Vom Regal ins Rechenzentrum? Ein Erfahrungsbericht über die Tücken archivischer Digitalisierungsprojekte

1 Digitalisierung im Archivwesen: Ausgangslage und Perspektiven

Ein großer Teil der deutschen Archive stellt seine Beständeübersichten und Findbücher mittlerweile vorranging oder sogar ausschließlich im Internet bereit, sei es über eigene Webangebote oder datenbankgestützte Rechercheportale. Besonders die von den staatlichen Landesarchiven betriebenen Regionalportale, die teilweise auch für andere Archivsparten offenstehen, verzeichnen seit Jahren deutlich steigende Bestands- und Zugriffszahlen. Das Archivportal des Landesarchivs Nordrhein-Westfalen,^[1] eines der größten und meistgenutzten regionalen Archivportale in Deutschland, konnte die Zahl der bereitgestellten Findbücher in den letzten zehn Jahren beispielsweise mehr als verdoppeln. Dieser Zuwachs ist zum einen auf die kontinuierlichen Digitalisierungsbemühungen des Landesarchivs zurückzuführen, zum anderen aber auch auf die verstärkte Beteiligung der nichtstaatlichen Einrichtungen: von den aktuell 13 342 online verfügbaren Findbüchern stammen 8 534 – also rund 64 Prozent – aus den übrigen Archivsparten.^[2]

Die Vorteile einer Online-Präsentation von Findmitteln liegen auf der Hand: Angesichts der steigenden Zugriffszahlen und der zunehmend digital abgewickelten Kommunikation mit den Nutzerinnen und Nutzern ist davon auszugehen, dass diese ihre Recherchen ohnehin zunächst im Internet beginnen.^[3] Die Indexierung durch Suchmaschinen und die zunehmende Vernetzung der archivischen Nachweissysteme erleichtern die Navigation und Suche in den komplexen Zuständigkeits- und Beständestrukturen. Die Archive wiederum erreichen mit ihren online veröffentlichten Beständeübersichten und Findbüchern nicht nur einen erheblich größeren – mitunter sogar weltweiten – Kreis an potenziellen Nutzerinnen und Nutzern, sondern können diese Inhalte auch mit geringem Aufwand aktuell halten, bedarfsorientiert präsentieren und mit Zusatzinformationen anreichern. Auch das Landeskirchliche Archiv der Evangelischen Kirche von Westfalen (im Folgenden: Landeskirchliches Archiv) nutzt seit einigen Jahren primär das Archivportal NRW zur Bereitstellung seiner Findmittel und profitiert ebenso wie seine Nutzerinnen und Nutzer von den Vorteilen dieses kostenlosen Angebots.^[4] Das Regionalportal fungiert darüber hinaus als Aggregator, indem es seine Daten dem nationalen Archivportal-D^[5] innerhalb der Deutschen Digitalen Bibliothek (DDB) zur Verfügung stellt. Seit 2014 bietet dieses länder- und archivspartenübergreifende zentrale Nachweissystem einen erleichterten Zugang zur vielfältigen Archivlandschaft der Bundesrepublik.^[6]

Abb. 1:

Screenshot des Portals „Archive in NRW“ mit Erschließungsangaben. Archive aller Sparten stellen ihre Beständeübersichten und Findbücher inzwischen vorrangig im Internet bereit. Digitalisate werden hingegen bislang überwiegend von staatlichen und größeren Kommunalarchiven angeboten.

Die allgegenwärtige Präsenz des Internets und der rasante Ausbau digitaler Angebote führen inzwischen jedoch auch bei Archivnutzerinnen und -nutzern zu veränderten Anspruchshaltungen: Immer häufiger wird nicht mehr nur die umfangreiche Bereitstellung der Findmittel, sondern – in Form qualitativ hochwertiger Digitalisate – auch des Archivguts selbst erwartet. Und auch unter den Archiven setzt sich allmählich das Bewusstsein durch, dass sie in Zeiten von Google, Facebook & Co. zunehmend in einer Aufmerksamkeits- und Wahrnehmungskonkurrenz zu anderen Informations-, Gedächtnis- und Kultureinrichtungen stehen und somit neue Wege beschreiten müssen, um ihr Angebot sichtbar zu halten.^[7] Mit Blick auf die sich verändernden Rezeptions- und Nutzungsgewohnheiten in der heutigen Informationsgesellschaft handelt es sich bei der Online-Bereitstellung von digitalisiertem Archivgut somit nicht nur um den nächsten Schritt der Archive auf ihrem Weg von bestands- zu nutzungsorientierten Einrichtungen, sondern vor allem auch um ein strategisches Instrument ihrer eigenen Zukunftssicherung.^[8]

