Article Open Access

Publikations- und Kosten-Monitoring in einem Software-Tool: Werkstattbericht zu einem Projekt der Universitätsbibliotheken Magdeburg und Potsdam

  • ORCID logo EMAIL logo , ORCID logo , ORCID logo and ORCID logo
Published/Copyright: January 30, 2025
Become an author with De Gruyter Brill

Zusammenfassung

Der Artikel beschreibt die Entwicklung und Einführung des Software-Tools Output, das gemeinsam von den Universitätsbibliotheken Magdeburg und Potsdam zur Optimierung des Publikations- und Kosten-Monitorings entwickelt wurde. Ziel des Tools ist die effiziente und transparente Erfassung und Analyse wissenschaftlicher Publikationen sowie die Verwaltung von Open-Access-Merkmalen und Zuordnung zu (Transformations-)Verträgen. Die Einführung von Output hat an beiden Universitäten das Publikationsmanagement deutlich verbessert, gemessen am Erfassungsgrad der Publikationen und insbesondere mit Fokus auf die Kostenerfassung und -analyse.

Abstract

The paper describes the development and introduction of the software tool Output designed by the university libraries in Magdeburg and Potsdam with the aim to optimize publication and cost monitoring. Efficient, transparent collection and analysis of academic publications, and the management of Open Access characteristics, as well as allocation of (transformative) agreements are the central tasks of this tool. Output’s introduction has clearly improved publication management at both universities, notably in terms of collecting publications and cost recording.

1 Einleitung

Der Wandel von Subskriptionsverträgen zu derzeit wenig standardisierten Open-Access-Transformations- oder Publikationsverträgen stellt für viele wissenschaftliche Bibliotheken eine Herausforderung auf unterschiedlichen Ebenen dar. Eine dieser Ebenen ist die quantitative Analyse von Publikations- und Kosteninformationen, besonders in Bezug zu Open-Access-Lizenzen und Verträgen. Dies wurde einerseits durch das öffentliche Interesse an Open Access und der Erfolgsmessung der damit einhergehenden Förderinitiativen begründet, ist aber auch zur Vorbereitung von Vertragsverhandlungen unabdinglich.

Sowohl an der Universitätsbibliothek (UB) Magdeburg als auch an der UB Potsdam wurden die jährlichen Publikationsanalysen zunächst in Excel-Dateien aufbereitet sowie für Kennzahlen auch der Open Access Monitor des Forschungszentrums Jülich[1] herangezogen. Notwendige Metadaten mussten aus verschiedenen Quellen manuell zusammengetragen und bewertet werden, um einen Überblick über die Publikationsleistung zu erhalten. Bis dato bestand an beiden genannten Bibliotheken nicht die Möglichkeit, Angaben zu Publikationskosten, zur Vertragsabhängigkeit auf Publikationsebene, zum Open-Access-Status einer Veröffentlichung sowie zu Affiliationsangaben der Autor*innen in einem System abzubilden und quasi auf Knopfdruck vordefinierte Abfragen mit aktuellen Kennzahlen und Grafiken zu erhalten.

Dieses fehlende Gesamtbild und der Bedarf nach einem effizienten Erfassungssystem, welches einen transparenten Blick auf das Gesamtvolumen des wissenschaftlichen Publizierens wirft und zudem eine Arbeitserleichterung darstellt, führten zur gemeinsamen (Weiter-)Entwicklung des Software-Tools Output. Mit Output können institutionsübergreifende Prozesse und Systeme innerhalb der Einrichtung integriert werden und es besteht eine verlässliche, auswertbare Datengrundlage über das Publikationsaufkommen der jeweiligen Einrichtung. Damit kann es als Basis für die hochschulinterne Budgetierung dienen.

2 Ausgangssituation

Im Jahr 2023 entfielen an der UB Magdeburg fast 40 Prozent des Medienetats auf Publikations- oder Transformationsverträge und Open-Access-Förderungen. Dieser Anteil wird zukünftig weiter steigen. Die zugrunde liegenden Verlagsangebote müssen dabei individuell analysiert und gegebenenfalls nachverhandelt werden. Dazu werden entscheidende Informationen oft einseitig vom Vertragspartner geliefert, die seitens der Bibliothek nachgeprüft werden müssen.

