Die Verwaltung elektronischer Ressourcen mit Open Source Systemen – neue Möglichkeiten und Herausforderungen

1 Die Open-Source-Systeme FOLIO und GOKb

In der bibliothekarischen Systemlandschaft stehen Veränderungen an, die sowohl Chancen als auch Herausforderungen mit sich bringen. In verschiedenen Open-Source-Projekten werden Plattformen entwickelt, die neue und dringend benötigte Funktionen liefern werden. Gleichzeitig fordern diese Entwicklungen das Überdenken bestehender Arbeits- und Datenflüsse. Zuständigkeiten müssen neu gedacht werden.

Im Folgenden werden die zwei Open Source Systeme FOLIO^[1] (The Future of Libraries is Open) und GOKb^[2] (Global Open Knowledgebase) näher betrachtet. In ihrem Zusammenspiel haben sie das Potential, lange erprobte Geschäftsgänge zu optimieren und die Verwaltung elektronischer Ressourcen zu transformieren.

FOLIO ist ein modulares Open-Source-Bibliotheksmanagementsystem (BMS), das seit 2016 in einer internationalen Community mit aktiver deutscher Beteiligung konzipiert und entwickelt wird. Seit 2020 ist FOLIO sowohl international als auch in Deutschland im produktiven Einsatz.

FOLIO ist eine Library Service Platform (LSP). Die Plattform ist durch ihre einzelnen Module, genannt Apps, flexibel erweiterbar. Die Apps können unabhängig voneinander, angepasst an die individuellen Bedürfnisse unterschiedlicher Einrichtungen eingesetzt werden. Die Modularität ermöglicht zusätzlich einen schrittweisen funktionalen Einsatz sowie eine inkrementelle Migration von Altsystemen.

FOLIO ist gleichzeitig der Name des BMS als auch des Entwicklungsprojekts der Open Library Foundation (OLF),^[3] in dessen Rahmen BMS und Plattform entwickelt werden. Der Code des Open-Source-Projekts ist auf GitHub verfügbar.^[4]

FOLIO nutzt Drittsysteme wie beispielsweise die GOKb über Schnittstellen, um Metadaten elektronischer Ressourcen zu synchronisieren.

Die GOKb ist eine Plattform zur kooperativen Verwaltung elektronischer Medien und Pakete. Sie ist ebenso wie FOLIO ein Projekt in der OLF und wird auch als Open-Source-Projekt auf GitHub^[5] entwickelt. An der Entwicklung und dem Betrieb der Plattform sind das Hochschulbibliothekszentrum des Landes Nordrhein-Westfalen (hbz),^[6] die Verbundzentrale des Gemeinsamen Bibliotheksverbundes (VZG)^[7] und die Zeitschriftendatenbank (ZDB)^[8] beteiligt.

Über offene Schnittstellen werden Daten zur Verfügung gestellt, die für einen automatisierten Austausch optimiert sind. So wird eine Weiterverarbeitung in Drittsystemen optimal unterstützt.

2 Elektronische Ressourcenverwaltung in FOLIO

Eine zentrale Funktion in FOLIO ist die Möglichkeit zur Verwaltung elektronischer Ressourcen (ERM). Mehrere Apps wurden bzw. werden entwickelt, um benötigte Funktionalitäten bereitzustellen, wie beispielsweise die Paketverwaltung innerhalb des eigenen BMS oder der Paketabgleich.

Der bisherige Funktionsumfang umfasst dabei die Bereitstellung benötigter Metadaten zu Paketen und Einzelressourcen in einer internen Knowledgebase, Schnittstellen zur Anbindung externer Metadatenquellen (Knowledgebases), eine Paket-, Lizenz- und Anbieterverwaltung, die Einbindung in die Bestell-, Abrechnungs- und Budgetverwaltung, Import- und Exportfunktionen, Reporting sowie eine Nutzenden-, Rechte- und Systemadministration.

Die eManagement-App ist die Anwendung, in der die eigentlichen elektronischen Inhalte verwaltet werden. Sowohl Pakete als auch Einzeltitel können aus einer internen Knowledgebase in FOLIO ausgewählt und sogenannten Vereinbarungen als Komponenten hinzugefügt werden. Vereinbarungen dienen der Zusammenstellung eines breiten Spektrums an Informationen, um den Zugang einer Bibliothek zu einer Reihe von elektronischen Ressourcen zu beschreiben. Elektronische Ressourcen, auf die eine Bibliothek Zugriff hat, werden, wie in einer externen oder lokalen Knowledgebase beschrieben, aufgelistet, um die Ressourcen mit den entsprechenden Bestellinformationen, Lizenzen (einschließlich der entsprechenden Nutzungs- und Geschäftsbedingungen), Anbietern von Nutzungsdaten, relevanten Organisationen (Anbietern, Abonnementagenturen) und Personendatensätzen der Bibliotheksmitarbeiterinnen und -mitarbeiter zu verknüpfen. Als Teil der Vereinbarungen ist die Erfassung weiterer Informationen möglich, wie beispielsweise Wiedervorlagedaten, Stornierungsfristen und Dateilinks.

