Vision und Strategieentwicklung der Österreichischen Nationalbibliothek

1 Einleitung

Die Österreichische Nationalbibliothek ist seit 2002 als vollrechtsfähige Institution aus der unmittelbaren Bundesverwaltung ausgegliedert und agiert als autonomes Unternehmen. Ihre Grundlage als zentrale Archivbibliothek des Landes ist dabei der im Bundesmuseen-Gesetz bzw. der Bibliotheksordnung festgelegte generelle gesetzliche Auftrag. Als Unternehmen unterliegt die Bibliothek den Grundsätzen der Betriebswirtschaftslehre und somit können auch die Prinzipien des strategischen Managements und der Strategieentwicklung angewandt werden. Steinsieck stellt dazu fest, dass „das strategische Management die Aufgabe hat, die Unternehmensziele festzulegen, Strategien mit Zwischenzielen zu deren Erreichung zu entwickeln, diese zu implementieren und zu kontrollieren“.^[1]

In einer Zeit, in der sich die gesellschaftlichen und technologischen Rahmenbedingungen für Bibliotheken rasch verändern, kommt der strategischen Planung eine eminente Bedeutung zu. Es gilt, eingeübte Wege und übernommene Aufgaben permanent zu hinterfragen und für neue Entwicklungen offen zu sein. Welche Funktion haben Bibliotheken in der Wissensgesellschaft von morgen? Welche aktuellen Entwicklungen müssen sie heute schon aufgreifen, um den Anforderungen ihrer Benutzer auch in Zukunft gerecht zu werden? In der Österreichischen Nationalnationalbibliothek hat daher die Strategieentwicklung und -umsetzung seit Jahren einen hohen Stellenwert.

Im vorliegenden Artikel werden sowohl der Prozess der Strategieentwicklung, als auch die daraus resultierenden Projekte ausführlich erläutert.

2 Vision 2025

Im Herbst 2012 stellte die Österreichische Nationalbibliothek unter dem Titel Vision 2025 – Wissen für die Welt von morgen^[2] ihre langfristigen Zukunftsperspektiven der Öffentlichkeit vor. Mit dieser visionären Positionsbestimmung setzte die Bibliothek einen wichtigen Schritt, um ihr Selbstverständnis und ihre Aufgaben in der Wissensgesellschaft von morgen zu reflektieren und ihre Entwicklungspotentiale darzustellen.

Die Festlegung ihres zukünftigen Weges orientiert sich an klar formulierten Werten, denen die Österreichische Nationalbibliothek als eine der zentralen Gedächtnisinstitutionen dieses Landes und als nationales Symbol für eine offene, demokratische Gesellschaft verpflichtet ist. Folgende grundlegenden gesellschaftlichen Werte bilden den Ausgangspunkt der Vision 2025:

1. Freier Zugang zum Wissen: Wissen muss für alle zugänglich sein: Bibliotheken können ihre gesellschaftliche Aufgabe nur erfüllen, wenn sie einen offenen und niederschwelligen Zugang zu dem von ihnen bewahrten Wissen ermöglichen.

2. Innovation: Neues entsteht immer auf der Basis des vorhandenen Wissens. Die Österreichische Nationalbibliothek versucht, Innovationen in allen Richtungen zu fördern bzw. selbst umzusetzen.

3. Bildung: Die Österreichische Nationalbibliothek versteht sich als vielfältige Bildungsinstitution. Nur auf der Grundlage gebildeter, kritischer Staatsbürger ist Demokratie möglich.

4. Verantwortung: Die Österreichische Nationalbibliothek ist dafür verantwortlich, das ihr anvertraute Erbe langfristig und möglichst umfassend zu bewahren. Dies ist Grundlage für Wissensfortschritt, kulturelle Identität und auch die Möglichkeit, unsere Zukunft aktiv zu gestalten.

Der im Bundesmuseen-Gesetz ausgesprochene gesetzliche Auftrag an die Österreichische Nationalbibliothek bezieht sich auf den „Ausbau, die wissenschaftliche Bearbeitung und Erschließung, die Bereitstellung und langfristige Erhaltung sowie die Verwaltung des ihr [...] überlassenen oder von ihr erworbenen Sammlungsgutes“.^[3] Zusammen mit den oben genannten Werten lassen sich daraus die fünf Leitlinien der Vision 2025 ableiten, die als grundlegende Orientierungspunkte für die zukünftige strategische Weiterentwicklung der Bibliothek fungieren:

1. Unsere Bestände sind digitalisiert.

2. Bis 2025 wird ein großer Teil des Buchbestands der Österreichischen Nationalbibliothek digital zugänglich und damit weltweit frei online abrufbar sein. Die Textdokumente sind weitgehend durch Volltexte erschlossen. Nach Maßgabe der rechtlichen Möglichkeiten stellt die Bibliothek ihre digitalen Inhalte uneingeschränkt zur Verfügung. Die digitalen Bestände sollen über eine einheitliche, benutzerfreundliche Plattform zugänglich gemacht werden. Auch eine Nutzung auf mobilen Endgeräten und über andere Kanäle ist möglich. Neben den wichtigsten Beständen werden auch weitere Serviceleistungen online angeboten.

