Patron Driven Acquisition – eine Herausforderung (auch) für Verbundzentralen

1 Der HeBIS-Verbund^[1]

Im HeBIS-Verbund sind derzeit 36 Bibliotheken und Bibliothekssysteme aus Hessen und Rheinhessen zusammengeschlossen. 17 davon sind Universitäts- bzw. Hochschulbibliotheken, darunter vier kirchliche und eine Musikhochschulbibliothek.

Als zentrale Verbunddatenbank für die Katalogisierung und Metadatenhaltung wird das CBS von OCLC (ehemals Pica) eingesetzt. Im Unterschied zu allen anderen deutschen Verbundsystemen verfügt der HeBIS-Verbund über eine einheitliche Infrastruktur bei den Lokalsystemen; alle Bibliotheken setzen LBS (OCLC/Pica) ein, entweder in Version 3 oder in Version 4. Zwischen der zentralen Datenbank CBS und der lokalen Software LBS sorgt ein systemimmanenter Push-Mechanismus dafür, dass beim Anlegen eines Exemplardatensatzes an einem Titeldatensatz beide sofort automatisch in die LBS-Datenbank der betreffenden Bibliothek kopiert werden und dort für die lokalen Services Erwerbung und Ausleihe zur Verfügung stehen. Da das zentrale Format und die lokal verwendeten Formate kongruent gehalten werden, entfallen für diese Datenlieferungen aufwendige Schnittstellenprogrammierungen und Pflegeaufwand.

Die LBS-Lokalsysteme werden an sechs regionalen Zentren in Darmstadt, Frankfurt, Gießen, Kassel, Mainz und Marburg jeweils für mehrere Bibliotheken betrieben und von technischen und bibliothekarischen Expertinnen und Experten vor Ort betreut. Diese kümmern sich auch um Erweiterungen oder Anpassungen zur Unterstützung spezieller Anforderungen in den einzelnen Bibliotheken.

2 Elektronische Ressourcen im HeBIS-Verbund

Im Wintersemester 1997/1998 protestierten Studierende von über 100 deutschen Hochschulen gegen schlechte Studienbedingungen an den Hochschulen und die unzureichende Ausstattung ihrer Bibliotheken.^[2] Das Land Hessen reagierte darauf u. a. mit der Bereitstellung von zentralen Mitteln für die Beschaffung elektronischer Medien^[3] und der Gründung des HeBIS-Konsortiums im Jahr 1999. An der damaligen Stadt- und Universitätsbibliothek Frankfurt wurde eine Geschäftsstelle für das Konsortium angesiedelt. Diese kümmert sich seitdem um das Einholen von Angeboten, verhandelt mit den Anbietern, bereitet Vertragsabschlüsse vor, leistet Zahlungen, reklamiert nicht funktionierende Zugänge und sorgt für die rechtzeitige Verlängerung auslaufender Verträge. Dieser Service aus einer Hand steht inzwischen auch Nicht-Verbundbibliotheken offen, die sich den Konsortialverträgen anschließen können. Allerdings profitieren diese nicht von den Zuschüssen aus zentralen Landesmitteln, mit denen die elektronischen Medienangebote der hessischen Hochschulbibliotheken gefördert werden und so die Literaturversorgung sicherstellen. Die Konsortialgeschäftsstelle verwaltet derzeit über 100 Verträge, an denen zwei bis maximal 120 Bibliotheken teilnehmen.

2005 wurden die ersten Verträge für von der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) geförderte Nationallizenzen wirksam. Auch die DFG wollte mit diesem Programm die Bereitstellung von digitalen Inhalten für die wissenschaftliche Literaturversorgung nachhaltig verbessern.^[4]

Für die HeBIS-Bibliotheken bedeuteten diese Aktivitäten, dass sie mit einem Schlag über große Mengen an Titeln verfügten, zu denen noch rein lokal lizenzierte Ressourcen sowie eine wachsende Menge an frei zugänglichen Online-Ressourcen kamen. Diese Mengen systematisch nach bibliothekarischen Prinzipien in der Verbunddatenbank zu erschließen, war nicht möglich, obwohl bereits Ende der 1990er Jahre die formalen Voraussetzungen dazu durch entsprechende Formatanpassungen und Katalogisierungsvorgaben geschaffen worden waren. Die Verbundzentrale sah sich vor die Aufgabe gestellt, eine tragfähige Antwort auf die Frage zu finden: Wie kommen Nachweise für umfangreiche Pakete an elektronischen Ressourcen schnell, zuverlässig und komplett in die lokalen OPACs?

