Erfassung von Publikationskosten an wissenschaftlichen Einrichtungen in Deutschland

2.1 Umfragedesign

Die Erhebung orientierte sich an der folgenden Leitfrage: Wie werden Daten zu Publikationskosten aktuell an wissenschaftlichen Einrichtungen in Deutschland erfasst? Für die Definition des Begriffs Publikationskosten wurde das Glossar des Projekts open-access.network genutzt.^[23] Book Processing Charges (BPC) wurden in der Umfrage nicht berücksichtigt. Umgesetzt wurde die Erhebung als personalisierte Online-Umfrage.

2.1.1 Verteilererstellung

In einem ersten Schritt wurde zwischen dem 20. Juni 2024 und dem 05. September 2024 eine Liste wissenschaftlicher Einrichtungen in Deutschland anhand bereits bestehender Verzeichnisse erstellt. Dabei wurden wissenschaftliche Einrichtungen als öffentlich finanzierte Institutionen definiert, an denen Forschung durch die dort beschäftigten Personen als eine Kerntätigkeit der Institution durchgeführt wird. Für die Einrichtungstypen Universitäten und Fachhochschulen wurde der Hochschulkompass^[24] verwendet, für die Ressortforschungseinrichtungen des Bundes eine Liste der Arbeitsgemeinschaft der Ressortforschungseinrichtungen^[25] und für die außeruniversitären Einrichtungen Listen der jeweiligen übergeordneten Organisationen (Fraunhofer-Gesellschaft,^[26] Helmholtz-Gemeinschaft,^[27] Leibniz-Gemeinschaft^[28] und Max-Planck-Gesellschaft (MPG)^[29]).

Die resultierende Liste wurde überprüft und wo nötig angepasst. So wurde das KIT – Karlsruher Institut für Technologie nicht den Helmholtz-Zentren zugerechnet, da es auch auf der Liste der Universitäten genannt wird, was dem Status des KIT nach der Eigenbezeichnung als „Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ besser entspricht. Von der Liste der Max-Planck-Gesellschaft wurden insgesamt 14 Einträge gestrichen: Vier befinden sich im Ausland, eins ist lediglich assoziiertes Mitglied der MPG, fünf haben zwei Standorte, von denen jeweils nur der Hauptsitz ausgewählt wurde, und vier weitere Institute mit unklarem Status wurden ebenfalls nicht berücksichtigt. Bei den Ressortforschungseinrichtungen war es in einem Fall nicht möglich, Kontaktdaten zu ermitteln, weshalb der Eintrag ebenfalls entfernt wurde. Die Anzahl der kontaktierten Einrichtungen nach Einrichtungstyp ist in Tab. 1 dargestellt.

Abb. 1:

Standorte der Einrichtungen im Verteiler nach Einrichtungstyp

Diese Liste wurde als Basis für die Recherche von Kontaktinformationen und die Erstellung eines Verteilers verwendet. Für jede Einrichtung wurde eine Kontaktadresse in den Verteiler aufgenommen. Bei der Auswahl der Kontaktadressen war Prozessnähe das wichtigste Kriterium, sodass Open-Access-Beauftragte, Publikationsabteilungen und Bibliotheksleitungen favorisiert wurden. Zudem wurden Einzelpersonen gegenüber Abteilungen und Funktionsadressen bevorzugt. Bei Einzelpersonen wurden für ein personalisiertes Anschreiben Vor- und Nachname erfasst, um so die Antwortwahrscheinlichkeit zu erhöhen. Für alle Einrichtungen im Verteiler wurde die ROR-ID der wissenschaftlichen Einrichtung hinterlegt, sofern diese vorhanden war. Dies ermöglicht die Zuordnung der Antworten zu einer wissenschaftlichen Einrichtung und die Anreicherung der Umfragedaten um Daten aus weiteren Quellen. Beim Anlegen des Verteilers im genutzten Umfragewerkzeug (die Lime-Survey-Instanz der Humboldt-Universität zu Berlin) werden bei personalisierten Umfragen individuelle Tokens vergeben. Für jeden Token kann der Fragebogen nur einmal ausgefüllt werden. Abb. 1 zeigt die Standorte der Einrichtungen im Verteiler nach Einrichtungstyp. Die Koordinaten wurden über die ROR-ID von der ROR-API bezogen.

2.2 Feldphase

Die Umfrage war im Zeitraum von 01. Oktober 2024 bis zum 12. November 2024 aktiv. Im Laufe der Feldphase wurden zwei Erinnerungen an die Teilnehmenden verschickt, am 29. Oktober 2024 und am 05. November 2024. Ergänzend wurde die Umfrage über die E-Mail-Verteiler der dbv-Sektionen 4 und 5 sowie den Verteiler der an DEAL teilnehmenden Einrichtungen beworben.

2.3 Rücklauf

Bis zum Ende der Feldphase gingen 258 vollständige Antworten ein, was einer Rücklaufquote von 44,3 % entspricht. Bei einer Grundgesamtheit von 583 und einer Stichprobengröße von 258 ergibt sich ein maximaler Stichprobenfehler von 4,56 %. Tab. 1 beschreibt den Rücklauf für die einzelnen Einrichtungstypen.

