Work in Progress: Ein Landeskonzept für den Originalerhalt des schriftlichen Kulturguts in Berlin!

Vor gut einem Jahr war es soweit: Das in der Zentral- und Landesbibliothek Berlin angesiedelte Kompetenzzentrum Bestandserhaltung für Archive und Bibliotheken in Berlin und Brandenburg (KBE)^[1] nahm den Auftrag der Senatsverwaltung für Kultur und Europa zur Erarbeitung eines Landeskonzepts für den Originalerhalt des schriftlichen Kulturguts in Berlin an und begann mit der Arbeit an diesem spannenden und wichtigen Projekt.

Das erklärte Ziel ist es, dem Land Berlin durch das Landeskonzept ein koordiniertes und planungsgeleitetes Vorgehen bei seinen künftigen Bemühungen im Bereich der Bestandserhaltung zu ermöglichen. Denn die schriftlichen Schätze Berlins, seien es Akten, Bücher, Handschriften, Karten, Notendrucke, Urkunden oder Zeitungen, sind in Gefahr. Sie werden bedroht durch interne materialspezifische Abbauprozesse wie Papierzerfall oder Tintenfraß einerseits und durch äußere Schadfaktoren wie Schimmel, Insektenfraß oder schlechte Aufbewahrungs- und Nutzungsbedingungen andererseits. Angesichts der Vielzahl und Vielfalt an Kulturgut bewahrenden Einrichtungen – vom Landesarchiv über kleine Kirchenbibliotheken bis hin zu Museen, Dokumentationszentren und Gedenkstätten mit ihren schriftlichen Überlieferungen – fehlt es an einer aktuellen und validen Übersicht über jene besonders bedeutenden und bedrohten Bestände an schriftlichem Kulturgut, ihren Zustand und die zu ihrer Erhaltung notwendigen Maßnahmen, die jedoch eine gezielte und effiziente Unterstützung durch das Land erst möglich machen.

Das Projektteam widmet sich daher seit Januar 2020 der Planung, Vorbereitung und Umsetzung einer groß angelegten zweiteiligen Erhebung in zahlreichen Kulturgut bewahrenden Einrichtungen Berlins, um die Daten für jene dringend erforderliche Übersicht zu generieren und somit die Grundlage für das Landeskonzept zu schaffen. Hierbei profitiert das ins KBE integrierte Projekt sowohl von den dort bereits erarbeiteten und entwickelten Strukturen und Netzwerken als auch von der fachlichen Expertise, die durch die Projektmitarbeiterin und Restauratorin Vai van den Heiligenberg noch bereichert wird. Dies ermöglicht ein effizientes und zielgerichtetes Arbeiten und erhöht Akzeptanz und Resonanz der Zielgruppe beträchtlich.

Voraussetzung war zunächst die Planung des Projektverlaufs sowie die Entwicklung und Festlegung klarer und verbindlicher Kriterien hinsichtlich der anzusprechenden Einrichtungen und der im Fokus stehenden Medien- und Bestandsgruppen. So umfasst die Betrachtungsgruppe neben Bibliotheken und Archiven auch vergleichbare Kulturgut bewahrende Einrichtungen, wie beispielsweise Museen, Dokumentationszentren oder Gedenkstätten des öffentlichen und des privaten Rechts sowie in kirchlicher Trägerschaft. Bedingung ist, dass sie sich im Land Berlin befinden und ihre öffentliche Zugänglichkeit langfristig gesichert und auch nachgewiesen ist. Der Zugang darf sich also nicht nur auf eine bestimmte Personengruppe beschränken, sondern muss für jede Person möglich sein. Nichtsdestotrotz kann der Zugang aufgrund der personellen oder infrastrukturellen Gegebenheiten der Einrichtung, aber auch infolge des Erhaltungszustandes der Bestände beschnitten sein. Auch können besondere Geheimhaltungsvorschriften oder Schutzfristen einer Nutzungsfreigabe entgegenstehen. Ausgenommen sind Einrichtungen in ausschließlicher oder mehrheitlicher (über 50 Prozent) Trägerschaft des Bundes, anderer Bundesländer oder Nationen.

