Informationswissenschaft für Wissensmanager

1 Gemeinsame historische Wurzeln

Laut Bawden und Robinson (2012) entstand die Disziplin der Informationswissenschaft (IW) in den 1950er Jahren, als sie Farradane erstmals als eigenständiges Fach lehrte. Die Informationswissenschaft baute auf der Arbeit der Bibliothekare und Archivare aus dem 19. Jahrhundert auf, als ihre Aufgaben in der Katalogisierung, Klassifizierung und Bibliotheksverwaltung bestanden. Die von Paul Otlet angeführte Dokumentationsbewegung zu Beginn des 20. Jahrhunderts gab der Disziplin einen besonderen Schub in Richtung „eines ‚wissenschaftlichen‘ Ansatzes für die Speicherung und das Wiederauffinden aufgezeichneter Informationen“ (Bawden & Robinson, 2012, S. 9). Vom Ende des 19. Jahrhunderts bis zur Mitte des20. Jahrhundertsgründeten sich akademische und Berufsvereinigungen und bis zum Ende der 60er Jahre entstanden mehrere wissenschaftliche Fachzeitschriften (z. B. Journal of Documentation im Jahr 1945), was als Merkmal einer reifen Disziplin betrachtet werden kann.

Ein 1970 von Saracevic herausgegebenes Kompendium zur „Introduction to Information Sciences“ umfasste 66 Artikel und galt als „repräsentativ für die allgemeine Arbeit auf diesem Gebiet“ (Saracevic 1970, S. xxiii), die für den Band aus 2000 Artikeln aus dem Zeitraum von 1945 bis 1970 ausgewählt wurden. Es gliederte sich in vier Teile mit 13 Kapiteln. Mehr als 80 Prozent der Beiträge befassten sich mit Informationssystemen einschließlich ihrer Bewertung. Die übrigen Texte behandelten grundlegende Phänomene wie beispielsweise die „Begriffe der Information“, „Kommunikationsprozesse“, das „Verhalten von Informationsnutzern“ oder das „Konzept der Relevanz“. Dabei zeigte sich eine starke Betonung der Informationssysteme mit Forschungsschwerpunkten wie Information Retrieval, Repräsentation von Information, Indexierung, Abstraktion, Klassifizierung und Kodierung sowie die Behandlung von Informationsanfragen und Suche als solche. Menschliche Faktoren wurden in Bezug auf die Ungenauigkeit der Indexierung besprochen und unterschiedliche Evaluationsansätze für Informationssysteme vorgestellt. Das Übersichtswerk endet mit einem Vorschlag zu einer vereinheitlichenden Theorie der Disziplin als „Allgemeine Theorie der Kommunikation“. Während der Schwerpunkt auf der Betrachtung von Informationssystemen nicht verschwunden ist, durchlief die Disziplin seither mehrere Wendungen, die neue Forschungsinteressen der IW-Gemeinschaft kennzeichneten, wie beispielhaft die kognitive Wende, informationelle Wende, nutzerzentrierte Wende, epistemologische Wende und eine pragmatische Wende (Nolin, 2007; & Aström, 2010).

Der kurz beschriebene Verlauf mit seinem Fokus auf der Informationstechnologie erinnert stark an die erste Phase der WM-Initiativen in der Organisationspraxis, die von Informations- und Kommunikationstechnologien zur Unterstützung des WM dominiert wurde (Petkoff, 1998; Bach, Vogler & Österle, 1999; Maier, 2002). Eine Ansicht, die durch eine Analyse der veröffentlichten WM-Papiere von Wilson (2002), einem maßgeblichen Vertreter der Informationswissenschaften, gestützt wird. Während in den Informationswissenschaften von mehreren „Wendungen“ (Nolin, 2007; Aström, 2010) gesprochen wird, unterscheiden WM-Forscher verschiedene Generationen des WM (Firesone & McElroy, 2003) bzw. sehen die Notwendigkeit „über das Wissensmanagement hinauszugehen“, indem sie eine sozio-technische System-Perspektive vorschlagen (Argote, Mcevily & Reagans, 2003; Lehaney, Clarke, Coakes & Jack, 2004).

