Publikationen zu Bern systematisch sammeln: Die Bernensia-Sammeltätigkeit an der Universitätsbibliothek Bern seit den 1970er-Jahren

1 Einleitung

Die Universitätsbibliothek Bern (UB Bern) nimmt in ihrer zusätzlichen Funktion als Kantonsbibliothek auch den regionalen Sammelauftrag wahr.^[1] Die Sammeltätigkeit von Bernensia, also bernischer Publikationen, ist kein Novum. Bernensia sammelten schon die Vorgängerinstitutionen, seitenlang sind die Angaben zu Geschenken von Privaten, die ganze Sammlungen oder herausragende Einzelwerke abgaben. Ebenso wird auch Behörden, Institutionen und Vereinen laufend für die Schenkung ihrer Druckerzeugnisse gedankt.^[2] Direkte Hinweise zu dezidierten Bernensia-Tätigkeiten finden sich in den frühen Jahresberichten eher spärlich: Mit der Gründung der Schweizerischen Landesbibliothek im Jahr 1895 entfiel der Druck, auch Helvetica möglichst vollständig zu sammeln.^[3] Man war erleichtert, sich von nun an auf das bernische Schrifttum konzentrieren zu können. In den 1890er-Jahren wurden die ersten Verträge für den Tausch von Schriften mit Berner Gesellschaften und Vereinen unterzeichnet. Der Schriftentausch mit Bernensia war lange Zeit ein wichtiger Erwerbszweig für die Bibliothek.^[4] 1933 schließlich wurde mit einer Spende ein „Bernensiafundus“ eingerichtet, der allerdings schon 1941 wieder aufgebraucht war.^[5]

Erste konzeptuelle Gedanken zur systematisierten Sammeltätigkeit von Bernensia sind in den Erwerbsprofilen der in den 1970er-Jahren neu angestellten Fachreferentinnen und Fachreferenten formuliert. Von da an werden die Bernensia-Konzepte alle paar Jahre aktualisiert. Heute gibt der Medienwandel den Anstoß zu einer weiteren Ergänzung des bestehenden Bernensia-Sammelkonzeptes. Neben analog und hybrid verlegten Druckschriften erscheinen immer mehr regionale Publikationen nur digital (born-digital). An der Schwelle zu einem E-Medien-Sammelkonzept blicken wir in diesem Artikel zurück auf die Print-Sammeltätigkeit von Bernensia seit den 1970er-Jahren.

2 Das Fachreferentensystem ab 1973 sowie der erste Versuch eines Bernensia-Sammelkonzeptes 1985

Im Jahr 1973 führte die damalige Stadt- und Universitätsbibliothek Bern (StUB) ein Fachreferentensystem als „Anschaffungs- und Koordinationsinstrument“ ein. Anstoß dazu hatten u. a. Reklamationen der Nutzerschaft aus dem Kreis der Universität gegeben, die bessere Dienstleistungen gefordert hatten. 1977 wurde auf der Grundlage von kurz zuvor mit Vertretern der Universität zusammengestellten „Thesen zur Koordination im Bibliothekswesen der Universität Bern“ ein Anschaffungskonzept genehmigt, das gleichzeitig die Funktion der StUB als Stadt- und Kantonsbibliothek berücksichtigte.^[6]

In den Ausgabentabellen der Jahresberichte 1973 bis 1975 ist noch das Fach Helvetica aufgeführt. Danach gingen Bernensia-Anschaffungen zulasten der entsprechenden Fachgebiete, wie der erste überlieferte Beschluss zu einem Bernensia-Sammelauftrag vom 06.12.1978 festhält. Anzuschaffen waren:

• Werke bekannter Berner Autoren

• Berner Mundartliteratur

• Werke über Bern (Stadt und Land)

• Werke über Berner Persönlichkeiten

Man ging davon aus, dass diese Neuregelung die Bibliothek jährlich mit einigen hundert Franken belasten würde.^[7]

Erwerbsabsprachen intern und mit den jeweiligen Instituten der Universität sind von da an kontinuierlich ein Thema in den Jahresberichten der Bibliothek.^[8] Die Bernensia-Erwerbung war bis auf das Sammeln des universitären Schrifttums ein internes, den Auftrag als Kantonsbibliothek betreffendes Geschäft. In den Erwerbsprofilen von 1984 wird vor allem bei den Fächern Alte Bestände, Bildende Kunst, Geographie, Germanistik und Geschichte der Bernensia-Sammelauftrag betont und als integral beschrieben. Insbesondere zwei Fachgebiete legten ihre Sammelpraxis dar:

„Alte Bestände: Der Schwerpunkt liegt auf Bernensia. Bernische Druckerzeugnisse oder Einbände, Schriften von oder über Berner oder mit berngeschichtlichem Inhalt, eventuell auch Bücher mit bedeutender bernischer Provenienz sollten möglichst lückenlos nachgewiesen werden können.“