3 Das Lizenzexemplarprogramm

Die Antwort auf diese Frage bestand in der Entwicklung einer zentralen Serviceleistung, die auf folgenden Voraussetzungen beruht:

1. Alle Bibliotheken verfügen über einheitliche Titelpakete.

2. Die in den Paketen enthaltenen Ressourcen sind lizenziert oder frei zugänglich.

3. In den bibliographischen Daten ist eine allgemein gültige, einheitliche elektronische Zugriffsadresse enthalten.

4. Die Freischaltung der Ressourcen erfolgt in allen Bibliotheken zum gleichen Zeitpunkt.

5. Mindestens drei Bibliotheken haben Zugang (diese anfängliche Vorbedingung wurde später gelockert).

Das sogenannte Lizenzexemplarprogramm^[5] setzt auf der Erfassung oder Einspielung der Titeldaten für die in den Paketen enthaltenen Ressourcen auf. Die Erfassung erfolgt dabei zentral durch die Verbundzentrale, eine oder mehrere Bibliotheken, Letzteres bei größeren Paketen in Arbeitsteilung. Mehr und mehr setzte sich in den vergangenen Jahren allerdings die Praxis durch, Metadaten vom Anbieter der Ressourcen selbst zu übernehmen bzw. die Bereitstellung solcher Metadaten entsprechend einzufordern und vertraglich mit zu regeln. Bei den DFG-Nationallizenzen war dies von Beginn an durchgängiges Prinzip.

Nachdem die Titel im zentralen CBS bereitstehen, sorgt die Verbundzentrale dafür, dass alle Bibliotheken automatisch über den regulären Systemmechanismus eine Lieferung in ihre lokale Datenbank erhalten. Dazu werden Paketindikatoren vergeben und in einer Systemtabelle die lizenznehmenden Bibliotheken eingetragen. Mit diesen Informationen werden an allen Titeln des jeweiligen Pakets für jede eingetragene Bibliothek stark verkürzte, formalisierte Exemplardatensätze erzeugt, die die Belieferung der lokalen Datenbanken anstoßen. Spätere Verfeinerungen erlauben den Bibliotheken bis heute zusätzlich die Wahl einer bevorzugten elektronischen Adresse, soweit es mehrere für ein Dokument gibt. Bei frei zugänglichen Ressourcen entscheiden die Bibliotheken individuell, für welche Fächer Metadaten in ihre lokale Umgebung geliefert werden sollen.

Abb. 1:

Darstellung des Workflows beim Lizenzexemplarprogramm.

Ende Juni 2014 gab es 170 aktive Paketindikatoren, die HeBIS-Datenbank enthielt 337.205 Titelnachweise für frei zugängliche Online-Ressourcen und 986.143 für konsortial lizenzierte. Über die Automatismen des Lizenzexemplarprogramms wurden insgesamt mehr als 13 Mio. Exemplardatensätze erzeugt und an die lokalen Datenbanken und OPACs verteilt. Konzept und Praxis haben sich seit nunmehr mehr als zehn Jahren bestens bewährt und werden von den HeBIS-Bibliotheken aufgrund der großen Effizienz sehr geschätzt.

