Erfahrungen der ekz-Gruppe in der Corona-Krise 2020–2021

Veränderungen

Zu diesen Veränderungen gehörten in den ersten Wochen des ersten Lockdowns tägliche Stand-Ups des Führungsteams. Diese enge Zusammenarbeit half sehr schnell, Veränderungen im gesamten Unternehmen umzusetzen, um Infektionsketten zu vermeiden. Die weitgehende Einzelnutzung von Büros wurde durch Rotation von Mitarbeiter*innen zwischen Büro und Homeoffice, Schichtarbeit mit Ausweitung des Arbeitszeitfensters oder komplette Arbeit aus dem Homeoffice je nach Tätigkeit und technischer Ausstattung ermöglicht. Dabei halfen zusätzliche Laptops, die kurzfristig zur Verfügung gestellt wurden, sowie zusätzliche VPN-Verbindungen in das ekz-Netzwerk. Wie in Bibliotheken gibt es in der ekz Tätigkeiten, die nicht von zu Hause aus durchgeführt werden können. Gemäß der Hygienevorschriften wurden deshalb Desinfektionsmittel, Schutzwände und Masken beschafft. Letztere konnten Mitarbeiter*innen für die private Nutzung auch käuflich erwerben.

Geschäftsreisen, Seminare und Besuche von Kund*innen in der ekz wurden sofort eingestellt. Die ekz hatte, wie schon langfristig geplant, Anfang März 2020 auf eine webbasierte Office-Plattform mit Videokonferenzservice gewechselt und konnte somit nicht nur das Mitarbeiten von überall anbieten, sondern auch Kunden virtuell besuchen und mit zusätzlicher Software auch Webinare, Workshops und Events anbieten. In den ersten Wochen lag in der Kommunikation der Fokus darauf, Kund*innen die Gewissheit zu geben, dass die ekz nach wie vor für sie da ist und die Lieferfähigkeit aufrecht erhält.

Im Bereich der Ausstattungsprodukte für Bibliotheken wurden sehr schnell Artikel für den Hygieneschutz angeboten, darunter waren Desinfektionsmittel, Spendersysteme, Masken, Tragekörbe, Trennwände, Besucherzählgeräte, UV-Desinfektionsanlagen und Rückgabesysteme.^[2]

Durch die teilweise oder gänzliche Schließung von Bibliotheken war vielerorts nur ein eingeschränktes Angebot von physischen Medien möglich. Hier bot die Onleihe eine gute Alternative, um Bürger*innen auf digitalem Weg mit Medien zum Lesen, Hören und Lernen zu versorgen. Einzelne Bibliotheken^[3] und Verbünde^[4] hatten deshalb die Onleihe verstärkt beworben und vielerorts sogar kostenlose Schnupperzugänge angeboten. Zwischen März und Mai 2020 erlebte die Onleihe ihren größten Boom, der sich im Verlauf des Jahres normalisierte. Dennoch wurden die Ausleihzahlen von 2019 deutlich übertroffen. Hier zahlte sich der Umzug in ein neues Rechenzentrum im ersten Quartal 2020 und die Einführung des neuen Onleihe-Webreaders für das Lesen im Browser im zweiten Quartal 2020 aus.^[5]

Insgesamt tätigten Nutzer*innen der Onleihe im Jahr 2020 46 Millionen Ausleihen. Das sind 23,6 Prozent mehr Ausleihen als 2019. Neben dem normalen Wachstum trugen kreative Angebote von Bibliotheken dazu bei, dass die Anzahl der Nutzer*innen um 19,8 Prozent wuchs. Bei der Mediennutzung machten Ausleihen bei E-Papers und E-Magazines mit 45,5 Prozent den größten Wachstumssprung aus. In dieser Kategorie schossen die E-Papers, das sind bundesweite und regionale Tageszeitungen, mit 77,6 Prozent mehr Ausleihen am deutlichsten in die Höhe. In der Kategorie E-Learning konnte die Onleihe 36 Prozent mehr Ausleihen als im Vorjahr verbuchen.^[6]

Mit Programmen wie „Vor Ort für Alle“^[7] und „Wissenswandel“^[8] der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien (BKM) fördert der Deutsche Bibliotheksverband bundesweit zeitgemäße Bibliothekskonzepte in Kommunen mit bis zu 20.000 Einwohnern bzw. die digitale Weiterentwicklung von Bibliotheken. Dadurch konnten noch mehr Bibliotheken die Onleihe, EasyCheck-RFID-Technologie und -Selbstverbucher oder neue LMSCloud-Stöberkataloge für ihre Bürger*innen anbieten.

Unter den neuen digitalen Angeboten erfreuten sich besonders die Webinarangebote großer Beliebtheit. Aufgrund der guten Erfahrungen mit diesem Format führte die ekz im ersten Quartal 2021 auch größere Veranstaltungen online durch. Darunter waren drei virtuelle Anwendertreffen der divibib, gefolgt von „Inspirationen“, der „Hausmesse“ der ekz-Gruppe – unter dem Motto „Making the best of it“.^[9] Diese Veranstaltungen erreichten mehr Kolleg*innen in Bibliotheken als ihre analogen Vorläufer. Aufgrund des positiven Feedbacks plant die ekz, derartige Events in Zukunft auch in hybrider Form anzubieten.