Auch wenn Archive im Vergleich zu Bibliotheken erst verhältnismäßig spät mit der Digitalisierung begonnen haben, konnten in den vergangenen zehn bis zwanzig Jahren doch erhebliche Fortschritte erzielt werden.^[9] Aufgrund der erheblichen finanziellen und personellen Anforderungen, die mit größer angelegten Digitalisierungsprojekten verbunden sind, sind es bislang vor allem staatliche und einige größere Kommunalarchive, die ein umfassenderes Online-Angebot an Digitalisaten bereitstellen können.^[10] Ein Blick ins Archivportal NRW zeigt etwa, dass von den etwas über 1,2 Millionen derzeit einsehbaren digitalisierten Verzeichnungseinheiten rund 92 % vom Landesarchiv angeboten werden. Erst mit großem Abstand folgen die kommunalen Archive mit rund 5 % und dann die kirchlichen Einrichtungen mit gerade einmal 1 %.^[11] Vor diesem Hintergrund ist davon auszugehen, dass kleinere und mittelgroße Archive auch künftig Digitalisierungsvorhaben nur in sehr begrenztem Umfang realisieren können.^[12] In Anbetracht dessen ist es für diese Einrichtungen aber umso wichtiger, dass derartige Projekte in ihrer ganzen Dimension betrachtet, sorgfältig geplant und nachhaltig umgesetzt werden. Der folgende Erfahrungsbericht aus dem Landeskirchlichen Archiv versucht möglichst praxisnah aufzeigen, welche Aspekte hierbei besonders zu berücksichtigen sind und an welchen Stellen möglicherweise unerwartete Herausforderungen lauern können.

2 Die Qual der Wahl: Was, für wen und wie viel soll digitalisiert werden?

Wie wohl bei den meisten kirchlichen Archiven beschränkte sich auch das Digitalisate-Angebot des Landeskirchlichen Archivs über lange Zeit auf Kirchenbücher und Zivilstandsregister, die zentral über ein einschlägiges Online-Portal für genealogische Quellen bereitgestellt werden.^[13] Die Gründe hierfür sind vor allem pragmatischer Natur: Familienforscherinnen und -forscher bilden nach wie vor die größte Gruppe der Nutzenden, sodass die orts- und zeitunabhängige Verfügbarkeit dieser Quellen auf ein kalkulierbar hohes Interesse trifft. Das Archiv profitiert wiederum von einem reduzierten Bearbeitungsaufwand aufgrund des deutlichen Rückgangs entsprechender Anfragen. Das Angebot basiert größtenteils auf Digitalisaten der seit den 1960er Jahren existierenden Mikroverfilmungen, wird aber im Rahmen der begrenzten Möglichkeiten sukzessive durch neue Digitalisate ergänzt und ersetzt.

Auch wenn die Online-Bereitstellung genealogischer Quellen bei Familienforschenden nach wie vor auf große Resonanz stößt, birgt ihre Priorisierung gegenüber anderen Archivalien längerfristig möglicherweise ein strategisches Risiko. Denn angesichts der zunehmenden Bedeutung digitaler Angebote für die Sichtbarkeit und Nutzung ist zu befürchten, dass kirchliche Archive künftig mehr und mehr auf ihre Rolle als Lieferanten genealogischer Informationen reduziert werden könnten.^[14] Dabei bieten die Möglichkeiten der Digitalisierung und Online-Präsentation aber gerade auch die Chance, die Reichweite und Sichtbarkeit des eigenen Angebots zu erhöhen, neue Gruppen von Nutzenden zu erschließen und die Vielfalt und Relevanz der eigenen Bestände – ob digital oder analog – zu vermitteln. Da auch eine derart strategisch ausgerichtete Digitalisierung immer nur einen Bruchteil des vorhandenen Materials erfassen kann, kommt der Auswahl der zu digitalisierenden Archivbestände eine zentrale Bedeutung zu. Anders als bei einem Scan-on-Demand-Service, der durch die aktuelle Benutzung angetrieben ist und Digitalisate nach Bedarf zur Verfügung stellt, kann eine strategische Digitalisierung durch ganz unterschiedliche Kriterien gesteuert sein. Dazu zählen etwa die Ermöglichung eines niedrigschwelligen Zugangs zu besonders eindrücklichen und vielgenutzten Beständen, der Forschungswert bestimmter Sammlungen oder auch die Erhaltung besonders gefährdeter Unterlagen.^[15]

