Agenda 2020 für die Wildauer Hochschulbibliothek

1 Warum wir ein Strategiekonzept benötigen

Die Wildauer Hochschulbibliothek ist eine zentrale Einrichtung der Technischen Hochschule Wildau (THWi). Die Bibliothek steht spätestens seit dem Einzug in eine baulich ansprechende, renovierte Fabrikhalle im Jahr 2007 von außen betrachtet ausgesprochen gut da. Das meint nicht nur das erlebnisnahe Ambiente und eine auskömmliche Finanzierung des Erwerbungsetats, sondern u. a. die Ergebnisse bei Wettbewerben wie dem studiengangbezogenen CHE-Ranking, beim Ranking, später Rating des BIX-Bibliotheksindices (2012 ff.: 3; 2,5; 3,5 Punkte von max. 4)^[1] , bei hochschulinternen Umfragen und als Krönung die Auszeichnung zur Bibliothek des Jahres 2012. Ihr hochschulinternes Standing kann als hervorragend eingestuft werden. Die von Jahr zu Jahr geplanten Vorhaben, oft drittmittelfinanziert, und ihre Performance finden positive Resonanz und ebenfalls zusätzliche Unterstützung.

Dieses allgemeine Befinden darf aber nicht darüber hinwegtäuschen, dass auch diese Informationseinrichtung mittelfristig Schritt halten muss mit den Herausforderungen im eigenen Hochschulkontext. Diese sind die Internationalisierung, das forschungsbezogene Aufschließen zu Universitäten, der unmittelbare Nachbar Berlin, um einige zu nennen. Und noch weniger darf das Wohlbefinden darüber hinwegtäuschen, dass neben den 4,7 Vollzeitäquivalenten (VZÄ) in der Stellenausstattung drei zusätzliche Personalstellen auf das Kalenderjahr bezogene prekäre Beschäftigungsverhältnisse darstellen. Diese projektbezogene Ausstattung ist jedoch ein tragendes Element dafür, das Boot nicht nur im mainstream zu halten, sondern es im Fließgewässer der Entwicklungen mit dem etwas mehr an Speed steuerbar zu halten. Simples Outsourcing oder Einkaufen ist damit ein optional umfahrbares Hindernis.

Der Wunsch nach einer Agenda 2020 wurde besonders wachgerüttelt durch die Möglichkeit, mit einem kleinen Teil des Preisgeldes, welches mit der Verleihung zur Bibliothek des Jahres verbunden ist, exakt die Umstände zu schaffen, die man für einen solchen Wurf benötigt. Wir – das Team der Hochschulbibliothek – gingen in Klausur, fern der Arbeitsstätte, um genau diese in die Zukunft hinein zu projizieren und zu reflektieren. Für Pfingsten 2013 charterten wir – insgesamt 18 MitarbeiterInnen und KollegInnen heuerten an – für drei volle Tage einen Traditionssegler samt Skipper und Maat und stachen ab Kiel in die Ostsee.^[2]

Das Strategiekonzept, so die eigene Zielsetzung, sollte zuerst der eigenen Hochschule und ihren Entscheidern dienen, um unsere Entwicklungspläne transparent zu artikulieren. Im zweiten Schritt gibt das strategische Positionspapier als gemeinsam geschaffenes Werk ebenfalls den Bibliotheksmitarbeitern einen roten Faden in die Hand dazu, was wir zusammen in den kommenden Jahren angehen wollen, was die Schwerpunkte dieser Informationseinrichtung sind. Quod non est in actis non est in mundo oder Wer schreibt, der bleibt, können ebenfalls als das Motto der Unternehmung gesehen werden.

Die erste Diskussion fand im Nachgang des Segeltörns mit der uns geneigten Bibliothekskommission statt, die sich aus mindestens einem Vertreter der Fachbereiche und der Hochschulleitung zusammensetzt. Einige Ziele numerischen Charakters wurden daraufhin revidiert. Ihr folgte die zweite Diskussion im August 2013 mit der Hochschulleitung bzw. dem Präsidenten und dem Kanzler. Bei dieser frühzeitigen Präsentation der Ergebnisse vor der Hochschulleitung stellte sich heraus, dass wir damit genau zur rechten Zeit auftraten. Denn bis Ende des laufenden Jahres 2013 sollte von der Hochschule mit dem zuständigen Wissenschaftsministerium ein langfristiger Hochschulvertrag auf fünf Jahre abgeschlossen werden. Durch die Agenda 2020 fand die Bibliothek als Querschnittsaufgabe Eingang in dieses Papier.

