„Get Your Indexing Shot in the Arm“

Effiziente Registererstellung

Gleich die erste Präsentation war eines der Highlights praktischer Registerarbeit: Connie Binder referierte über die Steigerung der Effizienz bei der Registererstellung. Viel Eingabearbeit in die Indexing-Software kann durch den Import von Listen von Einträgen, die Autoren zur Verfügung stellen, ferner Namens- und Glossarlisten sowie die Verwendung von Dateikopien früherer Registerprojekte mit ähnlichen Themen eingespart werden.

Auch die Arbeit mit Macros, die gute Indexing-Programme ermöglichen, trägt wesentlich zur Effizienzsteigerung bei, z. B. Macros, die das Herauskopieren und Einfügen von Text aus dem Original erleichtern sowie Macros, die häufige Indexing-Techniken unterstützen (u. a. Namen korrekt invertieren, Umkehrung von Haupt- und Untereinträgen, Textauszeichnungen, Klammersetzungen). Desweiteren können vielfältige Abkürzungsmöglichkeiten in der Indexing-Software die Indexer entlasten. Weitere entscheidende Features von Indexing-Programmen sind die Autocomplete-Funktion (automatische Vervollständigung von Einträgen, die bereits eingegeben wurden) und die Arbeit mit Labels (Kennzeichnung von Einträgen mit verschiedenen Bedeutungen, z. B. für die Verfeinerung und Endbearbeitung des Registers). Schließlich ist auch die Beherrschung wichtiger Tastenkombinationen innerhalb der benutzten Software ein wesentlicher Faktor zur Zeiteinsparung.

Registererstellung ohne Auftraggeber

Peter und Julia Rooney berichteten über ein Registerprojekt auf freiwilliger Basis: Beim Mueller-Report handelt es sich um ein offizielles Dokument einer Untersuchungskommission, das 2019 in zwei Bänden vom U. S. Department of Justice herausgegeben wurde, jedoch ohne Index. Auch kommerzielle Versionen des Reports verschiedener Verlage erschienen ohne Register. Dies veranlasste Peter Rooney, in einem experimentellen Projekt ein separates Register zu erstellen und dieses online zu veröffentlichen.^[2]

Beleuchtet wurde einerseits die Vorgehensweise bei der Erstellung, u. a. Nutzung des Inhaltsverzeichnisses zur Gewinnung von Einträgen („Exploding the table of contents“) sowie der Einsatz von Kategorien zur konsistenten thematischen Abdeckung, andererseits die besonderen Herausforderungen dieses Registerprojektes, z. B. Behandlung des Metatopics (das ist das Hauptthema eines Werkes, in diesem Fall: Präsident Trump – ähnliches Indexing-Szenario wie die Hauptperson in einer Biographie) sowie die Frage, wie mit geschwärzten Passagen im Report umgegangen werden kann.

Auf der von Julia Rooney gestalteten Website des Registerprojektes wird auf einer Unterseite der auch online einzusehende Report parallel zum Register eingeblendet.^[3] Weitere Veröffentlichungspläne sind eine Print- und eine E-Book-Version des Registers sowie eine weitere Web-Version mit klickbaren Fundstellenangaben, die direkt zu den entsprechenden Stellen im Report führen.

Mit einer Publicity-Kampagne wurden Medien über die Existenz dieses Indexes informiert. Das Projekt kann über die Website durch Spenden unterstützt werden.

Ein Spezialgebiet: klassische Musik

Der letzte Vortrag am ersten Konferenztag behandelte ein Spezialgebiet: Daniel Heila sprach über die Registererstellung von Werken über klassische Musik. Dazu erläuterte er u. a. musikhistorische und musiktheoretische Aspekte, wie die Bezeichnung der unterschiedlichen Musik-Epochen und verschiedene Notationsysteme. Auch auf Biografien von klassischen Musikern wurde eingegangen. Die Bach-Familie z. B. war sehr groß und es gab etliche Personen mit gleichlautenden Namen. Index-Einträge sollten dementsprechend die Verwandtschaftsbeziehungen abbilden und Familienangehörige gleichen Namens differenzieren.

Die Ordnung der Dinge: geschichtliche Betrachtung

Der zweite Konferenztag begann mit Michele Combs’ Vortrag über die faszinierende Geschichte des Alphabets und weshalb von der Erfindung desselben bis zu seinem Einsatz als Ordnungsinstrument von Informationen 3000 Jahre vergingen. Näher beleuchtet wurden u. a. auch die frühen Enzyklopädien des 17. und 18. Jahrhunderts und deren Verfasser, z. B. die alle damaligen Wissenschaftsbereiche umfassende Pseudodoxia Epidemica von Thomas Browne (1646) und die beiden Technik und Wissenschaften beinhaltenden Werke Lexicon technicum von John Harris (1704) und Chambers’ Cyclopaedia (1728).