Als die Beauftragte der Bundesregierung für Kultur und Medien (BKM) 2020 im Rahmen des Förderprogramms „WissensWandel“ eine Gesamtsumme von 24,2 Mio. Euro bereitstellte, um die weitreichenden Folgen der Corona-Pandemie für Bibliotheken und Archive abzumildern, nutzten viele kleinere und mittelgroße Einrichtungen diese Möglichkeit, um erstmals Archivgut im größeren Umfang digitalisieren zu lassen.^[16] Auch das Landeskirchliche Archiv konnte mit zwei Förderanträgen überzeugen und so ein für seine Verhältnisse groß angelegtes Digitalisierungsprojekt im Umfang von rund 188 000 Euro realisieren. In einem Zeitraum von eineinhalb Jahren wurden insgesamt sechs als besonders forschungsrelevant und vielgenutzt identifizierte Archivbestände durch externe Dienstleister digitalisiert, um diese anschließend online bereitstellen zu können. Neben der umfangreichen und überregional bedeutsamen Sammlung Wilhelm Niemöllers zum „Kirchenkampf“ in der NS-Zeit gehörten dazu auch zentrale Quellen zur frühen synodalen Selbstverwaltung seit dem 17. Jahrhundert. Die Auswahl dieser Bestände beruhte auf einer sorgfältigen Abwägung verschiedener Faktoren, die berücksichtigt und miteinander abgestimmt werden mussten.

Ein wesentliches Auswahlkriterium war sowohl die bisherige als auch die erwartete Nutzungshäufigkeit der Bestände sowie ihre Relevanz für die Forschung.^[17] Mit der Online-Bereitstellung sollte nicht nur ihre Zugänglichkeit – insbesondere auch für Forschende aus dem Ausland – erleichtert, sondern auch ihre langfristige Erhaltung sichergestellt werden. Darüber hinaus sollten durch das Quellenangebot die Breite und Vielfalt der kirchengeschichtlichen Überlieferung sichtbar gemacht und dementsprechend Archivbestände aus unterschiedlichen Epochen und mit verschiedenen thematischen Schwerpunkten ausgewählt werden.

Abb. 2:

Beispielauswahl von Archivalien aus dem Digitalisierungsprojekt des Landeskirchlichen Archivs. Die vielfältigen Formen und Materialien des Archivguts erschweren eine präzise Kostenkalkulation für Digitalisierungsprojekte und machen sie häufig besonders aufwendig (Foto: Martin Kamp)

Die größte Herausforderung bestand jedoch schließlich darin, diese unter fachlich-inhaltlichen Gesichtspunkten getroffene Auswahl mit den gegebenen finanziellen Rahmenbedingungen in Einklang zu bringen. Einerseits galt es, die bereitgestellte Fördersumme möglichst vollständig auszuschöpfen, andererseits durfte der festgelegte Kostenrahmen nicht überschritten werden.^[18] Sowohl der Umfang als auch die Vielfalt des Materials – von fadengehefteten Akten über Loseblattsammlungen und Zeitungsartikel bis hin zu Druckschriften – waren hierbei als die maßgeblichen Einflussfaktoren zu berücksichtigen.^[19] Da die begrenzten Fördermittel nach Eingang der Anträge vergeben wurden, blieb für eine detaillierte Sichtung und Kalkulation jedoch nicht ausreichend Zeit, sodass die Kostenabschätzung weitgehend auf Stichproben, Hochrechnungen und Schätzungen basieren musste. Die Auswahlentscheidung erfolgte somit auf Basis einer Abwägung zwischen nutzungsbezogenen, wissenschaftlichen und konservatorischen Aspekten einerseits und den hochgerechneten finanziellen Aufwänden andererseits. Die unsichere Grundlage der Kostenkalkulation sollte bei der Umsetzung des Digitalisierungsvorhabens schließlich noch zu größeren Herausforderungen führen.

