Auf dem Weg zu einer kooperativen Landes- bzw. nationalen Archivbibliothek mit verteilter Bestandshaltung: Aussonderungsstrategien für Universitätsbibliotheken

1 Einleitung

Primäre Aufgabe von Universitätsbibliotheken ist es, der Hochschule eine optimale Informationsinfrastruktur, die an den Bedürfnissen von Forschung, Studium und Lehre der jeweiligen Hochschule ausgerichtet ist, zur Verfügung zu stellen. Dafür halten die Universitätsbibliotheken umfangreiche Print- und elektronische Bestände bereit und stellen vor Ort nicht vorhandene Literatur über Fernleihe und Dokumentlieferung oder neuerdings auch durch Pay-per-View-Verfahren zur Verfügung. Gleichzeitig haben einige große Universitätsbibliotheken durch ihre historischen Bestände eine wichtige Funktion in Bezug auf die Erhaltung des kulturellen Erbes und übernehmen damit Funktionen, die über die einer reinen Gebrauchsbibliothek weit hinausgehen.

Massive Einsparungen sowie akuter Platzmangel an den Universitäten angesichts stetig steigender Studierendenzahlen führen dazu, dass die Flächen, die Bibliotheken für die Aufbewahrung ihrer Bestände benötigen, vor allem von den Vertretern der nicht historisch arbeitenden Disziplinen in Frage gestellt werden. Insbesondere in den naturwissenschaftlichen Fächern wird die Lehre durch Lehrbücher und die Forschung durch aktuelle elektronische Fachzeitschriften weitgehend abgedeckt.

Seitens der Unterhaltsträger der Bibliotheken werden konkrete Aussonderungsstrategien bzw. Bestandsmanagementkonzepte gefordert. Flächen verursachen vielfältige Kosten: Mieten, Bewirtschaftungs- und Instandhaltungskosten, Säuberungskosten etc. Zudem werden Flächen für andere Zwecke, etwa als Lernorte für die wachsende Zahl an Studierenden, benötigt. Hubertus Neuhausen hat die Kosten für die Flächen für 1,8 Millionen Dubletten im zweischichtigen Bibliothekssystem der Universität Köln berechnet. Die Bewirtschaftungskosten für die für diese Bände erforderlichen Flächen, etwa. 8.275 Quadratmeter, beziffert er mit knapp 2 Millionen Euro pro Jahr.^[1]

Die bisherigen Aussonderungsstrategien in Universitätsbibliotheken, die im Wesentlichen die Aussonderung von Mehrfachexemplaren, Dubletten und veralteten Auflagen naturwissenschaftlicher Lehrbücher vorsahen, reichen nicht aus, wenn man ein deutlich geringeres bzw. ein Nullwachstum für eine Bibliothek anstrebt bzw. die Bibliotheken als Lern- und Kommunikationsorte neu aufstellen will. Aber wie kann man vorgehen, wenn man das kulturelle Erbe, die vertraglichen Verpflichtungen, die viele Universitätsbibliotheken für bestimmte Bestandsgruppen übernommen haben, trotz umfangreicher Aussonderungen erfüllen will?

2 Rahmenbedingungen für die Aussonderung

Bereits im Jahr 1986 hat der Wissenschaftsrat angesichts des Raummangels in vielen Bibliotheken „Empfehlungen zum Magazinbedarf wissenschaftlicher Bibliotheken“^[2] veröffentlicht. Sie sahen vor, dass nur an wenigen regionalen Archivbibliotheken selten genutzte Literatur aufbewahrt und dort über die Fernleihe verfügbar gehalten werden sollte. An den übrigen Bibliotheken habe man die entsprechenden Exemplare auszusondern. Für diese Bibliotheken forderte der Wissenschaftsrat die Bestimmung fester Obergrenzen für die Menge der magazinierten Literatur. Die Aussonderungsempfehlungen des Wissenschaftsrats bezogen sich in erster Linie auf Zeitschriften und Zeitungen sowie auf Altbestände von Dissertationen, Amts- und Firmenschriften. Aussonderungen im Monographienbereich hielt man für zu personalintensiv. Den Bundesländern empfahl der Wissenschaftsrat, ihre Bibliotheken durch Erlass entsprechender Verordnungen zu Aussonderungen anzuhalten. Mehrere Bundesländer haben sog. Archivbibliotheken bestimmt und/oder das Prinzip des letzten Exemplars, das im Bundesland nachgewiesen ist, eingeführt.