Ausgerichtet sind Erhebung und Landeskonzept auf das in den zuvor definierten Kultureinrichtungen aufbewahrte schriftliche Kulturgut in Form von Akten, Karten, Urkunden, Autographen, handgeschriebenen oder gedruckten Büchern, Nachlässen u.v.m., welches vornehmlich auf den Trägermaterialien Papier, Pergament, Papyrus sowie weiteren pflanzlichen oder aus Pflanzenfasern erzeugten Beschreibstoffen überliefert wurde. Von der Betrachtung ausgenommen sind audiovisuelle Medien, also u. a. fotografische Materialien, sowie grafische Kunstwerke, Gemälde und andere Werke der Bildenden Kunst.

Hierauf folgte die Analyse der bisherigen, auch bundesweiten, Erhebungen zur Situation von Archiven, Bibliotheken und vergleichbaren Kulturgut bewahrenden Einrichtungen im Land Berlin, um in einer vergleichenden Gegenüberstellung Defizite und Probleme der vorangegangenen Befragungen, aber auch Anknüpfungspunkte für die Erarbeitung der Datenerhebung im Rahmen des Projektes zu identifizieren. Zu untersuchen waren zunächst Größe und Zusammensetzung der Befragungsgruppe, d. h. welche Einrichtungen wurden überhaupt angesprochen und wessen Antworten gingen schließlich in die Erhebung ein. Zudem analysierte das Projektteam die Erhebungen hinsichtlich ihres Befragungszeitraums, ihres Umfangs, ihrer thematischen Ausrichtung und Ausgestaltung, d. h. nach welchen Daten war gefragt und welche Fragenformate wurden hierbei genutzt. Überdies betrachtete man, wie die Einrichtungen angesprochen und zur Teilnahme motiviert werden sollten, ob verschiedene Zugänge und Teilnahmemöglichkeiten für unterschiedliche Personengruppen geschaffen wurden, ob Fragestellungen verständlich und barrierearm beschaffen waren und gut erreichbare Unterstützungsangebote bestanden. All diese Faktoren setzte die Analyse schließlich in Relation zur Rücklaufquote, der Qualität der gewonnenen Daten und den Resultaten der jeweiligen Erhebung, um Anforderungen für die Erarbeitung der Datenerhebung im Rahmen des Projektes zu definieren.

In Vorbereitung der Datenerhebung folgte anschließend eine umfassende Recherche zu den Kulturgut bewahrenden Einrichtungen Berlins und die Auswahl einer möglichst umfangreichen und breit gefächerten Befragungsgruppe unter Berücksichtigung der festgelegten Kriterien, welche die Kultureinrichtungen Berlins in ihrer Fülle und Vielfalt repräsentieren soll.

Um die Erhebung für die angestrebte Vielfalt der zu betrachtenden Einrichtungen passgenau ausrichten und individuell gestalten zu können, wurde die Form eines zweistufigen Verfahrens mit einem fragebogenbasierten ersten Teil und einer interviewgestützten zweiten Phase gewählt.

Der im Zentrum des ersten Erhebungsteils stehende Fragebogen zielt hierbei auf die Erfassung der besonders bedeutenden und bedrohten Bestände an schriftlichem Kulturgut in den einzelnen Einrichtungen ab, wobei pro Einrichtung maximal fünf Bestände benannt werden können, die jeweils zu beschreiben, zu begründen und untereinander zu priorisieren sind. Bei seiner Erarbeitung wurde Wert auf eine möglichst zielgerichtete und barrierearme Gestaltung, verschiedene Zugangs- und Teilnahmemöglichkeiten sowie eine persönliche und motivierende Ansprache der Befragten gelegt.

Der entwickelte Fragebogen konnte im September 2020 in einer vorgeschalteten Pilotphase auf seine Eignung geprüft und optimiert werden, bevor der erste Erhebungsteil am 12. Oktober 2020 schließlich offiziell startete. Um den Rückfrage- und Unterstützungsbedarfen bei der Bearbeitung eines jeden Fragebogens angemessen begegnen zu können, wurden die gemäß Kriterien ausgewählten Einrichtungen in mehrere kleine Gruppen eingeteilt und verschiedenen, zeitlich versetzten Befragungsintervallen zugewiesen.