Der Status einer Vereinbarung legt fest, ob sie aktiv, in Vorbereitung oder bereits abgeschlossen ist. Ein Startdatum muss generell erfasst werden, das Enddatum ist optional. Neben diesen Vereinbarungszeiträumen spielen Daten zum Zugriffsstart und Zugriffsende der enthaltenen Ressourcen eine zentrale Rolle und kennzeichnen das Ein- und Austrittsdatum eines Titels innerhalb eines Paketes. Dabei können die Zugriffs- und Paketdaten idealerweise aus einer externen Datenquelle wie der GOKb übernommen werden.

Die Auswahl der elektronischen Ressourcen erfolgt über eine Titelsuche mit Filtermöglichkeiten in der internen Knowledgebase innerhalb der eManagement-App. Verfügbare Erwerbungsmöglichkeiten sind transparent sichtbar. Die Ressourcen können als Pakete oder Einzeltitel selektiert und einer Merkliste hinzugefügt werden. Die Verfügbarkeit in unterschiedlichen Paketen wird dargestellt, wenn es mehr als eine Option gibt. Aus dieser Merkliste lassen sich die Ressourcen einer oder mehrerer Vereinbarungen hinzufügen, die aus einer Liste vorhandener Datensätze ausgewählt werden können. Ebenso ist es möglich, direkt eine neue Vereinbarung zu erstellen.

Ein zusätzliches Feature ist die Exportmöglichkeit für Vereinbarungsdatensätze als JSON-Datei (JavaScript Object Notation). JSON ist ein leichtgewichtiges Datenaustauschformat, das für Menschen und Maschinen gut lesbar ist.

Die eManagement-App lässt sich mit vielen anderen FOLIO-Anwendungen^[9] integrieren, darunter:

• Lizenzverträge,

• eVergleich,

• Dashboard,

• eUsage,

• Lokale KB-Verwaltung,

• Bestellungen,

• Organisationen,

• Personen,

• Tags,

• Anmerkungen.

In der Lizenzverträge-App werden Metadaten der Lizenzvertragsdokumente erfasst, wie beispielsweise Lizenzbedingungen, die in den Einstellungen pro Mandant konfiguriert werden können. Auch Vertragsergänzungen können dokumentiert werden. FOLIO verfügt sowohl über eine Upload- als auch eine Link-Funktion für Dateien, wie beispielsweise Rahmenlizenzverträge. Bibliotheken, die ihre konsortialen Lizenzen in LAS:eR (Lizenz-Administrationssystem für e-Ressourcen)^[10] verwalten, können ihre Daten synchronisieren. Doppelerfassung kann mithilfe eines Mappings von Lizenzbedingungen vermieden werden.

Ein Titelabgleich zweier Pakete ist mittels der eVergleich-App möglich. Dabei können die Vergleichspunkte entweder aus den eigenen Vereinbarungen oder der internen Knowledgebase selektiert werden, die auch Pakete beinhaltet, die nicht zum eigenen Bestand gehören. Eine Anzeige des Vergleichsberichts ist direkt in der Anwendung möglich, ebenso gibt es eine Exportoption als JSON-Datei.

Die Dashboard App bietet eine personalisierte Übersicht zuvor individuell definierter Daten. Die Anzeige erfolgt über sogenannte Widgets, die anhand persönlicher Anforderungen konfiguriert werden können. Dabei werden Informationen aus verschiedenen Apps nach individuellen Kriterien gefiltert und strukturiert. Derzeit liegt der Fokus auf den ERM-Apps. Zukünftig soll das Dashboard Informationen aus allen FOLIO-Anwendungen vereinen.

Durch Links können unterschiedliche Datensätze App-übergreifend miteinander verknüpft werden. Nutzungsstatistiken können über die eUsage-App importiert und so als Teil der Vereinbarungsdatensätze angezeigt werden.

Die Verwaltung elektronischer Ressourcen mit FOLIO erfolgt als Teil der kompletten BMS-Funktionalität. Dabei stehen Datensätze auch über die ERM-Apps hinaus miteinander in Beziehung. Die verwalteten E-Ressourcen können mit weiteren Informationen und Datensätzen wie Organisationen, Personen und Bestellungen verknüpft werden.

