Pflicht oder Kür?

4.1 Sammlung von Amtsdruckschriften (BOA, Reorganisations-Projekt 2018)

Bei den Amtsdruckschriften handelt es sich um Medienwerke, die von Behörden und Dienststellen des Landes und nachgeordneten Einrichtungen als öffentlich-rechtlichem Herausgeber veranlasst oder verlegt werden oder in deren Auftrag erscheinen. Diese Publikationen können ausschließlich amtlichen Inhalts sein, aber auch nicht-amtlichen Inhalt besitzen. Kleinschriften mit zeitlich beschränkter Gültigkeit (z. B. Flyer zu Veranstaltungen) und Hochschulschriften bzw. wissenschaftliche Veröffentlichungen der Hochschulen werden dabei von der Sammlung ausgenommen.

Um den Sammelauftrag bei den Amtsdruckschriften auf eine „solide Basis“ zu stellen, starteten wir mit dem Umzug der bis 2018 auf BOA befindlichen Inhalte ein Projekt zur Reorganisation.^[15] In diesem Zuge wurden sämtliche bisherigen Lieferanten überprüft und zusätzliche neue Lieferanten kontaktiert. Hinweise auf neue Lieferanten kamen vom hauseigenen Pflicht-Team, das die gedruckten Amtsdruckschriften bearbeitet, und aus dem Behördenverzeichnis Baden-Württembergs. Bei der Umsetzung wurde deutlich, dass nicht jede von uns ausgewählte Institution sich auch als Landeseinrichtung versteht. Beispiele dafür waren die Gemeindeprüfungsanstalt bzw. die Führungsakademie. Einige potentielle Lieferanten mussten nach genauerer Betrachtung von der Liste genommen und den „normalen“ Pflichtablieferern zugeordnet werden.

Der Brief an die Lieferanten enthielt ein ausführliches Anschreiben, das unsere Aufgabe erklärt, die sich aus der Anordnung der Landesregierung ergibt, und ein Formular zum Ausfüllen und Unterschreiben. Darin wird die Kontaktperson benannt und außerdem versichert, dass man die Rechte an den Publikationen hält und mit einer Langzeitarchivierung der Inhalte einverstanden ist. Bei neuen Ablieferern war es in vielen Fällen möglich, zurückliegende elektronische Amtsdruckschriften nachzufordern und auch zu erhalten. Bei Print-Ablieferern war es in vielen Fällen möglich, komplett auf elektronische Ablieferung umzustellen.

Mithilfe einer in der Bibliothekssoftware aDIS hinterlegten Lieferkontrolle kann der aktuelle und zukünftige Lieferprozess gesteuert werden. Sofern die Ablieferung nicht automatisch erfolgt, werden die betreffenden Ansprechpartner nach angemessener Frist an die Ablieferung erinnert.

Üblicherweise beginnt die eigentliche elektronische Ablieferung damit, dass die betreffende Einrichtung die Amtsdruckschriften per E-Mail-Anhang an die Badische Landesbibliothek sendet bzw. uns die Download-Links in einer E-Mail zukommen lässt (insbesondere bei mehreren und umfangreichen Veröffentlichungen). Derzeit sammeln wir nur PDF-Dateien. Die Katalogisierung erfolgt im K10plus. Die Periodika katalogisieren wir zunächst in der ZDB, von dort erfolgt eine Übernahme der Daten in den K10plus. Es wird eine URN gebildet und registriert, damit ist dauerhafte Zitierbarkeit gewährleistet. Bei den untergeordneten Objekten zu Zeitschriften muss die Hierarchie auf BOA beim Hochladen selbst eingerichtet werden (Heft/Band-Struktur).

Ein Konzept zur Sacherschließung der Amtsdruckschriften und zur Erschließung derselbigen in der Landesbibliographie befindet sich derzeit in Bearbeitung.

Das Reorganisations-Projekt bei den elektronischen Amtsdruckschriften konnte im Jahr 2018 nicht abgeschlossen werden. Sowohl die Phase der Kontaktaufnahme als auch das Warten auf Rückmeldung dauerte in vielen Fällen über einen längeren Zeitraum an und es wurde die Kontaktaufnahme auch nach der Wichtigkeit (Anzahl der abzuliefernden Stücke) priorisiert, da nicht alles zugleich bearbeitet werden konnte. Im Jahr 2021 haben wir mit 189 tatsächlichen und potentiellen Ablieferern jedoch einen quasi-finalen Zustand erreicht. Auf dieser Basis rechnet die Badische Landesbibliothek mit etwa 500 neuen Titeln monographischer Natur und etwa 800 untergeordneten Objekten (Bände/Hefte) zu periodischen Publikationen im Jahr.