Die Studie der HIS GmbH zu „Bibliotheken und Universitäten und Fachhochschulen – Organisation und Ressourcenplanung“ führte diese Überlegungen weiter. Künftig sollten demnach nur noch wenige große UBs als ‚Universalbibliotheken‘ die Archivierung gedruckten Materials leisten, während die Mehrzahl der UBs sowie Fachhochschulbibliotheken als ‚Gebrauchsbibliotheken‘ nur die aktuell benötigte Literatur vorhalten und ein ‚Netto-Nullwachstum‘ vorweisen sollten.^[3]

Auch das Land Nordrhein-Westfalen hat im Jahr 2002 Richtlinien für die Aussonderung und Archivierung von Bibliotheksgut festgelegt.^[4] Mit der Einführung des Hochschulfreiheitsgesetzes^[5] verlor dieser Erlass seine Gültigkeit. Vielen Hochschulbibliotheken dient er dennoch als Richtschnur. So findet man ihn beispielsweise auf den Internetseiten der USB Köln.^[6]

Dieser Erlass betont die Notwendigkeit der Aussonderung von Bibliotheksgut zur „Sicherung der Bestandsqualität und Vermeidung von unnötigem Aufwand für Aufbewahrung, Erhaltung und Erschließung“.^[7] Unbrauchbares und entbehrliches Bibliotheksgut sollte ausgesondert werden.

Interessant ist dieser Aussonderungserlass deshalb, weil er auch für die Entwicklung neuer Aussonderungs- und Bestandserhaltungskonzepte in Nordrhein-Westfalen eine wichtige Orientierungsgröße bieten kann. Denn neben der Forderung nach Aussonderung wurden hier auch Archivierungspflichten für einzelne Bibliotheken definiert, die eine Richtlinie für ein künftiges kooperatives Aussonderungs- bzw. Bestandserhaltungskonzept bieten können^[8]:

Die Archivierungspflichten bezogen sich auf

1. Veröffentlichungen der eigenen Hochschule,

2. Pflichtexemplare der drei Universitäts- und Landesbibliotheken Bonn, Düsseldorf und Münster,

3. Bestände mit vertraglichen und gesetzlichen Bindungen,

4. Regionalliteratur in Bibliotheken mit regionalem Sammelauftrag, insbesondere die Universitäts- und Landesbibliotheken,

5. die Bestände der Zentralbibliothek für Medizin und Landbauwissenschaften,

6. die Bestände der Bibliothek der Deutschen Sporthochschule,

7. die Bestände der Sondersammelgebiete der Universitätsbibliotheken Bonn, Köln und Münster und auf den Sammelschwerpunkt der Fachhochschulbibliotheken sowie auf

8. die Sondersammlungen und historisch gewachsenen Bestandssegmente mit besonderem kulturellem Wert.

Hinsichtlich der Bestände, für die keine explizite Archivierungspflicht besteht, haben – so hieß es hier – die Universitäts- und Landesbibliotheken Bonn, Düsseldorf und Münster sowie die Universitäts- und Stadtbibliothek Köln und die Universitätsbibliothek Aachen die Archivierungspflicht.

Auch zu den Zeitschriftenbeständen gibt es hier deutliche Vorgaben:

1. Laufende Zeitschriften, die im Land nur einmal vorhanden waren, sollten nur von der Bibliothek archiviert werden, die das Abonnement hielt.

2. Zeitschriften, die im Lande mehrfach vorhanden waren, sollte die Bibliothek, die die Zeitschrift am vollständigsten besitzt, archivieren.

3. Bei gleichem Bestand sollten die Universitäts- und Landesbibliotheken die Archivierungsverpflichtung übernehmen.

4. Dublette Bestände sollten ausgesondert werden.

Durch die Verabschiedung des Hochschulfreiheitsgesetzes in Nordrhein-Westfalen im Jahr 2006^[9] wurden mit Ausnahme der landesbibliothekarischen Funktionen sämtliche Etatfragen der Bibliotheken in die Hochschule verlagert. Gesetzlich festgeschrieben und ausfinanziert wurde als landesbibliothekarische Funktion der drei Landesbibliotheken in Nordrhein-Westfalen ausschließlich die Umsetzung des Pflichtexemplargesetzes und die Erstellung der Nordrhein-Westfälischen Bibliographie, nicht jedoch die im Erlass aus dem Jahr 2002 festgelegten Archivierungsverpflichtungen für die Regionalliteratur, für die historischen Bestände sowie für die wissenschaftliche Literatur, die nicht unter die oben genannten Sonderfälle fielen. Dadurch entstand das Problem, dass die Hochschulen jetzt diese Archivierungsfunktionen der Landesbibliotheken subventionierten, derzeit angesichts von akuter Geldknappheit diese Funktionen jedoch nicht mehr finanzieren können. Deshalb muss nach einer anderen Lösung gesucht werden, denn die Notwendigkeit, gerade die ausländische Forschungsliteratur in Deutschland zu erhalten, ist notwendig, wenn die Bibliotheken auch langfristig Fernleihe und Dokumentlieferung in angemessenen Zeiten erfüllen sollen. Die Einstellung der Förderung für die Sondersammelgebietsbibliotheken durch die Deutsche Forschungsgemeinschaft macht dieses Problem noch dringlicher. Hier ist ein kooperatives Bestandserhaltungskonzept gefordert, das anderen Bibliotheken umfangreiche Aussonderungsmaßnahmen ermöglicht.

