Das Projekt „move it“ – die Stadtbibliothek Biel bewegt!

1 Unser Ziel

Die Umwelt bewegt sich – die Stadtbibliothek bewegt sich mit ihr und will die Veränderungen mitgestalten. Die Stadtbibliothek ist ein Ort der Begegnung, der Bildung und des Austausches.

2 Die Ausgangslage

Die Stadtbibliothek Biel wurde 1926 als öffentliche Bibliothek gegründet. Seit 1998 hat sie einen regionalen Leistungsauftrag, der ihr die finanziellen Mittel sichert. Ihre Kundschaft ist die breite Bevölkerung der von der zweisprachig geprägten Region (knapp 120.000 Einwohner) sowie deren Schulen. Die Bibliothek sieht sich mit stagnierenden Benutzerzahlen und rückläufigen Ausleihen konfrontiert.

33 Prozent der Stadtbevölkerung sind Familien mit einem Migrationshintergrund. Es leben rund 100 verschiedene Nationalitäten auf engem Raum. Wirtschaftlich hat Biel die Bedeutung als regionaler Wirtschaftsstandort und zentraler Arbeitsort für die Region mit Firmensitzen bekannter internationaler Uhrenfirmen wie Swatch Group und Rolex. Die bereits angesiedelten Fachhochschulen sollen in den nächsten Jahren zu einem zentralen Fachhochschulstandort ausgebaut werden.

3 Die Fragen

Wie erreichen wir ein neues junges, mit Smartphones und iPads groß gewordenes Publikum, für das Bücher wenig attraktiv wirken? Wie lässt sich das, was heute als modern gilt, mit der „Ausstrahlung“ von bedrucktem Papier verbinden? Wie stellen wir die unterschiedlichen Benutzergenerationen zufrieden, und wie bringen wir es fertig, dass Noch-nicht-Benutzer zu uns finden?

4 Die Herausforderungen

An einem zweitägigen Workshop haben sich das gesamte Personal und der Stiftungsrat mit der Zukunft der Stadtbibliothek befasst. Die diskutierten Themen sind die „neue Bibliothek als zentraler Ort für Bildung, Begegnung und Austausch“, „neue Berufsbilder“, „neue Angebote und Kooperationen“ wie auch der Umgang mit „neuen Technologien“.

Abb. 1

: Workshop 1 – Entwickeln der Visionen

Die entwickelten Ideen und Visionen wurden zu einem Strategieprozess gebündelt und als zukünftige Strategie vom Stiftungsrat verabschiedet; sie soll mit dem Mitte 2012 gestarteten Projekt „move it“ in den nächsten zwei Jahren umgesetzt werden.

Die wichtigsten Aspekte für den eingeleiteten Strategie- und Organisationswandel sind

1. die Nähe zum Kunden und seinen Bedürfnissen,

2. die Bibliothek als Bildungsinstitution, Dritter Ort und lernende Organisation,

3. die Nutzung von Netzwerken und Kooperationen.

5 „move it“ – das Projekt

Wie erreichen wir die hochgesteckten Ziele? Das Projekt „move it“ bezieht alle beteiligten Personenkreise mit ein; Mitarbeitende der Stadtbibliothek, Mitglieder des Stiftungsrates, des Bibliothekvereins wie auch lokale Politiker sind in die Projektteams eingebunden. Das gesamte Projekt wird in einer eigenen Website dokumentiert und ist allen Beteiligten via Internet jederzeit zugänglich.

Die Projektstruktur berücksichtigt in den verschiedenen Teilprojekten die Themen „Kunden“, „Angebote“, „Dritter Ort“, „Netzwerke“ und „Organisation“; die Teams der Teilprojekte werden von Kadermitgliedern der Stadtbibliothek geleitet. Jedem Projektteam ist eine Patin oder ein Pate des Stiftungsrats zugeordnet, was die Verbindung zwischen den operativ tätigen Mitarbeitenden der Projektteams und dem strategisch übergeordneten Stiftungsrat sicherstellen soll. Das Gesamtprojekt wird von einer Leitungsgruppe, welcher die Direktion und zwei externe Berater angehören, gesteuert und koordiniert. Die Rollen der verschiedenen am Projekt beteiligten Personen sind in einem Projekthandbuch klar umschrieben.

Abb.2

: Projektwebseite

Um die Außensicht zu verstärken, werden in Feedback-Runden Kunden und Kundinnen wie auch Non-User beigezogen.

Abb. 3

: Künftige Kundinnen als „Projektmitarbeiterinnen“ bei der Umfrage

Als Resonanzgruppe sollen sie die Qualität der Projektergebnisse prüfen. Um die theoretischen Grundlagen nicht zu vernachlässigen, werden einzelne Themen im Rahmen von Bachelor-Arbeiten von Studentinnen und Studenten bearbeitet. Beispiele dafür sind Beuret/Genoud, Non-Usagers (FH Genf, 2012), Wenger, Kundenbefragung (FH Genf, 2011/12) oder Freitas, Biennensia et Regionalia (FH Genf, 2012).