2.4 Datenaufbereitung und Auswertung von Freitextfragen

In Vorbereitung der Auswertung wurden Angaben in Freitextfeldern geprüft und gegebenenfalls umkodiert. Nach Sichtung der Freitextfelder konnten 103 Kommentare zu 13 Fragen einer bestehenden Antwortoption zugeordnet werden. 71 Antworten auf die Freitextfrage 16 wurden angepasst, um, sofern möglich, auswertbare numerische Angaben zu erhalten.

In der Umfrage waren zwei inhaltliche Freitextfragen (Fragen 4 und 9) enthalten. Da die Anzahl der Antworten und die Textmenge zu klein für eine klassische qualitative Inhaltsanalyse waren, wurden die Antworttexte stattdessen zunächst zusammengefasst, um anschließend inhaltsbeschreibende Codes zuzuordnen. So konnte eine systematische Inhaltserfassung erreicht werden; auf die Angabe von Häufigkeiten wurde verzichtet.

3.1 Bereich der Einrichtung

Bei Frage 1 „In welchem Bereich Ihrer Einrichtung sind Sie tätig?“ (n = 258) gab die überwiegende Mehrzahl (84,1 %, n = 217) der Teilnehmenden an, dass sie an der Bibliothek der Einrichtung ansässig sind. 6,6 % (n = 17) ordneten sich der Leitungsebene, 6,2 % (n = 16) einer anderen zentralen Einrichtung (z. B. Forschungsservice oder Drittmittelabteilung) zu. Jeweils 2 Teilnehmende (0,8 %) waren in der Finanzabteilung bzw. in Forschung und Lehre (z. B. an einer Fakultät, einem Lehrstuhl o. ä.) tätig. 1,6 % (n = 4) machten bei dieser Frage keine Angabe.

3.2 Monitoringaktivitäten

Fragen 2–4 des Fragebogens bezogen sich auf Monitoringaktivitäten an den befragten Einrichtungen.

Abb. 2:

Systematischer Überblick über das Publikationsaufkommen (A) bzw. Publikationskosten (B)

In Bezug auf Monitoringaktivitäten gab etwas mehr als die Hälfte (51,6 %, n = 133) der Teilnehmenden an, dass ein systematischer Überblick über das Publikationsaufkommen bereits erreicht ist (Frage 2 „Wird an Ihrer Einrichtung ein systematischer Überblick über das Publikationsaufkommen angestrebt?“ n = 258, vgl. Abb. 2, A). Etwa ein Drittel (32,9 %, n = 85) strebte einen systematischen Überblick zwar an, hat diesen Zustand jedoch noch nicht erreicht. 6,6 % (n = 17) erfassten das Publikationsaufkommen nicht systematisch, planten dies jedoch zukünftig, 5 % (n = 13) strebten dies auch nicht an. 3,9 % (n = 10) machten bei dieser Frage keine Angabe. Ein systematischer Überblick über das Publikationsaufkommen war bereits an über 75 % der Helmholtz-Zentren (90 %, n = 9), der Ressortforschungseinrichtungen des Bundes (81,8 %, n = 18) und der Leibniz-Institute (78,3 %, n = 36) erreicht.

Auf Frage 3 „Wird an Ihrer Einrichtung ein systematischer Überblick über Publikationskosten angestrebt?“ (n = 258, vgl. Abb. 2, B) antworteten 43,8 % (113) der Teilnehmenden, dass eine systematische Erfassung von Publikationskosten an ihrer Einrichtung zwar vorgesehen, jedoch noch nicht erreicht ist. 26,7 % (n = 69) gaben an, dass ein systematischer Überblick über Publikationskosten bereits umgesetzt ist. Ein solcher systematischer Überblick war für 13,2 % (n = 34) der Teilnehmenden noch nicht erreicht und auch nicht vorgesehen, 10,1 % (n = 26) planten die Umsetzung in Zukunft. 6,2 % (n = 16) machten bei dieser Frage keine Angabe. Ein systematischer Überblick über Publikationskosten war für mindestens 50 % der Einrichtungen eines Typs nur an Ressortforschungseinrichtungen des Bundes (72,7 %, n = 16) und Helmholtz-Zentren (50 %, n = 5) erreicht.

Frage 4 „Weshalb wird an Ihrer Einrichtung kein systematischer Überblick über Publikationskosten angestrebt?“ (n = 24), die als Freitextfrage angelegt war, wurde nur angezeigt, wenn bei Frage 3 die Option „nein, dies ist nicht geplant“ ausgewählt wurde. Am häufigsten wurden der mangelnde Bedarf oder Ressourcen an der Einrichtung als Gründe genannt. In einigen Fällen fehlten Prozesse oder Unterstützung durch die Leitungsebene, oder die Erfassung von Publikationskosten erfolgte an einer übergeordneten Einrichtung.

Abb. 3:

Abdeckung des finanziellen Bedarfs durch Publikationsfonds

3.3 Publikationsfonds

Fragen 5 bis 10 des Fragebogens bezogen sich auf Publikationsfonds.