3 Prognose zum zukünftigen Magazinbedarf von Universitätsbibliotheken: Wie sieht die Bibliothek 4.0 aus?

Flächenplanungen in Bibliotheken sind immer auf zukünftige Bedarfe ausgerichtet. In der Regel werden schon nicht genutzte Magazinflächen in Bibliotheken für den Zuwachs mehrerer Jahre vorgehalten. Wie sieht jedoch die zukünftige Entwicklung aus? Benötigen Bibliotheken in Zukunft überhaupt noch Magazinflächen?

1. Es ist davon auszugehen, dass Universitätsbibliotheken in der Zukunft einen weiteren erheblichen Zuwachs an elektronischen Medien aufweisen werden. E-only gehaltene wissenschaftliche Zeitschriften, Open-Access-Zeitschriften, E-Books bzw. E-Book-Paketkäufe bestimmen schon heute den Bestandsaufbau wissenschaftlicher Bibliotheken in großem Umfang. Mehr als 50 Prozent ihrer Erwerbungsetats geben deutsche Universitätsbibliotheken laut Deutscher Bibliotheksstatistik für elektronische Medien aus.^[10] Häufig wird auch bei der Erwerbung von Monographien eine E-preferred-Strategie umgesetzt. Magazinflächen benötigen diese Erwerbungen nicht. Ob die Langzeitarchivierung elektronischer Medien langfristig kostengünstiger ist als die Magazinierung von Büchern muss sich noch zeigen.

2. Weniger Magazinflächen werden künftig auch deshalb benötigt, weil in den Wissenschaftlichen Bibliotheken große Digitalisierungsprojekte durchgeführt wurden. Ältere Bibliotheksbestände, die digitalisiert vorliegen, werden nicht mehr so häufig genutzt werden. Das Book Library Project, das Google mit der BSB München, der ÖNB in Wien und zahlreichen amerikanischen Bibliotheken durchführte, ist in diesem Zusammenhang zu erwähnen. Mehr als 10,5 Millionen Bücher stehen durch dieses Projekt frei im Internet zur Verfügung, allein 1,6 Millionen urheberrechtsfreie Bücher aus dem deutschsprachigen Bereich.^[11] „Auch wenn man von einer umfassenden Abdeckung noch weit entfernt ist, ist mittelfristig damit zu rechnen, dass ein substantieller Teil der Bücher, die nicht mehr unter das Urheberrecht oder das Copyright fallen, im Internet weitgehend frei verfügbar sind“, so Hubertus Neuhausen. Für die wissenschaftlichen Bibliotheken bedeute dies, dass „ein nicht zu unterschätzender Teil ihrer Bestände in den Magazinen, darunter auch große Teile der wissenschaftlichen Massenliteratur, d. h. Bücher, die zwischen ca. 1850 und 1965 erschienen und an vielen Universitäten vorhanden sind, bequem aus dem Internet in elektronischer Form bezogen werden kann.“^[12] Müssen diese Bücher dann wirklich noch mehrfach in den Universitätsbibliotheken vorhanden sein oder reicht die Archivierung weniger oder sogar eines Exemplars in einer Archivbibliothek, die auch für die Bestandserhaltung verantwortlich zeichnet?

3. Auch die Digitalisierung vergriffener Werke schreitet voran und führt dazu, dass Werke bis zum Erscheinungsjahr 1965, die vergriffen sind, digitalisiert werden dürfen. Auch dies wird dazu führen, dass die Print-Exemplare in Bibliotheken weniger ausgeliehen werden und damit nicht mehr in mehreren Bibliotheken verfügbar gehalten werden müssen.^[13]

4. Im Zeitraum 2004 bis 2010 finanzierte die Deutsche Forschungsgemeinschaft den Erwerb von 140 Nationallizenzen für Zeitschriften mit über 100 Millionen Euro.^[14] Danach wurden sog. Allianzlizenzen mit Opt-In-Verfahren gefördert. Die Nutzung der parallel vorhandenen Print-Ausgaben dieser Zeitschriften in den Bibliotheken tendiert zumindest in der ULB Düsseldorf gegen Null. Müssen diese Print-Dubletten in mehreren Bibliotheken archiviert werden?