Einbettungsindexieren

Devon Thomas und Heather Pendley gaben in ihrem Vortrag eine hervorragende Übersicht über verschiedene Aspekte des Einbettungsindexierens (Embedded Indexing). Dabei werden Index-Einträge und Querverweise als Index-Marken (Tags) in Text- und Layout-Programmen wie Word und InDesign eingebettet.

Hervorgehoben wurden auch die Herausforderungen in Form von Risiken und Umständlichkeiten des Embedded Indexing, das in der Regel länger dauert und teurer ist. Zwar gibt es Indexing-Software und andere Add-ons, die den Einbettungsprozess erheblich erleichtern können, aber dies verteuert ebenfalls diese Art des Indexierens.

Risiken sind z. B. das Arbeiten mit mehreren Dateien oder das Redigieren von indexierten Dateien, bei denen die Gefahr des Löschens oder Beschädigens von Index-Marken besteht.

Falls direkt in den Text- und Layout-Programmen indexiert wird, kommen die vielen eingeschränkten Möglichkeiten des Einbettens zum Vorschein, z. B. beim Editieren von Index-Einträgen, beim Einsatz von Querverweisen und Seitenbereichen. Schließlich gab es noch Tipps zu Tools und dem Workflow des Einbettungsindexierens.

Freelancing-Tipps aus The Accidental Indexer

Viele Indexer arbeiten als Freelancer. Nan Badgett gab in ihrer sehr gut strukturierten Präsentation wertvolle Tipps zu Marketing, Zeitmanagement und Work-Life-Balance, insbesondere aus ihrem Buch The Accidental Indexer.^[4]

Es wurden u. a. folgende Marketing-Aspekte erläutert: Wege, um bekannter zu werden, guter Kundenservice inkl. genauer Beschreibung, was angeboten wird („Say what you’ll do and do what you say“), was die eigene Elevator-Story beinhalten sollte sowie eine Kontaktliste und einen Plan, wen man in naher Zukunft kontaktieren möchte. Auch die Empfehlungen „Best Professional Practices“ der ASI^[5] sollten beachtet werden.

Wichtige Bereiche des Zeitmanagements, auf die eingegangen wurden, sind: Vermeidung von Ablenkungen (u. a. E-Mail-Management), das Setzen realistischer Ziele, Nutzung von To-do- und Ta-da-Listen (der amerikanische Ausruf „Ta da!“ ist auch für erledigte Aufgaben passend) sowie die Analyse der Ursachen von Prokrastination.

Zu den erwähnten Faktoren einer guten Work-Life-Balance gehören u. a. Bewegung, Ernährung, Pausen. Zudem sollte der Fokus nicht nur auf Arbeit liegen („Get a life outside of work“).

Software für Registererstellung

Am dritten Konferenztag stellten Software-Anbieter ihre Produkte bzw. Indexer die von ihnen eingesetzte Software vor.

Für das Einbetten von Index-Marken wurde sogenannte Embedded Indexing Software bzw. Software, die diesen Prozess unterstützt, vorgestellt:

1. Katharina Munk (Geschäftsinhaberin und Indexerin aus Deutschland) zusammen mit Pilar Wyman (Indexerin) über Index-Manager^[6]: Es wurden beispielhaft die Editiermöglichkeiten von Einträgen und die verschiedenen Fenster in der Programmoberfläche gezeigt.

2. Barry Campbell (Entwickler und Indexer aus UK) über IndexExploit^[7]: Dieser Vortrag entfiel leider wegen technischer Probleme.

Die von Indexern am meisten genutzte sogenannte Dedicated Indexing Software – spezielle, auf zahlreiche Belange der klassischen Registererstellung zugeschnittene Software – wurde präsentiert von:

1. Kamm Schreiner (Geschäftsinhaber und Entwickler) über SKY Index^[8]: Vorstellung neuer Features, u. a. bei Querverweisen, Invertierung von Personennamen und Editiermöglichkeiten von Einträgen.

2. Frances Lennie (Geschäftsinhaberin und Indexerin) zusammen mit Maria Sullivan (Indexerin) über CINDEX^[9]: Beleuchteten die praktische Arbeit mit dieser Software.

3. Do Mi Stauber (Indexerin) über Macrex^[10]: Hier konnte zugeschaut werden, wie eine Indexing-Veteranin mit der von ihr favorisierten Software in hohem Tempo praktisch arbeitet und dabei verschiedene Indexing-Techniken zum Einsatz kommen.

Mehr Informationen über die Konferenz oder die ASI kann Gwen Henson, Executive Director, American Society for Indexing, E-Mail: gwen@asindexing.org, www.asindexing.org erteilen.