Die Antworten auf Frage 5 „Können Publikationskosten an Ihrer Einrichtung vollständig oder anteilig durch einen Publikationsfonds bezahlt werden?“ (n = 258) zeigen, dass an der überwiegenden Mehrzahl (74 %, n = 191) der Einrichtungen ein Publikationsfonds vorhanden war. 14,3 % (n = 37) der Befragten gaben an, dass die Implementierung eines Publikationsfonds nicht geplant ist. 7 % (n = 18) haben dies geplant. 4,7 % (n = 12) machten bei dieser Frage keine Angabe. Ein Publikationsfonds war an über 75 % der Universitäten (92,8 %, n = 64) und der Max-Planck-Institute (77,4 %, n = 24) eingerichtet.

Fragen 6–8 wurden nur angezeigt, wenn auf Frage 5 mit der Antwortoption „ja“ geantwortet wurde.

An 75 % (n = 138) der Einrichtungen mit Publikationsfonds war laut Frage 6 „Ist an Ihrer Einrichtung eine anteilige Finanzierung von Publikationskosten (Kostensplitting) möglich?“ (n = 184). 13,6 % (n = 25) der Teilnehmenden gaben an, dass dies an ihrer Einrichtung nicht geplant ist. 3,3 % (n = 6) planten, dies in Zukunft umzusetzen. 8,2 % (n = 15) machten bei dieser Frage keine Angabe.

Frage 7 befasste sich mit den Finanzierungsquellen des Publikationsfonds („Woher stammen die Mittel für den Publikationsfonds?“ n = 184, Mehrfachauswahl möglich). Mit Abstand am häufigsten flossen Haushaltsmittel einer zentralen Serviceeinrichtung (53,3 %, n = 98), beispielsweise der Bibliothek oder der Einrichtung selbst (47,8 %, n = 88) in die Finanzierung des Publikationsfonds ein. Drittmittel, die von einer zentralen Serviceeinrichtung (26,1 %, n = 48) oder der Einrichtung selbst (22,8 %, n = 42) eingeworben wurden, waren etwas weniger verbreitet. Haushaltsmittel aus Abteilungen der Forschung und Lehre (14,7 %, n = 27) und einer übergeordneten Institution (12 %, n = 22), etwa der Max Planck Digital Library (MPDL) im Fall der MPG, trugen ebenfalls in einigen Fällen zur Finanzierung bei. 8,2 % (n = 15) der Teilnehmenden gaben an, dass Drittmittel aus Forschung und Lehre den Publikationsfonds mitfinanzieren, 6,5 % (n = 12) griffen auf Mittel der Länder und 3,3 % (n = 6) auf Drittmittel, die eine übergeordnete Institution eingeworben hat, zurück. 1,1 % (n = 2) machten bei dieser Frage keine Angabe. Die Teilnehmenden wählten bis zu 6 Antwortoptionen aus, im Durchschnitt 2. Dies lässt darauf schließen, dass ein durchschnittlicher Publikationsfonds aus zwei Quellen finanziert wurde.

Auf Frage 8 „In welchem Umfang decken die Mittel des Publikationsfonds nach Ihrer Einschätzung den finanziellen Bedarf der Einrichtungsangehörigen für Publikationskosten?“ (n = 184) gab etwa ein Drittel der Teilnehmenden (34,2 %, n = 63) an, dass der Publikationsfonds den finanziellen Bedarf an der Einrichtung zu „75–100 %“ deckt (vgl. Abb. 3). Ähnlich häufig (28,3 %, n = 52) wurde die Antwortoption „50–74 %“ gewählt. Den finanziellen Bedarf zu „25–49 %“ gedeckt sahen 14,1 % (n = 26) der Teilnehmenden, zu „0–24 %“ 9,2 % (n = 17) der Teilnehmenden. 14,1 % (n = 26) machten bei dieser Frage keine Angabe. Den finanziellen Bedarf einer Einrichtung deckte der Publikationsfonds überwiegend (zu 75–100 %) an mindestens der Hälfte der Ressortforschungseinrichtungen des Bundes (86,7 %, n = 13), der Max-Planck-Institute (52,4 %, n = 11) und der Helmholtz-Zentren (50 %, n = 3), denen diese Frage angezeigt wurde.

Fragen 9 und 10 wurden nur angezeigt, wenn auf Frage 5 mit den Antwortoptionen „nein, dies ist jedoch geplant“ oder „nein, dies ist nicht geplant“ geantwortet wurde.

Abb. 4:

Bewertung des (A) Problembewusstseins auf und (B) Unterstützung durch die Leitungsebene

Die Antworten auf Frage 9 „Aus welchen Mitteln werden Publikationskosten an Ihrer Einrichtung bezahlt?“ (n = 46), die als Freitextfrage angelegt war, zeigten, dass Einrichtungen ohne Publikationsfonds ähnliche Finanzierungsquellen nutzen wie Einrichtungen mit Publikationsfonds. Sie deckten sich weitgehend mit den Antwortoptionen, die für Frage 7 angeboten wurden.