Daher wurden die Bibliotheken vor die Herausforderung gestellt, die bestehenden Prozesse zum Publikationsmonitoring zu erweitern[2]. Dies wurde durch die Tatsache erschwert, dass mit den eingesetzten bibliografischen Systemen unzureichende Möglichkeiten bestanden, um Kosten- sowie Open-Access-Informationen nach Vertrag abzubilden. Daher stellte die Einführung von Aktivitäten der Zugangsprüfung für Open-Access-Charakteristika und Anreicherung von Kosteninformationen einen hohen Aufwand dar, da zusätzliche Ressourcen wie Excel-Tabellen genutzt werden mussten. Außerdem mussten dezentral vorliegende und informale Rechnungsdaten analysiert und zugeordnet werden. Auch fehlende Informationen zum corresponding author, welche eine Instituts- bzw. Fakultätszuordnung innerhalb der Hochschule erlaubt hätten, erforderten im Einzelfall auch den persönlichen Kontakt zu den Autor*innen.

Eine weitere Schwierigkeit stellte die Dunkelziffer an Publikationen dar, die durch die manuellen Meldesysteme nicht erfasst wurden. Gleichzeitig fehlten jedoch Standards, ab wann eine Publikation zu erfassen ist. Daher wurden zunehmend auch andere Informationsquellen herangezogen. Dies war jedoch aufwendig und zum Teil weiterhin unvollständig. Frei zugängliche Quellen enthalten oft nur einen Teil der Publikationen und nicht alle Informationen sind von adäquater Qualität, dazu ist eine Integration der Daten erforderlich.

Eine Analyse der Anzahl an Artikel-Publikationen der Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg (OVGU) für das Jahr 2023 zeigt die unterschiedliche Verteilung nach öffentlichen Datenquellen: Während Crossref[3] gerade einmal 1.059 Artikel ausweist, werden bei OpenAlex[4] 1.687 Artikel identifiziert. Scopus[5] liefert mit 1.913 Ergebnissen den höchsten Umfang der untersuchten Datenquellen. Eine Dublettenprüfung der identifizierten DOI zeigt, dass alle drei Datenquellen zusammengenommen 2.555 Artikel zurückgeben. Tatsächlich wurden für 2023 von der UB Magdeburg fast 3.000 publizierte Artikel identifiziert.

3 Das Publikations- und Kostenmonitoring-Tool Output

Um unterschiedliche Datenquellen zu integrieren und die Zuordnung von Publikationen zu ermöglichen, wurde bereits 2020 an der UB Potsdam das Tool Output.UP entwickelt[6],[7]. Dabei wurde eine Datenbank mittels Server-Schnittstelle mit einer Webanwendung auf Angular[8]-Basis zum Import, zur Anreicherung sowie zur Bearbeitung von Publikationsdatensätzen verknüpft.

In Kooperation mit der UB Potsdam wurde Output.UP ab 2022 auch in der UB Magdeburg eingesetzt, wobei die Anwendung im Vorfeld auf die Spezifika der OVGU angepasst wurde, unter anderem durch eine Schnittstelle zur Bibliografie. Während der erfolgreichen Nutzung der Anwendung in zwei Einrichtungen hatten sich jedoch neue Anforderungen entwickelt.

So zeigte sich, dass die Integration von Publikationsdatensätzen durch fehlende oder unvollständige Identifikatoren erschwert wird. Dies führte zu Dubletten, welche die Datenqualität minderten. Auch konnten Rechnungsdaten nicht in der gewünschten Detailtiefe abgelegt werden. Die Bearbeitung durch mehrere Personen war außerdem durch ein fehlendes Rollenkonzept und aufgrund der Architektur als Webanwendung herausfordernd.