5. Ca. 20 Prozent der formell publizierten wissenschaftlich relevanten Literatur wird inzwischen open access publiziert.^[15] Im Land Berlin sollen es im Jahr 2020 sogar 60 Prozent sein.^[16] Ob über den goldenen oder den grünen Weg bzw. als elektronische Zweitpublikation – Print-Publikationen wird es im wissenschaftlichen Bereich immer weniger geben. Ein weiterer Indikator dafür, dass der Magazinbedarf wissenschaftlicher Bibliotheken künftig rückläufig sein dürfte.

6. Hinzu kommt, dass sich das Verhalten der Studierenden in den letzten Jahren deutlich verändert hat: Elektronische Semesterapparate, elektronische Literaturverwaltungsprogramme, Recherchen in elektronischen Katalogen bzw. Fachdatenbanken führen dazu, dass Studierende Print-Publikationen immer weniger wahrnehmen und häufig nur noch das zur Kenntnis nehmen, was elektronisch vorhanden ist und damit sofort zur Verfügung steht.

Künftig, so kann festgehalten werden, werden Bibliotheken also einen deutlich geringeren Print-Zuwachs haben und damit auch weniger Magazinflächen benötigen.

4 Gegenwärtiger Magazinbedarf

Von einem Nullzuwachs sind Universitätsbibliotheken jedoch noch weit entfernt. Die deutschen Universitätsbibliotheken stellten im Jahr 2015 ihren Benutzern insgesamt 167.017.615 Bände für die Nutzung zur Verfügung. Einem Zugang von 2.109.454 Bänden steht ein Abgang von 1.218.346 Bänden gegenüber, d. h. im Jahr 2015 wuchsen die Universitätsbibliotheken zusammen um 891.108 Bände, also um knapp 50 Prozent ihres Zuwachses pro Jahr.^[17] Jedes Jahr entsteht – legt man die Anzahl der Bände zugrunde – eine neue Bibliothek bzw. müssen Flächen für fast 900.000 Bände bereitgestellt und finanziert werden.

In der Universitäts- und Landesbibliothek Düsseldorf mit einem Bestand von 2.5 Millionen Bänden betrug der Zuwachs im Jahr 2015 rund 25.100 Bände, davon waren 4.777 Pflichtexemplare. D. h. die ULB benötigt in jedem Jahr ca. 836 Regalmeter (bei 30 Bänden pro Meter) oder 113 Quadratmeter Flächen zusätzlich (1.000 Bände auf 4,5 Quadratmeter) für die Aufstellung bzw. Magazinierung ihrer Print-Bücher.^[18]

Obwohl auch die ULB Düsseldorf im Jahr 2015 von ihrem Medienetat in Höhe von 5,7 Millionen Euro mehr als die Hälfte, nämlich 3,8 Millionen Euro, für elektronische Medien ausgab und fast 22.000 Bände aussonderte, ist dennoch erheblicher Platz für Print-Publikationen einzuplanen.

5 Grundsätze für die Aussonderungsstrategie

Trotz der immensen Ausgaben der Universitätsbibliotheken für elektronische Medien wachsen die deutschen Universitätsbibliotheken gegenwärtig im Print-Bereich immer noch erheblich, auch wenn künftig wahrscheinlich der Print-Zuwachs weiter zurückgehen wird und der Großteil der Informationen elektronisch zur Verfügung gestellt werden wird. Die Aussonderungsstrategie muss dieser Entwicklung Rechnung tragen.

Oberstes Ziel für eine Aussonderungsstrategie muss es deshalb sein, das auszusondern, was bereits heute elektronisch langfristig gesichert zur Verfügung steht. Für die digitale und für die Print-Langzeitarchivierung muss es Lösungen auf Verbundebene oder nationale Lösungen geben. Hier bedarf es der Kooperation zwischen den Bibliotheken.