Von den Teilnehmenden der 52 Einrichtungen ohne Publikationsfonds stimmte etwa ein Drittel der Aussage in Frage 10 „Meine Einrichtung sieht Forschende selbst in der Verantwortung, die Finanzierung von Publikationen zu organisieren.“ eher zu (21,2 %, n = 11) bzw. zu (13,5 %, n = 7). 28,8 % (n = 15) antworteten mit „teils-teils“, 19,2 % (n = 10) stimmten nicht, und 7,7 % (n = 4) eher nicht zu. 9,6 % (n = 5) machten bei dieser Frage keine Angabe.

3.4 Verlagsverträge

Die Fragen 11 und 12 des Fragebogens befragten Teilnehmende zu Verlagsverträgen.

91,9 % (n = 237) der Teilnehmenden antworteten „ja“ auf Frage 11 „Nimmt Ihre Einrichtung an einem oder mehreren der DEAL-Verträge teil?“ (n = 258). Von den Einrichtungen, die nicht an den DEAL-Verträgen teilnahmen (5,4 %, n = 14), gab keine an, dies in Zukunft zu planen. 2,7 % (n = 7) machten bei dieser Frage keine Angabe.

Auf Frage 12 „Hat Ihre Einrichtung abseits der DEAL-Verträge Verträge mit Verlagen abgeschlossen, die sich auf Publikationskosten auswirken?“ (n = 258) antworteten 76,4 % (n = 197) der Teilnehmenden, dass ihre Einrichtung weitere Verlagsverträge abgeschlossen hat. 16,3 % (n = 42) hatten keine weiteren Verträge abgeschlossen und dies auch in Zukunft nicht vor, 1,9 % (n = 5) planten den Abschluss weiterer Verträge. 5,4 % (n = 14) machten bei dieser Frage keine Angabe.

3.5 Leitungsebene

Frage 13 „Inwiefern stimmen Sie der folgenden Aussage zu?“ (n = 242) wurde als Matrixfrage konzipiert, mit der Teilnehmende um eine Einschätzung zur Haltung der Leitungsebene gegenüber dem Thema Erfassung von Publikationskosten gebeten wurden (vgl. Abb. 4). Die Frage wurde nur Personen angezeigt, die nicht selbst in Leitungspositionen agierten (wenn auf Frage 1 nicht mit der Antwortoption „Leitungsebene der Einrichtung“ geantwortet wurde).

Der Aussage „Die Leitungsebene der Einrichtung hat ein ausgeprägtes Problembewusstsein für die Erfassung von Publikationskosten.“ in Teilfrage 13 A stimmten 23,1 % (n = 56) der Teilnehmenden eher zu, 21,1 % (n = 51) der Teilnehmenden stimmten zu. 19,4 % (n = 47) der Teilnehmenden gaben „teils-teils“ an, 13,6 % (n = 33) stimmten eher nicht zu, und 11,2 % (n = 27) stimmten nicht zu. 11,6 % (n = 28) machten bei dieser Frage keine Angabe.

Der Aussage in Teilfrage 13 B „Die Leitungsebene der Einrichtung unterstützt die Erfassung von Publikationskosten an der Einrichtung umfassend.“ stimmten 23,6 % (n = 57) der Teilnehmenden eher zu, 21,9 % (n = 53) der Teilnehmenden stimmten zu. 17,8 % (n = 43) der Teilnehmenden gaben „teils-teils“ an, 12,8 % (n = 31) stimmten nicht zu, und 12,4 % (n = 30) stimmten eher nicht zu. 11,6 % (n = 28) machten bei dieser Frage keine Angabe.

Abb. 5:

Erfassung der Publikationskosten

3.6 Arbeitsabläufe – Rahmenbedingungen

Die Fragen 14 bis 16 des Fragebogens thematisierten allgemeine Rahmenbedingungen zur Gestaltung von Abläufen zur Erfassung von Publikationskosten. Sie wurden nur angezeigt, wenn auf Frage 3 mit „ja, ein systematischer Überblick ist bereits erreicht“ oder „ja, ein systematischer Überblick ist jedoch noch nicht erreicht“ geantwortet wurde.

Auf Frage 14 „Sind Abläufe für die Erfassung von Publikationskosten an Ihrer Einrichtung klar geregelt?“ (n = 178) antworteten 42,7 % (n = 76) der Teilnehmenden mit „ja, es gibt verbindliche Workflows, Geschäftsgänge oder Arbeitsanweisungen“. 38,8 % (n = 69) berichteten, dass es an ihrer Einrichtung Abläufe für die Erfassung von Publikationskosten gibt, diese aber nicht verbindlich geregelt sind. 16,9 % (n = 30) gaben an, dass es an ihrer Einrichtung keine Abläufe gibt. 1,7 % (n = 3) machten bei dieser Frage keine Angabe. Verbindliche Regelungen für die Erfassung von Publikationskosten gab es für mehr als 75 % der Einrichtungen eines Typs, denen diese Frage angezeigt wurde, nur an Ressortforschungseinrichtungen des Bundes (88,2 %, n = 15).