3 Datenquellen für ERM-Metadaten

Damit die Metadaten elektronischer Ressourcen zur weiteren Verarbeitung in FOLIO zur Verfügung stehen, müssen diese zunächst in eine interne Knowledgebase geladen werden. Dies kann grundsätzlich über einen manuellen Import oder über die Schnittstellenanbindung einer externen Datenquelle wie der GOKb geschehen.

Die Anwendung „Lokale KB-Verwaltung“ dient u. a. der Unterstützung des lokalen Uploads und der Verarbeitung gültiger KBART-Dateien zur Erstellung von Paketen und zugehörigen Ressourcen in der internen Knowledgebase.

Die von der National Information Standards Organization^[11] unter dem Sammelbegriff KBART (Knowledge Bases and Related Tools)^[12] spezifizierten Empfehlungen sind für den Austausch von E-Ressourcen-Paketen von zentraler Bedeutung. In dem hierdurch beschriebenen Tabellenformat bieten international zahlreiche Verlage und Content-Anbieter frühzeitig die von ihnen vertriebenen Pakete an,^[13] um den Erwerbungsprozess in Bibliotheken zu unterstützen. Die enthaltenen Daten sind dabei auf für die Lizenzierung relevante Aspekte wie etwa Abdeckungszeiträume für Zeitschriften oder die Zugriffs-URL zentriert, unter Angabe der internationalen Standardnummern (ISSN bzw. ISBN) für die Referenzierung.

Um eine KBART-Datei zu verarbeiten, müssen in FOLIO folgende Angaben zum Paket gemacht werden:

• Quelle,

• Referenz,

• Name und

• Name des Paketanbieters.

Als Teil der App-Entwicklung mussten Regeln für die Verarbeitung der KBART-Datei festgelegt werden. Essentiell war die Zuordnung von KBART-Feldern zu Feldern der internen Knowledgebase sowie eine Definition, wie Paketaktualisierungen über KBART-Dateien zu interpretieren sind. Die Entwicklung einer benutzerfreundlichen Oberfläche erleichtert die Eingabe der erforderlichen Felder.

Die lokale Importmöglichkeit hat einen Mehrwert für Bibliotheken, die teilweise elektronische Pakete abonnieren, die in externen Knowledgebases gar nicht oder nicht genau beschrieben sind. Des Weiteren ist der manuelle Upload erforderlich, wenn die Pakete nur in Knowledgebases beschrieben werden, die keine Maschine-zu-Maschine-Schnittstellen unterstützen. Damit solche Ressourcen dennoch in FOLIO dargestellt werden können, müssen Dateien, die die Pakete und im Paket enthaltenen Ressourcen beschreiben, lokal durch die Anwendenden importiert werden können. So kann in diesen Fällen ein Paket oder eine Liste von Ressourcen in der eManagement-App und der lokalen Knowledgebase erstellt werden.

In der App Lokale KB-Verwaltung gibt es zudem eine Option zum Hinzufügen von Daten im JSON-Format für autorisierte Benutzende. Das Dateiformat muss ein JSON-Paket in UTF-8 Kodierung sein. Wenn die Datei nicht als gültiges JSON erkannt werden kann, wird sie nicht verarbeitet und der Fehler wird protokolliert und über das Interface ausgegeben.

Unabhängig vom Dateiformat wird beim lokalen Datei-Import ein neuer Job erstellt und damit eine Datei hochgeladen. In der Oberfläche sind frühere Jobs mit entsprechenden Protokollen sichtbar. Sobald eine Datei hochgeladen ist, wird diese verarbeitet: Die Daten werden gelesen und gegebenenfalls zu FOLIOs interner Knowledgebase hinzugefügt. Der Fortschritt der Dateiverarbeitung und der Auftragsstatus sind über die Oberfläche abrufbar. Mehrere Dateien können zur Verarbeitung in eine Warteschlange gereiht werden. Es sollte jedoch immer nur eine Datei gleichzeitig verarbeitet werden, um sicherzustellen, dass sich die Aufgaben zur Datenerstellung nicht überschneiden, z. B. die Erstellung eines neuen Titels.

Treten während der Verarbeitung Fehler auf, die das Hinzufügen bestimmter Daten zu FOLIO verhindern, werden diese Fehler in einem Bericht über den Verarbeitungsjob zur Verfügung gestellt werden. Der Bericht enthält Folgendes: Eine Möglichkeit zur Identifizierung des Datensatzes, bei dem ein Problem aufgetreten ist, Informationen über den Datensatz, der nicht geladen werden konnte, sowie Fehlermeldungen und Details.