3. Wir sammeln und sichern Wissen in jeder Form.

4. 2025 liegt der Schwerpunkt der Sammlungspolitik der Österreichischen Nationalbibliothek im Online-Bereich, da der Großteil der Publikationen digital erscheint. Gleichzeitig wird durch Erwerbungen sichergestellt, dass die Sammlungen auch 2025 ihre herausragende Funktion in der Bewahrung des kulturellen Erbes Österreichs und Europas erfüllen. Die langfristige Erhaltung der digitalen und physischen Bestände wird durch Maßnahmen im Bereich der digitalen Langzeitarchivierung sowie durch die konsequente Umsetzung des Restaurierungsmasterplans gewährleistet.

5. Der Zugang zu unserem Wissen ist einfacher.

6. Die Bestände der Österreichischen Nationalbibliothek sind 2025 in einem einheitlichen Nachweissystem erfasst, das auch einen direkten Zugriff auf die digitalen („born digital“) und digitalisierten Inhalte ermöglicht. Durch Datenanreicherung (wie Verknüpfung mit Geo-Daten) werden die Bestände besser nutzbar und die Präzision von Suchmaschinen steigt. Metadaten werden als „Open Data“ in standardisierter Form zur allgemeinen Nutzung zur Verfügung gestellt.

7. Durch uns ist Forschung vielfältiger und effektiver.

8. Die Österreichische Nationalbibliothek macht ihre digitalisierten Bestände über standardisierte Datenschnittstellen zugänglich und ermöglicht es so Forschern, etwa aus den Digitalen Geisteswissenschaften, direkt mit den Daten weiter zu arbeiten. Auf Basis einer virtuellen Forschungsplattform können Forschern auf ihre jeweiligen Bedürfnisse zugeschnittene Leistungen angeboten werden. Editions- und Erschließungsprojekte sind meist mit einer Digitalisierung der Originaldokumente verbunden und werden in internationaler Zusammenarbeit im Rahmen von Forschungsinfrastrukturen durchgeführt. Bucheditionen sind weitgehend durch Hybrideditionen und digitale Editionen abgelöst.

9. Wir bereichern das kulturelle und gesellschaftliche Leben.

10. Die Österreichische Nationalbibliothek ist mit ihren digitalen Services, Lesesälen, den Museen und Ausstellungen ein Garant für die Vermittlung des reichhaltigen kulturellen Erbes. Die Bibliothek fördert die größtmögliche Partizipation und Interaktion der Benutzer mit den digitalen Inhalten und stellt Ressourcen zur Verfügung, die Nutzerbeteiligung ermöglichen.

11. Genauso wichtig ist die Bibliothek als sozialer realer Ort. In den musealen Bereichen werden Bestände mit Ausstellungsaktivitäten vernetzt. Zudem werden Veranstaltungen und Vermittlungsmaßnahmen weiter ausgebaut, wobei ein besonderer Schwerpunkt in der Kulturvermittlung für Schulen liegt.

Der hier aufgezeigte Weg in die Zukunft entspricht auch dem Leitbild der Österreichischen Nationalbibliothek als dienstleistungsorientiertem Informations- und Forschungszentrum, als herausragender Gedächtnisinstitution des Landes und als vielfältigem Bildungs- und Kulturzentrum.

3 Von der Vision zur Strategie

Die Vision 2025 dient als Basis für den gesamten Strategieentwicklungsprozess der Österreichischen Nationalbibliothek. Mit den Strategieplänen werden diese ambitionierten Leitlinien schrittweise in konkrete Ziele und Maßnahmen umgesetzt. Was sind die thematischen Schwerpunkte, mit denen sich die Österreichische Nationalbibliothek in ihren strategischen Zielsetzungen im Detail befasst?

2016 ging die letzte fünfjährige Strategieperiode der Österreichischen Nationalbibliothek zu Ende. Eine ganze Reihe zukunftsweisender Themen wurden zwischen 2012 und 2016 erfolgreich umgesetzt, darunter etwa die Volltextsuche für digitalisierte Bestände, Online-Tools für die Informationsservices wie Ask a Librarian oder der Live Chat sowie die erstmalige Präsenz der Bibliothek in sozialen Netzwerken.^[4]

Welche Fragestellungen sollten nun die folgenden fünf Jahre bestimmen? Zuerst wurden selbstverständlich die Erfahrungen aus der Vorperiode reflektiert. Es war das Ziel, bestmöglich auf den Strategieplan 2012–2016 aufzubauen und Erkenntnisse und Themen aus dieser Periode aufzugreifen. Natürlich musste diesbezüglich auch geprüft werden, ob nach fünf Jahren die Ausrichtung noch stimmte. Besonders in technischen Belangen stellen sich fünf Jahre als langer Zeithorizont dar, in dem man auf geänderte Rahmenbedingungen reagieren muss. Somit war es einerseits das Ziel der nächsten Strategieperiode ab 2017, laufende Initiativen voranzutreiben und andererseits aktuelle und zukunftsweisende Themen einzubringen.