4 Neue Konzepte für PDA

Die UB Johann Christian Senckenberg und die UB Mainz waren die ersten Bibliotheken im HeBIS-Verbund, die erwogen, für den Erwerb von E-Books das Modell „Patron Driven Acquisition“ (PDA) praktisch zu erproben. Grundprinzip der Erwerbungsform PDA ist es, dass eine Vorauswahl an Titeln den Bibliotheksbenutzern direkt in den Benutzeroberflächen angeboten wird; der Kauf wird dann durch die Anforderung des Titels durch einen Benutzer ausgelöst. Die Verantwortlichen der Frankfurter Medienbearbeitung wandten sich an die Verbundzentrale und baten um Unterstützung bei der Erschließung der Titel. Schnell zeigte sich aber, dass die im Verbund bewährten Metadatenkonzepte hier nicht greifen konnten, denn die Rahmenbedingungen für PDA-Projekte unterscheiden sich grundsätzlich von denen für die konsortiale Erwerbung von E-Ressourcen:

1. Die Paketbildung erfolgt individuell durch die lizenznehmende Bibliothek aus einem großen Titelreservoir.

2. Der Lizenzierungszeitpunkt wird von einer Bibliothek frei gewählt, ebenso die Laufzeit.

3. Bei den meisten PDA-Modellen werden der lizenznehmenden Bibliothek individuelle Zugriffsadressen zugeteilt.

4. Lizenznehmende Bibliotheken haben ein Interesse daran, bestimmte individuelle Informationen in den Exemplarsätzen abzulegen.

Somit musste der Einsatz des Lizenzexemplarprogramms für PDA-Projekte verworfen werden. Gemeinsam mit den Bibliotheken wurde stattdessen eine arbeitsteilige Lösung ausgearbeitet, die folgende Verantwortlichkeiten und Abläufe für das Metadatenmanagement beinhaltet:

Schritt 1: Sämtliche Vorarbeiten für die Auswahl der Titel und die Bildung eines PDA-Pakets wie die Angebotseinholung, die Profilbildung, der Vertragsabschluss und die Budgetbereitstellung erfolgen durch die Bibliothek.^[6] Die Bibliothek muss im Rahmen des Vertragsabschlusses auch für die Belieferung mit Metadaten sorgen (was aber bei den am Markt tätigen Anbietern eine Selbstverständlichkeit darstellt). Von der Verbundzentrale werden Metadaten im Format MARC 21 und in einer Qualität erwartet, die sich an den Empfehlungen der Arbeitsgruppe Kooperative Verbundanwendungen (AGKVA) der Arbeitsgemeinschaft der Verbundsysteme^[7] orientiert.

Schritt 2: Das gesamte Metadatenmanagement für die Titel wird durch die Verbundzentrale geleistet. Dazu gehört die Bereitstellung einer Importschnittstelle, die für jedes Paket individuell angepasst wird, um die bestmögliche Datenqualität und -homogenität zu gewährleisten. Die Titeldaten werden in die zentrale Verbunddatenbank CBS eingespielt und dabei mit einem Produktsigel versehen. Falls von der Sigelstelle noch kein Sigel vergeben wurde, nimmt die Verbundzentrale auch die entsprechende Neubeantragung vor. Die für jeden Titel gelieferte Identifikationsnummer aus der Anbieterdatenbank wird ebenfalls in die Titeldatensätze übernommen; ihr kommt eine wichtige Rolle bei der Dublettenkontrolle zu. Bei Update-Einspielungen oder bei den Einspielungen von Metadatenpaketen für andere Bibliotheken wird bei der Dublettenprüfung ausschließlich diese Anbieter-Identifikationsnummer geprüft, keine anderen Titeldatenelemente wie sonst üblich. Damit wird der Tatsache Rechnung getragen, dass ein und derselbe Titel von verschiedenen Plattformen angeboten werden kann. Wird ein solcher Titel in verschiedenen PDA-Paketen von Bibliotheken angeboten, werden letztlich die Aufnahmen aus den jeweiligen Plattformen nebeneinander in die Verbunddatenbank eingestellt und gelten nicht als Dubletten.