Der lokale Datenimport in die interne Knowledgebase wird grundsätzlich nur für die oben beschriebenen Ausnahmefälle empfohlen. Neben dieser Option gibt es einen automatisierten und weniger zeitaufwendigen Prozess über die GOKb.

Wird die GOKb als externe Datenquelle an die eigene FOLIO-Instanz angebunden, werden die dort verzeichneten Daten über Harvesterjobs regelmäßig automatisch nach FOLIO importiert. In der Praxis würde ein zu erwerbendes Paket in einem ersten Schritt in FOLIOs interner Knowledgebase gesucht werden. Ist es dort bereits vorhanden, muss es entweder zuvor in der GOKb erfasst und synchronisiert oder lokal importiert worden sein. Das Paket kann dann als Vereinbarungskomponente einer Vereinbarung in der eManagement-App hinzugefügt werden.

Sofern eine Suche in FOLIO keine Treffer ergibt, erfolgt der Systemwechsel in die GOKb. Hier sollte zuerst ebenfalls nach dem Paket gesucht werden, da das Paket zwar nicht in FOLIO, aber dennoch in der GOKb in einem Bearbeitungsmodus bereits vorhanden sein kann. Die Synchronisierung erfolgt erst, wenn das Paket aus dem Bearbeitungsmodus in einen geprüften Listenstatus wechselt. Wenn auch die Suche in der GOKb keine Treffer ergibt, wird das Paket von der Bibliothek in die GOKb geladen. Voraussetzung ist, dass diese über eine entsprechende KBART-Datei verfügt.

4 Kooperative Datenpflege in der GOKb

Um Bibliotheken einen Überblick über die Vielzahl der von den Anbietern zur Verfügung gestellten Pakete zu ermöglichen, bedient sich die GOKb eines in deutschen Bibliotheken auch in anderen Bereichen bereits erfolgreich etablierten kooperativen Konzepts. Interessierte Einrichtungen aus aller Welt können sich als Kuratierende registrieren, über eine Bedienoberfläche^[14] KBART-Dateien einspielen und sich gegenseitig bei deren Pflege unterstützen. Um den Austausch weiter zu fördern, werden zudem regelmäßige Community-Treffen veranstaltet. Im Ergebnis bietet die GOKb eine hohe Abdeckung von Anbieter- und Konsortialpaketen, die allen Nutzenden der Datenbank zur Verfügung stehen. Alle in der GOKb verwalteten Daten sind ohne Beschränkungen (unter CC0) über ihre APIs abrufbar, dazu gehören sowohl eine OAI-PMH-Schnittstelle^[15] für das Harvesting per XML (Extensible Markup Language) als textbasiertes Datenformat, als auch ein JSON-basiertes Suchinterface.^[16]

Wichtige Aufgaben der GOKb neben der reinen Verzeichnung der Pakete und von deren Inhalten sind die Referenzierung und Anreicherung dieser Daten sowie deren Qualitätskontrolle. Um etwa Zeitschriften oder E-Books aus unterschiedlichen KBART-Dateien in nachgelagerten Systemen wie etwa Verbundkatalogen wieder eindeutig zuordnen zu können, reichen die dort verwendeten Identifikatoren häufig nicht aus. Deshalb werden in der GOKb Zeitschriften automatisiert mit der ZDB-ID angereichert und mit Daten aus anderen Quellen abgeglichen. Neben den paketspezifischen Titelinformationen werden somit globale Referenztitel gebildet, mit denen etwa die gesamte Auswahl der Paketangebote für einen Zeitschriftentitel nachvollzogen werden kann. Zusätzlich verwaltet die GOKb auch noch strukturierte Informationen bezüglich der Anbieter von Paketen und den in diesem Kontext wichtigen Web-Plattformen für den Zugriff auf elektronische Medien (s. Abb. 1). Richtlinien, die eine einheitliche Erfassung und klare Zuordnung von Paket und Organisation ermöglichen, werden derzeit noch erarbeitet. Für laufende Lizenzpakete werden regelmäßig Updates eingespielt, wodurch eine Änderungshistorie für Pakete nachvollziehbar wird.