Was sind die Aufgaben bei der Bestandsdigitalisierung im Anschluss an das große Google-Kooperationsprojekt Austrian Books Online? Welche Weichenstellungen – etwa im österreichischen Mediengesetz – sind notwendig, damit die Österreichische Nationalbibliothek Information in allen heute aktuellen Formen wie z. B. E-Books und E-Papers langfristig sichern kann? Welche neuen Formen der Vermittlung stehen Bibliotheken heute offen? Die zukunftsweisende Präsentation von Beständen, Nutzerpartizipation und Digitale Geisteswissenschaften sind einige der Entwicklungen, die von der Österreichischen Nationalbibliothek in den nächsten Jahren aufgegriffen werden. Diese und eine ganze Reihe weiterer Themen sind Teil der Strategie 2017–2021. Die Österreichische Nationalbibliothek kommt damit der Umsetzung ihrer Vision 2025 um einige wichtige Schritte näher.

4 Prozess der Strategieentwicklung

Laut Steinsieck soll systematische Strategieentwicklung als

„ein Prozess verstanden werden, der geeignet ist, eine schriftlich fixierte Strategie entstehen zu lassen, die zeitlich befristet ist, konkrete Zielsetzungen beinhaltet und nach außen kommuniziert wird. Damit wird der Begriff einerseits abgegrenzt gegenüber Prozessen zur Formulierung von Leitbildern, die in der Regel keine zeitliche Befristung aufweisen, und andererseits auch gegenüber allgemeinem ‚strategischen Handeln‘ der Bibliotheksleitung.“^[5]

Die Herangehensweise der Österreichischen Nationalbibliothek entspricht dieser Definition und wird anhand der aktuellen Strategieperiode näher beschrieben.

Grundsätzlich beginnt der Strategieentwicklungsprozess im Herbst des vorletzten Jahres der laufenden Periode und somit über ein Jahr vor Beginn der neuen Periode, d. h., die Planung für die Umsetzung ab 2017 startete bereits im Herbst 2015. Aufgrund der raschen Veränderungen der technologischen Rahmenbedingungen wurde angedacht, die Periodendauer von fünf auf drei Jahre zu verkürzen. Allerdings zeigte sich bald, dass die Fülle an Ideen und Vorhaben den kürzeren Zeitrahmen sprengen würde. Somit wurde als Zeithorizont erneut die bewährte Dauer von fünf Jahren und der Zeitraum 2017–2021 definiert.

Am Beginn der Strategieentwicklung steht die Themenfindung, die in einem Brainstorming mit Geschäftsführung, Arbeitsgruppen-Leitern aus der laufenden Strategieperiode und ausgewählten Führungskräften gestartet wird. Ein von der Geschäftsführung mit der Koordination betrauter Mitarbeiter nimmt die aktuellen Fragestellungen auf, strukturiert diese und erarbeitet einen Vorschlag für die Zusammensetzung der einzelnen Strategie-Arbeitsgruppen. Bereits in dieser ersten Phase der Strategieentwicklung ist die breite Beteiligung von Experten des Hauses ein wichtiger Aspekt. Grundsätzlich werden alle Mitarbeiter ermutigt, ihr Fachwissen und ihre Ideen für die Zukunft der Österreichischen Nationalbibliothek einzubringen.

Für die Strategieperiode 2017–2021 wurden elf Arbeitsgruppen mit ca. 50 Experten aus unterschiedlichen Bereichen des Hauses eingesetzt. Für jede Arbeitsgruppe wird ein Leiter ernannt, die Teammitglieder werden von dem Strategie-Koordinator oder dem Arbeitsgruppen-Leiter nominiert bzw. es gibt in einigen Bereichen auch Aufrufe zur freiwilligen Beteiligung. Da zahlreiche Arbeitsgruppen technische Aspekte beinhalten, sind Mitarbeiter von IT-Abteilung und/oder Digitaler Bibliothek in den meisten Teams vertreten.

Die intensive Zusammenarbeit in neu zusammengestellten Arbeitsgruppen, die binnen kurzer Zeit und zusätzlich zu ihren Linienaufgaben produktiv arbeiten müssen, stellt eine große Herausforderung an alle Beteiligten dar. Neben der Möglichkeit zur Mitgestaltung (intrinsische Motivation!) bieten die Arbeitsgruppen den Nutzen der Vernetzung mit Kollegen und die Chance zur Profilierung.