„Geschichte der Neuzeit: Bernensia wird besondere Beachtung geschenkt, Besonderheit: Die Geschichte der bernischen Auswanderer in aller Welt wird traditionellerweise gepflegt. AIs inhaltlicher Schwerpunkt gilt immer noch die Stadtgeschichte.“^[9]

Intensiv diskutiert wurde das Thema erneut 1985. Ziel war es, ein Gesamtkonzept der Bernensia-Erwerbung auszuarbeiten, um kostensparend Doppelanschaffungen im Raum Bern zu vermeiden.^[10] Im Juli ging ein Rundschreiben an die Fachreferentinnen und Fachreferenten mit einem Konzeptentwurf und der Bitte um Stellungnahme. Im Ergebnis entstand ein Bernensia-Konzept, das hauptsächlich die Sammelpraxis der einzelnen Fächer auflistet.^[11] Generell weist das Papier unter „Allgemeines“ darauf hin, dass sich keine starren Richtlinien festlegen ließen, da sich das „Problem Bernensia“ in den einzelnen Fachgebieten unterschiedlich darstelle. Zum Zweiten folgt ein Abschnitt zu den Erwerbsabsprachen mit weiteren Institutionen in der Stadt Bern:

„2. Erwerbsabsprachen innerhalb der Stadt: unsere [d. h. der Fachreferenten] Vorstellung

Landesbibliothek [heute: Schweizerische Nationalbibliothek] sammelt weiter alles Bernische, dessen sie habhaft wird

• StUB sammelt Literarisches, Universitäres, Heimatkundliches, Geschichte, Ausleihbares

• Burgerbibliothek [Bern] sammelt vorwiegend Personengeschichtliches, Familiengeschichtliches

• Staatsarchiv [des Kantons Bern] sammelt Institutionelles, amtl. Publikationen

• Stadtarchiv [Bern] sammelt namentlich Literatur in Bezug auf Stadt und Region

• Gewerbebibliothek [heute Teil der Kornhausbibliothek] sammelt u. a. Firmenschriften.“

Punkt drei gilt der Sammelpraxis:

„a) Angeschafft werden (nach Möglichkeit vollständig):

• wissenschaftliche Publikationen von Angehörigen der Universität (Dissertationen und Habilitationen vollständig, Lizentiatsarbeiten mit Thema Bern wenn möglich)

• von Universitätsinstituten und -seminarien herausgegebene Reihen

• Veröffentlichungen zum Buch-, Presse- und Bibliothekswesen

• Faksimileausgaben oder Reprints älterer Bernensia (Handschriften, alte Drucke) in Absprache mit der Burgerbibliothek

• Belletristik von Berner Autoren, Literatur zu Berner Autoren

• Kunstgeschichtlich Besonderes

• Kataloge bernischer Ausstellungen

• Vereins- und Firmenschriften, wenn von bleibendem Interesse

• Karten nach besonderen Absprachen

• Veröffentlichungen zum bernischen Recht (mit Separata in Auswahl)

• Publikationen zu Geschichte und Politik (mit Separata in Auswahl)

• Publikationen zu Heimat- und Volkskunde (mit Separata in Auswahl)

• Erdwissenschaftliche Publikationen (mit Separata in Auswahl)

In einzelnen Gebieten erfolgen Sonderabsprachen der Fachreferenten mit Museen und Archiven.

b) in Auswahl werden angeschafft:

• Publikationen aus den Sammelgebieten der Burgerbibliothek und des Staatsarchivs

c) nicht angeschafft werden:

• die vollständige Produktion der bernischen Verlage

• Prospekt- und Propagandamaterial.“

Wie weit und wie konstant die Sammeltätigkeit in den einzelnen Fächern umgesetzt wurde, ist unklar. Absprachen mit Berner Institutionen fanden gemäß Protokollen und Jahresberichten tatsächlich nur vereinzelt und informell statt. Ein Regierungsratsbeschluss des Kantons Bern zur Abgabe von Amtsdruckschriften und Belegexemplaren aus der Verwaltung an die StUB vom 18.09.1985 (RRB 3640) ist im Konzept nicht erwähnt, da der Direktor der StUB erstaunlicherweise erst zwei Jahre später davon erfuhr.^[12]

3 Ein Reglement zum Bernensia-Sammelauftrag 1989. Die Bibliothek geht 1990 online, revidiert den Berner Ortskatalog und setzt einen Schwerpunkt bei Berner Schriftstellerinnen und Schriftstellern