Die Erfassung erfolgte an 56,7 % (n = 101) der Einrichtungen zentral an einer Abteilung der Einrichtung (Frage 15 „Wie werden Publikationskosten an Ihrer Einrichtung erfasst?“ n = 178, Mehrfachauswahl möglich, vgl. Abb. 5). 33,1 % (n = 59) der Teilnehmenden antworteten, dass Publikationskosten dezentral an mehreren Abteilungen und in mehreren Systemen erfasst würden. Eine übergeordnete Einrichtung (wie etwa die MPDL für die MPG) erfasste Publikationskosten zentral für 9,6 % (n = 17) der Einrichtungen. 8,4 % (n = 15) der Teilnehmenden gab an, dass Publikationskosten dezentral an mehreren Abteilungen, aber in einem gemeinsamen System erfasst werden. 3,9 % (n = 7) machten bei dieser Frage keine Angabe. Die Teilnehmenden wählten bis zu 3 Antwortoptionen aus, im Durchschnitt 1,1. Zentral erfasst wurden Publikationskosten an mehr als 75 % der Einrichtungen eines Typs, denen diese Frage angezeigt wurde, nur an Ressortforschungseinrichtungen des Bundes („zentral an einer Abteilung der Einrichtung“, 82,4 %, n = 14) und an Max-Planck-Instituten („zentral an einer übergeordneten Institution“, 77,8 %, n = 14).

Frage 16 „Bei wie vielen Publikationen von Angehörigen Ihrer Einrichtung sind 2023 schätzungsweise Publikationskosten zulasten Ihrer Einrichtung angefallen?“ (n = 123) war als Freitextfrage angelegt. Teilnehmende gaben Werte zwischen 1 und 3000 an, mit einem Median von 35 und einem Durchschnitt von 226,4 Publikationen (vgl. Abb. 6). Die Standardabweichung war mit 407,6 sehr hoch.

3.7 Arbeitsabläufe – Praxis

Die Fragen 17 bis 21 des Fragebogens befassten sich mit der konkreten Ausgestaltung von Abläufen zur Erfassung von Publikationskosten. Sie wurden nur angezeigt, wenn auf Frage 3 mit „ja, ein systematischer Überblick ist bereits erreicht“ oder „ja, ein systematischer Überblick ist jedoch noch nicht erreicht“ geantwortet wurde.

Die Antworten auf Frage 17 „Welche Bereiche sind an Ihrer Einrichtung in die Erfassung von Publikationskosten involviert?“ (n = 178, Mehrfachauswahl möglich) zeigen, dass an der Mehrzahl der wissenschaftlichen Einrichtungen die Bibliothek (87,6 %, n = 156) und die Finanzabteilung (78,1 %, n = 139) in die Erfassung von Publikationskosten involviert waren. Eine andere zentrale Abteilung (etwa Forschungsservice oder Drittmittelabteilung) war in 38,2 % (n = 68) der Einrichtungen mit dieser Aufgabe befasst. Abteilungen aus Forschung und Lehre waren in 25,3 % (n = 45), die Leitungsebene der Einrichtung in 9 % (n = 16) der Fälle in diese Prozesse involviert. 1,1 % (n = 2) machten bei dieser Frage keine Angabe. Die Teilnehmenden wählten bis zu 4 Antwortoptionen aus, bei einem Median von 2. Dies lässt darauf schließen, dass an einer durchschnittlichen Einrichtung zwei Abteilungen in die Erfassung von Publikationskosten involviert waren.

Abb. 6:

Schätzung der Anzahl von Publikationen, für die 2023 Publikationskosten angefallen sind

Die Zusammenarbeit der beteiligten Bereiche (Frage 18 „Wie bewerten Sie die Zusammenarbeit der beteiligten Bereiche bei der Erfassung von Publikationskosten?“ n = 178) bewerteten 43,3 % (n = 77) der Teilnehmenden als „eher gut“, 23 % (n = 41) als „sehr gut“. 19,1 % (n = 34) bewerteten die Zusammenarbeit als „mittelmäßig“, 5,1 % (n = 9) als „eher schlecht“. Die Antwortoption „sehr schlecht“ wurde nicht gewählt. 9,6 % (n = 17) machten bei dieser Frage keine Angabe.

Bei Frage 19 „Welche Werkzeuge werden an Ihrer Einrichtung zur Erfassung von Publikationskosten eingesetzt?“ (n = 178, Mehrfachauswahl möglich) gab die Mehrzahl der Teilnehmenden an, dass an ihrer Einrichtung ein Tabellenkalkulationsprogramm (74,2 %, n = 132) oder ein Finanzmanagementsystem (66,3 %, 118) für die Erfassung von Publikationskosten genutzt werden. 48,3 % (m = 86) nutzten Dashboards, die beispielsweise von Verlagen bereitgestellt werden, 33,7 % (n = 60) ein Bibliotheksmanagementsystem und 24,7 % (n = 44) ein Repositorium oder eine vergleichbare Sammlung von Publikationen bzw. Publikationsdaten. 17,4 % (n = 31) berichten, dass an ihrer Einrichtung eine individuelle Datenbank erstellt wurde. Seltener genutzt wurden Ticketsysteme (9,6 %, n = 17), Forschungsinformationssysteme (8,4 %, n = 15) und Wikis (2,8 %, n = 5). 3,9 % (n = 7) machten bei dieser Frage keine Angabe. Die Teilnehmenden wählten bis zu 8 Antwortoptionen aus, im Durchschnitt 2,9. Dies lässt darauf schließen, dass an einer durchschnittlichen Einrichtung rund drei verschiedene Werkzeuge für die Erfassung von Publikationskosten eingesetzt wurden.