4.2 Sammlung von E-Books im Projekt E-Pflicht Baden-Württemberg, Teil 1 (2018–2020)

Das Projekt E-Pflicht Baden-Württemberg Teil 1 (E-Books) der drei Projektpartner Badische Landesbibliothek, Württembergische Landesbibliothek und Bibliotheksservice-Zentrum Baden-Württemberg war auf zwei Jahre angelegt, begann im Mai 2018 und endete im April 2020. Ziel war es, in dieser Zeit die E-Books baden-württembergischer Verlage und sonstiger Urheber einzusammeln, im Katalog nachzuweisen, sie in einem Langzeitarchiv zu archivieren und zur Nutzung unter Beachtung des Urheberrechts bereitzustellen.^{[16] [17]} Orientierung gaben die bereits etablierten Verfahren und Vorgaben der DNB. Entstehen sollte ein System mit hohem Automatisierungsgrad.

Zentraler Knotenpunkt des Projekts ist die sogenannte Verwaltungsdatenbank. Sie ermöglicht die Organisation aller am Ablieferungsprozess beteiligten Personen und Einrichtungen, die Steuerung der Ablieferungsprozesse und die Verzeichnung und Zuordnung der abgelieferten Publikationen innerhalb des E-Pflicht-Systems und der verbundenen Systeme: SFTP-Server (bzw. Webformular, OAI-PMH), LSDF (Large Scale Data Facility des KIT Karlsruhe), E-Book-Pool,^[18] K10plus, Publikationsserver auf OPUS 4 (Online Publikationsverbund der Universität Stuttgart), Digitales Langzeitarchiv auf Basis von Rosetta.

Vor der Ablieferung stimmen sich Landesbibliothek und Ablieferungspflichtige über das gewählte Verfahren ab (Hotfolder/SFTP, OAI-PMH, Webformular, E-Mail), besonders auch bezüglich eventueller Backfiles. Mehr als 90 Prozent der Ablieferungen wurden bisher über das Hotfolder-Verfahren (SFTP) mit ONIX-Metadaten in das System eingeliefert.

Tägliche Jobs überwachen die SFTP-Konten auf eingegangene Ablieferungen und starten die Verarbeitung. Die Validität der Container-Datei (ZIP) und ihrer Struktur, der darin enthaltenen Dateien der Publikation (PDF, EPUB) und der Metadaten-Datei (ONIX) wird überprüft. Je nach Ergebnis wird jeder Ablieferung ein Status zugewiesen und es ist hinterlegt, ob die Landesbibliothek oder das BSZ tätig werden muss. Angenommene Publikationen werden auf dem Publikationsserver OPUS eingetragen, erhalten eine URN als persistenten Identifier und stehen dann den Landesbibliotheken zur internen Einsichtnahme und Prüfung zur Verfügung.

Wöchentlich werden die zu den angenommenen Publikationen gehörenden Metadaten im ONIX-Format automatisiert an den E-Book-Pool übertragen. Auf der Basis der Produktkennzeichen „bestellen“ die Landesbibliotheken die Ablieferungen im EBM-Tool des BSZ und des GBV zur Exemplarsatzbildung für die Pakete und ihre Titelaufnahmen. Die Titelaufnahmen des E-Book-Pools wiederum werden wöchentlich an die Verbunddatenbank des K10plus geliefert. Dabei werden aufgrund der Bestellung des Pakets die zugehörigen Exemplarsätze gebildet. Im Anschluss wird die Publikation an das digitale Langzeitarchiv übertragen. Die Übergabe wird in der Verwaltungsdatenbank mit der Identifikationsnummer des Übergabepakets (SIP-ID) und der Verfahrens-Identifikationsnummer im digitalen Langzeitarchiv (Deposit Activity ID) protokolliert. Im Archiv selbst wird nochmals aufgrund der in ihm zur Verfügung stehenden Werkzeuge das Übergabepaket geprüft und anschließend, bei Erfüllung der Vorgaben, im permanenten Speicher archiviert. Bei Auffälligkeiten wird es zur Begutachtung und Nachbearbeitung im Rahmen des digitalen Langzeitarchivs zur Verfügung gestellt.

Begleitend erfolgt eine Zählung, so dass jederzeit eine bibliotheks-, verlags- und zeitspezifische Analyse über die Zahl der Ablieferungen und ihren jeweiligen Status möglich ist.