Daher wurde parallel zum Einsatz von Output.UP an der UB Magdeburg ein Konzept für eine Weiterentwicklung entworfen, welches die verwalteten Informationen erweitert und die Performance, Interoperabilität und Zuverlässigkeit der Anwendung durch Verlagerung der meisten Funktionen in den Serverteil der Anwendung (auf Basis von Nest.JS[9]) erhöht. Die dabei in der Datenbank modellierten Entitäten sowie deren Beziehungen sind in Abbildung 1 als UML-Klassendiagramm[10] dargestellt.

Abb. 1: Domänenmodell von Output2 als UML-Klassendiagramm.
Abb. 1:

Domänenmodell von Output2 als UML-Klassendiagramm.

Dabei erweitert Output2 die in Output.UP genutzten Entitäten (Publikation, Autor*in und Vertrag – in der Abbildung grau hinterlegt) um die Entitäten Institut, Förderer, Größere Einheit (z. B. Zeitschrift, Konferenz), Verlag, Open-Access-Kategorie, Publikationsart, Sprache und Status (in der Abbildung weiß hinterlegt). Deren Abbildung ersetzt die in Output.UP genutzten Textfelder. Institute können dabei hierarchisch angeordnet werden, um spätere Analysen zu erleichtern. Außerdem können nun verschiedene Formen der Autorenschaft, zum Beispiel Herausgeberschaften, durch Rollen abgebildet werden. Dazu wird das bisherige Feld Rechnungsbetrag ersetzt durch eine die Entitäten Rechnung, Rechnungsposten, Kostenart und Kostenstelle.

Für einige der Entitäten, z. B. Publikationstyp, können dabei Aliase definiert werden, welche die Zuordnung einer Publikation zu einer Entität bestimmen. So kann beispielsweise für den Publikationstyp mit der Bezeichnung „Zeitschriftenartikel“ der Alias „article“ definiert werden. Dies verhindert, dass mehrere Entitäten mit derselben Bedeutung erstellt werden. Sollte dies dennoch passieren, erlaubt die Anwendung die Zusammenführung von Entitäten. Dabei werden die Attribute der Entitäten kombiniert sowie alle Verweise umgehängt. Auch können Publikationen in Output2 soft gelöscht werden. Dies bedeutet, dass sie weder in der Anzeige noch bei Analysen berücksichtigt werden, jedoch bei einem erneuten Import nicht wieder hinzugefügt werden. Mit diesen Funktionen wird die Effizienz in der Dublettenbehandlung erhöht und damit eine höhere Datenqualität erreicht.

Abb. 2: Screenshots der Webanwendung von Output2. Von oben links nach unten rechts: Tabellenansicht, Formularansicht, Importverwaltung und Statistikmodul.
Abb. 2:

Screenshots der Webanwendung von Output2. Von oben links nach unten rechts: Tabellenansicht, Formularansicht, Importverwaltung und Statistikmodul.

Aufgrund fehlender Referenzprozesse sowie den unterschiedlichen Anforderungen der Einrichtungen wurde mit dem Status ein generisches Konzept eingeführt, welches die derzeitige Phase im Lebenszyklus einer Publikation im Monitoringprozess als ganze Zahl abbildet. Diese Zahlen können in der Anwendung mit Beschreibungen angereichert werden. Damit kann eine hohe Vielfalt von Workflows abgebildet werden.

Alle Funktionen der Server-Anwendung, welche wie in Output.UP über eine REST-Schnittstelle bereitgestellt werden, sind für den parallelen Zugriff entworfen. So können z. B. Import-Vorgänge nur einmal angestoßen werden, um Konflikte zu vermeiden. Auch wird ein Rollenkonzept umgesetzt, welches den rein lesenden Zugriff (reader) von den Sachbearbeitenden mit Rechten zur Bearbeitung einzelner Datensätze (writer) sowie den Administratoren (admin), welche unter anderem Imports anstoßen können, unterscheidet.