Frage 20 „Wie schätzen Sie die Zuverlässigkeit der Erfassung von Ausgaben für Publikationskosten durch die folgenden Mittel an Ihrer Einrichtung ein?“ (n = 178) wurde als Matrixfrage konzipiert, mit der Teilnehmende um eine Einschätzung der Erfassung für bestimmte Mitteltypen gebeten wurden (vgl. Abb. 7).

Die Erfassung des Mitteltyps „Mittel, die von einer zentralen Serviceeinrichtung verwaltet werden (z. B. über einen Publikationsfonds)“ in Teilfrage 20 A schätzten 74,2 % (n = 132) der Teilnehmenden als „sehr zuverlässig“ und 15,2 % (n = 27) als „eher zuverlässig“ ein. 1,7 % (n = 3) bewerteten die Zuverlässigkeit als „mittelmäßig“. Die Antwortoptionen „eher unzuverlässig“ und „sehr unzuverlässig“ wurden nicht gewählt. 9 % (n = 16) machten bei dieser Teilfrage keine Angabe.

Die Erfassung des Mitteltyps „Drittmittel, die von Forschung und Lehre (z. B. Fakultät, Institut, Department, Lehrstuhl, Sektion, individuelle Forschende) eingeworben werden“ in Teilfrage 20 B schätzten 33,1 % (n = 59) der Teilnehmenden als „mittelmäßig“ ein. 20,8 % (n = 37) bewerteten die Erfassung als „eher zuverlässig“, 12,9 % (n = 23) als „sehr zuverlässig“. Als „eher unzuverlässig“ empfanden 10,7 % (n = 19) und als „sehr unzuverlässig“ 5,6 % (n = 10) der Teilnehmenden die Erfassung. 16,9 % (n = 30) machten bei dieser Teilfrage keine Angabe.

Die Erfassung des Mitteltyps „Haushaltsmittel, die für Forschung und Lehre (z. B. Fakultät, Institut, Department, Lehrstuhl, Sektion, individuelle Forschende) bereitgestellt werden“ in Teilfrage 20 C schätzten 24,2 % (n = 43) der Teilnehmenden als „mittelmäßig“ ein. 19,7 % (n = 35) bewerteten die Erfassung als „sehr zuverlässig“, 19,1 % (n = 34) als „eher zuverlässig“. Als „eher unzuverlässig“ empfanden 15,7 % (n = 28) und als „sehr unzuverlässig“ 2,8 % (n = 5) der Teilnehmenden die Erfassung. 18,5 % (n = 33) machten bei dieser Teilfrage keine Angabe.

Abb. 7:

Bewertung der Zuverlässigkeit der Erfassung von (A) Mitteln, die von einer zentralen Serviceeinrichtung verwaltet wurden, (B) Drittmitteln, die von Forschung und Lehre eingeworben wurden und (C) Haushaltsmitteln, die für Forschung und Lehre bereitgestellt wurden

Auf Frage 21 „Wird an Ihrer Einrichtung die kontinuierliche Erfassung von Publikationskosten während eines Berichtsjahres angestrebt?“ (n = 178) antworteten 42,7 % (n = 76) der Teilnehmenden, dass die kontinuierliche Erfassung von Publikationskosten während eines Berichtsjahres angestrebt wird, jedoch noch nicht erreicht ist (vgl. Abb. 8). 40,4 % (n = 72) hatten dieses Ziel bereits erreicht. 6,7 % (n = 12) hatten die kontinuierliche Erfassung nicht erreicht und planten dies auch nicht, 5,6 % (n = 10) sahen dies in Zukunft vor. 4,5 % (n = 8) machten bei dieser Frage keine Angabe.

3.8 Beitrag zur Open-Access-Transformation

Fragen 22 bis 24 des Fragebogens thematisierten den wahrgenommenen Beitrag der Erfassung von Publikationskosten auf die Open-Access-Transformation insgesamt. Frage 22 war eine Filterfrage und wurde nur angezeigt, wenn auf Frage 3 mit „ja, ein systematischer Überblick ist bereits erreicht“ oder „ja, ein systematischer Überblick ist jedoch noch nicht erreicht“ geantwortet wurde.

59 % (n = 105) der Teilnehmenden antworteten auf Frage 22 „Sind die erfassten Publikationskosten Grundlage strategischer Entscheidungen an Ihrer Einrichtung (z. B. im Rahmen der Mittelplanung)?“ (n = 178) mit „ja“. 25,3 % (n = 45) gaben an, dass erfasste Publikationskosten an ihrer Einrichtung nicht zur Entscheidungsfindung beitragen. 15,7 % (n = 28) machten bei dieser Frage keine Angabe.