Als groben Rahmen für die eigene Agenda orientierten wir uns an dem 2011 verabschiedeten Leitbild der eigenen Hochschule.^[3] Als anregende Beispiele standen der Entwurf zur strategischen Ausrichtung und Arbeitsschwerpunkte 2020 der Staats- und Universitätsbibliothek Hamburg und die Mitarbeit am brandenburgischen Bibliotheksentwicklungsplan unter der Ägide des Landesvorstandes im Deutschen Bibliotheksverband Pate.

Im vierten Quartal des letzten und bis zu Beginn des aktuellen Jahres wurden für eine Wettbewerbsbeteiligung der Hochschulbibliothek besonders die Servicekomponenten, Eigenentwicklungen und innovativen Ansätze dem Agendakonzept entnommen und unter dem Slogan Redefining the information landscape zum genannten Zweck verdichtet.^[4] Die Agenda 2020 ist ein greifbares, aber kein starres Konzept, sondern entwickelt sich weiter, ebenfalls im Rahmen dieses schreibenden Anfertigungsprozesses für den Artikel.

Seitdem harrt das intern und in der Hochschule bekanntgegebene Strategiepapier des kleinen, aber stets ambitionierten Bibliotheksteams der Veröffentlichung und damit der allgemeinen Teilhabe in der Bibliothekswelt, dem mit dieser Dokumentation endlich entsprochen werden kann.

2 Die Agenda 2020

Zu welchen Punkten haben wir uns während des Segeltörns und im Nachgang verständigt? Als Erstes wurden zentrale Statements als Wertekanon herausgearbeitet. Diesem folgen sieben Themenfelder, die wir für die Agenda 2020 identifizierten. En détail werden konkrete, machbare Ziele benannt, die in ihrer Gänze aber aufgrund der Fülle und teils stark ausgeprägten Ortsbezogenheit hier nicht vorgetragen werden sollen.

Zu den zentralen Statements gehört das Bekenntnis zur forschenden Hochschule, was für uns mit Aufgaben einer – nicht sammlungs-, sondern servicebezogenen – Forschungsbibliothek verknüpft ist. Mehrere Forschungsprofessuren, Promotionen in Kooperation mit Universitäten und Grundlagenforschung in den Life Sciences prägen die ehemalige Ingenieurschule. Der von der Hochschule abgeleitete Ansatz wird insofern „lediglich“ von der Bibliothek übernommen. Weiterhin wird es aufgrund der Rahmenbedingungen als selbstverständlich angesehen, sich von den wahrnehmbaren Bedarfen der primären Zielgruppe, welche die Angehörigen der THWi sind, leiten zu lassen. Weitere Bekenntnisse betreffen auszugsweise die Qualitätssicherung und das Schaffen innovativer Dienstleistungen.

3 Sieben auf einen Streich

Das erste Themenfeld nimmt den Kern jeder Bibliotheksarbeit auf, sein Personal und dessen Entwicklung. Auf die aktuelle Lage (4,7 VZÄ) wurde eingangs verwiesen. Bedient man sich für einen Vergleich der Deutschen Bibliotheksstatistik und bezieht sich in der Berechnungsgrundlage (Stand 2012) auf 25 Hochschulbibliotheken vergleichbarer Größenordnung (vier- bis fünftausend Studierende), ergibt sich laut Stellenplan ein arithmetischer Mittelwert von 7,1 VZÄ. Unter Hinzunahme weiterer Kriterien und Aufgaben formulierten wir als Ziel eine verstetigte Größenordnung von 6,7 VZÄ für das Bibliotheksteam. Diese soll u. a. eine Stelle für den IT-Bereich beinhalten, die aufgrund des hochtechnisierten Umfelds und zum Einbinden innovativer Neuerungen zwingend ist. Des Weiteren sehen wir im Zuge einer stärkeren Profilbildung der Hochschulbibliothek ein Aufgabengebiet in der Schaffung von normierten bis teilautomatisierten Erschließungsmethoden, um mit der Fülle an Informationen in den Nachweis- und Rechercheinstrumenten den Kunden den fündigen Überblick behalten zu lassen.