Schritt 3: Das Datenmanagement für die Exemplardaten schließlich erfolgt durch die lizenznehmende Bibliothek. Es ist keine manuelle Erfassung notwendig; stattdessen wird die in den Katalogisierungsclient „WinIBW“ eingebaute Upload-Funktion in Verbindung mit einem Programmskript genutzt, das von einer Kollegin in der UB Frankfurt entwickelt und allen interessierten Bibliotheken zur Nachnutzung zur Verfügung gestellt wurde. Grundlage dieses Skripts ist eine Liste sämtlicher Fremddaten-Identifikationsnummern für das lizenzierte Paket, die aus Titellisten des Anbieters (in der Regel eine Excel-Tabelle) extrahiert wird. Das Skript ruft über die ID-Nummer den Titel im HeBIS-CBS auf und fügt den von der Bibliothek vordefinierten Exemplardatensatz inklusive elektronischer Adresse (URL) an. Optional kann je nach geltender Erwerbungspolitik eine Dublettenkontrolle vorgeschaltet werden, bei der Online- und/oder Print-ISBN als Prüfkriterium verwendet werden. Sofern gewünscht wird damit verhindert, dass eine Bibliothek denselben Titel in mehreren Paketen anbietet oder ein Kauf erfolgt, obwohl bereits eine Printversion im Haus verfügbar ist.

Mit der Erzeugung der Exemplardaten stehen Titel- und Exemplarsätze als lokale Kopie zur Verfügung und werden in den lokalen Benutzeroberflächen angezeigt; derzeit entweder im klassischen lokalen OPAC oder in einer lokalen Instanz des neuen HeBIS Discovery Systems (HDS).

In die Zuständigkeit der erwerbenden Bibliothek fallen außerdem alle notwendigen Arbeiten und Aktionen, die beim Auslösen des Kaufs eines Titels durch Bibliotheksbenutzer anfallen:Nach einer Benachrichtigung über die Auslösung des Kaufs in Form eines elektronischen Alertings und/oder der Rechnungsstellung durch den Anbieter werden Erwerbungsdaten im Erwerbungssystem erfasst, der Titel wird hochkatalogisiert^[8] und die Exemplardaten mit einer Kennzeichnung für PDA und weiteren relevanten bibliotheksspezifischen Informationen versehen. Einige Bibliotheken erschließen anschließend zudem sachlich nach RSWK oder vergeben RVK-Notationen, oft auch durch Kopie der Sacherschließung von der Print-Ausgabe. Die Anbieter-ID bleibt weiter erhalten und schützt den Titel bei Dublettenkontrollen vor Überschreibung.

Fällt ein Titelaus dem PDA-Profil oder der Selektion heraus oder wird ein ganzes (nicht gekauftes) Paket gekündigt, obliegt die Löschung der Exemplardaten der jeweiligen Bibliothek. Auch dafür wird wiederum ein Skript im Katalogisierungsclient verwendet, das die entsprechende Liste an Anbieter-ID-Nummern aufruft und die Exemplardatensätze entfernt. Die Titeldatensätze bleiben hingegen erhalten und stehen für andere PDA-Aktivitäten weiter zur Nachnutzung zur Verfügung.

5 Die PDA-Projekte der HeBIS-Bibliotheken: Erfahrungen

Im HeBIS-Verbund haben bisher sechs Bibliotheken PDA-Verträge geschlossen und dabei auf fünf unterschiedliche Plattformen zurückgegriffen. Einige Projekte sind bereits wieder beendet, andere laufen noch:

1. UB Frankfurt: EBL (2013), JSTOR (2014)

2. HLB Fulda: MyiLibrary (2014)

3. UB Gießen: EBSCO eBooks (2014)

4. UB Kassel: MyiLibrary (2013)

5. UB Mainz: ebrary (2013, beendet)

6. UB Marburg: ebrary (2014)

Insgesamt wurden für die Projekte von den Bibliotheken rund 290.000 Titel ausgewählt.^[9] Entsprechend hat die Verbundzentrale die gleiche Zahl an Titeldatensätzen bearbeitet. 33.400 Titel (11,5 Prozent) desselben Anbieters wurden von mehr als einer Bibliothek für ihr PDA-Angebot ausgewählt; die betreffenden Titeldatensätze wurden deshalb als dublett ausgesondert.