Vergleichen wir die Darstellung der Ursprünge und Geschichte in den Lehrbüchern der Informationswissenschaft und des Wissensmanagements, so lässt sich feststellen, dass beide Disziplinen ihre Wurzeln in der Vor- und Frühgeschichte bzw. in der Antike sehen, als Menschen lernten, mit „Information“ (Bawden & Robinson, 2012) umzugehen und das Wissen primär in der Form mündlicher Überlieferung verbreitet wurde (Jashapara, 2004). Eine andere Darstellung sieht im Start des ARPANET (Dalkir, 2005; Bawden & Robinson, 2012), dem Vorläufer des Internets, die Anfänge des WM.

Als erste Schlussfolgerung lässt sich somit konstatieren, dass sowohl die IW als auch das WM ein gemeinsames Erbe haben, in dem sie den Umgang des Menschen mit Informationen und Wissen als Ursprünge Ihrer Disziplin sehen.

2 Kritische Reflexion der Kernbegriffe

Der Enthusiasmus und die Versprechungen in den frühen Tagen des WM wurden zu Recht von der Informationswissenschaft stark kritisiert. Wilson (2002) betitelte seine Analyse der ersten WM-Artikel mit „nonsens of knowledge management“ und beschrieb damit die Defizite eines „naiven“ WM-Diskurses. Er plädierte dafür, dass das Wissen im Kopf der Menschen „wohnt“ und vieles sogar vergessen werden könnte, so dass „wir anscheinend sehr wenig Kontrolle über ‚das, was wir wissen‘ haben“ (Wilson, 2002). Informationen und Daten sind für ihn „alles, was außerhalb des Verstandes liegt und manipuliert werden kann“ (Wilson, 2002).

Darüber hinaus setzte er sich auch kritisch mit einem Kernbegriff des WM-Diskurses auseinander, etwa mit Polanyi’s Konzept „tacit knowledge“ (Polanyi, 1966), das mit Nonaka und Takeuchi‘s Theorie der Wissenserschaffung weltweit sehr große Verbreitung gefunden hat (Nonaka & Takeuchi, 1997). Von Seiten der Managementwissenschaften wurde kritisch hinterfragt, ob „implizites Wissen“ überhaupt als Wissen qualifiziert werden kann (Schreyögg & Geiger, 2003). Schließlich legen Forschungen aus der Arbeitspsychologie und der Arbeitssoziologie nahe, dass Arbeit bestimmte Formen verkörperten Wissens (embodied knowledge) einschließt (Böhle & Milkau, 1988; Böhle, 2017).

Angesichts der unterschiedlichen Perspektiven auf diese Kernkonzepte besteht für alle verwandten Disziplinen eine Notwendigkeit, den Wissensbegriff in seinen verschiedenen Formen und Typen theoretisch und empirisch weiter zu erforschen. Dies legt auch das Ergebnis einer globalen WM-Expertenstudie nahe (Heisig, 2015). Die große Mehrheit der 222 befragten WM-Forschenden und WM-Praktizierenden aus mehr als 30 Ländern sehen hier einen Forschungsbedarf (Heisig, 2015). Hierbei lässt sich sicherlich auf früheren Forschungen in der Informationswissenschaft aufbauen. Zins (2007) identifizierte mittels einer globalen Delphi-Studie fünf verschiedene Typen von Definitionsansätzen zu den Kernbegriffen Daten – Information – Wissen. WM-Praktizierende und WM-Forschende sollten sich dieser unterschiedlichen Perspektiven bewusst sein, um aktuelle Praktiken im Umgang mit Wissen bewerten und Lösungen zur Verbesserung des Wissens evaluieren zu können.

Noch wichtiger ist aber eine differenzierte Sicht der Kernkonzepte, um die Grenzen der verschiedenen WM-Lösungen besser verstehen und identifizieren zu können. Dabei sollte besonders das Konzept der „practice“ (Hislop, 2009) berücksichtigt werden. Dieses geht über das auf verborgene bzw. schwer-artikulierbare Wissensinhalte verweisende Konzept „tacit knowledge“ hinaus und verknüpft das implizite Wissen mit Arbeitssituationen. Nur dort kann Wissen demonstriert bzw. vorgemacht werden. Wissenssuchenden fällt es leichter, in konkreten Situationen Fragen zu artikulieren bzw. durch das Nachmachen das Verständnis praktisch in der Handlungssituation zu überprüfen. Mit sogenannten Erklärvideos (Krämer & Böhrs, 2017 a, b) werden solche Wissenselemente dem Suchenden vor Augen geführt. Ähnliche Ansätze wurden bereits früher mit klassischen VHS-Videoformaten verfolgt (Heisig, 2001).