3 Aus dem Karton in die Cloud? – Organisatorische und technische Hürden

Nachdem das Landeskirchliche Archiv nach rund einem halben Jahr die Förderzusage für das erste der beiden Digitalisierungsprojekte erhalten hatte, blieb gemäß den Förderrichtlinien nur ein sehr begrenzter Zeitraum von wenigen Monaten für die Umsetzung. Der knapp bemessene Bewilligungszeitraum, verbunden mit der Tatsache, dass zahlreiche Archive und Bibliotheken zeitgleich ähnliche Vorhaben realisierten, erschwerte die Suche nach einem geeigneten Dienstleister erheblich: viele Anbieter waren bereits ausgelastet, andere konnten keine fristgerechte Umsetzung garantieren. Letztlich standen zwei Angebote zur Auswahl, die sich preislich um fast 20 000 Euro unterschieden. Auf Grundlage der haushaltsrechtlichen Vorgaben und einer Wirtschaftlichkeitsprüfung fiel die Entscheidung zugunsten des günstigeren Angebots. Dieses umfasste den Transport der Archivalien, deren Digitalisierung sowie die Lieferung der Digitalisate auf Leihfestplatten. Für die Master-Digitalisate wurde eine Auflösung von 300 dpi bei 24 Bit Farbtiefe im unkomprimierten TIFF-Format vorgegeben. Zusätzlich sollte für jedes Archivale eine PDF/A-Multipage-Datei für den Einsatz an den Lesesaal-PCs erstellt werden. Auf die optionale OCR-Texterkennung wurde angesichts der voraussichtlich geringen Erkennungsquote und der geschätzten Zusatzkosten von 10 000 bis 15 000 Euro verzichtet. Die Nutzungsrepräsentationen im komprimierten JPG-Format sollten später durch das Archiv auf Basis der Master-Dateien erstellt werden, um vor der Online-Bereitstellung verschiedene Auflösungen und Komprimierungsstufen testen zu können.^[20]

Im Verlauf der Scan-Arbeiten traten erhebliche Probleme auf, die sowohl auf die initialen Schätzungen des Archivs als auch auf organisatorische Defizite beim Dienstleister zurückzuführen waren. So erhielt das Archiv entgegen vorheriger Absprachen insbesondere erst zu dem Zeitpunkt eine Rückmeldung zum Projektfortschritt, als bereits absehbar war, dass der tatsächliche Umfang die ursprünglichen Annahmen deutlich übersteigen und den kalkulierten Kostenrahmen sprengen würde. Um zumindest die Digitalisierung des umfangreichsten Archivbestandes, der Sammlung Wilhelm Niemöller, abschließen zu können, wurde entschieden, einen der drei ursprünglich vorgesehenen Bestände vollständig aus dem Projekt herauszunehmen. Doch selbst diese Maßnahme reichte nicht aus, um die Arbeiten im vorgesehenen Rahmen abzuschließen. Erschwerend kam hinzu, dass die Digitalisierung nicht in Reihenfolge der Einzelsignaturen erfolgte, sondern offenbar nach einem internen Lagerungsprinzip vor Ort. Dies führte zu einem Worst-Case-Szenario, in dem ausgerechnet der größte und für das Gesamtprojekt wichtigste Archivbestand ohne erkennbare Systematik digitalisiert wurde und nun erhebliche Lücken aufwies. Zusätzlich sorgte eine Häufung von Corona-Erkrankungen beim Dienstleister für weitere Verzögerungen. Das Archiv sah sich daher gezwungen, gleich mehrfach Fristverlängerungen beim Fördermittelgeber zu beantragen. Dass das Projekt letzten Endes doch noch erfolgreich abgeschlossen werden konnte und darüber hinaus sogar weitere Archivbestände digitalisiert werden konnten, ist dem Umstand zu verdanken, dass das Archiv eine Aufstockung der Förderung sowie die Bewilligung eines zweiten Projekts erhielt. Aufgrund der gemachten Erfahrungen wurde der Folgeauftrag jedoch an einen anderen Dienstleister vergeben, der die Arbeiten reibungslos ausführte.