Von 1990 an wurden Neuzugänge der StUB und der universitären Institute im Verbund mit der Universitätsbibliothek Basel im Online-Katalog SIBIL verzeichnet.^[13] Vor dieser großen informationstechnischen Umstellung waren neben einem Vertrag mit der Universität zu den Grundlagen der Zusammenarbeit auch das Stiftungsreglement anzupassen.^[14] Das revidierte Reglement weist ausdrücklich auf den Bernensia-Sammelauftrag hin, erweitert das Sammlungsgut um neue Medien und bestimmt die Abgabe von Belegexemplaren aus der Universität:

„Art. 2,1: Der Sammlungsauftrag wird vom Stiftungsrat im Rahmen der Bibliothekspolitik festgelegt: Er umfasst grundsätzlich: … orts- und landesgeschichtliches Material mit besonderer Berücksichtigung von Stadt und Kanton Bern. Sammlungsgut sind Druckschriften, Karten, audiovisuelle Medien, Mikroformen, maschinenlesbare Datenträger und andere geeignete Sammlungsobjekte.

Art. 2,3: Die Stiftungsträger veranlassen, dass von allen außeruniversitären Publikationen aus dem Sammelbereich der Bibliothek, insbesondere Bernensia und wissenschaftliche Literatur, die sie veröffentlichen oder wesentlich mit ihrer Unterstützung und Mitwirkung veröffentlicht werden, der Bibliothek ein Exemplar kostenlos überlassen wird.

Art. 3,2: … Von Publikationen der Universität und ihren Institutionen und Seminaren sind zwei Exemplare abzuliefern, ein Gebrauchs- und ein Archivexemplar. Für Lizentiats-, Akzess- und Diplomarbeiten kann die Direktion Regelungen von Fall zu Fall treffen.“

Die StUB erwarb von da an vermehrt Tonträger: Musik-CDs zu Jazz und klassischer Musik, später auch Videos und DVDs zu Literaturverfilmungen.^[15] Berner Interpreten und Labels der beiden Musiksparten wurden bei der Anschaffung besonders berücksichtigt, aber zu keiner Zeit wurden Tonträger oder audiovisuelle Medien gezielt nach systematischen Vorgaben gesammelt oder sogar langzeitarchiviert.^[16]

Einschneidend und anhaltend war der Wechsel vom Zettel- zum Online-Katalog. Zumindest die Recherchemöglichkeiten verbesserten sich laufend. Die in SIBIL katalogisierten Neuzugänge der StUB und der universitären Bibliotheken wurden ab 1993 im Berner Lokalkatalog BerNI zusammen mit den Beständen des Staatsarchivs des Kantons Bern und der Burgerbibliothek Bern angezeigt.^[17] Die Rekatalogisierung der im StUB-Kapselkatalog verzeichneten Bestände vor 1990 begann 1994 und endete 2011 mit einem großen Zeitschriften-Rekatalogisierungsprojekt. Bernensia wurden dabei bevorzugt behandelt.^[18] Mit dem ersten „Rekat-Projekt“ der Bestände von 1965 bis 1990, das von 1994 bis 2001 dauerte, waren natürlich auch Bernensia in den Online-Katalog überführt worden. 2005 wurden darüber hinaus die Titel des bis 1880 zurückreichenden „Berner Ortskatalogs“ von zwei Katalogmitarbeitenden manuell im Online-Katalog erfasst und mit einer spezifischen Bern-Codierung („be-ort“) und der Notation der alten Systematik gekennzeichnet.^[19] Damit waren schon 2005 sämtliche im „Alten Alphabetischen Katalog“ als bernisch identifizierten Titel online recherchierbar.

1994 fand ein langjähriges Desiderat einen ersten Abschluss: Die Verzeichnung von Berner Belletristik. Belletristisches wurde im Ortskatalog regelkonform nur mit Orts- oder Namensbezug im Titel aufgenommen, und die seit 1975 in der Burgerbibliothek Bern geführte „Bibliographie der Berner Geschichte“ verzeichnete Literatur nicht. Die Erscheinungsjahre für Berner Belletristik von 1925–1950 waren mit einer Publikation von 1949 abgedeckt.^[20] Die StUB regte deshalb eine Diplomarbeit an, die die Zeitspanne ab 1950 umfasste.^[21] 1997 erschien sie als Buchpublikation beim Licorne-Verlag.^[22] Die Fachreferate Germanistik und Romanistik nahmen die Recherchen der beiden Diplomandinnen zum Anlass, retrospektiv Lücken im Bestand zu schließen.^[23] Eine Fortsetzung bzw. Weiterentwicklung der Bibliografie wurde 2012 als Online-Lexikon „Literapedia Bern“ aufgeschaltet. Das Online-Angebot zu Literatur aus Stadt und Kanton Bern bietet heute biografische und bibliografische Angaben zu über 900 Berner Schriftstellerinnen und Schriftstellern an.^[24]

4 Ein Vertrag mit dem Kanton erwähnt 1998 die Bernensia-Sammeltätigkeit. Die Sichtbarkeit von Bernensia im neuen Online-Katalog IDS Basel-Bern ist verbessert. 2005 wird ein neues Sammelkonzept genehmigt