Abb. 1:

Kernkomponenten der GOKb

Der kooperativen Idee liegt ein Kuratierungskonzept zugrunde. Von einer Bibliothek geladene Pakete werden einer Kuratierungsgruppe zugewiesen, die für die Behebung eventueller Inkonsistenzen und Diskrepanzen sowie die laufende Aktualisierung der entsprechenden Pakete zuständig ist. Diskrepanzen und semantische Auffälligkeiten werden über Prüfanfragen der verantwortlichen Kuratierungsgruppe zugewiesen und über die Oberfläche strukturiert und mit erklärenden Texten sowie einem skizzierten Lösungsweg ausgegeben. Erst wenn alle offenen Prüfanfragen behoben wurden sowie alle Daten erfasst und korrekt sind, kann die Kuratierungsgruppe durch eine Statusänderung auf „geprüft“ anzeigen, dass das Paket bereit für den Datenaustausch ist. Somit soll sichergestellt werden, dass konsumierende Systeme wie FOLIO fehlerfreie Metadaten erhalten, die ohne weiteres Eingreifen prozessiert werden können.

5 Datenaustausch

Wird die GOKb als Quellsystem konfiguriert, synchronisiert FOLIO seine interne Knowledgebase stündlich mit dem externen Datenbestand.

Administratorinnen und Administratoren können in den Einstellungen von FOLIO die Konfiguration für externe Plattformen hinzufügen, die als Datenquelle für E-Ressourcen in FOLIOs interner Knowledgebase in der eManagement-App verwendet werden sollen. Sie können die externe Datenquelle entfernen oder Einstellungen bearbeiten.

Die Konfiguration der Datenquelle enthält festgelegte Details. Ein Name für die Datenquelle ist erforderlich und muss eindeutig sein, das heißt, der Name einer bestehenden Datenquelle kann nicht erneut genutzt werden. Der Datenquellentyp ist eine erforderliche Information und wird aus einer bestehenden Liste gültiger Knowledgebase-Adapter ausgewählt. Aktuell wird ein Adapter (org.olf.adapters.GOKbOAIAdapter) unterstützt. Ein weiteres Pflichtfeld ist das Feld für die URI: Hier muss eine gültige http- oder https-Adresse erfasst werden. Über Checkboxen wird u. a. definiert, ob eine Datenquelle aktiv ist, das Harvesting unterstützt oder eine vertrauenswürdige Quelle für Titelmetadaten ist. Der Datensatztyp ist ein erforderliches Feld, eine Auswahl ist aus einer Optionsliste möglich. Der Standardwert und die derzeitig einzige Auswahlmöglichkeit sind „Paket“. Wenn die Konfiguration nicht korrekt vorgenommen wurde, läuft das Harvesting nicht oder fehlerhaft.

Beim Export von Paketen aus der GOKb werden nur dann ein neues Paket und zugehörige Pakettitel erstellt, wenn der Listenstatus in der GOKb als vollständig geprüft markiert ist und der Paketstatus „aktuell“ oder „erwartet“ ist. Wenn das Paket die angegebenen Kriterien nicht erfüllt, sollten keine Maßnahmen in Bezug auf das Paket oder die zugehörigen Titel im Paket für den Import ergriffen werden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass notwendige Anpassungen dort geschehen, wo sie hinsichtlich eines sauberen Datenflusses geschehen sollten – in der Datenquelle, also der GOKb.

Für die Aktualisierung bestehender Pakete ist der Wert für den Paketstatus nicht relevant. Pakete, die in der GOKb gelöscht werden, werden in FOLIO nicht ebenfalls gelöscht, da sie gegebenenfalls mit Vereinbarungen verknüpft sein können. Stattdessen soll der Status in FOLIO angezeigt werden, um beispielsweise auf eine Löschung des Pakets in der GOKb aufmerksam zu machen. Benutzende können dann im Individualfall selbst entscheiden, welche Maßnahmen ergriffen werden müssen. Ein Hinweis über gelöschte Pakete soll zukünftig über das Dashboard abgefragt und angezeigt werden können.

6 Interne FOLIO Knoweledgebase

Basierend auf den importierten Titeln und Titeln im Paket werden folgende Datensätze in FOLIOs interner Knowledgebase erstellt (s. Abb. 2):

• Ein Referenztitel (TitleInstance, s. u.), der einen konkreten Titel mit einer bestimmten Publikationsform und mit spezifischen Identifikatoren beschreibt.

• Ein „PlatformTitleInstance“ (PTI, s. u.) für den konkreten Titel auf einer spezifischen Plattform.

• Ein „PackageContentItem“ (PCI, s. u.), das den konkreten Titel auf einer spezifischen Plattform in einem bestimmten Paket und mit einer genauen Abdeckung beschreibt.