Alternativ zur Abgabe via Hotfolder/SFTP ist das Hochladen der Publikation durch den Ablieferer mit Hilfe eines Webformulars^[19] möglich – nach Anlegen eines Ablieferungskontos durch die Landesbibliothek. Dabei ist die Validierung der Volltext-Dateien bereits integriert. Nicht valide Formate (aktuell: alle Formate außer PDF und EPUB) führen zur sofortigen Ablehnung der Ablieferung. Für Publikationen, die ausnahmsweise als Ablieferung per E-Mail-Anhang angenommen werden, wird zur Verarbeitung ein internes Formular verwendet. Auch das Harvesten von Publikationen mit OAI ist möglich und wird derzeit bei einem Ablieferer angewendet. Die erhaltene Metadaten-Datei im Format XMetaDissPlus wird mit einem Konverter nach ONIX migriert und dann zusammen mit dem geharvesteten Volltext nach dem bereits beschriebenen Verfahren verarbeitet.

Die Nutzung erfolgt in den Räumen der Landesbibliotheken an festen Geräten. Dies bedeutet die Bereitstellung eines Leseplatzes, der keine Speichermöglichkeit (USB-Buchse) bietet, über den kein freies Surfen im Internet möglich ist und in dem auch die Druckfunktion einer Überwachung unterliegt. Die Viewer-Software ist auf dem Rechner installiert (Adobe Acrobat für PDF, Calibre für EPUB). Der Benutzer kann also keine digitale Kopie mitnehmen, ein Ausdruck von Teilen des Werks ist unter Einhaltung der urheberrechtlichen Bestimmungen aber möglich.

Bei der Content-Beschaffung im badischen Landesteil hat die Badische Landesbibliothek zur Jahresmitte 2022 folgenden Stand erreicht: 186 Ablieferer haben ihre Zustimmung zum Verfahren gegeben, darunter alle großen und mittelgroßen Verlage (Springer in Heidelberg, Wiley-VCH in Weinheim, Nomos in Baden-Baden, Beltz in Weinheim, dpunkt/OReilly in Heidelberg, Herder in Freiburg, Haufe in Freiburg, KIT Scientific Publishing in Karlsruhe, Lambertus in Freiburg, Greenlight Press in Karlsruhe, Pabel Möwig in Rastatt), die Ablieferung ist bereits erfolgt – in den allermeisten Fällen inklusive der Backlist der Titel seit dem Erscheinungsjahr 2007 (Beginn der gesetzlichen Regelung zur E-Pflicht in Baden-Württemberg, auf ältere Erscheinungsjahre besteht kein Anspruch). In Summe haben wir von den badischen Lieferanten mehr als 71.200 Lieferungen verarbeitet, etwa 58.800 E-Books konnten wir annehmen und archivieren.

Bei den nicht angenommenen Lieferungen handelte es sich um Metadaten-Updates ohne Volltext, um Dubletten, um Titel aus Nicht-Pflicht-Verlagen und nur in wenigen Fällen um Titel mit DRM-Schutz oder nicht der Konvention entsprechenden Formaten. In diesen Fällen haben wir eine der Konvention entsprechende Nachlieferung gefordert.

Die Vollständigkeit der Pflichtablieferung von E-Books überprüfen wir – analog zu den Verfahren bei der physischen Pflicht – mit den Ablieferungen an die Deutsche Nationalbibliothek. Dazu wurde das von der Württembergischen Landesbibliothek entwickelte elektronische Medienauswertesystem (eMAS, vormals Anawülasis)^[20] von den Kolleginnen und Kollegen in Stuttgart erweitert. Das dabei entstandene neue Bearbeitungs-Modul ermöglicht einen Abgleich der in der Reihe O der Deutschen Nationalbibliothek verzeichneten Netzpublikationen mit den bereits eingegangenen Ablieferungen im Katalog. Die Prüfung der Ablieferung von E-Books auf Vollständigkeit erfolgt regelmäßig, aber mit Zeitverzug. Fehlende Titel fordern wir nach.

4.3 Sammlung von E-Journals im Projekt E-Pflicht Baden-Württemberg, Teil 2 (2021–2022)

Nach der erfolgreichen Bereitstellung des Systems für E-Books sind für die beiden Landesbibliotheken aufgrund der gesetzlich bestimmten Ablieferungspflicht noch E-Journals zur Bearbeitung offen. Die rechtlichen, technischen und organisatorischen Grundsätze, die dem Projekt E-Pflicht Baden-Württemberg für E-Books zugrunde liegen, gelten uneingeschränkt weiter. Die Medienart E-Journal macht allerdings die Anpassung und Weiterentwicklung der Werkzeuge und Geschäftsgänge nötig, die für E-Books erarbeitet wurden; sie können nicht unverändert eingesetzt werden. Die Unterschiede liegen, da E-Journals in fortlaufenden Teilen und nicht wie E-Books in einer abgeschlossenen Einheit erscheinen, in der Darstellung des hierarchischen und vollständigen Erscheinungsverlaufs, der im Katalog sichtbar werden soll.

