung der Themenstellung und den Impakt der Verwendung (und damit implizit Verfügbarkeit) gedruckter Inhalte vor allem für die Lehre und den Einstieg in das wissenschaftliche Arbeiten, aber auch in der folgenden Plenardiskussion die Notwendigkeit, zwischen Aufbewahrung gedruckter Bestände und digitaler Verfügbarkeit der Inhalte zu unterscheiden.

Zum offiziellen Schluss der 2nd EPICo Conference konnte von den Chairs Dani Tschirren und Santi Balagué i Linares als Zeitpunkt und Ort der nächsten Konferenz Herbst 2026 an der British Library in London bekanntgegeben werden. Am Samstag wurde noch eine Exkursion zu GEPA,^[34] der Einrichtung zur Archivierung aller katalanischen, akademischen Einrichtungen, inklusive Erklärung der verwendeten Logistik, aller bibliothekarischen Workflows, der Wertschöpfungen und Sicherheitsmechanismen angeboten.

Wie schon 2022 in Wien wurden die Beiträge videographiert. Sowohl die PDF-Versionen als auch die Filmmitschnitte werden in PHAIDRA, dem Repositorium der Universität Wien, archiviert und frei verfügbar gemacht.^[35]

3 Zahlen und Survey

Insgesamt haben an der Konferenz 103 Personen aus 21 Nationen teilgenommen. Kurz nach Abschluss der Veranstaltung wurde von Dani Tschirren eine Umfrage via Lamapoll^[36] erstellt und an alle Teilnehmer*innen ausgeschickt. 41 Personen haben reagiert und sowohl Zufriedenheitsabfragen beantwortet als auch Vorschläge zur künftigen Konferenzgestaltung geliefert.

Die sechs Bewertungsfragen hatten jeweils ein fünfgradiges Beurteilungsschema und lauteten: „Was the content of the conference useful?“; „To what extent did the conference include diverse topics, voices and experiences?“; „How well did the conference cover sustainability and environmental issues?“; „Did you find the structure of the conference sessions satisfactory?“; „How well did the conference suggest useful ideas and/or innovative practices?“; „How did you find the conference organization?“.

In 93,75 % der Antworten wurde eine der beiden Bestnoten vergeben (54,04 % Sehr Gut, 39,72 % Gut), kein einziges Mal eine der beiden schlechtesten Benotungen. 65 % der Antwortenden hat definitiv Bereitschaft bekundet, an der nächsten Konferenz teilzunehmen, 32,5 % dieses als wahrscheinlich bezeichnet.

Als Vorschläge für neue Themenschwerpunkte wurden eingebracht: „Bestandsaufbau und Erhaltungsmaßnahmen“; „Aktivitätsberichte seitens EPICo“; „Strategische Perspektiven der Verteilten Archivierung“; „Einfluss digital vorhandener Produkte (Digitalisierungsstrategien, Verlage usw.)“; „Impakt Künstlicher Intelligenz“. Als ergänzende Formate wurden empfohlen: „Breakout Sessions in Form von Workshops oder moderierten Diskussionsforen zu angekündigten Themen“ (zur Erhöhung der Interaktivität); „Erweiterung der Poster Session“. Generell wurde noch das Interesse an (ökologischer und ökonomischer) Nachhaltigkeit und den Möglichkeiten internationaler Abstimmung und Zusammenarbeit angemeldet.

Die Ergebnisse des Surveys wurden aufbereitet und im folgenden EPICo Meeting diskutiert. Sie werden in die Vorbereitung der kommenden Konferenz 2026 in London eingehen.