Das Vorgehensmodell sieht eine Abwicklung von „move it“ in den Projektphasen Analyse/Konzept und Projektumsetzung sowie einem festgelegten Zeitplan vor. Meilensteine mit Phasenfreigaben gewährleisten, dass Zwischenentscheide möglich sind und das Projekt vom Stiftungsrat als Auftraggeber gesteuert werden kann und mitgetragen werden muss.

Nach dem festgelegten Projektplan befinden sich die Teilprojekte zur Zeit in der Phase Analyse/Konzept. Der Terminplan ist auf die Erneuerung des politischen Leistungsauftrages im Jahr 2015 abgestimmt. Die Ergebnisse, welche teils von andern Teilprojekten abhängig sind und koordiniert werden müssen, werden bis Ende 2013 vorliegen und im Jahr 2014 umgesetzt werden. Die ersten Resultate werden vom Teilprojekt „Kunden“ bereits im Frühjahr 2013 geliefert werden, als letztes wird das Teilprojekt „Organisation“ die für die Neuausrichtung notwendigen organisatorischen Anpassungen vornehmen.

Die Arbeiten der Projektteams werden laufend auf einer Projektplattform elektronisch dokumentiert, wo sie von allen Beteiligten eingesehen und ergänzt werden können. Damit wird ein aktives Mitgestalten am Projekt auch für Mitarbeitende, die nicht selber in Teilprojektteams tätig sind, sichergestellt.

Abb. 4

: Erste Projektplanungen und Grobzeitplan

6 Die Teilprojekte

Das Teilprojekt „Kunden“ analysiert aufgrund von vorliegenden Fakten und Statistiken sowie Befragungen die bestehende Kundschaft wie auch das Nicht-Kunden-Segment; wer sind die aktuellen und die potenziellen Kunden, und wie pflegen wir Kundennähe? Das Teilprojekt „Angebote“ untersucht das vorhandene Angebot, vom Buchbestand bis zu den virtuellen Angeboten und den Dienstleistungen wie Beratung, Lesesaal, Lieferdienste, Veranstaltungen, Öffnungszeiten; als Folge der Untersuchungen werden neue Vorschläge resultieren. Das Teilprojekt „Dritter Ort“ beschäftigt sich mit Szenarien, wie sich die Bibliothek zu einem Ort der Begegnung und des Wissenstransfers entwickeln kann; dazu gehört nebst sozialen Überlegungen auch die räumliche Ausgestaltung. Das Teilprojekt „Netzwerke“ soll Zusammenarbeitsmöglichkeiten mit andern Institutionen abklären und Synergien durch Kooperationen aufzeigen. Letztendlich geht es im Teilprojekt „Organisation“ darum, den organisatorischen Rahmen den neuen Gegebenheiten anzupassen; dazu gehört unter anderem, die Rechtsform auf ihre Tauglichkeit zu prüfen, die interne Aufbau- und Ablauforganisation wo nötig anzupassen und auch die Ressourcen – finanziell wie personell – den neuen Aufgaben zuzuteilen. Bereits parallel zum Projekt „move it“ wird mit Weiterbildungsmaßnahmen darauf geachtet, das Personal auf die zukünftige Ausrichtung der Stadtbibliothek vorzubereiten.

Abb. 5

: Besprechung der Teilprojekte im Gesamtteam mit Stiftungsrat und Politiker

7 Zukunftsweisende Innovation und Kreativität

Die Zeiten der Bibliothek als Buchausleihe sind vorbei. Die Stadtbibliothek muss sich zur lernenden Organisation entwickeln, welche sich den Herausforderungen der Zukunft stellen kann. Unter Berücksichtigung der politischen und gesellschaftlichen Rahmenbedingungen und bereichsübergreifender Zusammenarbeit der verschiedenen Bibliothekssparten soll eine Bildungsstätte für die Bevölkerung entstehen.

8 Übernehmbarkeit

Die Stadtbibliothek Biel soll Modellcharakter haben und für andere öffentliche Bibliotheken Entwicklungsmöglichkeiten aufzeigen. Durch das Anstreben einer lernenden Organisation wird die Entwicklung auch nachhaltig sein.

9 Kooperation

Sowohl der Einbezug der Mitarbeitenden wie auch der Instanzen aus dem Umfeld wie Stiftungsrat, politische Gremien und Bibliothekverein werden als wichtig erachtet. Bereits bestehende Vernetzungen (wie beispielsweise mit der Volkshochschule) sollen vertieft und weiter ausgebaut werden. Eine wichtige Rolle wird dabei dem entstehenden Campus der Fachhochschulen beigemessen.

10 Effekt

Bereits die Auslösung des Projekts „move it“ hat positive Effekte gebracht. Mitarbeitende werden aus der täglichen Routine gerissen, werden kreativ, entwickeln Ideen und sehen interessante Entwicklungen für die Zukunft. Wichtig war im Projekt von allem Anfang an, auch den Ängsten, die Veränderungen mit sich bringen können, zu begegnen. Dies wird mit größtmöglicher Transparenz und auch einem „schwarzen Brett“ als Ventil für die Mitarbeitenden wahrgenommen.