6 Was kann vorrangig ausgesondert werden?

7 Analyse der in der Zeitschriftendatenbank nachgewiesenen Bestände – Kooperation in der Archivierung als Voraussetzung für Aussonderungsmaßnahmen in vielen Bibliotheken

Die Zeitschriftendatenbank (ZDB) verzeichnet rund 1,8 Millionen Zeitschriften, Zeitungen und Datenbanken mit 15,6 Millionen Besitznachweisen aus 3.700 deutschen und österreichischen Bibliotheken^[21], d. h. jeder Zeitschriftentitel ist in Deutschland durchschnittlich 8,6mal vorhanden. Nicht geprüft wurde die Übereinstimmung der Bandangaben. Dennoch lässt sich insbesondere für die älteren Jahrgänge vieler wissenschaftlicher Zeitschriften ein hohes Aussonderungspotential vermuten, wenn die Archivierung der Zeitschrift durch eine oder mehrere Bibliotheken in Deutschland gesichert ist und diese damit gesichert über Fernleihe bzw. Dokumentlieferung zur Verfügung gestellt werden kann.

8 Aussonderung von Monographien

Im Bereich der Monographien ist die Aussonderung deutlich personalintensiver. Bisher wurden in der ULB Düsseldorf nur veraltete Auflagen von Lehrbüchern aus den naturwissenschaftlichen Fächern und Dubletten ausgesondert. Künftig sollen vor allem Monographien aus Fächern ausgesondert werden, die an der Heinrich-Heine-Universität nicht mehr gelehrt werden, sowie nach Absprache mit den Instituten Monographien aus den naturwissenschaftlichen Fächern (außer Mathematik), die in den letzten Jahren selten oder gar nicht mehr genutzt wurden. Nicht ausgesondert werden Monographien, wenn sie nur einmal im NRW-Verbundkatalog nachgewiesen sind bzw. die ULB Düsseldorf das letzte Exemplar hält.

Durch Rückbezug auf den Aussonderungserlass aus dem Jahr 2002^[24] lassen sich auch hier Fächer festlegen, für die die dort genannten Bibliotheken in Nordrhein-Westfalen die Archivierung übernehmen müssten.

Die ULB Düsseldorf ist gesetzlich zur Archivierung der Pflichtexemplare aus dem Regierungsbezirk Düsseldorf verpflichtet. Außerdem nimmt sie die vertragliche Verpflichtung, den Bestand der ehemaligen Landes- und Stadtbibliothek Düsseldorf zu erhalten, wahr. Der Bestand umfasst ca. 500.000 Bände aus den Erscheinungsjahren bis 1970 aus allen Fächern. Dazu kommen 59.256 Bände Pflichtexemplare. Die Bestände der ehem. Landes- und Stadtbibliothek Düsseldorf erhalten einen Anteil an schützenswertem Kulturgut, das aufgrund seiner Seltenheit auch in anderen Bibliotheken nicht ausgesondert werden würde. Ein Großteil des monographischen Bestandes stammt allerdings aus der Zeit 1945 bis 1970 und ist der Massenliteratur zuzurechnen, die sicherlich – wenn sie in anderen Bibliotheken wenig genutzt wird – dort ausgesondert werden könnte.

Die Archivierung der in den Sondersammelgebieten erworbene Literatur bis zum Erscheinungsjahr 2012 müsste in der ULB Bonn für die Romanistik, in der USB Köln für die Betriebs- bzw. Sozialwissenschaften, in der ULB Münster für die Niederlandistik gewährleistet sein. Die Zentralbibliothek Medizin und die Sporthochschule Köln würden die Monographien der hier vertretenden Fächer archivieren. Dies wären für die ULB Düsseldorf monographische Bestände, von denen sie sich zuerst trennen könnte, sofern die Bestände hier wenig Nutzung erfahren.

9 Fazit

Universitätsbibliotheken in Deutschland wachsen gegenwärtig noch um ca. 50 Prozent ihres jährlichen Zuwachses. Angesichts der Digitalisierung und der Umsetzung von E-only- bzw. E-preferred-Strategien in der Erwerbung wird sich dieses Wachstum jedoch langfristig deutlich verlangsamen.

Nur mit einer kooperativen Aussonderungsstrategie bzw. der Schaffung einer virtuellen Landesarchivbibliothek mit verteilten Beständen in Nordrhein-Westfalen, deren Bestand in der Zeitschriftendatenbank bzw. im Verbundkatalog NRW dokumentiert ist, werden große Aussonderungsaktionen und damit eine kosteneffiziente Flächenbewirtschaftung für die Bibliotheken in Nordrhein-Westfalen bzw. Deutschland möglich. Das Ziel einer optimalen kosteneffizienten Informationsversorgung von Forschung und Lehre kann nur durch eine derartige Kooperation erreicht werden.