Den Beitrag der Erfassung von Publikationskosten für die Open-Access-Transformation schätzten 46,9 % (n = 121) als „sehr wichtig“, 33,3 % (n = 86) als „eher wichtig“ ein (Frage 23 „Wie bewerten Sie den Beitrag der Erfassung von Publikationskosten für die Gestaltung der Open-Access-Transformation insgesamt?“ n = 258, vgl. Abb. 9). 8,1 % (n = 21) schätzten die Bedeutung als „mittelmäßig“ ein, 3,9 % (n = 10) als „eher unwichtig“ und 1,2 % (n = 3) als „sehr unwichtig“. 6,6 % (n = 17) machten bei dieser Frage keine Angabe. Den Beitrag der Erfassung zur Gestaltung der Open-Access-Transformation bewerteten mehr als 75 % der Helmholtz-Zentren (80 %, n = 8), Universitäten (53,6 %, n = 37) und Fachhochschulen (51,4 %, n = 38) als „sehr wichtig“.

25,2 % (n = 65) der Teilnehmenden hielten die Umsetzung eines Informationsbudgets an ihrer Einrichtung bis 2025 für „eher unwahrscheinlich“, 23,3 % (n = 60) für „sehr unwahrscheinlich“ (Frage 24 „Für wie realistisch halten Sie die Umsetzung eines Informationsbudgets an Ihrer Einrichtung bis 2025?“ n = 258, vgl. Abb. 10). 16,3 % (n = 42) wählten die Option „vielleicht“. Für „eher wahrscheinlich“ hielten diese Entwicklung 15,1 % (n = 39) der Teilnehmenden. 7,8 % (n = 20) gaben an, dass ein Informationsbudget an ihrer Einrichtung bereits umgesetzt ist. 7 % (n = 18) hielten die Umsetzung im genannten Zeitraum für „sehr wahrscheinlich“. 5,4 % (n = 14) machten bei dieser Frage keine Angabe. Die Umsetzung eines Informationsbudgets bis 2025 war für mindestens die Hälfte der Einrichtungen eines Typs nur an Helmholtz-Zentren wahrscheinlich („eher wahrscheinlich“, 50 %, n = 5).

Abb. 8:

Kontinuierliche Erfassung von Publikationskosten während eines Berichtsjahres

4.1 Monitoringaktivitäten sind noch nicht flächendeckend etabliert

Die Erhebung zeigt, dass Monitoringaktivitäten – sowohl für das Publikationsaufkommen als auch für die -kosten an einer Einrichtung – noch nicht flächendeckend etabliert sind. So gibt nur etwa die Hälfte der Teilnehmenden an, dass an ihrer Einrichtung ein systematischer Überblick über das Publikationsaufkommen etabliert ist, und nur 26,7 % haben dies für Publikationskosten erreicht. Diese Monitoringaktivitäten stehen in enger Interaktion: Die Erfassung des Publikationsaufkommens einer Einrichtung trägt zu einer zuverlässigen und vollständigen Erfassung der anfallenden Publikationskosten bei. Sie könnten an wissenschaftlichen Einrichtungen darum gemeinsam etabliert werden. Einige Einrichtungen nutzen beispielsweise das Bibliotheksmanagementsystem oder das institutionelle Repositorium, um einen Überblick über das Publikationsaufkommen und anfallende Publikationskosten gemeinsam zu gewinnen.

4.2 Publikationsfonds sind tragende Säule der OA-Finanzierung

Publikationsfonds werden seit 2010 von der DFG gefördert und sind inzwischen weit verbreitet. Mit 74 % ist an der überwiegenden Mehrzahl der Einrichtungen bereits ein Publikationsfonds vorhanden. Bibliotheken tragen bereits wesentlich zur Finanzierung der Publikationsfonds bei, sowohl durch die Bereitstellung von Haushaltsmitteln als auch das Einwerben von Drittmitteln. Dies verdeutlicht die zentrale Rolle, die Bibliotheken bei der Finanzierung von Open-Access-Publikationen einnehmen. An der Mehrzahl der Einrichtungen mit Publikationsfonds deckt dieser aktuell mehr als die Hälfte des finanziellen Bedarfs ab, jedoch ist eine Finanzierungslücke sichtbar. Die Bündelung von Mitteln in Publikationsfonds scheint sich positiv auf die Zuverlässigkeit der Erfassung von Publikationskosten auszuwirken: Publikationskosten, die über den Publikationsfonds finanziert werden, werden im Vergleich zu Mitteln anderer Herkunft deutlich zuverlässiger erfasst.