So wurden seit dem Start der Befragung am 12. Oktober mehr als 200 Einrichtungen mit einem persönlichen Schreiben kontaktiert und zur Teilnahme an der Erhebung aufgerufen. Der Fragebogen wurde ihnen sowohl in Form eines PDF-Formulars als auch in Form einer Verlinkung zur Online-Befragung bereitgestellt, sodass die Beantwortung online, offline oder gar analog an einem Ausdruck vorgenommen werden konnte. Im Zuge dessen erhielten sie ebenfalls eine Ausfüllhilfe, die Erläuterungen und Begriffserklärungen zu einzelnen Fragen enthält. Darüber hinaus wurden die Dokumente auch auf der Website des Projektes zur Verfügung gestellt und sind somit auch für Einrichtungen zugänglich, die nicht kontaktiert wurden.

Mit Stand vom 12. März 2021 gingen bislang 106 vollständig beantwortete Fragebögen ein, die zusammengenommen mit den 37 begründeten Absagen eine Rückmeldequote von ca. 70 Prozent ergeben. Mehr als 20 weitere Einrichtungen haben Ihre Teilnahme zudem bereits angekündigt. Um auch Einrichtungen die Teilnahme zu ermöglichen, die aufgrund der Pandemie in ihrer Arbeitsfähigkeit stark eingeschränkt sind, wurde der Befragungszeitraum bis zum 15. März 2021 verlängert, sodass sich die Zahl der eingereichten Fragebögen und die Rückmeldequote weiter erhöhen dürften. Um potentielle Hemmschwellen abzusenken und die Teilnahmebereitschaft zu erhöhen, unterstützt das Projektteam die Befragten bei der Beantwortung nach Kräften, was auf viel Zuspruch trifft. Und auch die zeitnahe und intensive Auseinandersetzung mit den eingereichten Fragebögen empfinden viele der Befragten als motivierend und wertschätzend, was vielfach geäußert wird. Immer wieder wird auch Dankbarkeit über die Möglichkeit zur Teilnahme zum Ausdruck gebracht und betont, dass die intensive Auseinandersetzung mit den priorisierten Beständen im Rahmen des Fragebogens auch für die Einrichtung selbst ein Gewinn sei.

102 der eingegangenen 106 Fragebögen konnten inzwischen bereits in einer ersten Begutachtung ausgewertet werden. Von diesen ordneten sich 54 Einrichtungen ganz oder teilweise dem bibliothekarischen Spektrum zu und machen somit 52,9 Prozent der ausgewerteten Teilnehmenden aus, wobei sich 42,6 Prozent dieser Einrichtungen (23 von 54) ausschließlich als Bibliothek betrachten und 57,4 Prozent (31 von 54) als Kombination aus unterschiedlichen Einrichtungsarten verstehen. Am häufigsten vertreten ist hierbei die Kombination aus Bibliothek und Archiv mit 24,1 Prozent (13 von 54). Mit 14,8 Prozent (8 von 54) folgen an zweiter Stelle museale Einrichtungen, die über eine Bibliothek oder sogar über Bibliothek und Archiv verfügen. Doch die Vielfalt der teilnehmenden Einrichtungen drückt sich auch in ihrer Selbstdarstellung aus: So wählten 18,5 Prozent der Einrichtungen (10 von 54) u. a. auch Bezeichnungen wie Dokumentationszentrum und Gedenkstätte oder nutzten die Möglichkeit, sich in eigenen Worten, z. B. als Bildungsstätte oder Geschichtsverein zu beschreiben.

79,6 Prozent der teilnehmenden Einrichtungen aus dem bibliothekarischen Spektrum (43 von 54) gaben an, über einen oder mehrere besonders bedeutende Bestände an schriftlichem Kulturgut zu verfügen, für die 88,4 Prozent (38 von 43) zudem eine Gefährdung benannten. Insgesamt meldeten die teilnehmenden Einrichtungen des bibliothekarischen Spektrums 80 besonders bedeutende Bestände an schriftlichem Kulturgut an, wobei 79,1 Prozent von diesen (34 von 43) nur maximal zwei Bestände und mit 55,8 Prozent mehr als die Hälfte (24 von 43) sogar nur einen Bestand vorstellte. Lediglich drei Einrichtungen stellten ganze fünf besonders bedeutende Bestände an schriftlichem Kulturgut vor.