Die im Projektverlauf aufgetretenen Probleme führten schließlich auch bei den Nacharbeiten im Archiv zu erheblichem Mehraufwand und weiteren Verzögerungen. Die von den Dienstleistern auf Leihfestplatten bereitgestellten rund 913 000 Dateien mit einem Gesamtvolumen von ca. 27 TB mussten zunächst auf verschiedenen Fileservern gesichert werden, um eine gefahrlose Prüfung auf Vollständigkeit und die Durchführung etwaiger Korrekturen zu ermöglichen.^[21] Die IT-Abteilung wies jedoch bereits früh darauf hin, dass eine dauerhafte Speicherung eines derart umfangreichen Datenbestands mit den vorhandenen Ressourcen nicht realisierbar sei. Durch eine vom Archiv durchgeführte zeitaufwändige Konvertierung der unkomprimierten TIFF-Dateien in das speichereffizientere Format JPG2000 konnte der Speicherbedarf jedoch schließlich ohne Qualitätseinbußen nahezu halbiert werden, was die Fileserver-Sicherung doch noch ermöglichte. Im letzten Schritt wurden die Nutzungsrepräsentationen für die Online-Bereitstellung generiert. Nach mehreren Testläufen entschied sich das Archiv hier für JPG-Dateien mit einer Auflösung von 150 dpi und einer Qualitätsstufe von 60 %.^[22] Grundsätzlich sollte bei primär nutzungsorientierten Digitalisierungsprojekten aus einer Kosten-Nutzen-Abwägung heraus immer geprüft werden, ob das technisch maximal Machbare auch tatsächlich notwendig ist. Denn langfristig übersteigen bereits die laufenden Kosten für eine redundante Speicherung der Digitalisate die einmaligen Aufwendungen für die Digitalisierung deutlich.^[23]

Als eine letzte – bis dahin jedoch deutlich unterschätzte – Hürde erwies sich schließlich die Suche nach einer geeigneten Hosting-Lösung. Da das Archivportal NRW lediglich den Absprung auf externe Webressourcen über eine entsprechende URL ermöglicht, selbst jedoch keine Hosting-Möglichkeiten für Digitalisate bereitstellt, müssen die Archive sich eigenständig um die hierfür notwendige Infrastruktur kümmern. Bei staatlichen und vielen kommunalen Archiven kann diese Aufgabe in der Regel an die IT-Abteilungen oder -Dienstleister der jeweiligen Trägerverwaltung delegiert werden, da dort meist bereits entsprechende Ressourcen – insbesondere Webserver-Kapazitäten – vorhanden sind. Es überrascht daher kaum, dass das Thema Hosting in der Fachliteratur und in einschlägigen Praxisberichten nach wie vor kaum konkretisiert oder gar problematisiert wird.^[24] Diejenigen Einrichtungen, die jedoch nicht auf eine derartige Unterstützung zurückgreifen können und sich daher selbst auf dem freien Markt nach einer geeigneten Lösung umsehen müssen, werden schnell feststellen, dass das Hosting sowohl in technischer als auch finanzieller Hinsicht eine größere Herausforderung darstellen kann.

Da die IT der Evangelischen Kirche von Westfalen ihre technische Infrastruktur – insbesondere die Serverkapazitäten – aus Personal- und Kostengründen zunehmend an externe Dienstleister auslagert, wurde dem Landeskirchlichen Archiv frühzeitig signalisiert, dass ein öffentliches Hosting von Digitalisaten über einen eigens bereitzustellenden Webserver nicht zu realisieren sei. Stattdessen wurde fachliche Unterstützung bei der Suche nach einer geeigneten externen Lösung angeboten. Nach Kontaktaufnahme mit verschiedenen Dienstleistern wurde eine entsprechende Angebotsübersicht erstellt. Allen vorliegenden Angeboten bekannter deutscher Hostinganbieter war gemeinsam, dass sie auf die Bereitstellung eines klassischen virtuellen Webservers mit festgelegter Konfiguration, definiertem Serviceumfang (für Einrichtung und Wartung) sowie einem wählbaren Speicherkontingent setzten.^[25] Den vorgelegten Kalkulationen zufolge wären dem Archiv so allein für das Hosting der komprimierten Nutzungsrepräsentationen im Umfang von ca. 650 GB monatliche Kosten zwischen 200 und 700 Euro entstanden.^[26]