1996 trat ein revidiertes Universitätsgesetz in Kraft. Die Universität Bern war von da an nicht länger eine Verwaltungsabteilung der Erziehungsdirektion des Kantons Bern, sondern eine eigene Rechtspersönlichkeit. In der Folge waren Verträge anzupassen. Der Vertrag zwischen der Regierung des Kantons Bern und der StUB für die „Aufgabenübertragung im Bibliothekswesen“ wurde am 16.12.1998 unterzeichnet. Er bestimmte die StUB als zentrale Universitätsbibliothek und Kantonsbibliothek und ist bis heute gültig.^[25] Im Vertrag sind die Aufgaben der Kantonsbibliothek grob aufgelistet, zur Bernensia-Sammeltätigkeit steht speziell in Art. 4c: „Sie [die StUB] archiviert das Schrifttum und Medien der Berner Autorinnen oder Autoren und Berner Verlage sowie Publikationen über den Kanton Bern möglichst vollständig.“

Der Betrieb der Bibliothek stand während der langwierigen Verhandlungen keineswegs still. Die Migration auf ein neues Bibliothekssystem wurde vorbereitet. Am 06.09.1999 nahm der IDS Basel-Bern als einer von vier Verbünden von Hochschulbibliotheken in der Deutschschweiz die operative Arbeit auf.^[26] Die damit weiterhin gesicherte Erschließung im Verbund löste erneut die Frage der Bucherwerbskoordination von Bernensia in der Stadt Bern aus, denn aufgrund fehlender Personalressourcen und Sachmittel war die StUB nach wie vor nicht in der Lage, dem Kantonsbibliotheksauftrag vollständig nachzukommen, und der Vertrag mit dem Kanton von 1998 verschärfte die Situation.^[27] Vor allem das vollständige Sammeln der Verlagsproduktion war nicht finanzierbar, und das Stellen eines Antrags für Sondermittel war angesichts der hohen Investitionen für die Einführung des neuen Bibliothekssystems Aleph unrealistisch. Die Direktion ließ vermutlich aus diesem Grund einen Bericht zum Pflichtexemplar-Recht (Dépôt légal) in der Schweiz und im Kanton Bern erstellen. Das Papier wies auf die gesetzlich verankerte Ablieferungspflicht für Amtsdruckschriften und Belegexemplare von 1985 hin, stufte aber die Einführung einer kantonalen Pflichtexemplarabgabe als aus politischen Gründen nicht realisierbar ein.^[28]

Daraufhin schlug die Bibliothek einen anderen Weg ein. Sie setzte auf „Stärkung im digitalen Bereich“, auf erhöhte Sichtbarkeit der Bernensia und auf die freiwillige Abgabe der Berner Verlagsproduktion.^[29] Die Maßnahmen waren vielfältig:

• seit 2001 werden Bernensia im Bibliothekskatalog systematisch codiert,

• 2002 wurde das Online-Portal „DigiBern“ lanciert^[30],

• 2002 wurden die Erwerbskriterien für Bernensia präzisiert und Archivierungsrichtlinien festgelegt und 2005 ein Bernensia-Sammelkonzept genehmigt.^[31]

„DigiBern. Online-Portal zu Geschichte und Kultur von Stadt und Kanton Bern“ hieß das neue, digitale Angebot der StUB im Internet. Die Webseite startete 2002 mit der Anzeige von sämtlichen Jahrgängen der „Berner Zeitschrift für Geschichte und Heimatkunde“ und zehn digitalisierten Monografien. Ziel war es, das Angebot an thematischen Bernensia kontinuierlich auszubauen. Zunächst ging es langsam voran, da für die Digitalisierung und die Nachbearbeitung des Bildmaterials mit externen Dienstleistern gearbeitet wurde. Mit der Beteiligung der Bibliothek an den seit 2008 gegründeten Plattformen für digitalisierte Drucke der Schweiz stieg die Zahl der Titel deutlich schneller an.^[32] Ein Relaunch von 2014 verbesserte die Anzeige und die Recherche der Titel. Sie wurden nun nicht mehr nur in Listen angezeigt, sondern waren in einem modulartig aufgebauten Content-Management-System thematisch und formal recherchierbar. Das Online-Portal bietet heute die Möglichkeit, Bernensia aus verschiedensten Institutionen virtuell zusammenzuführen, zu präsentieren und ortsunabhängig zu nutzen.^[33] Über das Portal DigiBern lassen sich demnach Bestandslücken der Bernensia-Sammeltätigkeit schließen.