3 Aufgezeichnete Informationen als explizites Wissen

Die Informationswissenschaften wurden als die Geschichte der Dokumente beschrieben, da sich die Disziplin auf aufgezeichnete Informationen konzentriert (Bawden & Robinson, 2012). In der heutigen digitalen Transformation könnte es sehr nützlich sein, über „aufgezeichnete Informationen“ oder die Frage „Was sind Dokumente?“ [Bu97] nachzudenken, um die Nützlichkeit der Vielzahl von elektronischen Dokumenten zu beurteilen, die heute in Organisationen erzeugt werden, wie z. B. Berichte, Präsentationen, Berechnungen, E-Mails, Wiki- oder Blog-Seiten usw. Wenn wir all dies als aufgezeichnete Informationen oder explizites Wissen betrachten, gelten die gleichen Fragen, die Dokumentaren vor etwa 100 Jahren gestellt wurden: Welche Dokumente müssen jetzt aufbewahrt oder sogar für später archiviert werden? Welche könnten gelöscht werden? Wie können wir sie indizieren, um das Wiederauffinden in Zukunft zu erleichtern? Informationswissenschaftlerinnen und -wissenschaftler sind in Bezug auf geeignete Methoden und Techniken zur Erschließung als auch zur Archivierung von Inhalten ausgebildet worden (Bertram, 2005; Meßmer & Müller, 2014).

4 Lebenszyklus von Informationen und Wissen

Eine zentrale Gemeinsamkeit beider Disziplinen ist beim Umgang mit Informationen bzw. Wissen zu beobachten. Die Informationswissenschaften sprechen vom Informationslebenszyklus bzw. Information Life Cycle (Floridi, 2010). Der im deutschen Sprachraum am breitesten rezipierte konzeptionelle Ansatz im Wissensmanagement von Probst, Raab und Romhardt (1997) unterscheidet acht Kernprozesse, die als „Bausteine“ bezeichnet werden, jedoch inhaltlich einen Prozess des Umgangs mit Wissen darstellen. Auch informationswissenschaftliche WM-Lehrbücher adaptieren den Lebenszyklus und sprechen von einem Knowledge Management Cycle (Jashapara, 2004; Dalkir, 2005). Eine Analyse von 160 Modellen zum Wissensmanagement aus Forschung und Praxis zeigt ferner große Übereinstimmungen bei der Konzeption des Umgangs mit Wissen als Prozessablauf mit einigen Kernprozessen (Heisig, 2009), der mit „einem typischen Informationslebenszyklus“ kohärent ist, wie er von Floridi veröffentlicht wurde (Floridi, 2010, S. 5) (s. Abb. 1).

Abbildung 1

Lebenszyklus aus informationswissenschaftlicher und WM-Sicht im Vergleich.

Auch das Wissensmanagement in der Praxis könnte von der informationswissenschaftlichen Lebenszyklusbetrachtung im Hinblick auf die langfristige Perspektive und insbesondere die Schritte Recycling und Löschen stark profitieren, da diese Schritte in der WM-Perspektive bisher kaum Berücksichtigung finden. Der spätere Schritt könnte insbesondere am digitalen Arbeitsplatz nützlich sein, da neue Geräte und Anwendungen die Informationsflut in modernen Arbeitsumgebungen noch verstärken. Wie entscheiden wir, was wir löschen und was wir wiederverwerten sollen? Darüber hinaus sind diese Fragen mit der Forschung im Zusammenhang mit digitaler Kuration und digitaler Archivierung verbunden, die über die gesetzlich vorgeschriebenen Fristen hinausgeht. Die langfristige Kuration digitaler Objekte und Dateien ist ein weiterer Forschungsstrang, von dem Wissensmanagement bei der Spezifizierung, Gestaltung und Implementierung elektronischer Repositorien profitieren kann.

5 Informations- und Wissensbedarf

Die Frage, was zu behalten und was zu teilen ist, führt zur Herausforderung, die Bedürfnisse der Nutzenden in Bezug auf Information und Wissen zu ermitteln und zu identifizieren. Studien über Informationsbedürfnisse und -nutzungen sind ein Forschungsfeld der Informationswissenschaften seit den 1940er Jahren (Wilson, 1981, 2006; Cole, 2013). Einführungen in die Methoden der Informationsbedarfsanalyse (Dorner, Gorman & Calvert, 2015) lenken die Aufmerksamkeit auf die Unterschiede zwischen Bedürfnissen, Wünschen und Anforderungen sowie auf die Rolle des Kontexts für den Informationsbedarf. Diese konzeptuellen Unterschiede könnten auch die Bedarfsanalyse im WM beeinflussen.