Die Webanwendung ermöglicht die intuitive Nutzung dieser Funktionen auf beliebigen Endgeräten. Dabei werden die Entitäten ähnlich wie bei Output.UP auf verschiedene Weise visualisiert, z. B. in Form von Tabellen in der Übersicht, in Formularen im Detail oder Diagrammen und Dashboards, die auf die jeweiligen Anforderungen angepasst werden können. Dies erleichtert nicht nur die Analyse, sondern auch die Kommunikation der Ergebnisse an unterschiedliche Zielgruppen innerhalb der Hochschule.

Eine zentrale Funktion des Tools ist der Import bzw. die Anreicherung von Publikationsdaten aus verschiedenen Quellen, etwa aus frei zugänglichen bzw. kommerziellen Datenbanken, Verlagslisten oder Repositorien. Dieser Importprozess wird durch verschiedene Plausibilitätstests begleitet, die die Daten auf Vollständigkeit und Konsistenz prüfen und sicherstellen, dass nur qualitativ hochwertige Informationen in das System gelangen. Exportfunktionalitäten ermöglichen es, die Daten in verschiedenen Abstraktionsebenen herunterzuladen.

Ein paar Eindrücke der Webanwendung sind in Abbildung 2 dargestellt.

Da die Anwendung von Beginn an für den Einsatz an mehreren Standorten konzipiert wurde, mussten bestimmte Charakteristika konfigurierbar gestaltet werden. Dies beinhaltet nicht nur einfache Gestaltungselemente wie das Farbschema der Webanwendung oder das Kürzel der Einrichtung, sondern ermöglicht zum Beispiel auch die standortspezifische Konfiguration der angezeigten Informationen und die Einbindung von eigenentwickelten Imports oder Exports.

Bei der Nutzung des Tools werden auch potenzielle Fehler durch eine detaillierte Fehlerberichterstattung sichtbar gemacht. Die Fehlermeldungen ermöglichen den Bearbeitenden, auf Unstimmigkeiten zu reagieren und Korrekturen vorzunehmen. Sie bieten konkrete Hinweise darauf, welche Daten fehlen oder fehlerhaft sind, was die Effizienz der Datenpflege erheblich verbessert. Insgesamt bietet Output2 eine robuste Plattform zur Unterstützung des Publikationsmanagements, die durch regelmäßige Importe, automatisierte Checks und klare Rückmeldungen zu Unstimmigkeiten eine hohe Datenqualität und verlässliche Auswertungen gewährleistet.

4 Ist-Stand November 2024 an der UB Magdeburg

Parallel zum Betrieb von Output.UP wurde die neue Version der Anwendung zunächst intern und seit 2024 auf GitHub[11] entwickelt. An der UB Magdeburg wurde nach einer erfolgreichen Testphase dann entschieden, das Tool ab dem zweiten Quartal 2024 für das aktuelle Berichtsjahr zu nutzen. Auch während der Nutzung wurde die Anwendung im regelmäßigen Austausch mit den Anwender*innen weiterentwickelt.

Mit der Einführung von Output2 wurde dabei auch das Bearbeitungsteam vergrößert, was die Definition von klaren Workflows verlangte. Hier musste das generische Konzept des Status einer Publikation intern ausgestaltet und kommuniziert werden, damit die unterschiedlichen Informationsebenen nachvollziehbar und effizient integriert werden können. Dies ist z. B. nötig, wenn Rechnungsinformationen vor den bibliografischen Informationen vorliegen oder diese erst weit im Nachgang der eigentlichen Publikation zugerechnet werden können. Das Bemerkungsfeld in der Publikationsentität wird dazu genutzt, informell Informationen für weitere Anwender*innen bereitzustellen, welche sich nicht anders abbilden lassen.