2005 wurde ein Bernensia-Sammelkonzept genehmigt. Es war von der 2002 neugegründeten internen Arbeitsgruppe Bernensia ausgearbeitet worden.^[34] Das Konzept bestimmt Sammelvorgaben, verpflichtet zur Auswertung der „Bibliographie der Berner Geschichte“, definiert Codierungen im Online-Katalog und legt mit Angaben zu Doppelanschaffungen die Archivierung fest:

Vollständig gesammelt wurden:

• Belletristisches Schrifttum/Publikationen von Bernerinnen und Bernern in Originalsprache, keine Übersetzungen.^[35] Weiterführung der Bibliografie der Berner Schriftstellerinnen und Schriftsteller.

• Schrifttum mit inhaltlichem Bezug zum Kanton Bern.^[36]

• An der Universität Bern verfasste Dissertationen und Habilitationsschriften.^[37] Nicht zum Druck vorgesehene Lizentiatsarbeiten nur mit Bern-Bezug.

• Amtsdruckschriften und Belegexemplare aus den Institutionen des Kantons Bern.

Teilweise gesammelt wurden: Belletristische Titel im Selbstverlag; nichtbelletristische Werke von Bernerinnen und Bernern und Publikationen, die von in Berner Institutionen tätigen Personen verfasst werden, nur mit Bern-Bezug; Amtsdruckschriften der Städte und Gemeinden; graue Literatur, z. B. Firmenbroschüren, Jubiläumsschriften, Vereins- oder Parteischrifttum u. ä.; Kartenmaterial.

Nicht gesammelt wurden: Publikationen mit Bern als Verlagsort ohne Bern-Bezug; Kinder- und Jugendbücher; audiovisuelle Medien: Schallplatten, Kassetten, Videos, CD-ROMs, CD-DVDs. etc.; Plakate, Grafik, Prospektmaterial (touristisch/politisch), Adressverzeichnisse u. ä.; Radio- und Fernsehprogramme.

Die Arbeitsgruppe Bernensia blieb nach 2005 weiter bestehen bis zur Auflösung der StUB Ende 2006. Sie begleitete die Umsetzung des Konzepts und koordinierte drei Projekte, mit denen Bestandslücken geschlossen und die Sammeltätigkeit optimiert werden sollten. Erfolgreich wurden Berner Museen angeschrieben, um zumindest Zweitexemplare von Ausstellungskatalogen für die Archivierung gratis zu bekommen. Aus Personalmangel stecken blieb die Aktion, 50 Druckereien des Kantons Bern zur Abgabe von grauer Literatur zu bewegen. Bedenklich große Lücken bei Zeitschriften und Zeitungen wurden in einem dritten Projekt aufgedeckt. Selektive, den Sachmitteln entsprechende Neuabonnierungen entschärften die Situation leicht.^[38]

5 Die Neuorganisation des wissenschaftlichen Berner Bibliothekswesens 2007. Eine neue Bernensia-Koordinationsstelle wird 2011 genehmigt. Das Sammelkonzept 2012

2007 wurde die Stadt- und Universitätsbibliothek in die Universität integriert. Mit der weiteren Einbindung der universitären Fakultäts- und Institutsbibliotheken entstand ein funktional einschichtiges Bibliothekssystem mit dezentralen Standorten.^[39] Das ehemalige StUB-Haupthaus hieß zunächst Zentralbibliothek Bern, seit 2016 ist sie unter dem Namen Bibliothek Münstergasse bekannt. Das Mutterhaus aller universitären Berner Bibliotheken nahm den Auftrag als Kantonsbibliothek weiterhin wahr.^[40] Die Reorganisation der Bernensia-Sammeltätigkeit übernahm das „Zentrum Historische Bestände“ (ZHB). Das ZHB war 2008 für die Verwaltung der historischen Bestände und Sondersammlungen gegründet worden.^[41] Zu den ersten Aufgaben der neuen Abteilung gehörten Bernensia-Aufgaben wie die Teilnahme an einem Kooperationsprogramm zum Aufbau von e-rara, die Mitarbeit beim Webarchiv Schweiz und auch die „Bernensia-Planung“.^[42] Ziel der Planung war gemäß einer Leistungsvereinbarung der Aufbau einer Bernensia-Sammlung, zu deren Grundlagen es gehörte, das Sammelkonzept von 2005 neu zu formulieren.^[43] Dabei waren der Ist-Zustand der Bernensia-Sammeltätigkeit zu erheben, die Recherche- und der Nutzungsmöglichkeiten in den umliegenden Institutionen zu berücksichtigen und die Sach- und Personalmittel für verschiedene Varianten zu berechnen. Weiter waren Synergien im Hinblick auf die Übernahme der Kantonsbibliografie mit einzubeziehen, denn im Rahmen der Neuorientierung im Berner Bibliothekswesen sollte das Führen der „Bibliographie der Berner Geschichte“ von der Burgerbibliothek Bern ans ZHB übergehen.