Herausforderungen

Diese raschen Veränderungen brachten große Herausforderungen mit sich. Die zeitgleiche Einführung einer neuen Office-Plattform und die Umstellung von Geschäftsgängen auf digitale Wege bedeutete für viele Mitarbeiter*innen eine steile Lernkurve und verlangte Flexibilität und Geduld. Dazu wurden Schulungen durch Externe und Fortbildungen durch interne Key-User durchgeführt. Rückblickend kann man sagen, dass die ekz diese Hürde relativ schnell überwunden hat, dass die digitalen Werkzeuge, die ein gleichzeitiges Arbeiten an Dokumenten, Tabellen und Präsentationen sowie virtuelle Besprechungen ermöglichen, die Zusammenarbeit in der ekz-Gruppe weiter gefördert hat und dass der Austausch mit ihren Kund*innen auch ohne physische Besuche teilweise noch intensiviert werden konnte.

Das neue Arbeiten hatte auch negative Auswirkungen. Sowohl Mitarbeiter*innen, die im Homeoffice tätig sind, als auch Mitarbeiter*innen, die im Büro arbeiten, klagten über eine zunehmende Vereinsamung. Gemeinsame Mittagspausen, Gespräche auf dem Gang oder in den Teeküchen sind wichtige Rituale im Arbeitsalltag, die nun nicht mehr möglich waren. Besonders Mitarbeiter*innen, die ausschließlich im Homeoffice arbeiteten waren froh, wenigstens einen Tag wieder ins Büro zu kommen, die eigenen vier Wände hinter sich zu lassen und andere Mitarbeiter*innen zu sehen. Um den Team-Zusammenhalt zu fördern, haben einzelne Abteilungen virtuelle Mittagspausen per Videokonferenz auch mit selbst organisierten Buffets unter Einhaltung der Hygieneschutzregeln angeboten.

Die Aufrechterhaltung der Logistik war eine besondere Herausforderung, um den Warenfluss und die Lieferketten aufrechtzuerhalten. Einerseits mussten die Abstände unter den Mitarbeiter*innen im Gebäude eingehalten werden und Zulieferer und Abholer außerhalb des Gebäudes abgewickelt werden. Für die Zulieferer war eine mobile Toilette im Hof ein wichtiger Teil der Lösung. Andererseits musste sichergestellt werden, dass die versendeten Pakete auch tatsächlich ankommen. Das war gerade in den ersten Wochen und Monaten schwierig. Paketdienste sind immer wieder davon ausgegangen, dass keine Zustellung möglich ist, wenn die Bibliothek für Nutzer*innen geschlossen ist und haben Pakete zurückgeschickt, obwohl in der Bibliothek weiter gearbeitet wurde. Eine enge Kommunikation zwischen der ekz und ihren Kund*innen, Aufkleber auf Paketen und Hinweisschilder an Bibliothekseingängen erreichten hier eine Besserung. Aufgrund von Engpässen bei Barsortimentern und Logistikdienstleistern kam es allerdings im vierten Quartal 2020 zu Lieferverzögerungen.^[10] Insgesamt erhöhte sich die Saisonalität des Mediengeschäfts für die ekz-Gruppe in 2020 und auch die eigene Logistik musste im Herbst die stark erhöhte Nachfrage so gut wie möglich kompensieren.

Die Pandemie brachte natürlich wirtschaftliche Herausforderungen für die ekz. Das erste Quartal 2020 verlief unter Plan – auch ohne Corona-Effekte. In den Folgemonaten erschwerten zudem zeitweise Haushaltssperren und generelle Unsicherheit in den Kommunen das Bestellverhalten, besonders bei den physischen Medien. Erst im Herbst haben Kund*innen ihre Bestände stärker erneuert, was zu einer hohen Zahl an Aufträgen führte, die die schlechten Umsätze der Vormonate ausgleichen konnte. Dieser Effekt zusammen mit dem Abbau von Gleitzeit bzw. Urlaub und die Öffnung von Gleitzeitkonten für höhere Minusstunden haben dazu beigetragen, dass die ekz bislang ohne Kurzarbeit durch die Krise gekommen ist.

Fazit

Trotz Umsatzeinbußen vor allem im physischen Mediengeschäft hat die ekz-Gruppe die andauernde Corona-Krise bislang gut durchgestanden. Ein Jahr nach Beginn der Pandemie kann man festhalten, dass die Durchbrechung von Infektionsketten erfolgreich war und dass die Anzahl der COVID-19-Erkrankungen der positiv getesteten gemessen an der Anzahl der Mitarbeiter*innen sehr niedrig ausfiel.

Die Kolleg*innen haben große Flexibilität, Geduld und Lern- und Hilfsbereitschaft gezeigt, ihre Arbeit unter neuen Bedingungen auszuführen, mit konstanter Veränderung agil umzugehen, die Hygienevorschriften zu beachten und einzuspringen, wenn jemand in Quarantäne musste oder krank wurde. Davon wird die ekz auch nach einer Normalisierung noch profitieren.

Die Digitalisierung der Unternehmensgruppe hat sich sehr beschleunigt und wird auch weiter vorangetrieben, um auch in Zukunft mobiles Arbeiten im Zusammenhang mit flexibleren Homeoffice-Lösungen zu ermöglichen. Letzteres ist besonders wichtig, um Lese- und Bibliotheksbegeisterte auch überregional für die Mitarbeit in der ekz-Gruppe gewinnen zu können, denn Nachwuchsprobleme beschäftigen die ganze Branche.

Die Pflege der Beziehungen zu ihren Kund*innen wird neben physischen Besuchen weiterhin stark auf digitale Besuchsformate setzen und Weiterbildungen und Veranstaltungen werden in Zukunft weiterhin online, aber auch hybrid angeboten. Die einschlägigen Erfahrungen aus dem letzten Jahr werden maßgeblich das Strategieprojekt ekz-Gruppe 2030 beeinflussen, das auch unter Corona weitergeführt wurde, aber erst im zweiten Quartal 2021 wieder richtig Fahrt aufnehmen konnte, um die Kundenorientierung und Kundenzufriedenheit nachhaltig zu verbessern.