Ein zweiter wichtiger Punkt war uns die fortwährende Ausbildung von Fachangestellten für Medien- und Informationsdienste (Fa. M.Is). Sie bereichern und unterstützen die routine- und projektbezogene Bibliotheksarbeit. Seit über zehn Jahren bildet die Bibliothek jährlich mindestens einen Auszubildenden erfolgreich aus, was aber nicht ohne Diskussionen innerhalb der Hochschule blieb und teilweise erst in Kooperation mit der Arbeitsagentur in dieser Lückenlosigkeit aufrechterhalten werden konnte. Dieses Bekenntnis zur Ausbildung in unserer Branche soll ebenfalls die Option beinhalten, bei entsprechender Leistungserbringung eine auf ein Jahr befristete Anstellung zu ermöglichen.

Ein dritter in diesem Themenfeld aufgegriffener Punkt betrifft die Fort- und Weiterbildung. Jahrelange Berufserfahrung, das Befolgen von etablierten Geschäftsprozessen, die Altersstruktur, die herangetragenen Veränderungen durch Informations- und Kommunikationsmittel, die Globalisierung im Lokalen, das Setzen-Wollen von eigenen Entwicklungsimpulsen usw. machen ein agiles Konzept des berufsbegleitenden und lebenslangen Lernens notwendig. Daraus erwuchs als Beispiel der hauseigene, wöchentlich angebotene und von allen genutzte exklusive Englischkurs seit Ende 2012, ebenfalls die Aufnahme englischsprachiger Praktikanten. Am Status quo soll festgehalten werden. Ein Herausgehen aus dem gewohnten Arbeitsumfeld und dem übersichtlichen Wildau für bibliotheksnahe Veranstaltungen wird durch Freistellung und volle Finanzierung der Dienstreise vorbehaltlos unterstützt.

Im Weiteren soll ein Anreizsystem ähnlich dem in Mexiko oder Singapur geschaffen werden, welches Eigeninitiativen und Aktivitäten wie Publikationen, Vorträge, Stellen von Projektanträgen, Teilnahme an oder Anbieten von Kursen im weiteren Sinne vergütet. Ein solches Anreizsystem setzt neben dem Konsens darüber natürlich voraus, dass entsprechende Freiräume, z. B. über Stellvertreterregelungen, eingeräumt werden. Freiräume sollen ebenfalls eingeräumt werden für Ansätze der Vernetzung, Projektorientierung und Innovation.

Das zweite Themenfeld tangiert das Budget, wovon ein geringerer Teil, ca. ein Drittel, den Erwerbungsetat bildet. Der prozentuale Anteil des vom Unterhaltsträger der Hochschulbibliothek zur Verfügung gestellten Budgets (inkl. Personalkosten), gemessen am globalen Haushalt der Hochschule (ohne Drittmittel), betrug von 2009 bis 2013 wechselnd 4,6 %, 6,1 %, 6 %, 5,42 % und 6,29 %. Eine konstante Budgethöhe zur Einhaltung z. B. aller Lizenzverpflichtungen für Medien und für die Infrastruktur ist wichtig für eine kontinuierliche Versorgung und Entwicklung von Produkten, insofern das Ziel von mindestens 6 % Anteil am Hochschuletat formuliert wurde. Diese Zahl ergab sich im Besonderen durch den Fakt, dass selten nachgefragte Forschungsliteratur und Datenbanken erworben werden müssen, die wenigen, darauf spezialisierten Wissenschaftlern die Grundlage für eigene Forschung bieten.