Die kantonalen Richtlinien „Regionaler Sammelauftrag in Schweizer Bibliotheken. Richtlinien der IG Studien- und Bildungsbibliotheken vom 20. Juni 2003“ und die dazugehörigen Empfehlungen waren die Grundlage für die Formulierung von zwei Varianten der Sammeltätigkeit.^[44] Nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick über die damals bestehende Sammeltätigkeit im Vergleich zu den neuen Varianten:

Die Tabelle zeigt mit Variante 1 eine Maximalvariante auf, in der die Sammeltätigkeit bis auf das Sammeln von Medien, die an anderen Institutionen gepflegt wurden, wie Bilddokumente, Tondokumente, Radio- und Fernsehprogramme, den kantonalen Richtlinien entspricht. Variante 2 ist eine reduzierte Version, die pragmatisch dem in Aussicht gestellten Budget für Personal- und Sachmittel entsprach. Beide Varianten jedoch gingen davon aus, dass die 2009 bereits bestehenden Sammelschwerpunkte vervollständigt und/oder ausgebaut werden.

Genehmigt wurde die Minimalvariante mit entsprechenden Sachmitteln und zusätzlichen 20 Stellenprozenten für Koordinationsaufgaben.^[45] Die Finanzierung von 50 Stellenprozenten für das Bearbeiten der Bibliografie standen bereits zur Verfügung und wurden dem ZHB gutgeschrieben. In den zusätzlichen 20 Prozent war die Bernensia-Erwerbung und -Verwaltung in der Universitätsbibliothek Bern zu koordinieren. Zum 01.01.2012 wurde die 70-Prozent-Stelle Bernensia-Koordination besetzt.

Zunächst hatte die Stelleninhaberin den Auftrag, die genehmigte Variante der Sammeltätigkeit fein auszuarbeiten. Im Ergebnis entstand das bis heute gültige Bernensia-Sammelkonzept 2012.^[46] Im Konzept sind die Auswahlkriterien und die Sammeltiefe pro „Medientyp“ bzw. „Publikationstyp“ festgelegt.^[47] Die relevanten Kategorien dabei sind der Inhalt („thematische Bernensia“ bzw. Inhaltsbernensia), die Autorschaft („Autorenbernensia“) und der Publikationsort („Verlagsbernensia“). Bei der Sammeltätigkeit gibt es die Sammeltiefen „(möglichst) vollständig“, „in Auswahl“ und „keine Sammeltätigkeit“. Verlagsbernensia werden bei modernen Publikationen nicht berücksichtigt. Für die historischen Bestände hingegen ist der Druckort Bern ein wichtiges Bernensia-Kriterium.

Der geografische Rahmen für Bernensia ist das Gebiet des Kantons Bern in seinen heutigen Grenzen. Bei historischen Abhandlungen werden die Republik Bern und der spätere Kanton in ihrer historischen Ausdehnung berücksichtigt, d. h. Werke zu den ehemals bernischen Gebieten, die heute zu anderen Kantonen gehören, werden im Bereich Geschichte als Bernensia aufgenommen. Als bernischer Autor bzw. als bernische Autorin gilt, wer dauerhaft im Kanton Bern wohnhaft ist, d. h. in der Regel seit mindestens 10 Jahren im Kantonsgebiet lebt. Bei Publikationen über Berner gilt als Berner, wer im Kanton Bern aufgewachsen ist.

Das Sammelkonzept Bernensia 2012, das mit seinen 13 Seiten für die tägliche Anwendung zu lang und zu komplex ist, wird in der Praxis vereinfacht umgesetzt. Die relevanten Kategorien sind Inhalts-, Autoren- und Körperschaftsbernensia^[48]. Bei Monografien liegt ein Sammelschwerpunkt bei den Inhaltsbernensia. Dazu zählen beispielsweise eine Ortsgeschichte, ein Buch über ein Gebäude im Kanton, eine Biografie über eine Bernerin, aber auch die Jubiläumsschrift eines bernischen Vereins. Ein weiterer Schwerpunkt ist Berner Belletristik. Autorenbernensia werden aus Ressourcengründen in der Praxis nur im Bereich Literatur systematisch und (möglichst) vollständig gesammelt. Als Referenz gilt die „Literapedia Bern“, das Lexikon der Berner Schriftstellerinnen und Schriftsteller^[49], das grundsätzlich die Definitionen des Sammelkonzeptes teilt, darüber hinaus aber noch zusätzliche literaturrelevante Kriterien berücksichtigt.^[50] Ebenfalls sorgfältig gepflegt wird die regionale Memoirenliteratur. Andere Autorenbernensia werden nur am Rande gesammelt.^[51]

Körperschaftsbernensia, d. h. Publikationen, die von einer bernischen Körperschaft herausgegeben worden sind, werden in Auswahl erworben. Nur bei den Ausstellungskatalogen bernischer Museen wird Vollständigkeit angestrebt. Ein weiterer Sammlungsbereich sind die an der Universität Bern eingereichten Dissertationen, die vollständig gesammelt werden.