Abb. 2:

Schematische Darstellung eines Titels in FOLIOs interner Knowledgebase

Folgende grundlegende Metadaten werden derzeit in FOLIO gespeichert und über die Oberfläche ausgegeben (s. Abb. 3):

• Titel

• Identifikatoren, wie ZDB-ID und ISSN/eISSN (weitere folgen mit den nächsten Releases)

• Informationen zu Parallelausgaben, inklusive Identifikatoren

• Anbieter

• Publikations- und Materialtyp

• Plattform

• URL der Ressource auf der Anbieterplattform

• Bei Paketen: Titellisten inklusive Änderungsnachverfolgung

  • Aktuelle Titel im Paket

  • Weggefallene Titel im Paket

  • Zukünftige Titel im Paket

Hinzu kommen folgende Informationen:

• GOKb-ID

• Inhaltstyp (Zeitschrift, Monografie, Datenbank, Mix)

• Paket-IDs, z. B. ISIL

• Status (aktuell, archiviert, erwartet, gelöscht)

• Kuratierungsgruppe

• Direktlink zum GOKb-Datensatz

Enthalten sind Informationen zu Parallelausgaben, inklusive Identifikatoren für die elektronische als auch für die gedruckte Version eines Titels.

In den ersten FOLIO-Versionen beinhalteten die Trefferlisten bei Suchen nach elektronischen Metadaten alle Titelinstanzen und Pakete. Dies wird aktuell geändert, so dass Benutzende nur Ressourcen finden, die in mindestens einem Paket auf einer spezifischen Plattform angeboten werden (TitleInstance + PTI + PCI). Die Anforderung: als ERM-Anwenderin oder -Anwender möchte ich nur Ressourcen angezeigt bekommen, die ich zu Vereinbarungen hinzufügen kann. Titel, die derzeit nicht erworben werden können, sind in der Trefferliste nicht inkludiert.

Die Menge an Informationen über E-Books im GOKb OAI-Paket-Feed ist begrenzt und reicht nicht an die für KBART erforderlichen Daten heran. Die zusätzlichen Daten in der GOKb sind jedoch verfügbar und können durch separate API-Aufrufe abgerufen werden.

Idealerweise können nach dem Harvesting eines neuen oder aktualisierten E-Book-Titels aus der GOKb die in der internen FOLIO Knowledgebase gespeicherten Daten um die in der GOKb verfügbaren zusätzlichen Daten ergänzt werden. Zusätzliche Informationen sind beispielsweise die Auflage, Bandangaben, erste Autorin/erster Autor, erste Herausgeberin/erster Herausgeber, das Publikationsdatum. Jede Anfrage nach zusätzlichen Informationen sollte an dieselbe GOKb-Instanz gerichtet werden, aus der die ursprünglichen E-Book-Daten stammen.

Die generellen Plattform-URLs, die aus der externen Quelle synchronisiert werden, können lokal angepasst werden. Die Konfiguration eines Proxyservers erfolgt beispielsweise über die Systemeinstellungen standardmäßig für alle URLs in der internen Knowledgebase. Dabei können bei Bedarf bestimmte Plattformen von der Proxy-Server-Konfiguration ausgenommen werden.

Zusätzlich sind URL-Anpassungen auf Plattformebene möglich, z. B. wenn für die Anzeige und den Zugriff ein institutioneller Code zu einer URL ergänzt werden muss. Diese Daten sind auch Bestandteil der Exportdatei, die über die eManagement-App erstellt und in nachgelagerten Systemen weiterverarbeitet werden kann.

Abb. 3:

Referenztitel in der internen FOLIO Knowledgebase

Mithilfe der Daten aus der eManagement-App sollen Exemplare in angebundenen Systemen, wie beispielsweise dem Verbundkatalog K10plus, erstellt werden. Die entsprechende Schnittstelle befindet sich gerade in Entwicklung. Vollständige, bibliografisch beschreibende Datensätze mit eindeutigen Identifikatoren sind im Verbundkatalog bereits vorhanden. Die Datensätze kommen aus denselben autoritativen Systemen, die auch die GOKb nutzt und auf denen die Metadaten in FOLIO basieren.

Sobald Vereinbarungen und Vereinbarungskomponenten mit Titel- und Paketdaten in FOLIO erstmalig erfasst wurden, soll ein initialer Datenimport in den Verbundkatalog angestoßen werden. Über die durchgängig eindeutigen Identifikatoren wird der korrekte bibliografische Datensatz im Verbundkatalog identifiziert und ein Exemplar angehängt. Lokale Metadaten, die zusätzlich in FOLIO erfasst wurden, werden übernommen und über ein zuvor erstelltes Mapping im korrekten Feld des Katalogdatensatzes ergänzt.

