Digital ist Trumpf oder die DNB in der Coronavirus-Pandemie

Dienstbetrieb aus dem Homeoffice

Sicher hat sich der neue Generaldirektor der Deutschen Nationalbibliothek Frank Scholze seine ersten hundert Tage und die folgenden Monate im neuen Amt anders vorgestellt. So musste er gleich zu Beginn ein wichtige Entscheidung treffen. Als die Deutsche Nationalbibliothek am 16. März 2020 daraufhin ihre beiden Häuser schloss, beeinflusste das nicht nur die Benutzer*innen, sondern auch die überwiegende Zahl der Beschäftigten. Mit Ausnahme von wenigen Personen – neben der Generaldirektion, Teile der Verwaltung und der IT – wurden zunächst alle Beschäftigten ins Homeoffice geschickt, und es wurde ein Krisenstab gegründet, der fortan täglich per Videokonferenz tagte. Über die Ergebnisse und Entscheidungen wurden die Beschäftigten über die Website und per E-Mail informiert. Grundsätzlich sollten bis auf Weiteres alle Beschäftigten mit einem SGD- oder VPN-Zugang^[2] weiterhin im Homeoffice arbeiten und ihre Tätigkeitsschwerpunkte mit den Führungskräften vereinbaren.

Nach wenigen Tagen hatten bereits 60 Prozent der rund 620 aktiven Beschäftigten Zugriff auf ihre dienstlichen Daten und konnten dadurch vollständig oder zumindest anteilig im Homeoffice tätig sein. Das war auch deshalb möglich, weil ausnahmsweise auch private Ausstattung genutzt werden durfte, da die Beschaffung von Hardware, insbesondere auch von Webcams und Headsets in der Anfangsphase häufig schwierig war. Für Beschäftigte, die keine oder nur wenige geeignete Tätigkeiten hatten, wurde auch über Organisationseinheiten und Bereiche hinweg gedacht, um Aufgabenschwerpunkte zu setzen und sich gegenseitig auszuhelfen.

Zu den organisatorischen Herausforderungen und der Ausstattung kamen häufig Anfangsschwierigkeiten beim Handling der für viele neuen Technik. Zwar wurde in der DNB auch zuvor Videotechnik eingesetzt, um beispielsweise standortübergreifend zu kommunizieren. Dabei handelte es sich aber in der Regel um Videokonferenzen, zu denen die Teilnehmenden jeweils in speziellen Videokonferenzräumen zusammenkamen. Nun mussten die einzelnen Beschäftigten sich an ihren Rechnern mit Headset und Kamera und unterschiedlichen Videokonferenztools zurechtfinden. Für die interne Kommunikation hat die Deutsche Nationalbibliothek schnell eine eigene Instanz von Jitsi aufgesetzt, die alle Beschäftigten jederzeit nutzen können. Dazu kamen weitere Systeme und Tools für unterschiedliche Zwecke und Teilnehmerkreise. Natürlich wurden auch alle Dienstreisen abgesagt und interne wie externe Sitzungen gecancelt. Erstmals tagten auch die Gremien der Deutschen Nationalbibliothek einschließlich des Verwaltungsrates virtuell. Und schließlich gab es neue Mitarbeiter*innen, die ihre Stelle im Homeoffice beginnen mussten und per Videocall eingearbeitet wurden. Auch das sicherlich eine ungewöhnliche Erfahrung, ebenso wie das vergleichsweise unbemerkte altersbedingte Ausscheiden langjähriger Kolleg*innen.