Darüber hinaus hat die Informationswissenschaft mehrere Methoden zur Durchführung sogenannter „Informationsaudits“ entwickelt (Buchanan & Gibb, 1998, 2007, 2008 a, 2008 b, Henczel, 2000, 2001), die unter dem Begriff „Wissensaudit“ (Debenham & Clark, 1994; Dattero, Galup & Quan, 2007; Mertins, Heisig, Finke & Ulbrich, 2003) auch auf die Wissensdimensionen ausgedehnt wurden. Weitere Erkenntnisse lieferten Studien, in denen der Informationsbedarf aus früheren Arbeiten und der Bedarf an der Erfassung von Informationen aus aktuellen Arbeitspraktiken zur Unterstützung künftiger Arbeiten gegenübergestellt wurde (Heisig, Caldwell, Grebici & Clarkson, 2010) und ein neuer Ansatz zur Ermittlung des Informations- und Wissensbedarfs in einer Praxisstudie geprüft wurde (Heisig, Ogaza & Hamraz, 2020).

6 Identifizieren und Entwickeln von Wissen und Retrieval

In den folgenden Abschnitten werde ich den Informationslebenszyklus und die Kernprozesse/Bausteine des WM als konzeptionellen Rahmen verwenden, um potenzielle Verbindungen und Synergien zwischen den beiden Disziplinen zu identifizieren. Beginnend mit den Schritten Wissen identifizieren und Wissen entwickeln kommt ein wichtiges WM-Ziel ins Blickfeld, das in der Vermeidung von Doppelarbeit besteht, oder kurz gesagt: das Rad nicht neu erfinden. Dieses Prinzip sollte die Aufmerksamkeit sofort auf die Vergangenheit und die organisatorische Fähigkeit lenken, Kenntnis über frühere Aktivitäten und Arbeitsergebnisse erlangen und damit effizient entsprechende (Meta-)Informationen schnell abrufen bzw. wiederfinden zu können.

Retrieval-Methoden und -Techniken stehen seit den Anfängen im Zentrum informationswissenschaftlicher Forschungen (Saracevic, 1970; Stock, 2007) und haben sich zu einem breiten Forschungsstrang mit mehreren theoretischen Kernkonstrukten (Jansen & Rieh, 2010) bis hin zum Entwurf von Information-Retrieval-Systemen (Bawden & Robinson, 2012) entwickelt. Wir alle verwenden täglich Retrieval- oder Suchanwendungen, ohne uns oft der zugrunde liegenden Konzepte wie Relevanz und Aboutness bewusst zu sein (Mizzaro, 1997; Hjørland, 2001; Jansen & Rieh, 2010; Bawden & Robinson, 2012). Diese konzeptionellen Grundlagen unseres täglichen Informationssuchverhaltens (Case, 2012) stellen ein sehr nützliches Hintergrundverständnis für Wissensmanager dar, die mit der Spezifikation, dem Design und der Auswahl von Repositorien und Informationssystemen zur Unterstützung des WM betraut sind. In einem Praxisprojekt des Autors führte allein die Berücksichtigung von entsprechenden Überlegungen zum Retrieval im Enterprise Search zu Einsparungen von einigen zehntausend Euro beim Projektpartner.

7 Speichern von Wissen und Wissensorganisation bzw. -repräsentation

Der Schritt Wissen speichern bezieht sich auf das informationswissenschaftliche Forschungsgebiet der Informations- oder Wissensorganisation und Wissensrepräsentation (Bawden & Robinson, 2012; Stock & Stock, 2008). Diese breiten Forschungsgebiete liefern grundlegendes Wissen zur Terminologie, Klassifikation, Metadaten und Abstraktion, um nur einige Kernarbeitsgebiete zu nennen. Das Verständnis für diese grundlegenden Konzepte könnte für Wissensmanager, die Web2.0-Anwendungen wie Wikis und Blogs in ihren Organisationen einsetzen wollen, sehr wertvoll sein. Die von den Nutzenden gesammelten Inhalte würden von einer nutzerfreundlichen Organisationsform profitieren, die zukünftig helfen könnte, solche Repositorien zu finden und zu ihnen beizutragen sowie gleichzeitig mit dem Wachstum der Verflechtung der Inhalte zurechtzukommen. Methoden und Techniken zur Informations- und Wissensorganisation sollten auch WM-Lösungen förderlich sein.