Auf der Grundlage von Vereinbarungen, Vereinbarungskomponenten und Paketinformationen aus der internen Knowledgebase wird es möglich sein, ein Protokoll der zum Bibliotheksbestand hinzugefügten bzw. aus ihm weggefallenen Ressourcen zu erstellen. Bei einer entsprechenden Abfrage werden die Änderungen, die seit einem bestimmten Datum erfolgt sind, ausgegeben. Über diese Ausgabe kann die aktuelle Verfügbarkeit der Ressourcen reproduziert werden.

Eine Ressource gilt aufgrund folgender Merkmale als dem elektronischen Bestand „hinzugefügt“:

• Das Datum, an dem die Ressource der Vereinbarung hinzugefügt wurde, liegt in der Vergangenheit.

• Der Zugriffsstart eines PCI liegt in der Vergangenheit; das PCI ist Teil eines Pakets in einer aktiven Vereinbarungskomponente.

• Der Status einer Vereinbarung, die aktive Vereinbarungskomponenten hat, wird auf „aktiv“ gesetzt.

Eine Ressource wird als „weggefallen“ angesehen, wenn sie aufgrund folgender Merkmale aus einer Vereinbarung entfernt wurde:

• Das Datum, an dem die Ressource aus einer Vereinbarung entfernt wurde, liegt in der Vergangenheit.

• Das Zugriffsende eines PCI liegt in der Vergangenheit; das PCI ist Teil eines Pakets in einer aktiven Vereinbarungskomponente.

• Der Status einer Vereinbarung, die aktive Vereinbarungskomponenten hat, wird auf „abgeschlossen“ gesetzt.

Folgende Daten, die aus der GOKb synchronisiert werden, sind dafür nötig:

• Titel der Ressource,

• Identifikatoren der Ressource: ISBN, ISSN, ZDB-ID und

• Angaben zur Abdeckung (Anfangs-/Enddatum, Band, Ausgabe).

Des Weiteren können Daten aus FOLIO hinzukommen: Sofern benutzerdefinierte Abdeckungsangaben gelten, die in FOLIO ergänzt werden, sollten diese verwendet werden.

In der internen FOLIO Knowledgebase kann außerdem definiert werden, ob ein Nachweis im lokalen Katalog oder Discovery System auf Ebene des Paket- oder Referenztitels unterdrückt werden soll. Diese Angaben werden ebenfalls exportiert.

Die Protokolle hinzugefügter und weggefallener Titel können zur laufenden Aktualisierung des Bestandes in einem nachgelagerten System genutzt werden.

Abb. 4:

FOLIO – GOKb Datenflüsse

7 Datenquellen

FOLIO nutzt Drittsysteme über Schnittstellen: Metadaten elektronischer Ressourcen werden aus der GOKb übernommen. Autoritative Systeme werden zum Abgleich der Metadaten in der GOKb herangezogen. Zentraler Bestandteil der angestrebten Datenflüsse sind eindeutige Identifikatoren. Als Ziele sind Automatisierung und die Vereinheitlichung von Prozessen zu nennen. Die unterschiedlichen Systeme haben in dem Prozess konkrete Aufgaben und sind jeweils unerlässlich (s. Abb. 3).

Die ZDB liefert die Metadaten für elektronische Zeitschriften. Ein paralleles Verfahren für E-Books befindet sich noch in Entwicklung. Angestrebt ist die Nutzung des E-Book-Pools und der EKI^[17] als eindeutiger Identifikator. Die entsprechenden Geschäftsgänge müssen erst noch erarbeitet und etabliert werden.

Metadaten werden kooperativ in die GOKb geladen, dort gepflegt und aktualisiert. Sie dient der Paketierung und Änderungsnachverfolgung. Beim Import werden die GOKb-Daten um wesentliche Identifikatoren angereichert. Die eindeutigen Identifikatoren sind im weiteren Datenfluss für eindeutige Match & Merge Prozesse unbedingt erforderlich.

In FOLIO werden elektronische und gedruckte Ressourcen lokal verwaltet und um lokale Metadaten ergänzt. Die generellen URLs zu Paketen auf Anbieterplattformen, die aus der GOKb übernommen werden, können hier lokal angepasst werden. Grundsätzlich können weitere externe Metadatenquellen synchronisiert werden, um z. B. Metadaten zu Konsortiallizenzen aus LAS.eR zu importieren.

Alle verfügbaren bzw. notwendigen Informationen werden in FOLIO maschinell lesbar vorgehalten und können zur Vorbereitung des automatisierten Bestandsnachweises genutzt werden, um z. B. Exemplare in einem nachgeordneten System zu generieren und aktuell zu halten. Es ist die zentrale Quelle für Standort- und Zugriffsanzeige in Verbundkatalogen oder Discovery Systemen. Die Daten sind also nachvollziehbar in FOLIO und exportierbar in andere Systeme.