Die Qualität der von den Anbietern zur Verfügung gestellten Metadaten ist ordentlich, aber keinesfalls mehr. Die von der AGKVA formulierten bibliographischen Qualitätsstandards werden nicht einheitlich erreicht und durchgehalten, auch starke Ausreißer nach unten sind zu verzeichnen. Dabei ist kein Anbieter insgesamt besser oder schlechter als der andere; oft bestehen auch innerhalb der Metadaten eines einzigen Anbieters erhebliche qualitative Unterschiede, deren Ursachen nicht nachvollziehbar sind. Dabei stammen die Metadaten aus so unterschiedlichen Quellen wie direkt aus firmeneigenen Datenbanken oder sogar aus OCLC’s WorldCat, ohne dass die Herkunft aus WorldCat insgesamt einen höheren Qualitätsstandard garantiert. Ähnliche qualitative Unterschiede gibt es auch bei der Sacherschließung, der meistens auch eine wichtige Rolle bei der Zuordnung zum Profil einer Bibliothek zukommt. Geliefert werden hier vor allem Dewey-Dezimalklassifikation und (englische) Schlagworte in unterschiedlicher Ausführlichkeit und Tiefe. ProQuest liefert zu seinen Titeln der Ebook Library (EBL) Abstracts, die teilweise sehr ausführlich ausfallen und den Bibliotheksbenutzern eine gute Übersicht über den Inhalt der Bücher geben.

Abb. 2:

Beispiel aus dem EBL-PDA-Angebot der UB Frankfurt im OPAC.

6 Fazit und Optimierungspotenzial

Für die HeBIS-Verbundzentrale stellt die Diversität bei den PDA-Projekten ihrer Verbundbibliotheken eine große Herausforderung dar. Problematisch ist auch, dass die Verbundzentrale meist erst gegen Ende der Vertragsverhandlungen mit einem Anbieter oder gar erst nach deren Abschluss in die Überlegungen der jeweiligen Bibliothek einbezogen wird, gleichzeitig aber die Erwartung besteht, dass die Metadaten unmittelbar zur Freischaltung der E-Books auf der Anbieterplattform auch in den Nutzeroberflächen zur Verfügung stehen. Ein Weg aus diesem Dilemma könnte die gezielte, proaktive Datenbevorratung durch die Verbundzentrale darstellen, die im Falle des Neuabschlusses eines Vertrages einen raschen Beginn des Exemplardatenmanagements ermöglichen würde. Hierfür sind freilich einige wichtige Voraussetzungen zu schaffen:

1. Die Verbundbibliotheken müssten sich hinsichtlich eines Kanons an relevanten Anbietern bzw. Metadaten absprechen sowie eine Bearbeitungsreihenfolge festlegen.

2. Mit den Anbietern der E-Books müssten Lizenzverhandlungen für die kompletten Metadatenpakete geführt werden. Während die Titelmetadaten für lizenzierte Pakete bisher ohne irgendwelche bürokratischen Hürden zur Verfügung gestellt wurden, verlangen die Anbieter für Komplettpakete ihrer Metadaten nach den Erfahrungen anderer Verbundzentralen den Abschluss eines Nutzungsvertrags. Die Praxis zeigt außerdem, dass manche Anbieter auf solche Anforderungen noch gar nicht eingestellt sind und über die Lieferung sämtlicher Metadaten erst einmal intern beraten und entscheiden müssen.

Die Arbeitsteilung zwischen Verbundzentrale und Bibliothek hinsichtlich des Metadatenmanagements hat sich bewährt und ermöglicht eine optimale Abbildung des jeweils aktuellen Standes. Der dafür notwendige lokale Aufwand hält sich in überschaubaren Grenzen. Einsparpotential wäre gegeben, wenn sich auch bei PDA-Verträgen Konsortien aus mehreren Bibliotheken z. B. für eine fachliche Auswahl bilden würden – dann könnte die Verbundzentrale das Erzeugen der Lokaldaten für alle beteiligten Bibliotheken zentral übernehmen. Solche Tendenzen sind aber derzeit nicht erkennbar.