Ursprünglich sollte Anfang Juli 2020 ein großes hausübergreifendes Treffen aller Beschäftigten in Frankfurt am Main stattfinden. Schnell war klar, dass auch diese so wichtige Veranstaltung aus Anlass des dreißgsten Vereinigungsjubiläums von Deutscher Bücherei und Deutscher Bibliothek aufgrund von Corona nicht in der bereits länger geplanten Form möglich sein würde. Flugs wurde die Veranstaltung zu einem virtuellen Ereignis umgeplant. Am 2. Juli 2020 hat dann das erste virtuelle Beschäftigtentreffen in der Geschichte der DNB stattgefunden. Die gelungene Veranstaltung bestand aus drei Teilen: je einem extern moderierten Live-Stream mit dem Generaldirektor und den Direktor*innen Ute Schwens (Frankfurt am Main) und Michael Fernau (Leipzig) zu Beginn und am Ende der Veranstaltung und individuellen Themenräumen dazwischen. Auch ein Musikprogramm mit eigens für diese Veranstaltung von den Künstler*innen eingespielten bzw. zusammengestellten Stücken wurde angeboten. Insgesamt knapp 500 Mitarbeiter*innen der DNB verfolgten den Live-Stream und beteiligten sich an den vielen kleineren Einzelformaten.^[3] Was als Erfolg verbucht werden kann, war letztlich auch eine Fortbildungsveranstaltung für alle Beteiligten, die Organisator*innen ebenso wie alle Teilnehmer*innen im Hinblick auf das Handling der Technik wie die Inhalte.

Lesesäle, Ausstellungen geschlossen. Veranstaltungen abgesagt

Soweit die interne Sicht, aber eine Bibliothek lebt von der Nutzung ihrer Bestände. Von den 41,4 Millionen Büchern, Zeitschriften, Noten, CDs u.v. a.m., darunter auch 9,3 Millionen Netzpublikationen konnte der Großteil nicht genutzt werden. Selbst die rund 1,6 Millionen der frei über das Web verfügbaren Netzpublikationen waren nur ein Tropfen auf den heißen Stein. Weil die Nutzung innerhalb der Bibliothek nicht mehr möglich war, und die DNB als Präsenzbibliothek ihre Werke auch nicht verleihen kann, wurde hier zunächst nach Möglichkeiten gesucht, die digitalen Aktivitäten zu intensivieren, um so auch in der Öffentlichkeit sichtbar zu bleiben. In den Social-Media-Kanälen der DNB wurden insbesondere die virtuellen Ausstellungen des Deutschen Buch- und Schriftmuseums (DBSM) in Leipzig und des Deutschen Exilarchivs 1933–1945 (DEA) in Frankfurt am Main beworben. Die Benutzungsabteilung verlegte sich auf telefonische und Beratung per E-Mail und plante für die Wiedereröffnung am 4. Mai 2020 mit der Erarbeitung eines Hygienekonzepts und einem Buchungssystem für die deutlich verringerte Anzahl an Plätzen.^[4]

Nicht nur die Lesesäle der Bibliothek waren geschlossen, sondern mit ihr auch die Ausstellungen im DBSM und im DEA. Neue Ausstellungen, wie die lange geplante zum 100. Geburtstag von Marcel Reich-Ranicki wurden verschoben, zahlreiche Veranstaltungen abgesagt. Schnell wurde dabei klar, dass auch hier nach neuen Wegen gesucht werden musste. Gleich in der Anfangszeit beauftragte die DNB 15 Schauspieler*innen und ein kleines Filmteam mit der Produktion von Videoclips in den damals leeren Lesesälen. Die Aktion „Europa lesen“^[5] unterstützte auf diese Weise auch Berufsgruppen, die von der Pandemie besonders hart getroffen wurden, und lenkte die Aufmerksamkeit zur deutschen EU-Ratspräsidentschaft in der 2. Jahreshälfte. Aus diesem Anlass waren drei Konferenzen im offiziellen Programm der BKM geplant, die ebenfalls nicht in der vorgesehenen Form stattfinden konnten. Nicht nur, dass es unverantwortlich gewesen wäre, eine größere Anzahl Menschen zu Konferenzen zusammenkommen zu lassen, die Referent*innen aus verschiedenen europäischen Staaten hätten auch nicht reisen können. So wurden drei virtuelle Konferenzen mit unterschiedlichen Schwerpunkten und Zielgruppen durchgeführt: „Rethinking Culture and Science – Opportunities, Risks and Developments of the Digital Revolution in Europe“ am 7. Oktober 2020, „Beethoven 2020/2030: Music in the Digital Present and Future” am 22. Oktober 2020 sowie „Translating Europe – Translation in Times of Digital Revolution” am 4. November 2020. Alle Beiträge dieser Konferenzen stehen weiterhin auf der Website der DNB zur Verfügung: https://www.dnb.de/EN/europe, ein ausführlicher Bericht ist ebenfalls erschienen.^[6]