Output2 bietet dabei eine Vielzahl an Funktionen, die es der UB Magdeburg ermöglichen, Publikationen systematisch zu erfassen, zu analysieren und Berichte zu erstellen. Ein Beispiel für die praktische Nutzung ist die Auswertung von Publikationen nach verschiedenen Kriterien, wie zum Beispiel der Verteilung der Publikationen auf verschiedene Fakultäten, die Häufigkeit von Open-Access-Veröffentlichungen oder die Zuordnung zu bestimmten Transformationsverträgen. Diese Auswertungen bieten einen wertvollen Überblick über die Publikationsleistung und unterstützen die strategische Planung der Bibliothek und der Hochschulleitung.

5 Ist-Stand November 2024 an der UB Potsdam

An der Universität Potsdam wurde Output2 im Oktober 2024 eingeführt. Vor den ersten Datenimporten von Publikationen aus einschlägigen Quellen wie Crossref, OpenAlex, Scopus oder Web of Science[12] war es wichtig, Normdaten zu erfassen. D. h. neben den Fakultäten und Instituten wurden die Mitglieder und Angehörigen der Universität im System hinterlegt sowie in Verknüpfung zu den Professuren und Arbeitsgruppen gesetzt. Durch diese Erfassung wird es später möglich sein, Auswertungen auf allen Hierarchieebenen für die Leistungs- und belastungsorientierte Mittelverteilung (LOM) zu generieren. Die Lieferung dieser Publikationskennzahlen wird zukünftig eine wichtige Aufgabe der Bibliothek sein. Weiterhin wurden alle Verträge, die eine Publikationskomponente beinhalten, in Output2 notiert. Welche Publikationen im Zeitraum welcher Verträge veröffentlicht wurden, wird somit leichter zu ermitteln sein.

Die Universitätsbibliothek Potsdam verwaltet seit 2015 einen DFG-geförderten Publikationsfonds, damit gehen regelmäßige Berichte einher. Der gesamte Workflow der Publikationsfinanzierung, als auch Angaben für das Berichtswesen an die DFG, soll ab 2025 in Output2 abgebildet und abfragbar sein. Somit liegt ein großes Augenmerk auf der Kostenverwaltung. Wie in Magdeburg werden auch in Potsdam Rechnungsangaben gepflegt. Die UB Potsdam führt zudem ab 2025 eine Kostenbeteiligung der Autor*innen ein, die in Output2 abgebildet wird, so dass auch diese Aspekte im Kosten-Monitoring ausgewertete werden können.

Die Universitätsbibliografie wird an der UB Potsdam im System publish.UP (OPUS)[13] dargestellt. Derzeit wird eine Schnittstelle zwischen OPUS und Output2 entwickelt, so dass Output2 zukünftig Metadaten an OPUS liefert.

6 Problemfelder

Die wesentliche Herausforderung bei der Entwicklung und Anwendung von Output2 bestand darin, dass kaum Referenzprozesse für das Publikationsmonitoring existieren, die für die Anforderungsanalyse der Anwendung genutzt werden konnten. Das Datenmodell konnte jedoch auf bestehende Konzepte und Projekte aufgebaut werden[14],[15],[16],[17]. Ein Ziel der gemeinsamen Entwicklung war daher, einen Rahmen für das Publikations- und Kostenmonitoring in beiden Einrichtungen abzuleiten. Hier zeigte sich schon früh, dass die konkret benötigten Informationen der Einrichtungen voneinander abweichen würden. Daher werden bestimmte Datenfelder für Publikationen nur optional angezeigt, importiert und exportiert; z. B. das Abstract einer Publikation.

In diesem Kontext ist es eine wesentliche Herausforderung, klare Workflows zu entwickeln und zu etablieren, um die verschiedenen Schritte der Datenerfassung und -analyse effizient und parallel durchführbar zu gestalten. Hier war vor allem die Integration in die bisherigen Bibliografien unterschiedlich: Während die UB Potsdam die Daten von Output in der Bibliografie anzeigen möchte, sollen in der UB Magdeburg die Daten aus der Bibliografie vorerst in Output importiert werden. Dies zeigt, dass die effiziente Orchestrierung von Import-, Anreicherungs- und Exportfunktionen nicht nur von den verfügbaren (u. U. lizenzierten) Datenquellen, sondern auch von den zu integrierenden Hochschulsystemen abhängt.