Das grundsätzlich wichtigste Bernensia-Kriterium überhaupt ist der Inhalt. Wird eine Publikation etwa von einer bernischen Institution herausgegeben und hat ein bernisches Thema, so gilt diese als Inhaltsbernense und wird entsprechend behandelt (beispielsweise ein Ausstellungskatalog eines bernischen Museums zu einem bernischen Künstler).

Von Inhalts- und Autorenbernensia werden zwei Exemplare erworben, ungeachtet dessen, ob es sich um eine graue Publikation, eine normale monografische Verlagspublikation oder den Titel einer Fortsetzung handelt.^[52] Von Körperschaftsbernensia wird ein Exemplar angeschafft. Das erste Bernensia-Exemplar ist immer für die Heimausleihe bestimmt, das zweite Exemplar (das so genannte „Archivexemplar“) verlässt die Bibliothek nicht und kann im Lesesaal der Bereichsbibliothek vonRoll, in der sich das UB-Speichermagazin mit dem zentralen UB-Bestand befindet, konsultiert werden. Bis zum Umzug der Bestände ins neue zentrale Magazin in der Bibliothek vonRoll im Jahr 2013 war die damalige Zentralbibliothek (bzw. die ehemalige Stadt- und Universitätsbibliothek) der Bezugsrahmen für Bernensia. Heute ist der zentrale Bestand im UB-Speichermagazin der Referenzort für Bernensia: Nur UB-Speichermagazinexemplare gelten als Bernensia-Exemplare, nicht jedoch Exemplare an anderen Standorten der Universitätsbibliothek. Die moderne bernische Sammlung befindet sich im UB-Speichermagazin.^[53]

Gedruckte Periodika sind neben Print-Monografien die wichtigste Bernensia-Sammelkategorie. Bei den Zeitschriften sind der bernische Inhalt oder die bernische Herausgeberschaft ausschlaggebend für die Berücksichtigung als Bernensia. Bei Ersteren handelt es sich oft um heimatkundliche Publikationen, bei Letzteren um Zeitschriften wichtiger bernischer Institutionen bzw. um jene bernischer Körperschaften ganz allgemein. Eine Zeitung gilt als Bernense, wenn ihr Hauptverbreitungsgebiet im Kanton Bern liegt.

Der bernische Periodika-Bestand ist historisch gewachsen und deshalb äußerst heterogen. Gerade bei den regionalen Zeitungen gab es viele Lücken. In den Jahren 2013/2014 und 2019 bis 2022 wurden zuerst vereinzelt und dann systematisch fehlende Zeitungen neu in den Bestand aufgenommen. Hinzu kamen ab 2021 retrospektive Ergänzungen von Zeitungsjahrgängen zurück bis ins 19. Jahrhundert. Sie stammen aus den Archiven von Zeitungsverlagen und wurden der UB Bern übergeben. Bernische Zeitungen bildeten ebenfalls einen Schwerpunkt bei der Digitalisierung. Die ersten Zeitungen wurden 2006 und 2011/2012 digitalisiert, in den Jahren 2015 bis 2025 wurden in Kooperation mit Zeitungsverlagen und der Schweizerischen Nationalbibliothek die wichtigsten Titel aus den Städten Bern, Biel, Burgdorf und Thun sowie aus dem Berner Jura digitalisiert.^[54]

Bernensia-Exemplare sind auch heute durch eine spezifische lokale Bernensia-Codierung („bern“) in der Titelaufnahme vor dem Aussondern geschützt. Ende 2020 war das an der UB Bern verwendete Bibliothekssystem Aleph durch Alma ersetzt worden. Parallel dazu wurde das 2012 eingeführte Discovery-System swissbib orange durch die Rechercheplattform swisscovery bzw. swisscovery Universität und PH Bern abgelöst. Sowohl Alma als auch die auf Primo VE basierende Rechercheplattform werden von der Swiss Library Service Platform (SLSP) als Bibliotheksdienstleisterin betrieben.^[55]

Der Aufbau der bernischen Sammlung erfolgt kooperativ und UB-weit in den Bereichsbibliotheken der Universitätsbibliothek Bern. Die Bernensia-Koordination, verankert im Zentrum Historische Bestände (ZHB) an der Bibliothek Münstergasse, koordiniert die Sammeltätigkeit. Die in den anderen Bereichsbibliotheken tätigen UB-Fachreferate und ausgewählte UB-Medienbearbeitungen wählen die Bernensia aus bzw. erwerben und bearbeiten diese.^[56]

Die Koordinationsstelle war bereits zu Beginn knapp dotiert, und die Bernensia-Sammeltätigkeit wurde aufgrund von Reorganisationen in der UB Bern mit der Zeit immer anspruchsvoller. Deshalb wurde der Bernensia-Koordinator regelmäßig von ZHB-Kolleginnen und -Kollegen unterstützt, und 2020 wurde sein Beschäftigungsgrad um 10 auf 80 Prozent erhöht. Seit September 2022 ist die Bernensia-Koordination eine Dienststelle des ZHBs. Zur Stärkung der Bernensia-Erwerbung wurde Ende 2016 ein Team aus zwei Fachreferentinnen und einem Fachreferenten ins Leben gerufen, das seither im Rahmen von wenigen Stellenprozenten das „Schweizer Buch“, die von der Schweizerischen Nationalbibliothek herausgegebene Nationalbibliografie, systematisch nach Bernensia auswertet.