Einige Workflows und Softwarekomponenten können unverändert oder mit programmtechnischen Erweiterungen weiterverwendet werden. Andere Komponenten müssen neu entwickelt werden. Zwingend ist die Etablierung der Hierarchieverknüpfung und -darstellung der abgelieferten Zeitschriftenteile innerhalb des einzelnen E-Journals sowie die laufende automatische Zuordnung von Zeitschriftenteilen zu deren korrekter Zeitschrift.

Für regelmäßige Ablieferungen werden SFTP-Verfahren implementiert, für sporadische Ablieferungen zusätzlich Möglichkeiten des Transfers per Ablieferungsformular angeboten, eine OAI-Schnittstelle wird es zusätzlich geben. In wenigen Fällen sollen auch via E-Mail abgelieferte Zeitschriftenteile verarbeitet werden können. Wesentlich ist, dass alle Varianten für nachfolgende Ingest- und Archivierungsprozesse in ein homogenes Verfahren münden.

E-Books werden in der Verbunddatenbank K10plus nachgewiesen, mit Bestandsnachweisen verbunden und so in den Katalogen mit allen nötigen Angaben ausgegeben. E-Journals aber werden als Gesamtheit in der Zeitschriftendatenbank (ZDB) mit allgemeinen Angaben zum Erscheinungsverlauf erfasst; der Bestandsnachweis enthält in der Regel nur einen summarischen Überblick über den tatsächlich vorliegenden Bestand. Die Verteilung in die Kataloge erfolgt über den Transfer der Daten an K10plus und von dort per Abzug an die besitzende Einrichtung. In K10plus könnten weitere vorliegende bibliografische Einheiten mit dem Zeitschriftennachweis verbunden werden, z. B. Artikel, Hefte und Bände mit Titeln. Eine vollständige nutzungsgerechte Darstellung der angebotenen Teile, ihres hierarchischen Zusammenhangs im Erscheinungsverlauf und ihrer Vollständigkeit ist derzeit aber weder in der ZDB noch in K10plus gegeben. Diese Funktion wird auf Basis eines zusätzliches Filesets im CBS des K10plus realisiert – dies ist das Ergebnis der Vorsondierung verschiedener technischer Lösungen zu Projektbeginn. Die Recherche und Anzeige ist über eine eigens dafür eingerichtete lokale Sicht des BSZ-Katalogs möglich.

Das vorgesehene Ablieferungsverfahren setzt voraus, dass der Zeitschriftentitel bereits in der ZDB verzeichnet ist. Neu hinzukommende Titel müssen daher zunächst in der ZDB katalogisiert werden, bevor ihre gelieferten Teile verarbeitet werden können. Für die Verknüpfung von Teil und Gesamtheit der E-Journals wird ein Identifier in die Beschreibung aufgenommen (ISSN, ZDB-ID etc.), der in den Metadaten für die Teile der E-Journals verpflichtend enthalten ist. Mit ihm wird die automatisierte Verknüpfung von Zeitschrift und Teil durchgeführt. Es werden alle Möglichkeiten des Lieferverfahrens ausgeschöpft, um automatisch die zugehörige Zeitschrift zu identifizieren und zu verbinden. Nur wenn ein Zeitschriftenteil nicht automatisch zugeordnet werden kann, wird er zur Nachbearbeitung bereitgestellt.

Die DNB stützt ihre Ablieferungsverfahren für E-Journals auf Formate wie MARC, NISO-Jats und Crossref. Diese sind auch in unserem Projekt zu realisieren. Vorerhebungen haben ergeben, dass in Baden mit etwa 5.000 Zeitschriftentiteln gerechnet werden muss und mit untergeordneten Objekten bis in die Größenordnung mehrerer Millionen (insbesondere, wenn es sich um Aufsätze handelt).

Erste Lieferanten haben wir kontaktiert. Mit diesen testen wir aktuell das Verfahren und die Verarbeitung, ebenso die Württembergische Landesbibliothek. Es hat sich dabei herausgestellt, dass die Verwendung des OAI-Protokolls in einigen Fällen sinnvoll ist und dieser Weg zusätzlich zeitnah realisiert werden soll.