Angesichts dieser unerwartet hohen Kosten sondierte das Landeskirchliche Archiv den Markt erneut eigenständig und identifizierte die Nutzung eines Objektspeichers als mögliche Alternative. Während klassische Webserver primär der Auslieferung von Webseiten und der Ausführung von Webanwendungen dienen, sind Objektspeicher auf die reine Massenspeicherung von Dateien ausgelegt. Sie bieten hohe Verfügbarkeit und Skalierbarkeit bei gleichzeitig geringem Verwaltungsaufwand.^[27] Für den angestrebten Einsatzzweck – das Hosting einer großen Zahl an Digitalisaten zur gezielten Bereitstellung über das Archivportal – erwies sich der zunächst testweise eingesetzte Objektspeicher eines deutschen Anbieters als geeignete und vor allem deutlich kostengünstigere Lösung: Selbst bei eher hoch angesetzten Abrufzahlen lagen die prognostizierten monatlichen Kosten für die Bereitstellung der Digitalisate nur noch zwischen 10 und 15 Euro (inklusive eines Grundpreises von 4,99 Euro). Da sowohl der Bucket – also der Speichercontainer, in dem die Datenobjekte abgelegt und die Zugriffsrechte verwaltet werden – als auch der Zugriff für den Datentransfer vergleichsweise einfach einzurichten waren, entschied sich das Archiv, diesen vielversprechenden Weg weiterzuverfolgen.^[28]

Abb. 3:

Screenshot der (S)FTP-Client-Software WinSCP. Beim Upload und der Verwaltung von Digitalisaten und METS-Dateien gibt es in der Praxis keine grundlegenden Unterschiede zwischen einem herkömmlichen Webserver und einem Objektspeicher.

Für die Anzeige von Digitalisaten nutzt das Archivportal NRW den weit verbreiteten DFG-Viewer – ein webbasiertes Präsentationswerkzeug, das von der Deutschen Forschungsgemeinschaft initiiert und von der SLUB Dresden betrieben wird.^[29] Der Viewer wird über eine Schaltfläche direkt aus dem Archivportal heraus aufgerufen und basiert auf einer Verknüpfung der im EAD-Findbuch enthaltenen Metadaten mit einer zugehörigen „Metadata Encoding and Transmission Standard“-Datei (METS-Datei). Diese Datei enthält Informationen zum Speicherort und zur Struktur der Digitalisate und ermöglicht so deren Darstellung im Viewer.^[30] Für jede digitalisierte Verzeichnungseinheit muss daher zunächst eine eigene METS-Datei erstellt und gemeinsam mit den zugehörigen Digitalisaten online bereitgestellt werden. Im EAD-Findbuch ist anschließend ein Verweis auf die jeweilige METS-Datei zu implementieren. METS gilt als ein vergleichsweise komplexes und wenig flexibles Format, ist jedoch bei Verwendung des DFG-Viewers nach wie vor verpflichtend.^[31] Zwar stellt das LWL-Archivamt mit ArchiMETS ein kostenloses Programmpaket zur Verfügung, das idealerweise sowohl die Erstellung der METS-Dateien als auch die Anpassung der EAD-Dateien weitgehend automatisiert – dennoch sollte der damit verbundene Aufwand nicht unterschätzt werden. Je nach Umfang und Komplexität der Bestände sowie der Qualität der vorhandenen Erschließungsdaten kann der Vorbereitungsaufwand erheblich variieren.^[32] So musste etwa das Landeskirchliche Archiv feststellen, dass die Automatisierung bei komplexeren Archivsignaturen schnell an ihre Grenzen stößt – mit der Folge, dass zeitintensive manuelle Nachbearbeitungen erforderlich wurden. Auch notwendige Korrekturen in der Archivdatenbank können zusätzlichen Aufwand verursachen, da selbst kleinste Abweichungen – etwa versehentlich eingefügte Leerzeichen – den Bearbeitungsprozess unterbrechen können.^[33] Sind schließlich alle METS-Dateien erfolgreich erstellt und die EAD-Findbuchdatei um die entsprechenden Verweise ergänzt, kann der Upload erfolgen – und damit der letzte Schritt auf dem Weg zur Online-Bereitstellung, der zugleich den vorläufigen Abschluss des Digitalisierungsprojekts markiert.