Abstracting (Kurzfassung bzw. Kurzreferat) ist ein Kernthema in den Informationswissenschaften, das von der Fähigkeit des schriftlichen Verfassens von Abstracts bis hin zur Entwicklung von Techniken zur automatisierten Erstellung von Zusammenfassungen reicht. Das Kernziel ist, „eine kurze, genaue Darstellung des Inhalts eines Dokuments“ (Bawden & Robinson, 2012, S. 121) zu liefern. Das Schreiben von Abstracts wird durch ISO 214 geregelt. Hier lassen sich Gemeinsamkeiten mit der von Wilke (2001) vorgeschlagene Methodik der MikroArt zur Zusammenfassung von Kernerfahrungen oder Lessons Learned erkennen. Darüber hinaus bringen die Informationswissenschaften und insbesondere die Archivforschung zur langfristigen Kuration von Daten und Informationen diese dauerhafte Perspektive ein, die besonders bei der Unterstützung langlebiger komplexer Artefakte wie Flugzeuge und Schiffe von Interesse sind (McMahon & Ball, 2013).

8 Informationsverhalten als Human Factor für WM

Mit der verhaltenswissenschaftlichen Wende verlagerte sich der Schwerpunkt der informationswissenschaftlichen Forschung von der Konzentration auf Informationssysteme hin zum Verständnis des Informationsverhaltens der Nutzenden. Das Informationsverhalten umfasst dabei die Informationsbeschaffung als Abfrage eines Informationssystems und die Informationssuche als zielgerichtete Aktivitäten der Informationssuchenden, um ein Informationsbedürfnis zu befriedigen, ein Problem zu lösen oder das Verständnis zu erhöhen (Bawden & Robinson, 2012; Ford, 2015). Angesichts der Bedeutung des menschlichen Elements im WM sollte es diesen Forschungsstrang besonders nutzen, da sich viele Studien auf das Informationsverhalten im Arbeitskontext konzentriert haben, z. B. in der Wissenschaft, dem Ingenieurswesen, dem Gesundheitswesen, dem Management, der Rechtsanwaltschaft und der Landwirtschaft (Case, 2012). Insbesondere Studien über die Detailhandlungen beim Umgang mit Informationen und Wissen und deren Zeitbudgets (Robinson, 2010, 2012) sind einem differenzierteren Verständnis zuträglich, um zu stark vereinfachende Darstellungen zum Zeitverbrauch bei der Informationssuche zu vermeiden.

9 WM-Methoden und Werkzeuge

Praktizierende und Forschende aus dem Bereich des WM haben mehrere Kompendien über verschiedene Methoden und Werkzeuge zur Unterstützung des WM zusammengestellt (Rao, 2005; Mittelmann, 2011, 2019; Massingham, 2014 a,b). Eine WM-Methode ist beispielsweise das Storytelling (Thier, 2017), das seine Wurzeln in den „Lerngeschichten“ hat, die am MIT Center for Organizational Learning von Kleiner und Roth (1997) entwickelt wurden und darauf abzielen, Erzählungen über wichtige Erfahrungen und Wissen festzuhalten, um diese Erkenntnisse zu teilen und an die nächste Generation, das nächste Projekt oder das nächste Team, die nächste Abteilung oder das nächste Unternehmen bzw. den nächsten Standort weiterzugeben.

Wiederum können wir eine Verbindung zwischen der WM-Disziplin und den Informationswissenschaften, insbesondere der modernen Archivforschung, die Oral History in ihr Repertoire integriert, feststellen (Apel, 2018; Murken, 2018). Dieser Ansatz bezieht sogar audiovisuelle Dokumente als Wissensrepräsentation mit ein, um Erfahrungen lebendig zu halten (Freund, 2014). Methoden wie Oral History sollten zu einem integralen Bestandteil des modernen Curriculums zukünftiger Archivare werden (Freund, 2018) und könnten auch im WM die Methodiken des Storytelling und von Erklärvideos unterstützen.