Diese Integration bestimmt auch maßgeblich den umzusetzenden Prozess, so dass die Anwendung auf die bestehenden Workflows aufbauen musste. Die damit einhergehende Verstetigung des Projekts in den Arbeitsalltag der Bibliothek und die kontinuierliche Einarbeitung neuer Mitarbeitenden mit gleichzeitiger Qualitätskontrolle waren eine Herausforderung, die eine umfassende Dokumentation der Arbeitsprozesse und darauf aufbauende Schulungen verlangte. Dieses Problem wird zusätzlich durch die kontinuierliche Weiterentwicklung der Anwendung im Kontext des agilen Projektmanagements erschwert.

Neben der groben Definition von Workflows zeigten sich jedoch auch Hindernisse in der konkreten Aufnahme von Informationen. Dies betraf einerseits Missverständnisse in Begriffsdefinitionen, andererseits Unklarheiten, wie die Informationen bestimmt werden sollen. Hier ist beispielsweise die Bestimmung der Open-Access-Kriterien zu nennen, da es aus dem Hochschulnetz durch die lizenzierten Zugänge zu falschen Schlüssen über die Zugänglichkeit kommen kann. Insbesondere bei der Zuordnung von Green Open Access im Kontext von Zweitveröffentlichung in Repositorien gab es Unklarheiten, ob diese als eigene Publikation erfasst werden sollten und wenn ja, wie die Verknüpfung zur originalen Veröffentlichung zu realisieren oder welche größere Einheit oder welcher Verlag zuzuordnen ist.

Auch bei den Kosteninformationen wurde ersichtlich, dass ein gemeinsames Begriffsverständnis bei der Nutzung obligatorisch ist, um z. B. Netto- und Bruttobeträge oder Schätz-, Rechnungs- und Buchungsbeträge zu unterscheiden. Genauso sind klare Regelungen zu treffen, wie Rechnungen für mehrere Publikationen umzulegen sind, um ggf. eine Weiterberechnung an Teilinstitute zu ermöglichen. In diesem Kontext zeigte sich auch die Schwierigkeit, die verschiedenen Transformations- und Publikationsverträge standardisiert zu erfassen.

Ein weiteres Problemfeld lag in der uneinheitlichen Angabe der Affiliationsdaten der Autor*innen sowie im unterschiedlichen Verständnis der Rolle des corresponding authors. Dies liegt vor allem darin begründet, dass frei verfügbare oder kommerzielle Datenquellen diese Information in der klassischen Bedeutung als schriftführende Person in der Regel nicht beinhalten und Informationen von den Verlagen dazu in Bezug zu Finanzinformationen gesetzt werden, insbesondere im Kontext der DEAL-Verträge. Diese unterschiedliche Auffassung und auch die Schwierigkeiten in der Bestimmung führten häufig zu Inkonsistenzen in der Zuordnung von Publikationen und damit zu Interpretationsschwierigkeiten in der Analyse.

Die genannten Herausforderungen verdeutlichen, dass die Implementierung eines solchen Tools eine interdisziplinäre Zusammenarbeit und eine ständige Optimierung der Prozesse erfordert, um langfristig erfolgreich zu sein.

7 Ziele und Fazit

Das Tool Output wurde entwickelt, um die strategische Steuerung und operative Effizienz der Universitätsbibliotheken und langfristig der gesamten Universitäten zu verbessern. Ein zentrales Ziel ist das umfassende Publikationsmonitoring der Hochschule, welches eine verlässliche Datengrundlage schafft, um die Publikationsleistung detailliert zu erfassen und auszuwerten, insbesondere im Hinblick auf Finanz- und Zugangscharakteristika. Dies erleichtert die Anbahnung und den Abschluss von Transformationsverträgen, da relevante Daten schnell verfügbar sind und die Verträge transparent auf das Mittelverteilungsmodell abgebildet werden können, auch institutsübergreifend. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Anbindung an die Finanzsysteme der jeweiligen Einrichtungen, um die Ausgabenplanung und -kontrolle zu optimieren. Dadurch wird auch eine transparente Übersicht über die Ausgaben nach Verlagen oder Fakultäten ermöglicht, was eine präzise Finanzplanung für Folgejahre unterstützt. Die Entwicklung und Förderung von Open Access ist ebenfalls ein zentrales Ziel. Das Tool unterstützt die Erhöhung des Open-Access-Anteils durch die Identifikation von Zweitveröffentlichungen und die Verlinkung der Publikationen, was die Sichtbarkeit und den Nachweis des wissenschaftlichen Wirkens der Einrichtung stärkt.