Das dritte Themenfeld zielt auf die Optimierung von internen Abläufen und des Ressourcenmanagements. Darunter werden Workflows behandelt, wie die Einarbeitung aller eintreffenden, erworbenen Druckwerke binnen fünf Werktagen, der Aufbau eines E-Resource-Management-Systems für digitale Medien oder eines Verfügbarkeitstools für elektronische Ressourcen (Linkresolver), wie er in unmittelbarer Nachbarschaft in Berlin den Standard gibt. Einen weiteren Meilenstein betrifft die inhaltliche Erschließung aktueller und zurückliegender Abschlussarbeiten (Verschlagwortung, Catalogue Enrichment). Sie stehen der Bibliothek – insofern kein Sperrvermerk vorliegt – zur Verfügung und sind als Kollektion sehr nachgefragt. Dieser Aspekt reicht zudem per se in das fünfte Themenfeld, da für Kunden ein direkter Mehrwert geschaffen wird. Eine Evaluierung des vorhandenen Bibliotheksmanagementsystems und seiner Vernetzung (ASP, B3Kat, RFID) ist vorgesehen. Das parallele Betreiben zweier Nachweisinstrumente und Rechercheinstanzen, dem klassischen Library Management System und eines Discovery-Tools (WILBERT), ist auf Dauer nicht finanziell tragbar.

Das vierte Themenfeld nimmt sich der Bibliothek als Ort an und zielt auf deren Attraktivität und uneingeschränkte Nutzung. Als Beispiel verhindert seit der Übergabe der denkmalgeschützten Fabrikhalle die Dachverglasung eine ausreichende Blend- und Schlagschattenentwicklung bei entsprechender Sonneneinstrahlung. Gutachten und erste Lösungsansätze liegen vor, sind aber durch andere campusbezogene Baumaßnahmen aus dem Blickfeld der Aufmerksamkeit getreten. Bis 2020 sollte spätestens diese Einschränkung der Nutzung zumindest partiell – für die Tresenmitarbeiter – aufgehoben sein. Eine weitere Einschränkung betrifft die Luftqualität, die im geschlossenen Großraum, dessen Fenster sich nur im Brandfall öffnen, gerade in der warmen Jahreszeit als nicht ausreichend empfunden wird. Eine technische Lösung ist angestrebt, die als Beispiel die nächtliche Querlüftung erlaubt. Eine spürbare Lärmreduzierung als Ziel betrifft ebenfalls die Arbeitsatmosphäre. In diesem Zusammenhang ist zudem vorgesehen, ein raumbezogenes Sensorsystem zu entwickeln und zu testen, welches über verschiedene Parameter (Lärm, Helligkeit, Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen, Temperatur, Luftqualität etc.) visualisiert für die Kunden Auskunft gibt.

Die vorhandenen Gruppenarbeitsräume und Einzelarbeitsplätze sind zu über 70 % ausgelastet und erfreuen sich einer wachsenden Beliebtheit. Eine Verhaltensänderung im Sinne einer geringeren Nachfrage ist nach der Fertigstellung des raumgreifenden Campus im September 2013 nicht zu beobachten. Der vorhandene Bestand von 120.000 Druckwerken soll dahingehend geprüft werden, ob ein engeres Zusammenrücken der Bände helfen kann, dieser Raumnachfrage noch adäquater entsprechen zu können. Konkret am Platz der Lehrbuchsammlung ist der weitere Einbau von Gruppenarbeitsräumen zu prüfen. Diese sollen zudem eine infrastrukturelle Technisierung (Multitouchscreen, Großbildschirme, Design Thinking Mobiliar) erfahren, welche den Wünschen von kreativer Gruppenarbeit angemessener entspricht.

Insgesamt soll darauf geachtet werden, dass ein hochwertiges Raumangebot mit gepflegtem Ambiente und diversifizierten Lern- und Arbeitsumgebungen erhalten bleibt. Pflege und Sorgfalt im Umgang mit den Sachwerten und rechtzeitig herbeigeführte Reparaturen sollen helfen, gemäß der Broken-Windows-Theorie, zusätzliche Gebrauchsspuren bis hin zu Funktionseinschränkungen des öffentlichen Gebäudes zu vermeiden.

Durch die überdachte Agora-Halle der Bibliothek ergeben sich zahlreiche regelmäßige Nutzungen des Gebäudes fern des Kerngeschäftes einer wissenschaftlichen Bibliothek. Dies beginnt bei Ausstellungen und setzt sich fort bis hin zu Konzerten, Lesungen, Empfängen, Schmökerabenden und Vorträgen. Um den personellen Aufwand für derartige Events angemessen zu halten und gleichzeitig Qualität für diesen Rahmen zu bieten, soll der Event-Charakter der Bibliothek technisch unterstützt werden. Die Integration entsprechender Tontechnik ist bereits für dieses Jahr geplant, gleichfalls wurden Veränderungen der Zugänge bereits vorgenommen (Freigabe des Fahrstuhls).