8 Zusammenfassung und Fazit

FOLIO und GOKb sind beide im produktiven Einsatz und zeitgleich in aktiver Entwicklung. Dadurch unterliegen beide Systeme regelmäßigen Veränderungen, die durchaus gewünscht sind, aber über das eigene System hinausreichenden Anpassungsbedarf nach sich ziehen.

In Form von Schulungen, Sprechstunden sowie Dokumentationen werden die ersten Anwenderinnen und Anwender mit den Systemen vertraut gemacht. Die Teams aus VZG, hbz und ZDB sammeln Erfahrungswerte durch Informationsveranstaltungen, Fragestunden und Schulungen. Durch die Möglichkeit, kurzfristig Fragen stellen zu können und die notwendigen Antworten zu erhalten, ermöglichen wir den produktiven Einsatz auch ohne fertige Dokumentation und unter noch fließender Veränderung. Der Betrieb einer E-Mail-Hotline ermöglicht sowohl das Adressieren von Fragen aus als auch das Rückmelden von Antworten in die mitarbeitenden Serviceeinrichtungen.

Erste Rückmeldungen der Pilot-Anwenderinnen und -Anwender liegen vor. Der Nutzen beider Systeme ist für Bibliotheken klar erkennbar. Viele Funktionen, die schon lange benötigt werden, bieten einen hohen Mehrwert bei der alltäglichen Arbeit. Gleichzeitig gibt es viele Fragen, von denen einige noch nicht abschließend beantwortet werden können, die jedoch für den Weiterentwicklungsprozess von großer Bedeutung sind. Interne Geschäftsgänge hängen ebenfalls an Fragen, die sich derzeit noch in Klärung befinden.

Eine Herausforderung ist in diesem Zusammenhang die Abwägung und Priorisierung von Anforderungen, die aufgrund verschiedener institutioneller Rahmenbedingungen und Workflows sehr unterschiedlich sein können. Das gilt für die Entwicklung der einzelnen Systeme als auch für eine abgestimmte gemeinsame Weiterentwicklung.

Zur Sicherung der Nachhaltigkeit müssen kontinuierlich alle technischen Abhängigkeiten berücksichtigt werden. Nach einer Neuentwicklung von GOKb-Funktionalitäten kann eine Anpassung in FOLIO nötig sein. Dies bedarf guter Kommunikationsstrukturen, die aufgrund der sehr guten Zusammenarbeit des GOKb- und FOLIO-Teams möglich sind. Durch den stetigen Austausch der Kolleginnen und Kollegen aus hbz, ZDB und VZG sowie mit den Anwenderinnen und Anwendern werden Schwächen schnell erkannt, analysiert und behoben.

Die engmaschige Zusammenarbeit erstreckt sich ebenfalls auf die Erarbeitung von Dokumentationen. Auch hier besteht aufgrund der sich entwickelnden Funktionalitäten noch stetiger Anpassungsbedarf. Richtlinien müssen erst erstellt werden. Dabei werden Kooperationen mit bestehenden Einrichtungen oder Systemen immer mitgedacht, der daraus entstehende Austausch ist sehr wertvoll und oft fruchtbar.

Einen Platz in der Systemlandschaft haben FOLIO und die GOKb bereits sicher. Es gibt eine enge Zusammenarbeit mit der ZDB. Eine Schnittstelle zur Synchronisierung von LAS:eR-Daten steht zur Verfügung. An einem Datenaustausch mit dem E-Book-Pool wird intensiv gearbeitet. Zusätzlich werden Überlegungen zu einem Datenaustausch mit der Elektronischen Zeitschriftenbibliothek (EZB)^[18] und dem Datenbank-Infosystem (DBIS)^[19] angestellt.

Mit FOLIO und der GOKb werden Werkzeuge zur Etablierung neuer Datenflüsse angeboten. Für die bedarfsgerechte Weiterentwicklung sind Bibliotheken unerlässlich, die diese Werkzeuge in den praktischen Einsatz bringen. Die Neudefinition der Datenflüsse stellt dabei sicher die größere Herausforderung dar, als die Bereitstellung der technischen Funktionalitäten. Konkrete Anforderungen und nötige Erweiterungen können nur in der praktischen Nutzung herausgearbeitet werden. Die Mitarbeit möglichst vieler Einrichtungen ist daher nicht nur nötig, sondern äußerst erwünscht.