Abb. 4:

Screenshot der Software ArchiMETS. Mit Hilfe des Programmpakets ArchiMETS lassen sich die für eine Anzeige im DFG-Viewer notwendigen METS-Dateien weitgehend automatisiert erstellen und in die EAD-Findbücher einbinden. In bestimmten Fällen kann jedoch auch eine manuelle Bearbeitung der Dateien notwendig sein.

4 Mehr als nur ein Klick: Digitalisierung zwischen Anspruch und Wirklichkeit

Rund neun Monate nach Beginn der Bereitstellung der Digitalisate im Archivportal lässt sich für das Digitalisierungsprojekt des Landeskirchlichen Archivs ein positives Fazit ziehen: Trotz zahlreicher organisatorischer und technischer Herausforderungen konnten zentrale Bestände mit einem insgesamt überschaubaren personellen und finanziellen Aufwand digitalisiert und online zugänglich gemacht werden. In der praktischen Umsetzung zeigte sich jedoch, dass der Weg vom Archivregal ins Rechenzentrum mitunter deutlich kurvenreicher verläuft, als es die ursprünglichen Planungen und viele Fachbeiträge erwarten lassen. Anstelle einer weiteren „idealen“ Vorgehensweise versteht sich dieser Beitrag daher als praxisnaher Erfahrungsbericht. Er beleuchtet insbesondere jene Aspekte archivischer Digitalisierungsprojekte, die bislang eher wenig Beachtung finden, jedoch gerade für Einrichtungen mit begrenzten Ressourcen von Bedeutung sein dürften.

Welche übertragbaren Erkenntnisse lassen sich aus diesen Erfahrungen für zukünftige Projekte ableiten? Zunächst einmal bleibt festzuhalten, dass der Aufbau eines eigenen Digitalisate-Angebots im Internet insbesondere auch von kleineren und mittelgroßen Archiven als Chance begriffen werden sollte, die Sichtbarkeit der eigenen Einrichtung und ihrer Bestände im Dschungel der digitalen Informationsangebote zu erhöhen. Die Online-Bereitstellung von Archivgut ist vor diesem Hintergrund nicht nur als ein zusätzlicher Service für die Archivnutzerinnen und -nutzer mit ihren veränderten Erwartungshaltungen und Rezeptionsgewohnheiten zu sehen, sondern vor allem auch als ein langfristig ausgerichtetes, strategisches Instrument der eigenen Zukunftssicherung. Angesichts der im Vergleich zu staatlichen und größeren kommunalen Archiven deutlich begrenzten personellen und finanziellen Ressourcen ist es für kleinere Archive dabei besonders wichtig, ihre Digitalisierungs- und Bereitstellungsprojekte sorgfältig und ganzheitlich zu planen. Denn nur auf diese Weise lässt sich ein öffentlichkeitswirksames, dauerhaftes und nachhaltiges Online-Angebot an Digitalisaten realisieren.

Bereits die Festlegung der Auswahlkriterien für ein Digitalisierungsprojekt erfordert eine intensive Auseinandersetzung mit den Zielen der Maßnahme – insbesondere mit der Frage, für wen und zu welchem Zweck digitalisiert werden soll. Um die verfügbaren Mittel möglichst effektiv einzusetzen und einen größtmöglichen Nutzen zu erzielen, ist darüber hinaus eine sorgfältige Ermittlung des Gesamtumfangs unerlässlich. Denn wie die Erfahrungen des Landeskirchlichen Archivs zeigen, ist Archivmaterial oft so heterogen beschaffen, dass Hochrechnungen auf Basis von Schätzungen äußerst fehleranfällig sind – mit entsprechenden Auswirkungen auf die Kostenentwicklung und Umsetzbarkeit des Projekts. Gerade bei umfangreicheren Vorhaben empfiehlt sich daher ein regelmäßiger Austausch mit dem Digitalisierungsdienstleister, um Fortschritt und Qualität der Arbeiten zu überwachen und so – insbesondere im Hinblick auf die Kostenkontrolle – unangenehme Überraschungen zu vermeiden.

Abb. 5:

Screenshot eines über den DFG-Viewer dargestellten Digitalisats aus dem Digitalisierungsprojekt des Landeskirchlichen Archivs. Eine sorgfältige Vorbereitung ermöglicht es, kleinere wie größere Herausforderungen bei der Online-Bereitstellung erfolgreich zu bewältigen.