4.3 Potenzial der Erfassung von Publikationskosten wird noch nicht voll ausgeschöpft

Teilnehmende messen der Erfassung von Publikationskosten einen wesentlichen Beitrag zur Open-Access-Transformation bei. Die Umfrageergebnisse lassen jedoch auch erkennen, dass das Problembewusstsein auf und die Unterstützung durch die Leitungsebene der wissenschaftlichen Einrichtungen als ausbaufähig bewertet werden. Sie zeigen auch, dass erfasste Publikationskosten häufiger als Grundlage für strategische Entscheidungen hinzugezogen werden könnten. Insgesamt entsteht so der Eindruck, dass das Potenzial der Erfassung von Publikationskosten noch nicht voll ausgeschöpft wird.

Abb. 9:

Bewertung des Beitrags der Erfassung von Publikationskosten für die Gestaltung der Open-Access-Transformation

Wissenschaftliche Einrichtungen verfolgen diverse Ansätze, um Publikationskosten zu erfassen. An vielen Einrichtungen könnten diese Verfahren zukünftig weiter systematisiert werden. Zum Zeitpunkt der Befragung waren an den teilnehmenden Einrichtungen zwar teilweise Abläufe vorhanden, aber diese sind oft nicht verbindlich geregelt. Auffällig ist, dass die Erfassung in der Tendenz entweder zentral an einer Abteilung oder dezentral an mehreren Abteilungen und in mehreren Systemen erfolgt. Die zentrale Erfassung führt zu einer zuverlässigeren Erfassung von Publikationskosten, während dezentrale Ansätze eher anfällig für Fehler sind – so wird die Erfassung an den meisten Einrichtungen nur für zentral verwaltete Mittel aus Publikationsfonds als zuverlässig bewertet, nicht aber für andere Mitteltypen. Insgesamt zeigt sich, dass die Erfassung auf die Teilnehmenden unzuverlässiger wirkt, wenn die Publikationskosten verteilt bezahlt werden. Die Erfassung von Publikationskosten ist eine kollaborative Aufgabe: Die Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen innerhalb einer Einrichtung ist üblich, meist sind mindestens zwei Abteilungen, etwa die Bibliothek und die Finanzabteilung, involviert. Die Zusammenarbeit ist an einigen Einrichtungen noch ausbaufähig, wird von den Teilnehmenden aber insgesamt als eher gut bewertet. Die Umfrage zeigt, dass die Nutzung von Tabellenkalkulationsprogrammen für die Erfassung von Publikationskosten weit verbreitet ist. Das liegt sicher auch daran, dass die Meldung von Mitteln aus dem DFG-Programm „Open-Access-Publikationskosten“ bisher über Excel-Tabellen erfolgt. Die Nutzung dieser Programme deutet jedoch auch darauf hin, dass aktuell viel manuelle Arbeit in die Kostenerfassung fließt und Möglichkeiten zu Datenaustausch und automatisierter Aggregation fehlen. Zusammenfassend ist festzuhalten, dass die Professionalisierung des Managements von Publikationen und Kosten weiter gefördert werden sollte.

4.4 Informationsbudgets befinden sich noch im Aufbau

Einige wenige Einrichtungen haben nach eigener Aussage bereits ein Informationsbudget etabliert, insgesamt ist das Konzept jedoch noch nicht weit verbreitet. Ein großer Teil der Teilnehmenden hält die Umsetzung an ihrer Einrichtung bis 2025, wie es die Empfehlung des WR nahe legt, für unwahrscheinlich. Die Umfrageergebnisse zeigen jedoch auch, dass einige Einrichtungen bereits erste Voraussetzungen für die Umsetzung eines Informationsbudgets erfüllen. So führen einige Einrichtungen bereits Monitoringaktivitäten (für Publikationsaufkommen oder -kosten) durch oder arbeiten daran. Viele Einrichtungen haben die kontinuierliche Erfassung von Publikationskosten während des Berichtsjahres etabliert oder streben dies an, was eine weitere Voraussetzung für die Etablierung eines „realen“ Informationsbudgets wäre. Die Ergebnisse deuten darauf hin, dass Prozesse für eine kontinuierliche Kostenerfassung zwar prinzipiell etabliert sind; für die Umsetzung eines Informationsbudgets fehlt es jedoch noch an weiteren Faktoren, etwa der Zusammenführung von Daten aus verschiedenen Quellen.

4.5 Finanzierung der Open-Access-Transformation sollte weiter untersucht werden

Die Umfrageergebnisse zeigen, dass Bibliotheken eine zentrale Rolle bei der Finanzierung der Open-Access-Transformation spielen: Sie sind an den meisten Einrichtungen mit Publikationsfonds an dessen Finanzierung beteiligt. Der Publikationsfonds deckt aktuell jedoch nicht an jeder Einrichtung den gesamten finanziellen Bedarf, und die Verantwortung für die Finanzierung von Publikationskosten wird an einigen Einrichtungen noch vorwiegend bei den individuellen Autor*innen gesehen. Hier stellt sich die Frage, welche Chancen und Herausforderungen für die Schaffung von Kostentransparenz mit der direkten Kostenbeteiligung von Autor*innen verbunden sind und wie diese mit dem Ziel der Etablierung von Informationsbudgets interagieren.

Abb. 10:

Bewertung der Umsetzung eines Informationsbudgets bis 2025