Neben dem Personaleinsatz für Veranstaltungen beschäftigte das Team ein Desideratum, das bereits mit dem Bezug der alten Fabrikhalle 2007 diskutiert wurde. Es betrifft ein Nutzungs- und Marketingkonzept. Denn der besondere Ort steht im Spagat, um den verschiedenen Nutzungsansprüchen zu genügen (Arbeits- vs. Eventort), und ebenfalls, um entsprechenden Anfragen gezielter begegnen zu können. Die Bibliothek als Lern- und Arbeitsort lässt sich aufgrund eines günstigen Raumkonzeptes, trotz der vier Etagen, in Randzeiten und unter der Prämisse eines reduzierten Serviceangebotes mit nur einer Person – ob vom Team oder Wachpersonal – während der Öffnungszeiten betreiben. Vor diesem Hintergrund ist eine bedarfsgerechte Erweiterung der Öffnungszeiten gemäß den Aktivitäten auf der Campushochschule in Richtung 13/7 während der Semester angestrebt: An sieben Tagen die Woche für bis zu 13 Stunden hat die Bibliothek bereits vor und während der Prüfungszeiten geöffnet.

Das fünfte Themenfeld betrifft die Serviceentwicklung. Vorhaben auf dieser Ebene betreffen u. a. die Bestandsentwicklung auf Grundlage modernster Ansätze der Kundenorientierung (Patron Driven Acquisition, Analyse von nicht erfolgreichen Suchtermen). Dies beinhaltet ebenfalls das Bekenntnis zur Hybridbibliothek insofern, dass auf Wunsch jedem E-Book eine Druckausgabe im Bestand beigestellt wird.

Zusammen mit dem Hochschulrechenzentrum soll die Etablierung eines Vor-Ort-Services für alle IT-Anfragen im Bibliothekskontext während der rush hour geprüft werden. Ein anderer Punkt bezieht sich auf das wenig genutzte Angebot des hochschuleigenen Repositoriums als Open Access Server. Die Öffnung der Open-Access-Plattform für Abschlussarbeiten an der TH Wildau [FH] durch niedrigschwellige Qualitätskriterien, wie dem erfolgreichen Abschluss, soll geprüft werden. Weitere Attraktivität soll mit einem webbasierten Tool gewonnen werden, womit Angehörige der THWi ihre eigenen Publikationen für die Hochschulbibliographie hochladen und verwalten können. Eine direkte Verknüpfung mit dem Repositorium erlaubt das Hochladen der jeweiligen Publikation.

Im Bereich der Schulungsangebote für Studierende und Mitarbeiter sind eine weitere Fachfokussierung, die Modularisierung als Wissensbar, temporäre Angebote z. B. in Studieneingangsphasen, Brückenkurse oder coffee lectures sowie die durchgängige Erweiterung um zweisprachige Kursangebote das Ziel. Englischsprachige Informationen sollen weiterhin auch verstärkt über Broschüren, die Homepage etc. aufbereitet werden. Das Schulungsangebot, wie es in Kooperation mit hochschuleigenen Experten in den Bereichen Informatik und RFID den BibliothekskollegInnen anderer Informationseinrichtungen angeboten wird, soll weiterhin als Service Bestand haben und in technischer Richtung ausgebaut werden. Das Gleiche gilt für das jährlich stattfindende Wildauer Bibliothekssymposium, welches als zweites Standbein neben der RFID-Technologie das weite Feld Innovation in Bibliotheken mit aufnehmen soll.

Abgerundet wird das Bildungsangebot der Hochschulbibliothek mit Kursen für Schülergruppen. Die intensiven Kooperationen speziell mit den umliegenden gymnasialen Oberstufen sollen zu einem bedarfsgerechten Angebot führen, da in Brandenburg sogenannte Seminarkurse zum Aufbau wissenschaftspropädeutischer Kompetenz obligatorisch geworden sind.

Ein besonderes Hauptaugenmerk liegt in der Aufbereitung der Informationen zur Digitalen Bibliothek bzw. den neuen Medien. Die Erlebbarkeit nicht haptisch erfahrbarer Medien über Visualisierung, Schmökern, Systematiken, Discovery-Ansätze soll stärker herausgestellt werden.