Eine große Veränderung im Bernensia-Bestandsaufbau ergab sich durch die UB-weite Reorganisation der Medienbearbeitungen, die Mitte 2019 begann und im Januar 2022 ihren Abschluss fand: Das Team Medienbearbeitung in der Bibliothek Münstergasse, das bis dahin für die Erwerbung des zentralen UB-Bestands im Speichermagazin zuständig war, wurde aufgelöst. Die Mitarbeitenden arbeiten seitdem in den anderen Bereichsbibliotheken, wo sie u. a. auch Bernensia erwerben und bearbeiten.^[57] Für die an der Bibliothek Münstergasse verbliebene Medienbewirtschaftung und für die antiquarischen und anderen außerhalb des Fachbuchhandels laufenden, komplexen Bernensia-Bestellungen wurde deshalb eine Medienbearbeitungsstelle zu 40 Prozent geschaffen. Schrittweise und parallel zur Umstrukturierung der Medienbearbeitungen zogen auch die bisher an der Münstergasse angesiedelten Fachreferate in die jeweiligen Bereichsbibliotheken.

Die Bernensia-Erwerbung läuft heute wie folgt ab: Die Fachreferentinnen und Fachreferenten sind für die Auswahl der bernischen Publikationen nach den formalen Kriterien des vereinfachten Sammelkonzeptes verantwortlich. Eine außerordentlich wichtige Rolle nimmt dabei das bereits oben genannte Team „Schweizer Buch“ ein, das einen großen Teil der zu erwerbenden Bernensia ermittelt. Aktiv unterstützt wird das gesamte Fachreferat durch die Dienststelle Bernensia-Koordination, die koordinierend und beratend zur Seite steht. Ergänzend – v. a. bedingt durch die Redaktionsarbeit für die „Bibliographie der Berner Geschichte“ – gibt diese ebenfalls Bernensia-Bestellungen in Auftrag. Bestellt und bearbeitet werden die bernischen Titel durch Medienbearbeitungsteams in den Bereichsbibliotheken, die an den die wichtigsten Abholorte der UB Bern verbindenden „Berner Kurier“ angebunden sind. Diese Teams bestellen nur Monografien mit ISBN-Nummern, die im regulären Buchhandel erhältlich sind. Für Spezialfälle, insbesondere für graue Publikationen, ist die in der Bernensia-Koordination angesiedelte Medienbearbeitung zuständig. Der dafür verantwortliche Bibliothekar berät und unterstützt gemeinsam mit dem Bernensia-Koordinator zugleich auch die Bernensia erwerbenden Kolleginnen und Kollegen der Bereichsbibliotheken. Mit der Bernensia-Zeitschriftenerwerbung und -verwaltung (inkl. Zeitungen) ist das Servicezentrum Zeitschriften an der Bibliothek vonRoll betraut. Ansprechperson ist auch hier der Bernensia-Koordinator.

6 Ausblick

Das Bernensia-Sammelkonzept 2012 ist ein Grundlagenpapier, in dem in erster Linie die Erwerbung von Printmedien definiert ist. Die Medien stehen im Magazin, sind über den Katalog ausleihbar oder als Retrodigitalisate in DigiBern verlinkt. Im Regelfall erscheinen Monografien über Bern und literarische Publikationen von Bernerinnen und Bernern immer noch in Printform oder zumindest hybrid.^[58] Bei grauen periodischen Publikationen sieht es anders aus. Erschienen vor einigen Jahren beispielsweise Ortsblätter und Jahresberichte zunehmend sowohl gedruckt als auch digital, hat vor allem bei Letzteren die Tendenz zu nur digitaler („e-only“) Erscheinungsform massiv zugenommen. Um einen Bruch in der Sammeltätigkeit dieser grauen Periodika zu vermeiden, werden solche E-Publikationen interimistisch auf einem bibliotheksinternen Server gespeichert. Sie sind nicht recherchierbar. Nach einem längeren Prozess der Lösungsfindung^[59] läuft zurzeit die Planung für „Digital Collections Bern“, eine Plattform der Universitätsbibliothek Bern für digitale Sammlungen^[60], zu denen auch (born-digital) E-Bernensia gehören.^[61]