Um die Koordination zwischen den einzelnen Arbeitsgruppen sicherzustellen, finden regelmäßige Arbeitsgruppen-Leiter-Meetings statt, bei denen Fortschritte, wechselseitige Abhängigkeiten und offene Fragen behandelt werden.

Der Ablauf der Strategieentwicklung nahm wie eingangs beschrieben über ein Jahr in Anspruch:

1. Der Strategieentwicklungsprozess für die Periode 2017–2021 begann im Herbst 2015 mit Themenfindung und Zusammensetzung der Arbeitsgruppen.

2. In einer intensiven Konzeptionsphase im ersten Halbjahr 2016 arbeiteten die Experten in den Arbeitsgruppen an zahlreichen Vorschlägen für konkrete Umsetzungsmaßnahmen. Bis Ende April 2016 legten alle Arbeitsgruppen ihre Zwischenberichte vor, die mit der Geschäftsführung diskutiert und abgestimmt wurden.

3. Im weiteren Verlauf der Strategieentwicklung wurden die Konzepte verfeinert und konkrete Zeit- und Ressourcenpläne definiert. Die Endberichte konnten im Juni 2016 der Geschäftsführung übergeben werden und dienten als wichtige Basis für die heranrückende Budgetplanung im Herbst.

4. Bevor eine endgültige Entscheidung über die Umsetzung der Maßnahmen und die dafür notwendigen Gesamtressourcen getroffen werden konnte, erfolgten über den Sommer mehrere Anpassungsrunden, bei denen Budgets, Personalbedarf und Leistungsumfang laufend adaptiert wurden.

5. Das akkordierte Gesamtpaket wurde schließlich im September 2016 im Rahmen einer zweitägigen, externen Strategie-Klausur präsentiert und von der Geschäftsführung abgesegnet. An der Veranstaltung nahmen neben der Geschäftsführung und Mitgliedern aus den Strategie-Arbeitsgruppen auch Führungskräfte des Hauses aus anderen Bereichen teil. Die Klausur wurde durch ein externes Moderationsteam unterstützt.

6. Natürlich ist die Bekanntmachung der Strategie ein wichtiges Element des gesamten Prozesses. Alle Mitarbeiter der Österreichischen Nationalbibliothek wurden zu einer Informations-Veranstaltung eingeladen, bei der die Vorhaben kurz vorgestellt wurden. Die rege Teilnahme und Diskussion im Anschluss zeigte das große Interesse der Mitarbeiter und die hohe Identifikation mit den Zielsetzungen.

7. Mit Jahresbeginn 2017 wurde schließlich die Umsetzung der geplanten Maßnahmen begonnen und die strategischen Ziele 2017–2021 in Form einer Broschüre der Öffentlichkeit präsentiert.^[6]

8. Die Projektfortschritte und die Umsetzung der Maßnahmen werden jährlich im Zuge der Budget- und Zielgespräche mit der Geschäftsführung erörtert und gegebenenfalls die Projektpläne angepasst. Zur Halbzeit der Strategieperiode, d. h. etwa Mitte 2019, ist eine Zwischenevaluierung der Strategie 2017–2021 geplant, um Fortschritte, Ausrichtung und Rahmenbedingungen zu überprüfen und die Planung bei Bedarf anzupassen.

5 Strategie 2017–2021

Die thematischen Schwerpunkte der Arbeitsgruppen und daraus resultierende Projekte in den kommenden fünf Jahren sind:

6 Fazit

Strategieplanung wird in einer Zeit rascher dynamischer Veränderungen immer wichtiger. Auch Bibliotheken müssen sich laufend an technische Entwicklungen anpassen, neue Aufgaben übernehmen und Chancen ergreifen, wollen sie ihren Platz als Informations- und Bildungszentren in der modernen Wissensgesellschaft behaupten und ihre Zukunft aktiv gestalten. Der aufwendige und ambitionierte Strategieentwicklungsprozess der Österreichischen Nationalbibliothek zeigt, welch hohen Stellenwert die strategische Planung in der Bibliothek einnimmt.

Mit dem Abschluss der Strategieperiode 2012–2016 und der Festlegung der strategischen Zielsetzungen für 2017–2021 wurden weitere bedeutende Schritte zur Konkretisierung und Umsetzung jener generellen Leitlinien gemacht, die die Österreichische Nationalbibliothek in ihrer Vision 2025 vorgelegt hat.

Aktuelle Themen und Initiativen wurden aufgegriffen, um die Stellung der Österreichischen Nationalbibliothek als zentrales Informations-, Bildungs- und Forschungszentrum und nationale Gedächtnisinstitution weiter auszubauen.