Das sechste Themenfeld beschäftigt sich mit der bedarfsgerechten Entwicklung innovativer Informationstools, wie sie eingangs im Zusammenhang mit dem Wettbewerbsbeitrag dieser Hochschulbibliothek erwähnt wurden (siehe Fußnote 4). Angesprochen wurde weiterhin das webbasierte Bibliographietool in Verbindung mit den Open-Access-Aktivitäten. Drittmittelfinanzierte Projekte erlauben die Eigenentwicklung neuer Serviceleistungen, die angestrebt sind in den Bereichen Linked Open Data, Thesauri für hochschulrelevante Bereiche wie Informatik und Logistik, Discovery-Services, das Einbinden von Open-Source-Lösungen, Indoor-Ortung, Aufbau von multimedialen Touren (iCampus), Apps für mobile Geräte (iLibrary) u. v. m. Auch wenn sich in der neuen Förderperiode der Strukturfonds wie EFRE der Status des Landes Brandenburg dahingehend geändert hat, dass weniger Mittel zur Verfügung stehen, sollen Drittmittel aus anderen Bereichen (Horizon 2020, DFG, BMBF) weiterhin essentiell den Ansatz finanziell untermauern, innovative Lösungen zu entwickeln. Dem eigenen Anspruch, allgemeinen Trends einen Schritt voraus zu sein, Neues zu wagen, das Erzielte anderen verfügbar zu machen, soll fortwährend durch Vernetzung, Kooperationen und Eigenleistungen entsprochen werden.

Das letzte und siebente Themenfeld widmet sich der strategischen Ausrichtung der Wildauer Hochschulbibliothek. Hierfür wurde als Beispiel das Bekenntnis zur jährlichen Durchführung von Kulturveranstaltungen für ein aktives Campusleben und die Anbindung der THWi in Stadt und Region abgelegt. Eine wettbewerbliche Etablierung der Informationseinrichtung auf einem nationalen und internationalen Spitzenplatz ist avisiert. Die dafür notwendige Grundlage soll die Entwicklung von innovativen Dienstleistungen inklusiv ihrer Vermittlung sein. Weiterhin soll über Kurs- und Konferenzangebote Wildau ein Mekka für RFID-Anwendungen sein, von welchem aus u. a. weitere Standards für RFID-Komponenten entwickelt (VDI 4478 Blatt 2 ff.) oder machbare Geschäftsprozesse aufgezeigt werden (RFID-Inventur). Die Bibliothek wird seitens der Technischen Hochschule als Flaggschiff wahrgenommen, ein Image, zu dem Bibliotheksangebote in den kommenden Jahren gleichfalls beitragen sollen. Diskutiert wurden weiterhin neue Formate von Kulturveranstaltungen zur lebhaften Unterstützung der Intention dieser Einrichtung (Daumenkino, Summer School für Ferienkinder), Konzepte des Merchandising (Fotokalender, -buch) und im Allgemeinen die Offenheit gegenüber Neuem an Konzepten und Techniken für Informationseinrichtungen, was zum jetzigen Zeitpunkt teilweise noch nicht absehbar ist.

4 Schlusswort

Die aufgeführten Grundbekenntnisse und sieben Themenfelder zu wesentlichen Gestaltungs- und Entscheidungsspielräumen geben die Leitlinien des künftigen Handelns vor und sind im Konsens mit allen Mitarbeitern des Teams anerkannt. Mit dem Präsidenten wurde während der Sitzung im August 2013 vereinbart, sich jährlich gemeinsam über das Erreichte und die anstehenden Vorhaben zu verständigen. Mit anderen Worten gelang es dem Bibliotheksteam über den Weg der Agenda 2020, intern an inhaltlicher Aufmerksamkeit und Wirkung zu gewinnen in dem Sinne, dass man sich über gemeinsame Ziele, die keineswegs unkritisch reflektiert werden (z. B. webbasierte Hochschulbibliographie), verständigte und noch verständigt.

Und ob es – mit Brechts eingangs wiedergegebenen Worten – mit dem „Plan gehn“ wird, das kann gerne post festum für die Agenda 2020 in sieben Jahren an gleicher Stelle resümiert werden.