In die Kostenkalkulation sollten neben den einmaligen Aufwendungen für die Scanarbeiten auch die häufig unterschätzten „Ewigkeitskosten“ einbezogen werden: etwa für die dauerhafte Sicherung der speicherintensiven Masterdigitalisate sowie die langfristige Bereitstellung der Nutzungsrepräsentationen im Internet. Wie die Praxis zeigt, lassen sich durch die gezielte Wahl von Dateiformaten und Hostingverfahren teils erhebliche Einsparpotenziale realisieren. Nicht zu unterschätzen ist schließlich auch der Aufwand für die Erstellung und Anpassung der Metadaten. Komplexe Archivbestände und uneinheitliche Strukturen können die automatisierte Verarbeitung ebenso erschweren wie Fehler oder Qualitätsmängel in der archivischen Erschließung. Letztere stellt neben dem guten Erhaltungszustand der Originale eine zentrale Voraussetzung für die Digitalisierung dar.^[34] Vor der öffentlichen Bereitstellung der Digitalisate im Internet können darüber hinaus Aufwände entstehen, wenn noch datenschutzrechtliche, archivrechtliche oder urheberrechtliche Einschränkungen zu berücksichtigen sind. Eine angemessene und frühzeitige Berücksichtigung der hier skizzierten Aspekte schafft die Grundlage für eine fundierte Planung und weitgehend eigenständige Umsetzung von Digitalisierungsprojekten – auch in kleineren Archiven und bei begrenzten Ressourcen.

Abschließend bleibt festzuhalten, dass die Digitalisierung und Online-Bereitstellung von Archivgut zweifelsohne einen zentralen Baustein in der Weiterentwicklung der Archive zu nutzungsorientierten Einrichtungen darstellen. In einer zunehmend digitalen Gesellschaft erwarten Nutzerinnen und Nutzer einen zeitgemäßen Zugang zu historischen Quellen, der nicht mehr ausschließlich an die physische Präsenz im Lesesaal gebunden ist. Archive, die diesem Anspruch gerecht werden, positionieren sich als moderne und serviceorientierte Gedächtnisinstitutionen, auch wenn ein umfassender digitaler Zugang stets nur für einen (kleinen) Teil der vorhandenen Quellen realisierbar ist. Zwar sind mit der Digitalisierung und Bereitstellung im Netz nicht zu unterschätzende personelle, technische und finanzielle Aufwände verbunden. Dennoch sollte dieses Aufgabenfeld deshalb nicht allein den staatlichen oder wenigen großen Kommunalarchiven überlassen bleiben – auch wenn der derzeitige Stand des Digitalisateangebots diesen Eindruck vermitteln mag. Wie der Erfahrungsbericht des Landeskirchlichen Archivs zeigt, sind auch kleinere und mittelgroße Archive durchaus in der Lage, eigenständig digitale Angebote zu schaffen und damit ihre Sichtbarkeit, Relevanz und Nutzbarkeit deutlich zu steigern. Die Entscheidung zur Digitalisierung ist dabei nicht nur eine Frage der Ressourcen, sondern auch Ausdruck des Selbstverständnisses und der strategischen Ausrichtung einer Einrichtung.

5 Fazit

Ungeachtet aller Fortschritte bei der Digitalisierung und Bereitstellung wird für alle Archive künftig jedoch die besondere Herausforderung darin bestehen, ihren Nutzerinnen und Nutzern zu vermitteln, dass die digitalen Angebote auf absehbare Zeit lediglich eine Ergänzung, nicht aber einen Ersatz für die analogen Bestände darstellen. Denn trotz wachsender Digitalisierungsinitiativen wird auch künftig nur ein Bruchteil des gesamten Archivguts online verfügbar sein. Die klassischen Archivalien werden daher auch in den kommenden Jahrzehnten weiterhin das Rückgrat der archivischen Überlieferung bilden. Diese Diskrepanz zwischen digitaler Sichtbarkeit und tatsächlichem Umfang des archivischen Angebots zu verdeutlichen, wird vor diesem Hintergrund zu einer immer wichtigeren Aufgabe. Es gilt daher, Ideen zu entwickeln und Wege zu finden, um digitale Zugänge klug mit analogen Angeboten zu verzahnen.