4.4 Regionalservice E-Paper (Kooperationsprojekt mit der DNB, 2012–2018)

Für elektronische Zeitungen (E-Paper) wurde auf die bereits 2012 erfolgte Initiative der AG Regionalbibliotheken im DBV und in Kooperation mit der DNB und dem Bundesverband Deutscher Zeitungsverleger (BDZV) ein System zur Bereitstellung der im Bereich der betreffenden Pflichtbibliothek liegenden Zeitungsausgaben aus dem Server der DNB etabliert (Regionalfenster).^[21] Das System programmierte im Auftrag der DNB eine Software-Firma aus Hessen. Es wurde gegen Jahresende 2017 in den Testbetrieb genommen, Anfang 2018 wechselte es dann in den Produktivbetrieb.^[22] Vorbereitend hatte die Badische Landesbibliothek bereits im Februar 2017 Verträge mit den Zeitungsverlegern geschlossen, die betreffenden Zeitungsausgaben in der ZDB wurden bearbeitet, die Administrationsoberfläche eingerichtet und ein Einzelplatzrechner zum Ausdruck der E-Paper bereitgestellt. Die Württembergische Landesbibliothek hat sich 2019 dem Service angeschlossen.

Die Kostenberechnung für die Nutzung der Services der DNB durch die Regionalbibliotheken erfolgt auf Basis einer Auswertung der durch die betreffende Landesbibliothek genutzten Ausgaben und eines davon unabhängigen Grundbetrags für alle teilnehmenden Institutionen. Die Badische Landesbibliothek hat Zugriff auf 120 Ausgaben, 90 davon laufend, teils seit dem Jahr 2010. Insgesamt wurden bis zum August 2022 etwa 245.000 Tagesausgaben badischer Zeitungen durch die DNB archiviert.

Die Bereitstellung der E-Paper badischer Verlage über den Regionalservice der DNB ist die für die Badische Landesbibliothek auch längerfristig wirtschaftlich beste Lösung zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgabe in diesem Bereich.

4.5 Webarchiv Baden (Kooperationsprojekt mit der DNB, seit 2020)

Der gesetzliche Sammelauftrag der DNB schließt die Sammlung, Verzeichnung und Archivierung von Websites ein.^[23] Über ein automatisiertes Verfahren, das sogenannte Webharvesting, erstellt die DNB Momentaufnahmen der Websites, verzeichnet sie in ihrem Katalog und archiviert sie in ihrem Webarchiv.

Die DNB sammelt Websites nach bestimmten formalen und inhaltlichen Kriterien. Im Webarchiv der DNB befinden sich Webpräsenzen von Bundesbehörden und Universitäten, Blogs, Themen aus Geschichte, Literatur oder Musik sowie Websites zu Ereignissen wie Bundestagswahlen oder dem 500-jährigen Jubiläum der Reformation im Jahr 2017. In Zusammenarbeit mit Bibliotheken, die auf regionaler Ebene zur Webarchivierung verpflichtet sind, erstellt die DNB gemeinsame Kollektionen.^[24]

An dieser Aufgabe beteiligt sich seit 2020 auch die Badische Landesbibliothek. Das Team Landesbibliographie und Regionalia Open stellte eine Liste von 1.100 Websites zusammen, die der DNB zur Archivierung vorgeschlagen werden. Bei der Zusammensetzung der Liste wurde sowohl auf thematische als auch auf regionale Ausgewogenheit geachtet.

Im Berichtsjahr 2021 haben wir dann das Webarchiv der DNB für die Nutzung an festen Lesesaalrechnern der Badischen Landesbibliothek bereitgestellt („regionales Fenster“ wie beim E-Paper, Direktzugriff auf das DNB-System = keine eigene Software-Lösung). Außerdem hat die DNB eine erste Tranche der von uns gemeldeten Webseiten verarbeitet: 203 Websites konnten dadurch in die laufende Archivierung übernommen werden – damit wurde das Webarchiv Baden begründet. Wegen Verzögerungen beim Umzug des Webarchivierungssystems vom Anbieter OIA in Düsseldorf nach Frankfurt an die DNB konnte der Prozess bisher nicht fortgeführt werden – weitere Archivierungen sollen aber noch im Jahr 2022 erfolgen.

Das frühere Webarchiv der Landesbibliotheken befand sich auf einer Speicherinfrastruktur des BSZ.^[25] Es wurde, mit Zustimmung der Landesbibliotheken, durch das BSZ vollständig nach Archive-It transferiert. Nicht bereits im WARC-Format vorliegende Files wurden dabei vollständig nach WARC konvertiert, um die Archivierung im Standardformat sicherzustellen. Die Migration erfolgte in eine zum jetzigen Zeitpunkt geschlossene, von außerhalb des BSZ nicht einsehbare und nutzbare Archivsammlung.