Neue Normalität

Im Laufe der Pandemie haben wir uns eine Art „neue Normalität“ erarbeitet und neue Formen der Kommunikation gefunden. Natürlich schwächelt hier und da mal eine Webcam oder ein Headset, oder die Internetverbindung im Homeoffice fällt aus. Dennoch haben sich selbst die zuvor weniger technikaffinen Kolleg*innen mit der neuen Arbeitsweise arrangiert und gehen überwiegend souverän mit der Technik um. Kaum jemand telefoniert noch, Videokonferenzen sind zu einem selbstverständlichen Kommunikationsmittel geworden, das aus dem Berufsalltag nicht mehr wegzudenken ist.

Im März 2021 hat die Deutsche Nationalbibliothek erstmals einen virtuellen Tag der offenen Tür durchgeführt. Haben wir die virtuelle Veranstaltung zunächst nur als alternativlose Notwendigkeit angesehen, so sind uns schnell auch die Chancen bewusst geworden, die damit einher gehen: Menschen, die keine Gelegenheit haben, einen der beiden Standorte aufzusuchen, können so ortsungebunden teilnehmen und sich einen Eindruck von unserer Arbeit und unseren Angeboten verschaffen. Deshalb können wir uns gut vorstellen, auch nach der Pandemie zumindest einen Teil des Tags der offenen Tür weiterhin virtuell anzubieten. Aufgrund der guten Erfahrungen wurden zwischenzeitlich weitere Vortragsveranstaltungen ins Web verlegt.

Auch die zweitägige Führungskräftekonferenz im Mai hat virtuell stattgefunden. Die verfügbaren technischen Möglichkeiten werden perspektivisch auch Auswirkungen auf Dienstreisen haben, die künftig sicherlich noch mehr hinterfragt werden. Denn wer will für eine Sitzung noch einen ganzen Tag im Zug verbringen, wenn eine drei- bis vierstündige Videokonferenz zum selben Ergebnis führen kann? Allerdings hat sich trotz aller Vorteile digitaler Zusammenkünfte, die wir im Verlauf der Pandemie zu schätzen gelernt haben, auch gezeigt, dass uns allen die Präsenztreffen und die damit verbundene direkte Kommunikation mit den Kolleg*innen fehlt.

Zukunft beginnt jetzt

Die Mehrzahl der Beschäftigten arbeitet weiterhin ganz selbstverständlich aus dem Homeoffice, und es gibt Überlegungen, einige der Errungenschaften aus der Krisenzeit auch danach beizubehalten. So wird derzeit die „Dienstvereinbarung zur alternierenden Telearbeit und zum mobilen Arbeiten“ überarbeitet. Das ist auch Teil der Strategischen Prioritäten 2021–2024^[7], die im vergangenen Jahr erarbeitet wurden. Dort wurde im Handlungsfeld „Lernende Organisation weiterentwickeln“ die Entwicklung und Umsetzung eines New-Work-Arbeitsplatzkonzepts als wichtiges Ziel aufgenommen. Letztlich geht es dabei um mehr als ein Arbeitsplatzkonzept: Es geht auch um ein neues Führungsverständnis, das in hohem Maße auf Vertrauen und Motivation der Beschäftigten basiert.

Während sich dieser Tage die Hoffnung verbreitet, dass die sogenannte „Dritte Welle“ der Pandemie gebrochen ist, zeigt sich, dass Frank Scholze mit seiner Prognose der „Pandemie als Digitalbeschleuniger“ richtig gelegen hat^[8]. Die Auswirkungen der Pandemie haben dazu geführt, dass einerseits die Akzeptanz des digitalen Arbeitens bei vielen Kolleg*innen notgedrungen gestiegen ist, und andererseits alle Beteiligten unglaublich viel Neues gelernt haben. Damit haben wir vermutlich deutlich mehr neues Wissen rund um die Digitalität aufgebaut, als es in vielen Stunden und Wochen an Fortbildungsveranstaltungen möglich gewesen wäre. Ganz einfach nebenbei durch „learning by (must) doing“.