Ein Zusammenhang mit der Größe der Einrichtung bzw. den zur Verfügung stehenden personellen Ressourcen ist hierbei anzunehmen. So gaben 52,9 Prozent (18 von 34) der Einrichtungen mit höchstens zwei angemeldeten Beständen an, mit weniger als drei Vollzeitäquivalenten ausgestattet zu sein, wohingegen nur zwölf Einrichtungen (35,3 Prozent) über mindestens fünf Vollzeitäquivalente verfügen. Über Personal, das auch für Aufgaben der Bestandserhaltung zur Verfügung steht, verfügen nur 64,7 Prozent (22 von 34) der Einrichtungen, wobei sich die Zahl der Stellen auf durchschnittlich 1,7 Vollzeitäquivalente beläuft.

Und mit dem Ziel, den als besonders bedeutend priorisierten Bestand jeweils möglichst umfassend darzustellen, verband sich auch ein nicht zu unterschätzender Mehraufwand, der sich demnach häufig auf nur wenige Schultern verteilen ließ. Umso mehr freute uns, das Projektteam, das Engagement, mit dem in den Einrichtungen Informationen zu den einzelnen Beständen zusammengetragen und diese inhaltlich sowie hinsichtlich ihres Erhaltungszustands beschrieben wurden.

Dass die Zahl der Beschäftigten auch bei der Akquise von Drittmitteln eine große Rolle spielt, ist anhand der Daten ebenfalls zu vermuten. So gaben 72,2 Prozent (39 von 54) der teilnehmenden Einrichtungen aus dem bibliothekarischen Spektrum an, noch nie Drittmittel für Bestandserhaltungsmaßnahmen beantragt oder eingeworben zu haben. Auffällig ist hierbei, dass 74,4 Prozent dieser Einrichtungen (29 von 39) über weniger als fünf Vollzeitäquivalente an Personal verfügen. Auch bei den Einrichtungen, die in der Vergangenheit bereits den Versuch unternommen haben, Drittmittel für Bestandserhaltungsmaßnahmen zu beantragen oder einzuwerben (15 von 54), waren die Bemühungen bei immerhin 26,7 Prozent der Einrichtungen (4 von 15) – allesamt mit weniger als fünf Vollzeitäquivalenten ausgestattet – nicht einmal zum Teil mit Erfolg beschieden.

Die bereits im Fragebogen gewonnenen Daten werden schließlich ab April 2021 in der zweiten interviewgestützten Erhebungsphase vertieft. Der Fokus liegt hierbei auf den jeweiligen Rahmenbedingungen für Bestandserhaltung, wobei zugleich Raum für die Darstellung der individuellen und komplexen Hintergründe geboten wird. So sollen bis Ende des Jahres wöchentlich ca. zwei bis drei Einrichtungen im persönlichen Gespräch befragt werden. Ziel ist es, nicht nur den Ist-Zustand festzuhalten, sondern vielmehr Zusammenhänge darzustellen, um so Anknüpfungspunkte für die künftigen Bemühungen des Landes im Bereich der Bestandserhaltung zu identifizieren.

In Vorbereitung des zweiten Erhebungsteils wird derzeit ein Gesprächsleitfaden erarbeitet, der Orientierung bieten und die Verknüpfung mit den individuellen Antworten des Fragebogens erleichtern soll. Die Gespräche richten sich jedoch nicht nach starren Vorgaben, sondern sollen organisch entlang offener Fragen verlaufen, die ebenfalls von den Befragten eingebracht werden können.

In 2022 folgt dann zunächst die Erarbeitung einer Bewertungsmatrix zur Evaluierung der erhobenen Daten. Diese wird unter Mitwirkung des projektbegleitenden Steuerungsgremiums sowie weiterer Akteur*innen im Bereich von Bestandserhaltung und Kulturpolitik entwickelt, um so die Konsensfähigkeit und den Einfluss des künftigen Landeskonzeptes zu erhöhen.

Mithilfe der analysierten und interpretierten Ergebnisse sollen im Landeskonzept schließlich die notwendigen Bedarfe an bestandserhaltenden Maßnahmen beschrieben und erste Handlungsempfehlungen gegeben werden.

Ende 2022 wird das finale Landeskonzept an die Senatsverwaltung für Kultur und Europa übergeben, die ihrerseits eine Vorlage im Berliner Senat vorsieht.