Die Nutzung des Tools durch Bibliothek, Wissenschaftler*innen und die Hochschulleitung schafft eine gemeinsame Datengrundlage, die zu einer verbesserten Nutzbarkeit und Kostentransparenz beiträgt. Dies ermöglicht eine fundierte Zuarbeit für Budgetmodelle und fördert die strategische Entscheidungsfindung. Insgesamt bietet Output eine wertvolle Unterstützung für die Finanzplanung, das Management wissenschaftlicher Publikationen und die Weiterentwicklung der Open-Access-Strategie der Universität.

Die Entwicklung und Implementierung von Output war geprägt von einer intensiven Zusammenarbeit zwischen den Universitätsbibliotheken Magdeburg und Potsdam, die gemeinsam die Grundlagen für das entwickelte, umfassende Analyse- und Reportingtool geschaffen haben. Besonders die Integration und Anpassung an bestehende IT-Infrastrukturen und Prozesse stellte eine zentrale Herausforderung dar, da komplexe technische Anforderungen erfüllt und zahlreiche Schnittstellen entwickelt werden mussten, um eine reibungslose Datenverarbeitung zu gewährleisten. Dies beweist, dass das Tool in mehreren Einrichtungen mit unterschiedlichen Anforderungen eingesetzt werden kann. Der aktuelle Einsatz des Tools in Magdeburg zeigt bereits, dass deutliche Fortschritte beim Publikationsmonitoring erreicht wurden: So konnten im Jahr 2022 nur 56 Prozent der Publikationen der OVGU über die institutionelle Bibliografie erfasst werden. Weitere 44 Prozent der Publikationen wurden durch den neuen Prozess erstmalig zugeordnet, was die Effizienz und den Mehrwert der Lösung unterstreicht.

Die Veröffentlichung und Weiterentwicklung des Quellcodes auf GitHub ermöglicht zudem eine offene Diskussion und Anpassung durch die bibliothekarische und wissenschaftliche Community, wodurch das Tool kontinuierlich optimiert und an neue Anforderungen angepasst werden kann. Dieser Bedarf wird sowohl durch die aufgezeigten Herausforderungen als auch durch das dynamische Umfeld des Publikationswesens deutlich. Die offenen Schnittstellen ermöglichen den Export in andere Systeme, z. B. OpenAPC oder ORCID. Damit wird die Nachnutzung des Tools durch weitere Einrichtungen erleichtert und die Definition von Referenzprozessen im Publikationsmonitoring auf Basis der gesammelten Erfahrungen unterstützt.

Insgesamt zeigt sich, dass Output einen wichtigen Beitrag zur Publikationsübersicht und strategischen Entscheidungsfindung an der Universität leistet, während sich die Kooperation zwischen den beteiligten Institutionen und die enge Abstimmung zwischen IT und Fachabteilung als zentrale Erfolgsfaktoren erwiesen haben.

Online erschienen: 2025-01-30
Erschienen im Druck: 2025-01-28

© 2025 bei den Autoren, publiziert von Walter de Gruyter GmbH, Berlin/Boston

Dieses Werk ist lizenziert unter der Creative Commons Namensnennung 4.0 International Lizenz.

Downloaded on 12.4.2026 from https://www.degruyterbrill.com/document/doi/10.1515/bd-2025-0021/html
Scroll to top button